2.2.3.1 Cách thức thực hiện
Hoạt động bảo lãnh của Vietcombank được thực hiện tại các chi nhánh Vietcombank trên toàn quốc, sử dụng một phần mềm tin học chuyên dụng có chức năng hỗ trợ và quản lý việc phát hành cam kết bảo lãnh, đồng thời phối hợp và liên kết quản lý chung toàn hệ thống. Tại các chi nhánh có quy mô lớn và nhiều kinh nghiệm như Sở Giao dịch và chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh, hoạt động bảo lãnh rất đa dạng và được tổ chức thành phòng Bảo lãnh hoạt động độc lập. Với những chi nhánh nhỏ và ít kinh nghiệm hơn, việc thực hiện hoạt động bảo lãnh thường do nhân viên phòng Khách hàng hoặc phòng/bộ phận Xuất Nhập khẩu (sau đây gọi chung là nhân viên tác nghiệp).
Hiện nay, quy trình bảo lãnh tại Vietcombank vẫn chưa được ban hành một cách cụ thể bằng văn bản và việc thực hiện vẫn theo kiểu “người trước truyền lại cho người sau” và “nghề dạy nghề”. Tuy nhiên, các bước thực hiện cũng tương tự như một quy trình chung về bảo lãnh ngân hàng, gồm:
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ;
- Bước 2: Phát hành cam kết bảo lãnh;
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phát hành cam kết bảo lãnh
Các bước được tiến hành cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Đây là giai đoạn tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về nhu cầu phát hành bảo lãnh ngân hàng. Nhân viên tác nghiệp thực hiện các công việc sau:
- Tìm hiểu về nhu cầu phát hành thư bảo lãnh của khách hàng và tư vấn về các điều khoản, điều kiện liên quan trong hợp đồng gốc, các rủi ro của khách hàng liên quan đến cam kết bảo lãnh khi được phát hành và biện pháp phòng ngừa, các điều khoản, điều kiện về phát hành cam kết bảo lãnh và biện pháp bảo đảm cho việc phát hành cam kết bảo lãnh. Đối với những nhu cầu bảo lãnh có giá trị lớn mà bên thụ hưởng ở các nước lạ hoặc các nước có nhiều nguy cơ lừa đảo, nhân viên hướng dẫn hồ sơ thường tham vấn phòng Quan hệ Đại lý tại Hội sở để có cách hướng dẫn phù hợp và hạn chế rủi ro cho khách hàng;
- Hướng dẫn khách hàng hoàn thành các thủ tục về yêu cầu phát hành bảo lãnh ngân hàng theo quy định hiện hành của pháp luật và của Vietcombank. Đối với các trường hợp từ chối, nhân viên hướng dẫn hồ sơ phải giải thích rõ cho khách hàng lý do từ chối.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tuỳ vào biện pháp bảo đảm cho việc phát hành cam kết bảo lãnh, hồ sơ bảo lãnh được chia thành hai loại: bảo lãnh ký quỹ và bảo lãnh có bảo đảm bằng các biện pháp khác hoặc không có bảo đảm (còn gọi là bảo lãnh không ký quỹ). Trong đó:
1
Tiếp nhận hồ sơ Xử lý sau khi phát
hành cam kết BL
Phát hành cam kết bảo lãnh
+ Bảo lãnh ký quỹ: bao gồm các hồ sơ bảo lãnh mà giá trị bảo lãnh được bảo đảm đủ, bằng tài khoản mở tại Vietcombank (gồm tài khoản tiền gửi, chứng nhận tiền gửi, chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu do Vietcombank phát hành) hoặc chứng nhận tiền gửi, chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu do kho bạc Nhà nước và các NHTM có uy tín phát hành;
+ Bảo lãnh không ký quỹ: bao gồm các hồ sơ bảo lãnh có bảo đảm bằng
tài sản là bất động sản, động sản và các tài sản khác theo quy định của pháp luật, bảo đảm bằng hình thức khác hoặc không có bảm đảm. Ngoài ra, còn có trường hợp khách hàng đề nghị ký quỹ thấp hơn giá trị của cam kết bảo lãnh, phần giá trị không ký quỹ được bảo đảm bằng biện pháp khác hoặc không được bảo đảm. Trong trường hợp này, cách thức thực hiện tương tự như bảo lãnh không ký quỹ.
