Trong công việc hàng ngày bạn phải tạo giấy mời gửi cho nhiều người ở nhiều đơn vị khác nhau. Word giúp bạn chỉ cần gõ một giấy mời sau đó điền tên người nhận (không phải mất công gõ hàng loạt giấy mời). Để làm được điều này ta sử dụng chức năng Mail Merge trong Word..
Một file giấy mời
Một file chứa dữ liệu cần trộn vào giấy mời, bao gồm: tên, chức danh, địa chỉ, điện thoại... của những người nhận giấy mời
STT Tên người Chức danh Điện thoại Địa chỉ
1 Nguyễn Sơn Lâm Giám đốc 9330099 Công ty ABC 2 Trần Hoà Bình Trưởng phòng 15080 Công ty ABC
3 Tạ Phương Lan Vụ trưởng 15081 Vụ Đầu tư
4 Hoàng Tuấn Ngọc Vụ phó 5742525 Vụ Tài vụ
5 Bùi Minh Hải Vụ phó 9630124 Vụ Hợp tác
* Cách làm:
Mở file giấy mời
Chọn [Menu] Tools > Letter and Mailings > Mail Merge Wizard Chọn Letter, sau đó thực hiện lần lượt các bước:
Bước 1 - Starting Document: Chọn Use the current Document Bước 2 - Select Recipients:
+ Chọn Use an existing List + Chọn Browse
+ Đánh dấu vào những tên người cần gửi hoặc bỏ đánh dấu nếu không cần > OK
Bước 3 – Write your letter + Chọn More Item
+ Chọn các trường cần đưa vào giấy mời + Insert > Close
+ Định dạng lại các trường vừa Insert vào (đậm, nghiêng...) Bước 4 – Preview your letter
+ Nếu muốn xem lại danh sách người gửi giấy mời thì chọn Edit recipient list
Bước 5 - Complete the Merge
+ Nếu muốn in luôn thì chọn Printer
+ Nếu muốn chỉnh sửa văn bản thì chọn Edit individual letter/All + Chỉnh sửa font, cỡ chữ, tạo các đường kẻ...
+ File mới có tên Letter1, có thể Save file lại