3.3.1. Sơ đồ ngữ cảnh
Hệ thống bán hàng có các tác nhân ngoài là Nhà cung cấp, các Khách hàng, Ngân hàng và những Ban lãnh đạo của công ty. Ta có thể mô tả sơ đồ ngữ cảnh hệ thống như hình vẽ. Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 0 Hệ thống quản lý xuất nhập và bảo hành thiết bị máy tính Khách Hàng Nhà Cung Cấp
Phiếu bảo hành, tb bảo hành
Thông tin hàng hóa, khuyến mại
Yêu cầu mua hàng Kiểm tra tt khách
Thông tin khách Giao hàng, phiếu bh
Thanh toán, nợ, hạn Phiếu thanh toán
Tìm kiếm
Thanh toán
Thông tin về hàng, thời gian Hình thức thanh toán,vận chuyển
Đơn đặt hàng
Ban lãnh đạo
Thông tin xác nhận Yêu cầu thông kê, báo cáo
Báo cáo Ngân Hàng Kiểm tra tk nhà CC, KH Thông tin tk nhà CC, KH Tình trạng tb, phiếu biên nhận Thông báo hàng hóa, báo giá
Thông tin xác nhận Chuyển khoản hay ủy quyền chuyển khoản Yêu cầu danh sách hàng
Phiếu thanh toán Chào hàng mới
3.3.2. Mô hình chức năng của hệ thống3.3.2.1. Sơ đồ chức năng hệ thống 3.3.2.1. Sơ đồ chức năng hệ thống
3.3.2.2. Mô tả các chức năng chính
a) Quy trình nhập thiết bị máy tính:
Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của cửa hàng để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về. Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp. Nếu được nhà cung cấp chấp thuận cung cấp hàng, khi hàng về bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
b) Quy trình xuất thiết bị máy tính:
Chức năng này thực hiện việc quản lý các mặt hàng và kiểm soát quá trình mua hàng của khách hàng. Thực hiện quá trình giao dịch mua hàng khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại trang Web hoặc trực tiếp tại công ty. Ngoài ra, sẽ xuất hoá đơn mua hàng ứng với từng khách hàng.
Sau khi khách hàng đặt hàng công ty sẽ gửi cho khách Email hoặc gọi điện để xác nhận việc mua hàng của khách hàng nếu khách hàng xác nhận đúng sẽ tiến hành việc lập hoá đơn xuất hàng.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1.0 NHẬP HÀNG 2.0 XUẤT HÀNG 3.0 BẢO HÀNH 4.0 BÁO CÁO 5.0 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Việc gửi hàng cho khách chỉ được thực hiện khi khách hàng đã thanh toán cho công ty theo hai hình thức là thanh toán qua tài khoản của công ty hoặc gửi tiền qua đường bưu điện tới địa chỉ của công ty.
c) Quy trình bảo hành thiết bị máy tính:
Khách hàng khi có một thiết bị bị hỏng hóc có thể truy cập trang web bảo hành thiết bị máy tính này tìm đến thông tin sản phẩm của mình và cách sửa chữa của nó. Trong trường hợp đã thử mọi cách đều không sửa được khách hàng sẽ gửi một yêu cầu bảo hành tới công ty. Công ty nhận yêu cầu bảo hành, kiểm tra thông tin khách hàng, thiết bị. Nếu không đủ điều kiện thì từ chối bảo hành. Còn ngược lại thì tạo phiếu bảo hành và sẽ nhận thiết bị qua 3 cách:
* Cách 1: Công ty tới tận nơi và khách hàng chịu một phí dịch vụ vận chuyển. * Cách 2: Khách hàng tự mang sản phẩm tới công ty (nếu khách hàng ở gần). * Cách 3: Khách hàng gửi qua đường bưu điện (nếu khách hàng ở xa).
Sau một khoảng thời gian đã hẹn, khách hàng vào web xem thông tin thiết bị đã được bảo hành chưa. Nếu chưa thì có thể chờ thêm, hoặc khách hàng sẽ yêu cầu công ty trả thiết bị theo 3 cách như trên.
d) Quy trình quảng cáo:
Giới thiệu về các sản phẩm mới nhất, các chương trình khuyến mại của công ty, cũng như các dịch vụ của công ty.
e) Quản trị hệ thống:
Chức năng này thực hiện việc tạo thêm người dùng, cấp quyền cho các người quản trị khi truy nhập vào phần quản trị.
3.3.3. Các sơ đồ chi tiết
a. Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý nhập hàng.
