II. Những giải pháp chủ yếu
1. Nâng cao chất lợng công tác nghiên cứu thị trờng, thu thập thông tin
Thu thập thông tin về thị trờng là quá trình tìm kiếm thông tin về các điều kiện môi trờng có liên quan. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp muốn phát triển sản xuất kinh doanh, thâm nhập thị trờng mới hay bất kì việc ra một quyết định nào là phải có thông tin. Thông tin nhận đợc càng nhiều thì mức độ tin cậy của các quyết định càng cao. Thực tế đã chứng minh, doanh nghiệp nào càng bỏ nhiều công sức vào việc thu thập thông tin về môi trờng bên ngoài phục vụ cho các quyết định sản xuất kinh doanh thì càng có khả năng sống sót. Điều này đợc lý giải tại sao các công ty lớn ở nớc ngoài có thể tiêu tốn rất nhiều tiền để tài trợ cho các tổ chức khủng bố, các quan chức chính phủ, hay việc đào tạo ra các tình báo viên để thu thập thông tin. Trong nhiều năm qua, thông tin mà cán bộ của công ty cơ khí Z179 thu nhận đợc còn rất hạn hẹp. Các thị trờng trong nớc chỉ đợc thu nhận thông qua các cuộc thị sát không thờng xuyên của giám đốc hoặc các cán bộ nghiệp vụ, còn thông tin từ thị tr- ờng nớc ngoài thì hầu nh rất ít khi đợc chú ý đến. Lợng thông tin thu thập đợc có thể làm cho các quyết định thiếu chính xác. Vì vậy, yêu cầu bức thiết hiện nay là công ty nên thành lập một hệ thống thông tin mang tính chất chuyên nghiệp hơn.
Công ty có thể phân chia công tác nghiên cứu thị trờng thành hai phần. Phần đầu công ty nên nghiên cứu khái quát thị trờng, phần sau mới nghiên cứu chi tiết thị tr- ờng để từ đó thu đợc lợng thông tin cần thiết. Công ty có thể sử dụng hai phơng pháp sau để thu thập thông tin:
- Phơng pháp nghiên cứu tại chỗ: còn gọi là phơng pháp nghiên cứu tại văn phòng, là cách nghiên cứu thu thập thông tin qua các tài liệu nh sách báo, tạp chí…Phơng pháp nghiên cứu này cho phép ta nhìn thấy đợc khái quát thị trờng vật t cần nghiên cứu. Đây là phơng pháp tơng đối dễ làm, có thể nhanh, ít tốn chi phí, nh-
ng đòi hỏi ngời nghiên cứu phải có chuyên môn, biết cách thu thập tài liệu, đánh giá và sử dụng các tài liệu đợc thu thập một cách đầy đủ và tin cậy. Tuy nhiên phơng pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã đợc xuất bản nên thời gian đã qua, có thể có độ trễ so với thực tế.
- Phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng: Đây là phơng pháp trực tiếp cử cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan sát, thu thập các thông tin và số liệu ở các đơn vị cung cấp vật t cho công ty bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, …Nghiên cứu tại hiện trờng có thể thu thập đợc các thông tin sinh động, thực tế, hiện tại. Tuy nhiên cũng tốn kém chi phí và cần phải có cán bộ vững về chuyên môn và có đầu óc thực tế.
Tóm lại, để có một hệ thống thu thập thông tin liên tục, công ty cần có đại diện ở những thị trờng cần thiết, các đại diện này làm nhiệm vụ chuyên thu thập và báo cáo thờng xuyên về tình hình thay đổi của thị trờng. Nó giúp cho các quyết định của giám đốc hay cán bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua vật t đợc chính xác nhất.