II. Những biện pháp nâng cao lợi nhuận trong doanh nghiệp 1/
nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP
I/Những điểm khái quát về công ty
1/Lịch sử và quá trình hình thành,phát triển cuả TOCOTAP:
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là Vietnam National Sundries Import-Export Company, viết tắt là TOCONTAP- Hà Nội.Trụ sở tại 36 phố Bà Triệu, Hà Nội,tel: 8254191-8256576; fax: 844- 255917; telex: 411258 toc-vt, là một công ty xuất nhập khẩu chuyên nghiệp đ- ợc thành lập ngày 5.3.1956.
Tài khoản tiền Việt Nam số: 396111100005.
Tài khoản ngoại tệ số: 36211137005 tại Viêtcombank.
Công ty là một trong những doanh nghiệp lớn của nhà nớc hoạt động d- ới sự quản lý của Bộ ngoại thơng nay là Bộ thơng mại.
Là một trong những đơn vị đầu tiên đợc giao nhiệm vụ xuất nhập khẩu trải qua 44 năm hoạt động của công ty đã có 10 lần thay đổi cơ cấu tổ chức trong đó 9 lần tách 1 lần nhập.
-Năm 1964: Tách thành lập ARTEXPORT; -Năm 1971: Tách thành lập BAROTEX;
-Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của Công ty ra giao cho Bộ công nghịêp nhẹ quản lý;
-Năm 1978: Tách thành lập TEXTIMEX; -Năm 1985: Tách thành lập MECANIMEX; -Năm 1987: Tách thành lập LEAPRODOXIM;
-Năm 1990: Tách Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm phía nam thành công ty trực thuộc Bộ thơng mại.
-Đến năm 1993,để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trờng,theo đề nghị của Vụ trởng vụ tổ chức và của giám đốc công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm,Bộ thơng mại ra quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nớc số 333TM/TCCB ngày 31.3.1993.
Trong suốt 45 năm hoạt động, trong điều kiện có nhiều biến động về tổ chức , kinh tế, xã hội, TOCOTAP đã liên tục phấn đấu, từng bớc trởng thành, đến nay đã là một trong những công ty có bề dày trong lịch sử buôn bán quốc tế lâu năm nhất của nớc ta.
Từ những năm 90 trở lại đây, trong thời kỳ đổi mới của đất nớc ta, công ty đã gặp không ít những khó khăn thách thức. Qua nhiều lần tách nhỏ, bạn hàng của công ty vơi dần và cơ chế quản lý mới của nhà nớc cho phép mọi thành phần đợc trực tiếp xuất nhập khẩu đã lấy đi thế mạnh của công ty. Sự cạnh tranh của các bạn hàng trong và ngoài nớc quá lớn. Thực tại mặt hàng kinh doanh của công ty quá manh mún lại không có một đầu mối nào. Vậy là công ty phải tự chống chọi, tự đổi mới, tự lột xác mình. Đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh; các phơng thức kinh doanh xuất nhập khẩu, tạo thu nhập cho công ty, tăng ngoại tệ cho Nhà nớc và góp phần phát triển kinh tế cho đất nớc.
Đây là một công ty có bề dày lịch sử buôn bán quốc tế lâu năm nhất ở Việt Nam. Công ty đã xác lập mối quan hệ kinh tế- quốc tế trên 70 nớc và khu vực trên toàn thế giới. Hoạt động của công ty không chỉ giới hạn trong lĩnh vực khác nh tiếp nhận gia công, lắp ráp, sản xuất theo mẫu mã kiểu dáng mà khách hàng yêu cầu, đổi hàng, hợp tác đầu t xí nghiệp để sản xuất hàng xuất nhập khẩu, đại lý nhập khẩu, chuyển khẩu...
Công ty là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính có t cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân Hàng và có con dấu riêng. Công ty hoạt động theo luật pháp của nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và theo điều lệ tổ chức hoạt động công ty.
