3.2.1.1. Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Đối với những đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, Công ty chỉ việc tiếp nhận nguyên vật liệu từ phía đối tác. Đối với những đơn hàng còn lại, Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu. Dù tiếp nhận hay tự mua sắm, quá trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn nữa của các đơn vị có liên quan và bộ phận KCS.
Do đặc thù ngành nên nguyên vật liệu trong Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã,… Vì thế, khi mua sắm nguyên vật liệu, các bộ phận cần chú ý kiểm tra cẩn thận chất lượng từng lô hàng, đảm bảo hàng nhập về đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, không nhập hàng kém phẩm chất. Theo dõi và xử lý kịp thời những sai sót trong quá trình thu mua.
3.2.1.2. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu theo từng chủng loại, kiểm tra chất lượng vải nhập về bằng các loại máy kiểm vải và máy co vải hiện đại với độ chính xác cao. Quy trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập về cần có sự tham gia của cán bộ kỹ thuật, đại diện phòng KCS, thủ kho. Cán bộ kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuât của nguyên vật liệu, cán bộ phòng KCS kiểm tra số lượng, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, không có sai sót gì thì thủ kho sẽ nhập kho nguyên vật liệu theo các thủ tục quy định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu không đúng số lượng, không đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận KCS cần phải làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời. Trường hợp sai
sót có nguyên nhân từ phía nhà cung ứng, Công ty sẽ thông báo cho nhà cung ứng để giải quyết.
Việc chuẩn bị kho bãi cần được chú trọng hơn nữa, cần đổi mới, hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị kiểm tra nguyên vật liệu, đảm bảo độ chính xác.
Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều chủng loại với chất lượng khác nhau, điều đó đòi hỏi cán bộ thu mua phải có đủ trình độ năng lực để có thể đánh giá chính xác chất lượng vật liệu. Công ty cần thường xuyên tổ chức các chương trình, kiểm tra, đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ thu mua.
Công ty nên có các quy chế xử phạt với các cá nhân, bộ phận mua và nhập nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, đồng thời cần có hình thức khen thưởng khuyến khích bằng vật chất và tinh thần cho cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ.
3.2.1.3. Công tác xác định cầu và dự trữ nguyên vật liệu
Việc xác định cầu nguyên vật liệu trong Công ty thực chất mới chủ yếu dựa trên các đơn hàng từ phía đối tác, chưa dựa trên các kết quả nghiên cứu thị trường. Điều này dẫn đến việc xác định cầu chưa chính xác, gây ra nhiều bất lợi cho Công ty, khi thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất, Công ty phải mua thêm nguyên vật liệu từ bên ngoài và phải chịu thiệt vì bị ép giá, đồng thời, quá trình sản xuất bị gián đoạn.
Việc nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu của Công ty trước đây chủ yếu dựa vào tài liệu của các lần thu mua trước chứ chưa được tiến hành một cách hợp lý. Để việc xác định cầu hiệu quả hơn, Công ty cần chú trọng hơn công tác nghiên cứu thị trường. Đồng thời, Công ty cũng cần thu thập các kết quả phân tích dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu để làm cơ sở cho việc xác định cầu.
Trên cơ sở cầu nguyên vật liệu trong kỳ, Công ty xác định mức nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, đảm bảo sẵn sàng cho sản xuất. Nếu dự trữ với khối lượng lớn sẽ làm tăng chi phí lưu kho, tuy nhiên, nếu mức dự trữ quá thấp thì sẽ không đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất.
Đối với công tác quản lý hàng dự trữ, Công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu được dự trữ trong kho, để bảo quản tốt, Công ty cần phân loại nguyên vật liệu
một cách hợp lý, giảm hao hụt, mất mát nguyên vật liệu. Hiện nay, hệ thống kho của Công ty đã đủ diện tích sử dụng, các điều kiện bảo quản cũng được đảm bảo.
Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu mới chỉ dựa trên chủng loại hàng hoá. Công ty có thể áp dụng phương pháp phân loại ABC để quản lý nguyên vật liệu lưu kho hiệu quả hơn. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu trong kho có thể chia ra làm 3 loại dựa trên tỷ lệ về số lượng và giá trị. Cụ thể như sau:
Tổng số nguyên vật liệu loại i
% về số lượng = x 100%
Tổng số loại nguyên vật liệu Tổng giá trị nguyên vật liệu loại i
% về giá trị = x 100%
Tổng giá trị nguyên vật liệu trong kho Trong đó i= A, B, C
Dựa trên tính toán số lượng và giá trị nguyên vật liệu dự trữ, ta thu được bảng sau:
Bảng 3.2: Phân loại hàng dự trữ tại Công ty TNHH Minh Trínăm 2008
STT Tên nguyên vật liệu % số lượng Giá trị
( nghìn đồng)
% giá trị Xếp
loại
1 Vải Oxford 15.625.260
2 Vải Cotton Rib 14.325.480
3 Vải Cotton jersey 12.725.000
4 Vải Valisere 12.842.000
Tổng loại A 55.517.740
5 Vải Micro fibre
29,42
4.290.800
24,02 B
6 Vải Lycra 3.375.000
7 Vải Nylon affeta 2.769.500
8 Vải tổng hợp 2.310.500
9 Vải Rayon 1.962.500
Tổng loại B 14.708.300
10 Vải Satin Tricot
47,06 1.701.920 13,98 C 11 Vải Interlock 1.680.400 12 Vải Polyester 1.664.000 13 Vải Voan 2 da 1.491.260 14 Vải dệt kim CVC 1.484.000 15 Chỉ 236.000
16 Dây chun trong 183.200
17 Khuy 15N
trắng/20NJR
122.450
Tổng loại C 8.563.230
Các loại nguyên vật liệu thuộc nhóm A chiếm phần trăm mặt hàng rất ít nhưng tỷ lệ giá trị của chúng lại rất cao. Do đó, mức tác động của các nguyên vật liệu loại này đến chi phí sản xuất kinh doanh là rất lớn, vì vậy, việc quản lý chúng cần được chú trọng, cần có các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ trong bảo quản. Công ty cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời những sai sót để có những điều chỉnh hợp lý.
Đối với nguyên vật liệu loại C, mặc dù chiếm tỷ lệ phần trăm mặt hàng lớn nhưng giá trị của chúng lại tương đối thấp nên ảnh hưởng của chúng đến chi phí sản xuất kinh doanh không nhiều, Công ty không cần tập trung nhiều vào việc quản trị nguyên vật liệu loại này.
Trong bối cảnh hiện nay, giá của nguyên liệu ngày càng tăng, việc thực hiện hàng loạt các biện pháp quản lý để tiết kiệm vật tư nguyên liệu, đáp ứng đúng nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất là rất cần thiết và quan trọng đối với Công ty. Công ty cần chú trọng vấn đề đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm hao phí, tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Việc cấp phát nguyên vật liệu cần được thực hiện theo đúng định mức và kế hoạch đề ra nhằm hạn chế thất thoát nguyên vật liệu. Nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiêm của cán bộ cấp phát, có các hình thức thưởng phạt công bằng. Công ty cần theo dõi tiến độ và tình hình sản xuất, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu xuất kho với các chỉ số kỹ thuật để có căn cứ cho công tác xuất nguyên vật liệu. Đồng thời, Công ty cần quản lý các chứng từ giao nhận vật liệu và thường xuyên kiểm kê giá trị nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo cung ứng vật liệu cho sản xuất.
Công ty cần tích cực nghiên cứu tìm ra các nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng với chi phí thấp nhất, hoàn thiện bộ phận tính định mức nhằm sử dụng tiết kiệm nhất nguyên vật liệu. Công ty cần có hệ thống máy tính hiện đại và đội ngũ nhân viên có trình độ để thực hiện tốt các nhiệm vụ, tìm ra các giải pháp sử dung nguyên vật liệu hiệu quả nhất.