VII) Kiểm kê, đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu:
1) Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu:
Tại các kho của Điện lực Ba Đình vật liệu đợc kiểm kê định kỳ hàng năm. Trong những trờng hợp đột xuất, có thể kiểm kê vật liệu tại bất cứ thời điểm nào. Mẫu kiểm kê vật liệu nh sau: (Biểu số 27).
Việc kiểm kê vật liệu đợc tiến hành theo đúng qui định chế độ kiểm kê tài sản của nhà nớc. Trớc khi kiểm kê, đơn vị phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại vật liệu, nếu thiếu hồ sơ phải su tầm hoặc lập cho đầy đủ. Hội đồng kiểm kê do giám đốc Điện lực làm chủ tịch, kế toán trởng làm uỷ viên thờng trực, các bộ phận chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với vật liệu bị h hỏng hay kém mất phẩm chất thì phải đợc phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ h hỏng. Đối với vật liệu đang đi đờng, do ngời khác giữ hộ, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lợng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của ngời giữ hộ, ngời nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuật phải báo cáo công ty. Trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hớng xử lý.
Tại Điện lực Ba Đình, tuỳ theo từng trờng hợp mà kết quả kiểm kê sẽ đợc xử lý nh sau:
- Trờng hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách :
+ Nếu thiếu trong định mức (đối với các loại vật liệu nh xăng, dầu...), kế toán lập phiếu xuất kho và tính giá trị vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642 Giá trị thiếu hụt trong định mức. Có TK 152 -nt-
Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý nh trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này, chờ quyết định xử lý:
Nợ TK 1381 Số thiếu hụt ngoài định mức Có TK 152 -nt-
Có TK 3381 -nt-
Sau khi ra nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, hội đồng kiểm kê sẽ họp để ra quyết định xử lý:
- Nếu vật liệu d thừa mà không nhập kho thì phải nhập trả kho và ngời quản lý phải chịu trách nhiệm hành chính.
- Nếu để vật liệu h hỏng hay mất mát thì ngời phụ trách để xảy ra vi phạm phải chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế.
- Nếu thất thoát tài sản nghiêm trọng thì phải truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Với vật liệu lạc hậu, ứ đọng lâu ngày, sáu tháng sau kho có quyết định của công ty Điện lực Hà Nội, Điện lực phải xử lý xong.
Các trờng hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại vật liệu, đã quy kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thờng, kế toán hạch toán vào các TK 334, TK 1388, TK 111... phần giá trị vật liệu thiếu hụt cá nhân phải bồi thờng.
Khi có quyết định xử lý vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381
Có TK 642, 721...
Điện lực Ba Đình đã có rất nhiều biện pháp, sáng kiến trong việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng vật t nên trờng hợp mất mát, thiếu hụt vật t tại Điện lực rất ít khi xảy ra.