45 năm trởng thành và phát triển công ty không ngừng bảo toàn và phát triển vốn. Hiện nay vốn kinh doanh của công ty là 45.246.061.529đ
Trong đó:Vốn pháp định là 17.804.697.480đ Vốn tự bổ sung là 27.441.364.049đ
2.Cơ cấu tổ chức bộ máy,chức năng và nhiệm vụ hiện tại của công ty:
2.1/Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
Trong cơ chế thị trờng, công ty đợc trao quyền tự chủ trong kinh doanh, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và bảo đảm kinh doanh có lãi. Ngoài ra, công ty cần phải tiếp tục hoàn thành các chỉ tiêu do Bộ Thơng Mại giao cho. Tạo lập tốt các mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài, đảm bảo tăng trởng vốn và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Mục đích kinh doanh của công ty là thông qua các hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất, liên doanh, hợp tác đầu t sản xuất để khai thác có hiệu quả
nguồn vật t, nguyên liệu và nhân lực của đất nớc, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nớc.
• Nội dung hoạt động:
Hiện nay TOCONTAP kinh doanh một số mặt hàng chủ yếu,nh sau: -Sản phẩm của ngành dệt kim, dệt thoi bằng mọi loại nguyên vật liệu phục vụ mọi đối tợng.
-Da và các sản phẩm da từ mọi nguồn nguyên vật liệu tự nhiên và nhân tạo
-Giầy dép thành phẩm và bán thành phẩm các loại từ mọi nguồn nguyên liệu
-Quần áo và dụng cụ thể dục thể thao -Các thiết bị điện dân dụng và công nghiệp -Các thiết bị dùng cho học sinh và trờng học -Các trang thiết bị dùng cho điện ảnh, nhiếp ảnh
-Các loại máy thu thanh, thu hình, cassette, ghi âm, ghi hình, điều hoà nhiệt độ, tủ lạnh, nồi đun nớc nóng, máy giặt...
-Các loại băng hình , băng ghi âm, phim kỹ thuật dùng cho X-quang, khí tợng...
-Dụng cụ đồ chơi trẻ em -Giấy,bột giấy
-Dây và cáp các loại dùng cho thông tin liên lạc và phục vụ cho ngành điện lực, chiếu sáng...
-Hàng bảo hộ lao động dùng cho mọi đối tợng lao động -Các loại gốm sứ cách điện và dân dụng mỹ nghệ
-Thiết bị y tế
-Các loại sản phẩm thuỷ tinh
-Đồ dùng trang trí nội thất trong gia đình, nhà ăn, khách sạn, -Hàng nông, lâm, thuỷ hải sản, thủ công mỹ nghệ...
Với danh mục các mặt hàng kinh doanh nh vậy TOCONTAP có khả năng tham gia cạnh tranh trên những lĩnh vực rộng lớn
Cụ thể là công ty xuất khẩu: các mặt hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ, tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt, may, da giầy.
Nhập khẩu: Vật t, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu xây dựng, phơng tiện vận tải, hàng nông sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng thiết yếu để phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Ngoài ra công ty đợc kinh doanh khách sạn và dịch vụ khách sạn, đại lý bán hàng theo quy định hiện hành của Nhà nớc.
Đợc mở cửa hàng bán buôn bán lẻ hàng nhập khẩu và hàng sản xuất trong nớc theo quy định hiện hành
Đợc tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu t liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nứơc
Dù trong điều kiện đất nớc có nhiều biến đổi nhng công ty luôn là một trong những đơn vị dẫn đầu ngành và có uy tín đối với các bạn hàng trong và ngoài nớc
Nh trên, công ty chủ yếu xuất nhập khẩu các mặt hàng tạp phẩm, vật t, nguyên liệu phục vụ nhu cầu lớn cho sản xuất và tiêu dùng trong nớc, xuất khẩu các mặt hàng truyền thống: mây tre, hàng thể thao, giầy dép... do công ty tự khai thác từ các thành phần kinh tế trong và ngoài nớc.
