Tại HSC là nơi điều hành toàn hệ thống trên toàn quốc nên hoạt động hết sức phức tạp và hoạt động này tập trung vào các hoạt động sau:
2.2.1.1 Hoạt động quản lý chi nhánh
Hoạt động quản lý chi nhánh tại HSC là một trong những hoạt động quan trọng nhất của bộ phận FX (bộ phận KDNT) trong phòng KDTT. BIDV với hệ thông chi nhánh rộng khắp trên toàn quốc bao gồm 104 chi nhánh được thực hiện các giao dịch ngoại tệ với khách hàng. Việc quản lý chi nhánh được thực hiện thông qua hệ thống mạng nội bộ intranet và hệ thống điện thoại. Quản lý chi nhánh được thực hiện qua các công việc sau:
Thứ nhất, đầu giờ sáng cán bộ KDNT bên bộ phận FX sẽ thực hiện cập nhật tỷ
giá lên mạng nội bộ intranet làm cơ sở tham khảo tỷ giá cho toàn bộ các chi nhánh. Các chi nhánh sẽ thực hiện giao dịch với khách hàng trên cơ sở tỷ giá đó. Trường hợp CN giao dịch với những khách hàng lớn hoặc khách hàng thân thiết thì có thể trực tiếp gọi điện lên HSC để tham khảo tỷ giá tốt hơn. Như vậy là giữa HSC và CN có những sự độc lập nhất định trong kinh doanh nhưng CN vẫn có sự lệ thuộc vào HSC do không có quyền quyết định một mức tỷ giá hợp lý cho khách mà hoàn toàn lệ thuộc vào HSC.
Thứ hai, hoạt động giao dịch trực tiếp giữa HSC và chi nhánh. Trong trường
hợp mà chi nhánh giao dịch ngoại tệ với khách hàng nhưng đó là những ngoại tệ khó có giao dịch đối ứng trong ngày như THB, SEK, DKK…thì chi nhánh có thể giao dịch ngay với HSC. Ngoài ra khi giao dịch với HSC các chi nhánh còn được
hỗ trợ về tỷ giá với khối lượng giao dịch không quá cao, thông thường là bằng với tỷ giá trần hoặc sàn do NHNN công bố vào đầu giờ sáng tùy thuộc vào từng thời điểm của thị trường nếu giao dịch trên thị trường dưới giá sàn hoặc trong biên độ. Khi mà giao dịch giữa HSC và CN được xác nhận thì cán bộ giao dịch tại HSC sẽ ghi lại giao dịch đó nhưng sau đó mới nhập vào hệ thống, in chứng từ ra và phải qua 2 lần ký của cán bộ và trưởng bộ phận FX, sau đó mới chuyển qua bộ phận kế toán (back office - BO) và thực hiện thanh toán song song với với đó là quá trình chuyển giao dịch qua hệ thông nội bộ tới bộ phận BO. Chứng từ là để làm căn cứ xác nhận giao dịch và khi có chứng từ thì giao dịch mới được thực hiện dù hệ thống nội bộ đã xác nhận giao dịch tới bộ phận kế toán. Qui trình thủ tục đó khá mất công và tốn thời gian.
Thứ ba, hoạt động quản lý trạng thái của chi nhánh. Cuối ngày giao dịch các
cán bộ KDNT sẽ thực hiện kiểm tra trạng thái của từng chi nhánh và sau đó là trạng thái ngoại tệ của cả hệ thống. Theo qui định của pháp luật thì trạng thái ngoại tệ của NH nằm trong khoảng ±30% vốn tự có tại thời điểm xem xét. Trường hợp mà các chi nhánh vượt trạng thái thì sẽ được nhắc nhở và đầu ngày hôm sau sẽ phải thực hiện giao dịch để hoàn trạng thái. Việc quản lý trạng thái như vậy cũng khá tốn thời gian vì đòi hỏi cán bộ KDNT luôn phải chu ý trạng thái của các chi nhánh.
2.2.1.2 Hoạt động giao dịch liên ngân hàng
Thị trường giao dịch liên ngân hàng phát triển từ năm 1998 ban đầu chỉ có vài ngân hàng tham gia nhưng đến nay đã có rất nhiều ngân hàng tham gia thị trường này. Doanh số giao dịch liên ngân hàng của BIDV vào những ngày giao dịch lớn có thể lên tới 30 triệu USD và chủ yếu các giao dịch trên thị trường liên ngân hàng
là các giao dịch giao ngày USD trong vòng 2 ngày. Ngoài ra, BIDV cũng thực hiện các giao dịch với EUR, GBP, JPY nhưng với khối lượng không nhiều.
Để thực hiện giao dịch trên thị trường liên ngân hàng thì BIDV đã trang bị hệ thống thông tin của Reuter và thống giao dịch dealing 3000. Các các bộ giao dịch sẽ thảo thuận tỷ giá trực tiếp qua màn hình dealing nếu chấp nhận tỷ giá thì giao dịch sẽ được chấp nhận. Khi giao dịch được xác nhận thì chứng từ được in ra và lại phải qua 2 lần ký rồi mới chuyên sang phòng kế toán (back office) và thanh toán.
Các giao dịch liên ngân hàng còn là cơ sở để ngân hàng đưa ra mức tỷ giá bám sát thị trường. Thông thường đầu giờ giao dịch buổi sáng thì cán bộ giao dịch sẽ hỏi tỷ giá trên thị trường qua đó làm có sở cập nhật tỷ giá phù hợp với thị trường lên mạng nội bộ của ngân hàng.
Các giao dịch liên ngân hàng còn là nơi để ngân hàng mua bán ngoại tệ kiểm soát trạng thái. Nhưng thường thì ngân hàng được âm trạng thái đến 30% theo qui định nên ít khi ngân hàng thực hiện mua trên thị trường liên ngân hàng vì các giao dịch hằng ngay cũng đủ để kiểm soát trạng thái. Nhưng các cán bộ giao dịch thì đôi khi sẽ mua ngoại tệ trên thị trường này nếu trạng thái của mình âm. Mỗi cán bộ sẽ được giao một mức trạng thái ngoại tệ và phải trong hạn mức ngân hàng qui định. Khi ma họ âm trạng thái thì có thể thực hiện giao dịch đối ứng trên liên ngân hàng để hoàn lại trạng thái. Nhưng những giao dịch như vậy thường rất nhỏ và thường thì không phải là giao dịch USD.
2.2.1.3 Hoạt động trực tiếp kinh doanh với khách hàng
Hoạt động này tại HSC ít khi thực hiện vì hầu như tất cả các giao dịch được thực hiện với khách hàng là thông qua hệ thống chi nhánh rộng khắp cả nước. Chỉ có những khách hàng nào mua hay bán ngoại tệ với khối lượng qua lớn hoặc không
thích thực hiện giao dịch với các chi nhánh thì mới thực hiện giao dịch với HSC. Chẳng hạn như trong khoảng thời gian tháng 3/2008 tổng công ty viễn thông quân đội Vittel thực hiện giao dịch mua 40 triệu USD từ HSC hay tổng công ty dầu khí bán 120 triệu USD cho HSC.
Các hoạt động của HSC của BIDV chủ yếu tập trung vào các 3 hoạt động trên trong đó hoạt động quản lý chi nhánh và giao dịch liên ngân hàng là 2 hoạt động rất quan trọng.