Việc phân chia này phục vụ cho công tác phát hành cam kết bảo lãnh và xử lý sau khi phát hành cam kết bảo lãnh được thực hiện tại các bước sau đó diễn ra thuận lợi và đảm bảo yêu cầu về quản trị rủi ro.
Bước 2: Phát hành cam kết bảo lãnh
* Với bảo lãnh ký quỹ: với loại bảo lãnh này, rủi ro đã được kiểm soát thông qua biện pháp bảo đảm có tính thanh khoản cao, vì vậy, việc phát hành cam kết bảo lãnh thuần tuý mang tính chất dịch vụ, có thu phí và ít rủi ro. Công việc cụ thể được tiến hành như sau:
- Đối với khách hàng mới khi có nhu cầu phát hành bảo lãnh lần đầu tiên và trước đây chưa có quan hệ tại Vietcombank, nhân viên tác nghiệp lập yêu cầu lập hồ sơ chuyển cho phòng/bộ phận Quản lý nợ mở cơ sở dữ liệu đối với khách hàng và nhập hạn mức bảo lãnh có ký quỹ cho khách hàng để sử dụng trong một khoảng thời gian vào hệ thống phần mềm tin học hỗ trợ. Đối với các khách hàng đã từng phát hành cam kết bảo lãnh thì đã có cơ sở dữ liệu và hạn mức bảo lãnh trên hệ thống;
- Tiếp đó, nhân viên tác nghiệp lập tờ trình nêu rõ các thông tin về bảo lãnh phát hành: mục đích bảo lãnh, trị giá bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh, tên và địa chỉ của bên thụ hưởng và đề nghị phong tỏa quyền sử dụng đối với khoản ký quỹ của khách hàng để bảo đảm cho việc phát hành cam kết bảo lãnh; đồng thời, nhập chi tiết các thông tin về giao dịch bảo lãnh của khách hàng vào hệ thống phần mềm tin học hỗ trợ để lấy số tự động theo mã hóa, thu phí khách hàng, khoanh giữ khoản ký quỹ (nếu mở tại Vietcombank) hoặc tiến hành thủ tục phong tỏa quyền sử dụng của khách hàng đối với khoản bảo đảm bằng chứng từ có giá do tổ chức khác phát hành; sau đó, soạn thảo cam kết bảo lãnh và trình cấp có thẩm quyền tại chi nhánh kiểm soát và phê duyệt.
* Với bảo lãnh không ký quỹ: loại bảo lãnh này có mức độ rủi ro cao hơn bảo lãnh ký quỹ nên việc xem xét và thẩm định hồ sơ phức tạp hơn. Đây cũng là loại bảo lãnh chủ yếu trong hoạt động bảo lãnh tại Vietcombank hiện nay và . Cách thức thực hiện như sau:
- Với khách hàng mới có quan hệ lần đầu, thông t hường chi nhánh sẽ tư vấn cho khách hàng làm một hạn mức tín dụng có hiệu lực trong một năm, trong đó bao gồm hạn mức cho vay, hạn mức bảo lãnh và hạn mức phát hành thư tín dụng. Việc thẩm định hồ sơ tín dụng sẽ do nhân viên phòng Khách hàng đảm nhiệm và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đối với chi nhánh có phòng Bảo lãnh hoặc chi nhánh có công tác bảo lãnh do nhân viên phòng/bộ phận Xuất Nhập khẩu thực hiện, thì sau khi tiếp nhận hồ sơ phải chuyển cho phòng Khách hàng thẩm định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Nếu hạn mức tín dụng vượt quá thẩm quyền của chi nhánh, thì sau khi chi nhánh thẩm định sẽ chuyển đến phòng Quản lý Rủi ro tại Hội sở thẩm định lại và phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, hồ sơ sẽ được chuyển cho
phòng/bộ phận Quản lý nợ quản lý dữ liệu khách hàng và mở hạn mức hạn mức bảo lãnh trên hệ thống phần mềm tin học hỗ trợ;
- Khi khách hàng đã có hạn mức bảo lãnh, đối với mỗi nhu cầu về phát hành cam kết bảo lãnh phát sinh trong năm, nhân viên tác nghiệp thẩm định nhu cầu bảo lãnh như từng phương án cụ thể dựa trên cơ sở hạn mức bảo lãnh đã cấp, lập tờ trình và nêu rõ quan điểm và đề xuất khi thẩm định về tính hợp pháp và cần thiết của nhu cầu bảo lãnh, sự phù hợp của nhu cầu bảo lãnh đối với hạn mức đã được cấp và các rủi ro liên quan khi phát hành cam kết bảo lãnh; và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt đồng ý về phương án phát hành cam kết bảo lãnh, nhân viên tác nghiệp nhập chi tiết các thông tin về giao dịch bảo lãnh của khách hàng vào hệ thống phần mềm tin học hỗ trợ để lấy số tự động từ hệ thống theo mã hóa, thu phí và soạn thảo cam kết bảo lãnh để trình cấp có thẩm quyền kiểm soát và phê duyệt.
