Nội:
1) Hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: Ba Đình - Hà Nội:
Vì sử dụng nhiều loại vật t, mật độ nhập xuất cao nên vật liệu tại Điện lực Ba Đình đợc hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Giá vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân đầu kỳ dự trữ.
Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 21:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu ở kho:
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đã hợp lệ vào thẻ kho hàng ngày. Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật t về mặt số l- ợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật t. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật t. Thẻ kho đợc xếp theo từng kho vật liệu, ví dụ kho Vật liệu phụ 15222 đợc xếp thành một quyển riêng.
PNK
Thẻ kho phiếu N - X - TBảng kê chi tiết Sổ ĐC
LC kế toán t. hợp PXK
D.N: Điện lực Ba Đình Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT Tên kho: Kho I Ngày lập thẻ : 01/01/2001
Tờ số: 2
(Ban hành theo QĐ 1141- TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC)
- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t, sản phẩm, hàng hoá: Dây súp đôi
- Đơn vị tính: m Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ... ... ... ... 30/11/2001 ... ... 10 ... T12/2001 26/12 32 25/12 Kim nhập dây súp đôi 200 210 27/12 26 26/12 Hùng - K.D 20 190 27/12 27 26/12 Thành - Đội VH , sự cố. 20 170 Tổng tháng: 200 40 170
Biểu số 14
D.N: Điện lực Ba Đình Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT
Tên kho: Kho I Ngày lập thẻ : 01/01/2001 Tờ số: 3
(Ban hành theo QĐ 1141- TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC)
- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t, sản phẩm, hàng hoá: Dầu MBA
- Đơn vị tính: lít Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ... ... ... ... 30/11/2001 ... ... 100 ... T12/2001 27/12 36 26/12 Thắng nhập dầu MBA 200 300 28/12 30 28/12 An - đại tu 200 100 Tổng tháng: 200 200 100 Tại phòng kế toán:
Định kỳ, dựa trên các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán sẽ tiến hành cộng số nhập, xuất của từng loại vật t và phân bổ số xuất cho các đối t- ợng sử dụng rồi vào Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn vật t (Biểu số 15, 16). Trong bảng này, vật liệu xuất dùng sẽ đợc chi tiết theo từng mục đích. Bảng này đợc lập riêng cho từng kho vật liệu, ví dụ kho 15222, kho 15218.
Kế toán vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho định kỳ nhập vào máy tính. Máy tính sẽ in ra Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu của từng thứ vật liệu vào cuối tháng.(Biểu số 17)
Với những vật liệu nhập kho Điện lực do Công ty cấp, cuối tháng kế toán vật liệu lên sổ chi tiết đối chiếu vật t (Biểu số 18).
- tồn vật t để vào Sổ đối chiếu luân chuyển (Biểu số 19). Sổ đợc ghi theo từng danh điểm vật liệu theo từng kho và chỉ ghi một đợt vào thời điểm cuối tháng theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ.
Cuối tháng, đối chiếu số lợng vật t trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền trên sổ đối chiếu luân chuyển với Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu.
Việc tính ra giá đơn vị bình quân vật liệu xuất trong kỳ đợc máy tính thực hiện .
Theo ví dụ trên, ta có giá vật liệu xuất trong kỳ của dây súp đôi là: 2106 đồng.
21 060 = 2 106 (đồng)
10
Giá vật liệu xuất dùng trong kỳ của Dầu MBA là: 5200 đồng.
520 000 = 5 200 (đồng)
100
Biểu số 19
Điện lực Ba Đình
Sổ đối chiếu luân chuyển vật t
Số danh điểm vật t,sph,hh Loại vật t, hàng hoá Tên, qui cách Đơn vị tính SD đầu năm ... Luân chuyển tháng 12 S L Tiền Nhập Xuất SL Tiền SL Tiền 31503250 Dây súp đôi m 80 168000 200 420000 40 84240 36295100 Dầu MBA lít 200 1000000 200 1000000 200 1040000 ... ... .... .... ... ... ... ... ... ...
2) Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu ở Điện lực Ba Đình. Đình.
Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình hạch toán vật liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Những thông tin do kế toán vật liệu cung cấp cho nhà quản lý nhằm tiến hành các hoạt động kiểm tra kiểm soát đối với các loại vật liệu, nhằm đảm bảo cho những hoạt động quản lý vốn lu động có hiệu quả thiết thực, đúng với đờng lối phát triển sản xuất và phát triển kinh tế.
Hiện nay, tại Điện lực Ba Đình, khâu kế toán tổng hợp vật liệu đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, hình thức hạch toán nhật ký chứng từ.
