a. Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý nhập hàng.
Mô tả: Chức năng này thực hiện các công việc:
Lập đơn đặt hàng: Dựa theo tình hình kinh doanh, danh sách các thiết bị và báo cáo lượng hàng tồn kho mà nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng trình giám đốc phê duyệt. Khi giám đốc phê duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp yêu cầu nhập thiết bị.
Theo dõi hàng về: Khi hàng được gửi tới công ty, nhân viên phòng kinh doanh sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng để kiểm tra các thiết bị về số lượng cũng như chủng loại. Nếu thiếu về số lượng hoặc sai về chủng loại thì công ty yêu cầu bổ sung hoặc thay thế cho đủ.
Lập phiếu nhập kho: Sau khi bộ phận kinh doanh ký vào hoá đơn giao hàng. Từ đơn giao hàng, thủ kho sẽ cho nhập hàng vào kho rồi viết phiếu nhập kho cho kho đó.
Lập phiếu chi: Sau khi thủ kho nhập thiết bị vào kho và viết phiếu nhập kho. Nhân viên phòng kinh doanh dựa trên phiếu nhập kho để lập phiếu chi thanh toán tiền với nhà cung cấp.
1.1 Lập đơn đặt hàng 1.2 Theo dõi hàng về 1.3 Lập phiếu nhập kho
1.0 NHẬP HÀNG
1.4 Lập phiếu chi
b. Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý xuất hàng.
Mô tả:
Yêu cầu xem hàng: Khi khách hàng muốn mua thiết bị của công ty có thể tìm kiếm hoặc có thể tra cứu thông tin về từng loại thiết bị.
Lập đơn mua hàng: Khi khách hàng đã xem và muốn mua hàng của công ty thì phải lập đơn mua hàng.
Kiểm tra thông tin khách: Sau khi khách hàng đặt hàng công ty sẽ gửi cho khách Email hoặc gọi điện để xác nhận việc mua hàng của khách hàng, có thể kiểm tra tài khoản của khách hàng nếu khách hàng xác nhận đúng sẽ tiến hành việc lập hoá đơn xuất hàng.
Lập phiếu xuất kho: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh chuyển đơn đặt hàng cho thủ kho. Khi đó thủ kho sẽ kiểm tra xem mặt hàng đó có trong kho nào, có đủ đáp ứng lượng hàng mà khách hàng yêu cầu không? Sau khi kiểm tra xong, thủ kho cho xuất hàng và viết phiếu xuất kho. Phòng kinh doanh sẽ thỏa thuận với khách hàng hình giao hàng với các cách sau:
* Cách 1: Công ty giao tới tận nơi và khách hàng chịu một phí dịch vụ vận chuyển.
* Cách 2: Khách hàng tự đến lấy hàng tại công ty.
2.3 Kiểm tra tt khách 2.4 Lập phiếu xuất kho
2.0 XUẤT HÀNG
2.6 Lập phiếu thu 2.2 Lập đơn mua hàng
2.5 Lập phiếu bảo hành 2.1 Yêu cầu xem hàng
* Cách 3: Công ty gửi qua đường bưu điện.
Lập phiếu bảo hành: Trước khi giao hàng cho khách phòng kinh doanh sẽ viết phiếu bảo hành cho thiết bị đó
Lập phiếu thu: Nhân viên phòng kinh doanh căn cứ vào sổ thu để kiểm tra nợ cũ của khách hàng, căn cứ vào phiếu xuất hàng để lập phiếu thu thu tiền của khách hàng.
c. Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý bảo hành thiết bị.
Mô tả:
Yêu cầu bảo hành:Khách hàng khi có một thiết bị bị hỏng hóc có thể truy cập trang web bảo hành thiết bị máy tính này tìm đến thông tin sản phẩm của mình và cách sửa chữa của nó. Trong trường hợp đã thử mọi cách đều không sửa được khách hàng sẽ gửi một yêu cầu bảo hành tới công ty.