Cam kết bảo lãnh có thể phát hành dưới hình thức thư bảo lãnh, hợp đồng bảo lãnh hoặc phát hành bằng điện SWIFT, Telex. Ngôn ngữ sử dụng có thể là tiếng Việt, tiếng Anh, hoặc các ngôn ngữ khác phù hợp với nhu cầu của khách hàng, các quy định hiện hành của pháp luật và thông lệ quốc tế.
Tùy theo yêu cầu của khách hàng, cam kết bảo lãnh có thể được giao cho khách hàng để chuyển đến bên thụ hưởng, hoặc được gửi trực tiếp đến bên thụ hưởng, hoặc được gửi đến bên thụ hưởng thông qua ngân hàng thông báo.
Bước 3: Xử lý sau khi phát hành cam kết bảo lãnh
Sau khi phát hành cam kết bảo lãnh, nhân viên tác nghiệp lưu hồ sơ, theo dõi và xử lý các tình huống phát sinh liên quan. Cụ thể:
- Điều chỉnh cam kết bảo lãnh: Khi có yêu cầu của khách hàng, việc điều chỉnh cam kết bảo lãnh được chi nhánh Vietcombank xem xét và
thực hiện nếu có sự chấp thuận bằng văn bản của bên thụ hưởng. Một số điều chỉnh thường gặp là: thay đổi thời hạn của cam kết bảo lãnh, thay đổi trị giá bảo lãnh, ... Trong trường hợp này, nhân viên tác nghiệp sẽ lập tờ trình nêu rõ nhu cầu điều chỉnh của khách hàng và rủi ro liên quan và ý kiến đề xuất để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi có ý kiến đồng ý của cấp có thẩm quyền, nhân viên tác nghiệp cập nhật thông tin thay đổi vào hệ thống phần mềm tin học quản lý và soạn thảo tu chỉnh cam kết bảo lãnh, bằng văn bản hoặc bằng điện, trình cấp lãnh đạo kiểm soát, phê duyệt và chuyển cho bên thụ hưởng. Theo yêu cầu của khách hàng, tu chỉnh cam kết bảo lãnh có thể được giao trực tiếp cho khách hàng để chuyển đến bên thụ hưởng, hoặc được gửi trực tiếp đến bên thụ hưởng, hoặc được gửi đến bên thụ hưởng thông qua ngân hàng thông báo.
- Thanh toán theo cam kết bảo lãnh và truy đòi khách hàng: Nếu
trong thời hạn hiệu lực của cam kết bảo lãnh, bên thụ hưởng có yêu cầu đòi tiền toàn bộ hay một phần trị giá cam kết bảo lãnh và đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trong cam kết bảo lãnh, chi nhánh Vietcombank phát hành cam kết bảo lãnh sẽ thông báo cho khách hàng và tiến hành thanh toán cho bên thụ hưởng theo đúng cam kết bảo lãnh và truy đòi khách hàng. Cụ thể, nhân viên tác nghiệp tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ: sự đầy đủ của chứng từ xuất trình, tính hợp pháp và hợp lệ của chữ ký trên công văn đòi tiền, hiệu lực cam kết bảo lãnh, … Nếu bộ chứng từ hợp lệ, nhân viên tác nghiệp sẽ thông báo bằng điện thoại đến khách hàng, đồng thời lập tờ trình về yêu cầu đòi tiền của bên thụ hưởng và kiến nghị xử lý khoản ký quỹ của khách hàng (nếu là bảo lãnh ký quỹ) hoặc yêu cầu khách hàng nhận nợ bắt buộc (nếu là bảo lãnh không ký quỹ), trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó chuyển hồ sơ đến phòng/bộ phận Quản lý nợ để thực hiện việc chuyển tiền
(nếu là bảo lãnh ký quỹ) hoặc tiến hành thủ tục nhận nợ của khách hàng (đối với bảo lãnh không ký quỹ).