Ngoài ra công ty còn nhận các hoạt động xuất nhập khâủ uỷ thác làm đại lý môi giới giữa các tổ chức cá nhân trong nớc và các công ty nớc ngoài.Công ty còn tổ chức sản xuất, gia công hàng xuất khẩu, thực hiện liên doanh, liên kết với các tổ chức trong nớc và ngoài nớc. Trong quá trình phát triển công ty đã tạo cho mình những thị trờng ổn định, các bạn hàng thờng xuyên , điều đó chứng tỏ sự thành công của công ty và hứa hẹn sự phát triển mạnh mẽ trong tơng lai.Công ty còn nhận các hoạt động dịch vụ nh quá cảnh, gia công sản xuất, tái xuất hàng, chế biến hàng xuất khẩu và giao nhận hàng xuất khẩu tại các cảng biển Việt Nam.
Công ty còn liên doanh với Canada để sản xuất và tiêu thụ hàng chổi quét sơn, con lăn tờng, xây dựng nhà máy bia Kiến An để sản xuất và tiêu thụ bia, nớc ngọt, đầu t xây dựng nhà máy sản xuất mỳ ăn liền tại Lào...
Các mặt hàng của công ty tuy đa dạng nhng hiện nay công ty đang tập trung nhiều đến mặt hàng chủ lực, có khả năng thu lợi nhuận cao. Trong các mặt hàng xuất khẩu phần lớn vẫn tập trung vào một số mặt hàng truyền thống nh gốm sứ, mây tre đan, thảm đay... Đây là những mặt hàng xuất khẩu đợc Nhà nớc khuyến khích, lại có thị trờng rộng lớn, có khả năng phát huy các lợi thế hiện có của Việt Nam nh nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú,nguồn lao động dồi dào, lại không đòi hỏi nguồn vốn đầu t lớn.
-Xây dựng và tổ chức có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong đó có kế hoạch xuất nhập khẩu.
-Tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
-Tự tạo nguồn vốn , đảm bảo tự trang trải về mặt tài chính , bảo toàn vốn đáp ứng yêu cầu phục vụ phát triển kinh tế và xuất nhập khẩu của đất nớc. Quản lý , sử dụng theo đúng chế độ và có hiệu quả các nguồn vốn đó.
-Tiếp cận thị trờng, nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trờng, cải tiến mẫu mã ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để nâng cao chất lợng hàng hoá, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nớc và nhu cầu xuất khẩu.
-Tuân thủ các chế độ, chính sách, luật pháp qui định liên quan đến hoạt động của đơn vị. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế nói chung, hợp đồng ngoại thơng nói riêng. Sau khi kí kết hợp đồng với khách hàng nớc ngoài phải sao chụp hợp đồng gửi cho phòng kế toán tài chính.
-Tuân thủ sự quản lý của cấp trên, thực hiện đúng nghĩa vụ với cơ quan cấp trên với Nhà nớc.
-Không ngừng cải thiện điều kiện lao động nhằm nâng cao năng suất lao động từ đó nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên chức và hiệu quả kinh tế.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty là hoàn thành kế hoạch các chỉ tiêu của Nhà nớc đặt ra, kinh doanh đúng pháp luật, đúng đờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nớc. Phát huy u thế, uy tín hàng nội địa trên thơng trờng quốc tế, mở rộng, củng cố và phát triển mối quan hệ làm ăn với bạn bè quốc tế.
Với chức năng và nhiệm vụ trên, trải qua 44 năm hoạt động, Công ty đã không ngừng phấn đấu hoàn thành vợt mức kế hoạch Nhà nớc giao, mục tiêu chiến lợc kinh doanh luôn đảm bảo đúng luật pháp, quán triệt phơng châm, đ- ờng lối chính sách của Đảng và Nhà nớc góp phần nhân tố lớn vào công cuộc bảo vệ đất nớc, đồng thời đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất, hỗ trợ nhau trong công ty.