Thông tin khách hàng, thiết bị bảo hành: Chức năng này cho phép nhân viên quản lý có thể xem các thông tin của khách hàng đăng ký bảo hành, và thông tin các thiết bị bảo hành.
Lập phiếu bảo hành: Khi những thiết bị nào đủ điều kiện bảo hành thì nhân viên quản lý sẽ thông báo với khách hàng và thỏa thuận với khách hàng phương thức bảo hành. Sau khi khách hàng lựa chọn phương thức thì phòng kinh doanh tạo phiếu bảo hành phù hợp với phương thức bảo hành mà khách hàng đã lựa chọn.
3.3 Lập phiếu bảo hành
3.2 Thông tin khách hàng, thiết bị bh 3.1 Yêu cầu bảo hành
3.0 BẢO HÀNH
d. Sơ đồ phân rã của chức năng báo cáo:
Mô tả:
Thống kê hàng tồn: Hệ thống sẽ cho phép thống kê hàng tồn kho theo mỗi mặt hàng bằng số hàng ban đầu trừ đi số hàng đã bán và sẽ kiểm tra tồn kho thường xuyên để biết được tình hình bán hàng.
Thống kê doanh thu: Theo thời gian bán hàng của mỗi mặt hàng thì hệ thống sẽ tính số tiền đã bán được trong thời gian đó là bao nhiêu.
Thống kê hàng bán chạy: Dựa theo số lượng của mỗi mặt hàng hệ thống sẽ tính toán phần trăm số hàng của mỗi mặt hàng đã bán để biết được mặt hàng nào bán chạy.
Thống kê khách hàng: hệ thống sẽ thống kê xem có bao nhiêu khách hàng đã mua sản phẩm của công ty.
e. Sơ đồ phân rã chức năng quản trị hệ thống.
4.3 Thống kê hàng bán chạy 4.2 Thống kê doanh thu 4.1 Thống kê hàng tồn
4.0 BÁO CÁO
4.4 Thống kê khách hàng
Hình 3.5: Sơ đồ phân rã của chức năng báo cáo
5.3 Thêm người quản trị 5.2 Đăng nhập
5.1 Đăng ký
5.0 Quản trị hệ thống
Mô tả:
Đăng ký: Khi người dùng tham gia vào hệ thống muốn sử dụng hệ thống và muốn hệ thống cấp cho mình một tài khoản thì người quản trị cấp cho người dùng một acount thành viên.
Đăng nhập: Khi đã là thành viên của hệ thống, người dùng thực hiện đăng nhập vào hệ thống tra cứu thông tin và có thể đóng góp ý kiến.
Thêm người quản trị: Hệ thống cho phép tạo thêm một số người quản trị, họ chỉ có thể quản lý các chức năng do admin cấp theo 3 quyền: Full, ReadOnly, NoAccess
Thay đổi cấp quyền: hệ thống cho phép việc thay đổi cấp quyền của các quản trị chỉ có người có quyền cao nhất mới có thể thay quyền cho người khác.
3.3.4. Sơ đồ chức năng hệ thống
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1.1 Lập đơn đặt hàng 1.2 Theo dõi hàng về 1.3 Lập phiếu nhập kho 1.0 NHẬP HÀNG 1.4 Lập phiếu chi 2.3 Kiểm tra tt khách 2.4 Lập phiếu xuất kho
2.0 XUẤT HÀNG
2.6 Lập phiếu thu 2.2 Lập đơn mua hàng
2.5 Lập phiếu bảo hành 2.1 Yêu cầu xem hàng
3.3 Lập phiếu bảo hành
3.2 Thông tin khách hàng, thiế bị bh 3.1 Yêu cầu bảo hành
3.0 BẢO HÀNH
4.3 Thống kê hàng bán chạy 4.2 Thống kê doanh thu 4.1 Thống kê hàng tồn
4.0 BÁO CÁO
4.4 Thống kê khách hàng
5.3 Thêm người quản trị 5.2 Đăng nhập
5.1 Đăng ký
5.0 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
5.4 Thay đổi cấp quyền