Sơ đồ 22: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu
a) Tài khoản sử dụng:
Căn cứ vào đặc điểm của vật liệu đợc sử dụng trong ngành điện, tài khoản vật liệu áp dụng trong Công ty điện lực Hà Nội đợc phân thành nh sau:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. TK 1521: Nhiên liệu.
TK 15218: Nhiên liệu khác.
NKCT số 7 Thẻ kho và
các sổ chi tiết Chứng từ xuất Chứng từ nhập
NKCT số 1,2,3 Bảng PB số 2 NKCT số 5
TK 15221: Nguyên liệu, vật liệu chính. TK 15222: Vật liệu phụ. TK 1523: Phụ tùng. TK 15231: Công tơ. TK 15238: Phụ tùng khác. TK 1525: Phế liệu. TK 1528: Vật liệu khác.
TK 15281: Công tơ viện trợ.
TK 15282: Hàng Sida (Tổ chức Sida)
Điện lực không dùng tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng.
b) Kế toán quá trình thu mua nhập kho vật liệu:
Vật liệu sau khi đợc thu mua, nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với ngời bán qua Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Sổ này đợc lập cho từng ngời bán, mỗi ngời bán đợc đánh mã số để tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu nhập vật t và số thành tiền theo hoá đơn của ngời bán theo nội dung tài khoản tơng ứng, kế toán vào máy các số liệu của từng ngời bán. Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán kể cả thờng xuyên và vãng lai đợc theo dõi ngay trên máy tính (Biểu số 20). Biểu này kết cấu giống nhật ký chứng từ số 5 nhng theo rõi riêng phần vật liệu.
Khi vật t đã nhập kho, bộ phận cung ứng và kế toán thanh toán có nhiệm vụ hoàn tất thanh toán cho ngời cung cấp. Bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán. Khi giám đốc đã ký duyệt thanh toán thì kế toán sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán này đợc phản ánh trên nhật ký chứng từ số 2 (Biểu số 22) nếu thanh toán bằng séc và phản ánh trên nhật ký chứng từ số 1 (Biểu số 21) nếu thanh toán bằng tiền mặt.
Trờng hợp Điện lực mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua nh Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi... kế toán định khoản sau đó vào NKCT số 1.
vào các giấy báo Nợ của Ngân hàng và các chứng từ gốc có liên quan nh Hoá đơn giá trị gia tăng... kế toán định khoản và sau đó vào NKCT số 2.
Trờng hợp vật liệu nhập kho do Công ty cấp, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho... kế toán định khoản và sau đó vào NKCT số 10 (Biểu số 23).
Cuối tháng, tiến hành khoá sổ Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, khoá sổ NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 10, xác định tổng số phát sinh Có TK 331, tổng số phát sinh Có TK 111, tổng số phát sinh Có TK 112, tổng số phát sinh có TK 136 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi Sổ cái TK 152 (Ghi Có các TK liên quan, Ghi Nợ TK 152) (Biểu số 26).
c) Kế toán quá trình xuất dùng vật liệu:
Định kỳ, khoảng ba bốn ngày, kế toán vật t sẽ căn cứ vào các phiếu nhập, xuất do thủ kho chuyển tới vào Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn vật t. Bảng này, nh đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết, đợc lập riêng cho từng kho vật liệu và vật liệu xuất trong kỳ đã đợc phân bổ cho các đối tợng sử dụng.
Đồng thời, định kỳ, từ các phiếu xuất kho, kế toán vào máy. Cuối tháng máy tính sẽ in ra Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. (Biểu số 17) (Minh họa trong phần kế toán chi tiết).
Từ đó, căn cứ vào giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng sử dụng ở các Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn kho vật t, cuối tháng, kế toán lên bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp. (Biểu số 24). Bảng này đợc sử dụng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tợng sử dụng (Ghi có TK 152, Nợ các TK liên quan).
Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp theo từng đối tợng sử dụng đợc dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152 của các Bảng kê số 4, 5, 6 và NKCT số 7 đồng thời số liệu của Bảng này đợc sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Đồng thời, cuối tháng, sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách, chứng từ kế toán, kế toán vật liệu lên Bảng kê số 3. Bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế vật liệu , bảng này đợc lập mỗi tháng một tờ (Biểu số 25). Cách lập bảng nh sau:
- Số phát sinh trong tháng dựa vào: + NKCT số 1 (phần ghi có TK 111, ghi nợ TK 152) + NKCT số 2 (phần ghi có TK 112, ghi nợ TK 152) + NKCT số 5 (phần ghi có TK 331, ghi nợ TK 152). + NKCT số 10 (phần ghi có TK 136, ghi nợ TK 152) +NKCT số 7 (phần ghi có TK 338, ghi nợ TK 152) Và các NKCT khác.