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty: Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng Tổng hợp Phònghành chính quản trị Phòng tổ chức và quản lý LĐ Phòng KD xuất nhập I Phòng KD xuất nhập II Phòng KD xuất nhập III Phòng KD xuất nhập IV Phòng KD xuất nhập VI Phòng KD xuất nhập VII Phòng KD xuất nhập VIII Các chi nhánh tại các tỉnh Các đơnvị trực thuộc công ty Văn phòng đại diện tại các nớc
Trải quá trình phát triển với 10 lần thay đổi bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty cũng có nhiều biến đổi đợc thay thế và hoàn thiện hơn để đáp ứng yêu cầu của công việc.Ngày nay, trong cơ chế mới các chính sách xuất nhập khẩu của nhà nớc với việc mở rộng các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu và Nghị quyết 47/1998-NQ-UBTVQH 10 nhằm thực hiện chủ trơng “CNH-HĐH hớng vào xuất khẩu” thì công ty đã đứng trớc thực tế có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Do đó một bộ máy có năng lực tổ chức hợp lý sẽ quyết định rất nhiều sự thành công cuả công ty trên thơng trờng.
Công ty đã có một Tổng giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Tổng giám đốc có trách nhiệm báo cáo kết qủa
hoạt động và tình hình chung của công ty trớc cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền, cụ thể là Bộ thơng mại, Tổng giám đốc có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi của công ty, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc đợc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc về lĩnh vực đợc giao và giải quyết công việc khi tổng giám đốc đi vắng. Ngoài ra còn đợc uỷ quyền duyệt phơng án kinh doanh của công ty, các chi nhánh, các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, các phòng ban khác.
Ngoài ra TOCONTAP còn có 4 văn phòng đại diện tại nớc ngoài : CHLB Nga, CHLB Đức, Hungary và Tiệp Khắc, TOCOTAP Hà Nội trớc kia có 10 phòng quản lý, năm 1992 còn có 7 phòng và hiện nay thu gọn lại còn 4 phòng, đó là:
PHòNG TổNG HợP: chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh và làm công tác đối ngoại,thực hiện các công việc ngoại giao tại thị trờng, dự thảo các hợp đồng nguyên tác điều lệ buôn bán quốc tế, tham mu cho Ban giám đốc trong các quyết định mặt hàng và thị trờng. Phòng còn Tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh. Thông tin kịp thời các số liệu trong và ngoài nớc có liên quan đến sản xuất kinh doanh và hoạt động của Công ty tìm hiểu các đối tác, phiên dịch và biên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, thẩm định và kiểm tra các phơng án kinh doanh xuất nhập khẩu trớc khi trình ký, hớng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổng hợp báo cáo theo tháng, quý, năm của công ty, tổng hợp và phân tích các dữ liệu phát sinh cung cấp cho tổng giám đốc và các phòng quản lý để kịp điều chỉnh hoạt động của công ty, lập báo cáo tổng hợp của công ty trình Bộ chủ quản và các ngành liên quan, theo dõi đôn đốc để Tổng giám đốc nắm đợc tình hình kinh doanh của các bộ phận, hàng tháng cung cấp số liệu thực hiện kim ngạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị cho phòng kế toán để tính tiền l- ơng.
PHòNG Kế TOáN- TàI CHíNH có nhiệm vụ sau: Tổ chức công tác kế toán và thông tin kinh tế.
Xây dựng hệ thống sổ sách chứng từ sử dụng cho phù hợp thực tiễn tại công ty và quy định của Bộ tài chính.
Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả vốn.
Phản ánh và kiểm soát tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài vụ trong kỳ, hạch toán kinh tế trong khuôn khổ luật pháp và quy tắc của nhà nớc.
Tham mu cho Ban giám đốc trong việc đề xuất các phơng thức kinh doanh áp dụng cho công ty, các điều khoản trong hợp đồng kinh tế.
Tổ chức phân phối lợi nhuận và tích luỹ lợi nhuận. Lập báo cáo kế toán tài chính đúng hạn.
Xây dựng, củng cố bộ máy kế toán và tổ chức kế toán tại công ty đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ đợc giao.
Ngoài ra phòng còn có nghĩa vụ phổ biến các văn bản của Nhà nớc ban hành đến công tác kế toán. Hớng dẫn và bồi dỡng đội ngũ cán bộ kế toán tại công ty.
PHòNG HàNH CHíNH QUảN TRị:
Làm công tác phụ trách hành chính và bảo vệ tài sản của công ty. Chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính, văn th lu trữ tài liệu hồ sơ chung, huy động xe, các thiết bị mua sắm để phục vụ quản lý