- Giải tỏa cam kết bảo lãnh: Có các trường hợp sau:
Giải tỏa khi hết thời hạn bảo lãnh: nếu suốt thời hạn bảo lãnh không nhận được yêu cầu đòi tiền của bên nhận bảo lãnh thì sau khi hết thời hạn bảo lãnh từ 02 đến 15 ngày làm việc, tuỳ loại cam kết bảo lãnh, chi nhánh Vietcombank sẽ giải tỏa cam kết bảo lãnh đã phát hành. Riêng với bảo lãnh thanh toán thuế, thời hạn bảo lãnh chỉ kết thúc khi bên được bảo lãnh xuất trình chứng từ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.
Giải tỏa trước hạn: nếu việc bảo lãnh được huỷ bỏ hoặc thay thế bằng biên pháp bảo đảm khác, hoặc bên nhận bảo lãnh đồng ý miễn trừ trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh cho Vietcombank, hoặc khách hàng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với bên nhận bảo lãnh, hoặc nghĩa vụ bảo lãnh chấm dứt theo quy định của pháp luật thì chi nhánh Vietcombank sẽ tiến hành giải tỏa cam kết bảo lãnh và thông báo đến các bên có liên quan.
Khi xảy ra một trong các trường hợp trên, nhân viên tác nghiệp lập tờ trình nêu rõ các thông tin liên quan, đề nghị giải khoanh (nếu là bảo lãnh ký quỹ bằng tài khoản mở tại Vietcombank) hoặc soạn thông báo giải tỏa việc phong tỏa quyền sử dụng khoản ký quỹ của khách hàng (nếu là bảo lãnh ký quỹ bằng chứng từ có giá của tổ chức khác), đề nghị xuất ngoại bảng đồng thời tiến hành các thao tác cần thiết trên hệ thống tin học và trình cấp có thẩm quyền kiểm soát và phê duyệt.
2.2.3.2 Cách thức quản lý
Tại các chi nhánh, bên cạnh phòng Bảo lãnh/Khách hàng chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận hồ sơ khách hàng, phát hành cam kết bảo lãnh và xử lý sau khi phát hành cam kết bảo lãnh đối với các bảo lãnh nằm trong mức phán quyết của chi nhánh, còn có phòng/bộ phận Quản lý nợ thực
hiện việc quản lý dữ liệu khách hàng và phòng Kiểm tra nội bộ phụ trách việc kiểm tra, kiểm soát sau khi phát hành cam bảo lãnh. Ngoài ra, các chi nhánh cũng có sự phối hợp với các phòng ban có liên quan tại Hội sở như: phòng Tổng hợp và Thanh toán, Quan hệ Đại lý, Quản lý Rủi ro, Chính sách tín dụng, Đề án Công nghệ, Trung tâm Tin học, … trong việc nhận biết và quản lý rủi ro trong hoạt động này.
Việc quản lý hoạt động bảo lãnh toàn hệ thống Vietcombank được thực hiện tại Hội sở. Trong đó, phòng Tổng hợp và Thanh toán phụ trách quản lý chung, phòng Chính sách Tín dụng phụ trách việc hướng dẫn việc thực hiện các quy định hiện hành của pháp luật và của Vietcombank và phòng Quản lý Rủi ro thực hiện việc phê duyệt các hồ sơ và hạn mức bảo lãnh vượt quá mức phán quyết của chi nhánh. Ngoài ra, còn có phòng Đề án Công nghệ và Trung tâm Tin học phụ trách việc hỗ trợ về công nghệ và tin học; và phòng Quan hệ Đại lý thu thập, tổng hợp thông tin từ các ngân hàng đại lý trên toàn thế giới và các trung tâm an ninh quốc tế, đồng thời phối hợp kiểm tra chữ ký, con dấu và các vấn đề khác có liên quan để góp phần ngăn ngừa các rủi ro do gian lận, lừa đảo và giả mạo trong hoạt động bảo lãnh cho các chi nhánh.
Như vậy, tuy việc phát hành cam kết bảo lãnh được thực hiện tại từng chi nhánh, nhưng nhờ kết nối dữ liệu toàn hệ thống, đồng thời có sự quản lý tập trung, phối hợp và hỗ trợ từ các phòng ban liên quan tại chi nhánh và Hội sở chính đã giúp cho hoạt động bảo lãnh trên toàn hệ thống của Vietcombank khá thông suốt và góp phần trong việc quản lý rủi ro của hoạt động này.