Mô tả: Chức năng này thực hiện các công việc:
Lập đơn đặt hàng: Dựa theo tình hình kinh doanh, danh sách các thiết bị và báo cáo lượng hàng tồn kho mà nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng trình giám đốc phê duyệt. Khi giám đốc phê duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp yêu cầu nhập thiết bị.
Theo dõi hàng về: Khi hàng được gửi tới công ty, nhân viên phòng kinh doanh sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng để kiểm tra các thiết bị về số lượng cũng như chủng loại. Nếu thiếu về số lượng hoặc sai về chủng loại thì công ty yêu cầu bổ sung hoặc thay thế cho đủ.
Lập phiếu nhập kho: Sau khi bộ phận kinh doanh ký vào hoá đơn giao hàng. Từ đơn giao hàng, thủ kho sẽ cho nhập hàng vào kho rồi viết phiếu nhập kho cho kho đó.
Lập phiếu chi: Sau khi thủ kho nhập thiết bị vào kho và viết phiếu nhập kho. Nhân viên phòng kinh doanh dựa trên phiếu nhập kho để lập phiếu chi thanh toán tiền với nhà cung cấp.
1.1 Lập đơn đặt hàng 1.2 Theo dõi hàng về 1.3 Lập phiếu nhập kho
1.0 NHẬP HÀNG
1.4 Lập phiếu chi
b. Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý xuất hàng.
Mô tả:
Yêu cầu xem hàng: Khi khách hàng muốn mua thiết bị của công ty có thể tìm kiếm hoặc có thể tra cứu thông tin về từng loại thiết bị.
Lập đơn mua hàng: Khi khách hàng đã xem và muốn mua hàng của công ty thì phải lập đơn mua hàng.
Kiểm tra thông tin khách: Sau khi khách hàng đặt hàng công ty sẽ gửi cho khách Email hoặc gọi điện để xác nhận việc mua hàng của khách hàng, có thể kiểm tra tài khoản của khách hàng nếu khách hàng xác nhận đúng sẽ tiến hành việc lập hoá đơn xuất hàng.
Lập phiếu xuất kho: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh chuyển đơn đặt hàng cho thủ kho. Khi đó thủ kho sẽ kiểm tra xem mặt hàng đó có trong kho nào, có đủ đáp ứng lượng hàng mà khách hàng yêu cầu không? Sau khi kiểm tra xong, thủ kho cho xuất hàng và viết phiếu xuất kho. Phòng kinh doanh sẽ thỏa thuận với khách hàng hình giao hàng với các cách sau:
* Cách 1: Công ty giao tới tận nơi và khách hàng chịu một phí dịch vụ vận chuyển.
* Cách 2: Khách hàng tự đến lấy hàng tại công ty.
2.3 Kiểm tra tt khách 2.4 Lập phiếu xuất kho
2.0 XUẤT HÀNG
2.6 Lập phiếu thu 2.2 Lập đơn mua hàng
2.5 Lập phiếu bảo hành 2.1 Yêu cầu xem hàng
* Cách 3: Công ty gửi qua đường bưu điện.
Lập phiếu bảo hành: Trước khi giao hàng cho khách phòng kinh doanh sẽ viết phiếu bảo hành cho thiết bị đó
Lập phiếu thu: Nhân viên phòng kinh doanh căn cứ vào sổ thu để kiểm tra nợ cũ của khách hàng, căn cứ vào phiếu xuất hàng để lập phiếu thu thu tiền của khách hàng.
c. Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý bảo hành thiết bị.
Mô tả:
Yêu cầu bảo hành:Khách hàng khi có một thiết bị bị hỏng hóc có thể truy cập trang web bảo hành thiết bị máy tính này tìm đến thông tin sản phẩm của mình và cách sửa chữa của nó. Trong trường hợp đã thử mọi cách đều không sửa được khách hàng sẽ gửi một yêu cầu bảo hành tới công ty.
Thông tin khách hàng, thiết bị bảo hành: Chức năng này cho phép nhân viên quản lý có thể xem các thông tin của khách hàng đăng ký bảo hành, và thông tin các thiết bị bảo hành.
Lập phiếu bảo hành: Khi những thiết bị nào đủ điều kiện bảo hành thì nhân viên quản lý sẽ thông báo với khách hàng và thỏa thuận với khách hàng phương thức bảo hành. Sau khi khách hàng lựa chọn phương thức thì phòng kinh doanh tạo phiếu bảo hành phù hợp với phương thức bảo hành mà khách hàng đã lựa chọn.
3.3 Lập phiếu bảo hành
3.2 Thông tin khách hàng, thiết bị bh 3.1 Yêu cầu bảo hành
3.0 BẢO HÀNH
d. Sơ đồ phân rã của chức năng báo cáo:
Mô tả:
Thống kê hàng tồn: Hệ thống sẽ cho phép thống kê hàng tồn kho theo mỗi mặt hàng bằng số hàng ban đầu trừ đi số hàng đã bán và sẽ kiểm tra tồn kho thường xuyên để biết được tình hình bán hàng.