Số tồn kho cuối tháng đợc xác định theo công thức: Công thức (*) Số d cuối tháng = Số d cuối tháng trớc + Tổng phát sinh nợ trong tháng - Tổng phát sinh có trong tháng Trong đó tổng số phát sinh Có trong tháng đợc lấy từ NKCT số 7.
Cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào Sổ cái TK 152 (Biểu số 26). Sổ cái đợc mở cho cả năm, đợc theo dõi chi tiết cho từng tháng, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số d cuối tháng. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ cái TK 152 với Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu.
Số phát sinh Có TK 152 đợc phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ NKCT số 7. Số phát sinh nợ TK 152 đợc phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có căn cứ vào: - NKCT số 1: Phần ghi Có TK 111/ Nợ TK 152 - NKCT số 2: Phần ghi Có TK 112/ Nợ TK 152 - NKCT số 5: Phần ghi Có TK 331/ Nợ TK 152 - NKCT số 7: Phần ghi Có TK 338/ Nợ TK 152 - NKCT số 10: Phần ghi Có TK 136/ Nợ TK 152 Số d cuối tháng đợc tính nh Công thức (*).
1) Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu:
Tại các kho của Điện lực Ba Đình vật liệu đợc kiểm kê định kỳ hàng năm. Trong những trờng hợp đột xuất, có thể kiểm kê vật liệu tại bất cứ thời điểm nào. Mẫu kiểm kê vật liệu nh sau: (Biểu số 27).
Việc kiểm kê vật liệu đợc tiến hành theo đúng qui định chế độ kiểm kê tài sản của nhà nớc. Trớc khi kiểm kê, đơn vị phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại vật liệu, nếu thiếu hồ sơ phải su tầm hoặc lập cho đầy đủ. Hội đồng kiểm kê do giám đốc Điện lực làm chủ tịch, kế toán trởng làm uỷ viên thờng trực, các bộ phận chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với vật liệu bị h hỏng hay kém mất phẩm chất thì phải đợc phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ h hỏng. Đối với vật liệu đang đi đờng, do ngời khác giữ hộ, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lợng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của ngời giữ hộ, ngời nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuật phải báo cáo công ty. Trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hớng xử lý.
Tại Điện lực Ba Đình, tuỳ theo từng trờng hợp mà kết quả kiểm kê sẽ đợc xử lý nh sau:
- Trờng hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách :
+ Nếu thiếu trong định mức (đối với các loại vật liệu nh xăng, dầu...), kế toán lập phiếu xuất kho và tính giá trị vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642 Giá trị thiếu hụt trong định mức. Có TK 152 -nt-
Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý nh trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này, chờ quyết định xử lý:
Nợ TK 1381 Số thiếu hụt ngoài định mức Có TK 152 -nt-
Có TK 3381 -nt-
Sau khi ra nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, hội đồng kiểm kê sẽ họp để ra quyết định xử lý:
- Nếu vật liệu d thừa mà không nhập kho thì phải nhập trả kho và ngời quản lý phải chịu trách nhiệm hành chính.
- Nếu để vật liệu h hỏng hay mất mát thì ngời phụ trách để xảy ra vi phạm phải chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế.
- Nếu thất thoát tài sản nghiêm trọng thì phải truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Với vật liệu lạc hậu, ứ đọng lâu ngày, sáu tháng sau kho có quyết định của công ty Điện lực Hà Nội, Điện lực phải xử lý xong.
Các trờng hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại vật liệu, đã quy kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thờng, kế toán hạch toán vào các TK 334, TK 1388, TK 111... phần giá trị vật liệu thiếu hụt cá nhân phải bồi thờng.
Khi có quyết định xử lý vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381
Có TK 642, 721...
Điện lực Ba Đình đã có rất nhiều biện pháp, sáng kiến trong việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng vật t nên trờng hợp mất mát, thiếu hụt vật t tại Điện lực rất ít khi xảy ra.
2) Đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình đợc dùng thờng xuyên, liên tục cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc đánh giá lại vật liệu phải có chủ trơng từ phòng tài chính kế toán công ty điện lực Hà Nội trên cơ sở khi giá cả thị tr- ờng có đột biến. Đây là một công việc rất hiếm khi xảy ra vì vật liệu của các Điện lực