2006 2007 2008 năm /2007 năm 2007/2008 Lượng
2.2.2.2 Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực của công ty
Bố trí công việc _Một trong những nghệ thuật giữ chân nhân viên
*Đối với những nhân viên mới được tuyển dụng
Khi thiết kế và thực hiện một chương trình bố trí nhân lực công ty đã lưu ý các điểm sau:
Các nội dung định hướng ,thời gian và phương pháp thực hiện cần được thiết kế và lập thành chương trình ,in thành văn bản và gửi tới người lao động và những người có liên quan(người lãnh đạo trực tiếp ,người đỡ đầu ,bộ phận quản lý nguồn nhân lực ..)
Những ấn tượng và kỳ vọng cần đạt được trong chương trình cần được thiết kế một cách cẩn thận
Lượng thông tin được cung cấp trong chương trình không nên quá nhiều,cũng không nên quá sơ sài.
Mỗi người lao động cần được giúp đỡ bởi một người đỡ đầu .
Vai trò quan trọng của người lãnh đạo trực tiếp phải được thông qua sự ủng hộ chương trình định hướng của công ty hoặc trực tiếp thực hiện và tham gia thực hiện các hoạt động của công ty
Trình tự bố trí và sử dụng nhân viên mới của công ty bao gồm -Căn cứ để xem xét bố trí nhân lực
-Các bước tiến hành để bố trí nhân lực hợp lý cho nhân viên -Phân công công việc cho nhân viên mới
-Đánh giá khả năng làm việc của nhân viên mới
Bố trí công việc đối với những người đang làm tại công ty là quá trình biên chế nội bộ trong doanh nghiệp ,.Mục đích của quá trình này là quá trình đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và yêu cầu của cá nhân
Trình tự bố trí nhân lực đối với những cán bộ đang làm tại công ty
-Những vấn đề cần quan tâm ,phân tích trước khi tiến hành sắp xếp lại công việc
-Các bước tiến hành để sắp xếp lại công việc
-Giải quyết vấn đề phát sinh khi tiến hành sắp lại công việc
Trong thời gian tới mục tiêu của Công ty là đẩy mạnh các hoạt động xuất nhập khẩu ,củng cố phát triển đa dạng hóa sản phẩm và các lọai hình kinh doanh trên cơ sở chuyên môn hóa cao từng bộ phận sản xuất kinh doanh và chuyên nghiệp hóa từng bộ phận từ quản lý đến nhân viên trực tiếp sản xuất .Một câu hỏi đăt ra với doanh nghiệp là “làm thế nào để mỗi nhân viên phát huy được năng sự sở trường của mình ?”Để trả lời câu hỏi đó các nhà quản trị công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I đã bám sát các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực như sau :
Với phương châm bố trí và sử dụng nhân lực phải theo quy hoạch:Ngay từ khi tuyển dụng ,doanh nghiệp đã cố gắng tuyển chọn được những nhân viên giỏi nhất phù hợp với công việc .Vì vậy có thể xác định trước những người có khả năng đảm nhiệm những trọng trách trong những thay đổi nhân lực sắp diễn ra tại doanh nghiệp .Cũng giống như các doanh nghiệp khác ,đa phần các quy hoạch được tiến hành thông qua kế hoạch hàng năm có sự thống nhất của ban chấp hành đảng ủy của công ty và hội đồng quản trị .Điều nay rất quan trọng trong việc đảm bảo quy hoạch được thành công .