Thống kê doanh thu: Theo thời gian bán hàng của mỗi mặt hàng thì hệ thống sẽ tính số tiền đã bán được trong thời gian đó là bao nhiêu.
Thống kê hàng bán chạy: Dựa theo số lượng của mỗi mặt hàng hệ thống sẽ tính toán phần trăm số hàng của mỗi mặt hàng đã bán để biết được mặt hàng nào bán chạy.
Thống kê khách hàng: hệ thống sẽ thống kê xem có bao nhiêu khách hàng đã mua sản phẩm của công ty.
e. Sơ đồ phân rã chức năng quản trị hệ thống.
4.3 Thống kê hàng bán chạy 4.2 Thống kê doanh thu 4.1 Thống kê hàng tồn
4.0 BÁO CÁO
4.4 Thống kê khách hàng
Hình 3.5: Sơ đồ phân rã của chức năng báo cáo
5.3 Thêm người quản trị 5.2 Đăng nhập
5.1 Đăng ký
5.0 Quản trị hệ thống
Mô tả:
Đăng ký: Khi người dùng tham gia vào hệ thống muốn sử dụng hệ thống và muốn hệ thống cấp cho mình một tài khoản thì người quản trị cấp cho người dùng một acount thành viên.
Đăng nhập: Khi đã là thành viên của hệ thống, người dùng thực hiện đăng nhập vào hệ thống tra cứu thông tin và có thể đóng góp ý kiến.
Thêm người quản trị: Hệ thống cho phép tạo thêm một số người quản trị, họ chỉ có thể quản lý các chức năng do admin cấp theo 3 quyền: Full, ReadOnly, NoAccess
Thay đổi cấp quyền: hệ thống cho phép việc thay đổi cấp quyền của các quản trị chỉ có người có quyền cao nhất mới có thể thay quyền cho người khác.
3.3.4. Sơ đồ chức năng hệ thống
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1.1 Lập đơn đặt hàng 1.2 Theo dõi hàng về 1.3 Lập phiếu nhập kho 1.0 NHẬP HÀNG 1.4 Lập phiếu chi 2.3 Kiểm tra tt khách 2.4 Lập phiếu xuất kho
2.0 XUẤT HÀNG
2.6 Lập phiếu thu 2.2 Lập đơn mua hàng
2.5 Lập phiếu bảo hành 2.1 Yêu cầu xem hàng
3.3 Lập phiếu bảo hành
3.2 Thông tin khách hàng, thiế bị bh 3.1 Yêu cầu bảo hành
3.0 BẢO HÀNH
4.3 Thống kê hàng bán chạy 4.2 Thống kê doanh thu 4.1 Thống kê hàng tồn
4.0 BÁO CÁO
4.4 Thống kê khách hàng
5.3 Thêm người quản trị 5.2 Đăng nhập
5.1 Đăng ký
5.0 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
5.4 Thay đổi cấp quyền
3.3.5. Danh sách hồ sơ sử dụng
Qua phân tích yêu cầu, ta thấy có những hồ sơ sau đây được sử dụng: D1. Danh mục nhà cung cấp, khách hàng
D2. Danh mục hàng hóa vật tư
D3. Hợp đồng mua bán thiết bị tin học D4. Phiếu nhập kho
D5. Phiếu chi D6. Ủy nhiệm chi D7. Hóa đơn bán hàng D8. Thông tin khách hàng D9. Phiếu thu
D10. Phiếu nhập kho
D11. Sổ theo dõi nhập xuất hàng D12. Sổ thu chi
D13. Phiếu bảo hành
D14. Biên bản bảo trì – bảo dưỡng thiết bị D15. Báo cáo
D16. Danh sách Username D17. Danh sách nhóm quyền
3.3.6. Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể
D1.Danh sách nhà cung cấp, khách hàng D 1
D2. Danh mục hàng hóa vật tư D 2 D3. Hợp đồng mua bán thiết bị tin học D
3
D4. Phiếu nhập kho D
4
D5. Phiếu chi D
5
D6.Ủy nhiệm chi D
6 D7. Hóa đơn bán hàng D 7 D8. Thông tin khách hàng D 8 D9. Phiếu thu D 9
D10. Phiếu xuất kho D10
D11. Sổ theo dõi nhập xuất hàng D11
D12. Sổ thu chi D12
D13. Phiếu bảo hành D13
D14.Biên bản bảo trì-bảo dưỡng thiết bị D14
