Luồng thụng tin trong Quản lý hồ sơ

II. THIẾT KẾ SƠ ĐỒ LIấN KẾT MODULE XỬ Lí

1 Sơ đồ Luồng thụng tin( IFD)

1.1 Luồng thụng tin trong Quản lý hồ sơ

 Phõn tớch

- Khi cú nhõn viờn mới vào cụng ty, hồ sơ nhõn viờn sẽ được chuyờn viờn của phũng TC-HC cập nhật vào mỏy tớnh bằng cụng cụ Excel.

- Thụng tin này sẽ tự động được lưu vào kho hồ sơ nhõn viờn của Cụng ty. - Hàng ngày, cỏc thụng tin về nhõn viờn sẽ được cỏc chuyờn viờn của phũng

TC-HC cập nhật, sửa đổi trờn mỏy tớnh nếu cú sự thay đổi thụng tin theo yờu cầu của ban Giỏm đốc hay cỏc phũng ban khỏc.

- Thụng tin mới sẽ được lưu trữ vào kho hồ sơ.

- Cuối mỗi kỳ, chuyờn viờn của phũng TC-HC sẽ xử lý cỏc hồ sơ như khen thưởng kỷ luật, … và xuất bỏo cỏo cho ban Giỏm đốc hoăc cỏc phũng ban (nếu cú yờu cầu)

 Sơ đồ

Bắt đầu vào cụng ty Hàng ngày Cuối mỗi kỳ

* Cỏc phớch vật lý

viờn ^{Cập nhật hồ} _{sơ nhõn viờn}

Kho hồ sơ NV Điều chỉnh hồ sơ Yờu cầu Hồ sơ đó ĐC Xử lý thụng tin Cỏc loại BC

- Phớch kho dữ liệu

Tờn tài liệu: Kho Hồ sơ nhõn viờn

Mụ tả: Nơi lưu trữ thụng tin của mụi nhõn viờn, như: lý lịch nhõn viờn,

hồ sơ nhõn viờn…

Tờn IFD liờn quan: IFD hiện tại Vật mang: Bằng giấy và tệp Nguồn: cỏn bộ cụng nhõn viờn

Tờn tài liệu: Yờu cầu

Mụ tả: Là yờu cầu của Ban Giỏm đốc và cỏc phũng ban về cỏc yờu cầu

nhõn sự, như: kỷ luật-khen thưởng…

Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Ban Giỏm đốc

Tờn tài liệu: Cỏc loại bỏo cỏo

Mụ tả: Là cỏc bỏo cỏo về nhõn sự như: Bỏo cỏo theo phũng ban, Bỏo

cỏo theo chức vụ

Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Phũng TC-HC

Tờn kho dữ liệu: Kho hồ sơ nhõn viờn

Mụ tả: Là kho lưu trữ hồ sơ gục của nhõn viờn Vật mang: Bằng giấy và tệp CSDL

Đối tượng truy nhập: Cỏn bộ phũng TC-HC hoặc cỏc phũng ban khỏc

Tờn kho dữ liệu: Kho hồ sơ đó điều chỉnh

Mụ tả: Là kho lưu trữ hồ sơ gục của nhõn viờn sau khi đó cú những sự

- Phớch xử lý