Để nâng cao hiệu quả công việc sử dụng nhân lực phải đảm bảo có mục đích :Trong bất cứ doanh nghiệp nào ,việc dùng người là rất quan trọng vì nếu dùng nhân lực tốt thì có tính tích cực động viên tinh thần nhân viên rất cao và
ngược lại .Đối với công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I mỗi nhân viên mới vào luôn có một người trong công ty có kinh nghiệm dẫn dắt và chỉ bảo ,điêu này sẽ giúp nhân viên mơí trưởng thành nhanh chóng và có tính chủ động hơn trong công việc .Hơn nữa sự trưởng thành của các nhân viên mới có liên quan đến lợi ích của từng nhân viên và đóng góp đối với doanh nghiệp
Công ty cổ phần XNK là công ty hoạt động lâu năm 1 là công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực XNK ,để đạt được những thành tựu như ngày nay cũng là nhờ một phần đóng góp của các cán bộ chủ chốt ,có nhiệt huyết trong công việc ,tổ chức nhân lực hợp lý.Với những nhân viên mới cũng như nhân viên đang làm tại công ty luôn được tạo điều kiện để phát huy hết khả năng của mình ,các cán bộ tổ chức luôn mạnh tay trong việc sử dụng nhân viên để họ có thể xông pha thực hiện những công việc nhiều thách thức .Thực trạng lao động ở Việt Nam hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp phải mạnh dạn sử dụng nhân lực trẻ .Sử dụng nhân lực trẻ chính là sử dụng họ khi họ đang ở thời kỳ thịnh vượng .Muốn làm tốt được điều này ,nhà quản trị phải đặt bài toán đóng góp của từng nhân viên
Bố trí và sử dụng nhân lực phải coi trọng đạo đức :Các cán bộ chủ chốt của công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I hầu hết là đảng viên ,với những cán bộ trẻ chưa vào đảng ,có năng sự công ty sẽ cử đi học cảm tình đảng nhằm rèn dũa nhân viên ngay từ đầu ,xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh ,cán bộ nhân viên công ty có phẩm chất tốt .Ngoài các tiêu chuẩn về chuyên môn ,doanh nghiệp cần sử dụng cần sử dụng các tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng là Cần ,kiệm ,liêm ,chính .được cụ thể qua một số hành vi như :tinh thần tiết kiệm,ý thức tập thể ,tính liêm khiết trung thực …
Bảng6 :Cơ cấu và sự phân bổ lao động theo các phòng ban năm 2008 TT Chỉ tiêu Số lao động % so với tổng số Cơ cấu I 1.Lao động trực tiếp 498 80,7%
2.Lao động gián tiếp 119 19,3%
Phân bổ II 1.Ban giám đốc 4 0,648 2.Các phòng ban chức năng 115 2.1Tổ chức cán bộ 7 1,13 2.2 Phòng kế toán và tài vụ 5 0,81 2.3 Phòng tổng hợp 10 1,62 2.4 Các phòng nghiệp vụ(7 phòng ) 42 6,807 2.5 Các chi nhánh 30 4,86 2.6 Phòng phụ trách liên doanh 21 3,4
III Lao động trực tiếp 498
3.1Xí nghiệp may 298 48,3 3.2 Bộ phận chế biến nông sản xuất khẩu 200 32,4 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ Nhận xét :
Theo bảng trên cho ta thấy số lao động trực tiếp có xu hướng tăng ,cụ thể là 498 người chiếm 80,7% ,lao động gián tiếp là 119 người chiếm 19,3%.Điều này là hoàn toàn hợp lý do tính chất công việc nên tỷ lệ lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn hơn nhiều ,chủ yếu là lao động ở các xí nghiệp may ,và sản xuất hàng nông sản xuất khẩu
Trong đó lao động gián tiếp chủ yếu tập trung ở trụ sở chính của công ty bao gồm ban giám đốc và các phòng chức năng ,với tỷ lệ cao nhất là 6,807% tập trung ở các phòng nghiệp vụ của công ty (7 phòng )đây là nơi thu hút lao động gián tiếp và các hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất trong công ty
Tiếp đến là các chi nhánh của công ty ở Hải phòng ,Đà Nẵng ,Thành phố Hồ Chí Minh ,với các văn phòng đại diện và nhân viên ở khắp 3 miền ,đây là lực lượng giao dịch viên