D15.Báo cáo D15 D16. Danh sách Username D16 D17. Danh sách nhóm quyền D17 Các chức năng D 1 D 2 D 3 D 4 D 5 D 6 D 7 D 8 D 9 D10 D11 D12 D13 D14 D15 D16 D17 1. Nhập hàng U U C C C C U U 2. Xuất hàng R C U C C U U C R 3. Bảo hành R R R R R U 4. Báo cáo R R R R R C 5. Quản trị hệ thống R U C
Hình 3.8: Ma trận thực thể chức năng
3.4. Mô hình hóa hoạt động xử lý nghiệp vụ
Hình 3.10:Biểu đồ luồng dữ liệu “Quản lý nhập hàng”
3.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.4.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu “Quản lý nhập hàng”
1.1 Lập đơn đặt hàng 1.2 Theo dõi hàng về 1.4 Lập phiếu chi 1.3 Lập phiếu nhập kho Nhà cung cấp Y/c mua hàng T/t hàng D1 Danh mục nhà cung cấp-khách hàng. D2 Danh mục hàng hóa vật tư D4 Phiếu nhập kho
D6 Ủy nhiệm chi
Phiếu chi
D5
D12 Sổ thu chi Phiếu thanh toán
Thanh toán
D3 Hợp đồng mua bán thiết bị tin học
3.4.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu “Quản lý xuất hàng”2.1 2.1 Y/c xem hàng 2.2 Lập đơn mua hàng 2.4 Lập phiếu xuất kho 2.5 Lập phiếu bảo hành 2.6 Lập phiếu thu Khách hàng Y/c xem hàng Kết quả Lập đơn mua hàng Y/c mua hàng Kiểm tra t/t khách Kết quả Phiếu thanh toán Thanh toán
D2 Danh mục hàng hóa vật tư
D7 Hóa đơn bán hàng
D14 Biên bản bảo trì-bảo dưỡng thiết bị
D10 Phiếu xuất kho
D13 Phiếu bảo hành D9 Phiếu thu 2.3 Kiểm tra t/t khách D8 Thông tin khách hàng D12 Sổ thu chi
Hình 3.12:Biểu đồ luồng dữ liệu “Bảo hành”
3.4.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu “Bảo hành”
3.1 Y/c bảo hành 3.1 T/t khách hàng, thiết bị bảo hành 3.1 Lập phiếu bảo hành Khách hàng Y/c bảo hành Y/c bảo hành T/t thiết bị Kết quả D2 Danh mục hàng hóa vật tư D8 Thông tin khách hàng D11 Sổ theo dõi nx hàng D3 Hợp đồng mua bán thiết bị tin học
D14 Biên bản bảo trì-bảo dưỡng thiết bị
Hình 3.13: Biểu đồ luồng dữ liệu “Báo cáo”
3.4.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu “Báo cáo”
4.1 Thống kê hàng tồn Ban lãnh đạo 4.3 T/k hàng bán chạy 4.2 T/k doanh thu 4.4 T/k khách hàng B/c hàng tồn T/t hàng tồn B/c hàng bán chạy T/t hàng bán chạy T/t doanh thu B/c doanh thu B/c khách hàng T/t khách hàng D2 Danh mục hàng hóa vật tư D11 Sổ theo dõi nx hàng D12 Sổ thu chi D8 Thông tin khách hàng
Hình 3.14: Biểu đồ luồng dữ liệu “Quản trị hệ thống”
3.4.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu “Quản trị hệ thống”
5.1 Đăng ký 5.2 Đăng nhập 5.4 Thay đổi cấp quyền 5.3 Thêm người quản trị Ban lãnh đạo Đăng ký Kết quả Đăng nhập Kết quả đăng nhập
Y/c thay đổi quyền Kết quả T/t user mới Kết quả D16 Danh sách Username D14 Danh sách nhóm quyền Thay đổi tt Kết quả thay đổi Khách hàng
3.4.3. Xây dựng mô hình E-R
3.4.3.1. Xác định các thực thể và thuộc tính
1. THIẾT BỊ: Mã TB, Tên TB, Đơn vị tính, Ngày sx,Nơi sản xuất, Ảnh, Mô tả hàng, Đơn giá. Trong đó Mã TB là thuộc tính khóa.
2. KHÁCH HÀNG: Mã KH, Họ tên KH, Địa chỉ KH, Điện thoại KH, FaxKH, EmailKH, Tài khoảnHK. Trong đó MãKH là thuộc tính khóa. 3. NHÀ CUNG CẤP: Mã NCC, Tên NCC, Đia chỉ NCC, Điện thoại NCC,