1. Thực trạng công tác đấu thầu tại UBND quận Hải An– Hải Phòng
1.4.1Giai đoạn 1: Chuẩn bị đấu thầu
Chuẩn bị đấu thầu bao gồm các công việc mà bên mời thầu cần thiết phải thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu chính thức. Gồm: chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu, sơ tuyển nhà thầu đối với những gói thầu bắt buộc phải sơ tuyển, chuẩn bị danh sách ngắn đối với các gói thầu cạnh tranh hạn chế, chuẩn bị HSMT và tiêu chí đánh giá HSDT.
+ Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu:
Nhân sự của bên mời thầu rất quan trọng, họ phải là những người rất am hiểu về các quy định đấu thầu đồng thời phải có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của gói thầu.
Công tác đấu thầu của UBND quận do phòng Kế hoạch – tài chính thực hiện. Sau khi Chủ tịch UBND quận ra quyết định phê duyệt dự án đầu tư và kế hoạch đấu thầu của dự án, phòng Kế hoạch – tài chính sẽ lập danh sách các chuyên gia xét thầu cho mỗi gói thầu hoặc cho cả dự án. Các chuyên gia xét thầu bao giờ cũng là các cán bộ có năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu và các cán bộ có liên quan thuộc Ban quản lý dự án. Các chuyên gia có trách nhiệm: chuẩn bị các tài liệu pháp lý và soạn thảo hồ sơ mời thầu; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu; phân tích, đánh giá, so sánh và xếp hạng các
hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đã nêu trong HSMT, có trách nhiệm bảo mật các thông tin, không được cộng tác với bất cứ nhà thầu dưới bất cứ hình thức nào.
+ Sơ tuyển nhà thầu.
Đối với những gói thầu có quy mô lớn hoặc có yêu cầu tính chất kỹ thuật phức tạp, bên mời thầu tiến hành sơ tuyển nhà thầu để lựa chọn những nhà thầu có năng lực phù hợp để tham gia đấu thầu chính thức. Trình tự thực hiện sơ tuyển bao gồm lập hồ sơ mời sơ tuyển; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển; đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển; trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển; thông báo kết quả sơ tuyển. Hồ sơ mời sơ tuyển nội dung thống nhất do Chính Phủ quy định bao gồm tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính và kinh nghiệm. Thực tế tại UBND quận Hải An có rất ít các gói thầu tiến hành sơ tuyển nhà thầu.
+ Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và tiêu chí đánh giá hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu của Chính Phủ bao gồm các nội dung như điều 32 của Luật đấu thầu.
Yêu cầu về mặt kỹ thuật: Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, bao gồm các yêu cầu về kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn đối với chuyên gia (điều khoản tham chiếu). Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, bao gồm yêu cầu về phạm vi cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hóa được xác định thông qua đặc tính, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn công nghệ, tiêu chuẩn sản xuất, thời gian bảo hành, yêu cầu về môi trường và các yêu cầu cần thiết khác. Đối với gói thầu xây lắp, bao gồm yêu cầu theo hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bảng tiên lượng. chỉ dẫn kỹ thuật và các yêu cầu cần thiết khác.
Yêu cầu về mặt tài chính, thương mại: bao gồm các chi phí để thực hiện gói thầu, giá chào thầu và biểu giá chi tiết, điều kiện giao hàng, phương thức
và điều kiện thanh toán, nguồn tài chính, đồng tiền dự thầu và các điều khoản nêu trong điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.
Hồ sơ mời thầu là một tài liệu rất quan trọng, nó có vai trò quyết định đến kết quả của quá trình đấu thầu. Hồ sơ mời thầu có thể do Phòng Kế hoạch – tài chính phối hợp với các chuyên gia lập cũng có thể do UBND quận thuê các tổ chức, cá nhân có đủ năng lực, trình độ chuyên môn về gói thầu, am hiểu về đấu thầu. Các dự án và các gói thầu UBND quận tổ chức đấu thầu đều là trong nước nên HSMT được lập bằng tiếng Việt theo mẫu quy định chung của Nhà nước
Trong hồ sơ mời thầu có phần tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu. Đây là căn cứ để bên mời thầu so sánh, đánh giá các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Tiêu chuẩn này gồm: kỹ thuật chất lượng, kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu, tài chính và giá cả, tiến độ thi công. Các tiêu chuẩn này đưa ra càng phù hợp với đặc điểm của từng gói thầu thì việc lựa chọn nhà thầu thích hợp sẽ dễ dàng hơn.