Tiếp đến phòng phụ trách các liên doanh là phòng cũng thu hút các nhân viên làm dịch vụ ,như quản lý các tòa nhà cao ốc,kinh doanh ngân hàng
Đặc biệt phòng kế toán của công ty là nơi ít nhân viên nhất ,chỉ có 5 nhân viên đây là điều cần quan tâm khi bố trí và sử dụng nhân lực
*Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn ,nghiệp vụ
Bảng 7:Trình độ cán bộ công nhân viên của công ty tính đến tháng 12 năm 2008
Các bộ phận Trình độ
Trên đại học
Đại học Cao đẳng Trung cấp
SL % Sl % Sl % SL % Bộ phận lđ gián tiếp Ban giám đốc 3 0,49 1 0,16 Phòng tổ chức cán bộ 2 0,32 5 0,81 Phòng kế toán tài vụ 2 0,32 3 0,49 Phòng tổng hợp 2 0,32 5 0,81 3 0,49 Các phòng nghiệp vụ 3 0,49 25 4,05 14 2,3 Các chi nhánh 6 0,97 20 3,24 4 0,65 Phòng liên doanh 7 1,13 12 1,94 2 0,32 Bộ phận sản xuất 45 7,3 152 24,6 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ
Nhận xét : nhìn chung trình độ của công ty khá cao ,số lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học là 96 người ,chiếm 15,6% tòan bộ cán bộ công nhân viên ,còn số cán bộ có trình độ cao đẳng và trung cấp trong lao động quản lý gián tiếp khá thấp la 23 người ,chiếm 3,7% .Điều đó là hoàn tòan đúng với một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và kinh tế đối ngoại .Bộ phận sản xuất của công ty cũng thu hút một lượng lớn lao động có
trình độ cao đẳng và trung cấp .Tuy nhiên ở phía bộ phận lao động quản lý ta thấy phòng kế toán hiện có 5 nhân viên có 2 nhân viên có trình độ trên đại học ,3 nhân viên có trình độ đại học ,phòng này ít nhân viên nhất và nhân viên có trình độ cao,trong khi đó yêu cầu công việc của công tác kế toán nhiều ,nhất là cuối năm và cuối quý,công việc đòi hỏi thống kê lớn ,vì vậy mà phòng này nên tuyển thêm 5 người làm công tác kế toán viên có trình độ cao đẳng đủ khả năng làm công tác .Trong khi đó phòng liên doanh và các chi nhánh có tỷ lệ cán bộ trên đại học khá cao ,điều đó cũng dễ hiểu do hoạt động đối ngoại và yêu cầu của công việc rất cao ,tuy nhiên một lực lượng lao động dư thừa có trình độ cao ở phòng liên doanh gây lãng phí do công tác bố trí chưa phù hợp,cần bổ sung sang các phòng khác
Bảng8 :Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn TT Chức danh Sau ĐH Đại Học Cao đẳng Trung cấp PTTH Tổng 1 Nhân viên phục vụ 2 2 2 LáI xe 5 5 3 Kinh tế lao động 1 6 12 19
4 Kinh tế thương mại 5 35 45 85
5 Kinh tế quốc tế 2 35 37
6 Kinh tế kế hoạch 12 12
7 Kế toán 2 15 13 30
8 Quản trị chiến lược 1 5 6
10 Cao đẳng tài chính 1 1 11 Công nhân xí nghiệp 125 12 Bảo vệ 2 2 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ
Nhận xét: Qua bảng trên cho ta thấy ,do công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên số lao động trong lĩnh vực ngoại thương,thương mại rất
nhiều ,mặt khác trình độ của họ cũng khá cao ,chủ yếu là đại học và trên đại học ,chỉ có một lượng nhỏ là làm không đúng với trình độ chuyên môn của mình .Theo bảng trên ta cũng thấy số lao động có trình độ PTTH chủ yếu là công nhân xí nghiệp là khá lớn,điều này là hòan tòan hợp lý
Bảng9:Cơ cấu lao động theo năm công tác năm 2008 TT Tiêu thức Số lao động 1 Dưới 1 năm 80 2 Từ 1-5 năm 157 3 Từ 5-10 năm 134 4 Từ 10-15 năm 115 5 Tù 15 năm-đến nghỉ hưu 131 Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ
Nhận xét:Qua đây ta thấy tình hình phân bổ lao động theo độ tuổi của công ty của công ty là tương đối hợp lý ,số lao động dưới 1 năm công tác là ít nhất là do lượng lao động này mới vào còn thiếu kinh nghiệm ,số lao động từ từ trên 1 năm và 5 năm là lực lượng lao động chính ,họ có nhiều kinh nghiệm kỹ năng và chuyên môn tay nghề cao,tuy nhiên ta thấy ở công ty lực lượng lao động trên 15 năm công tác và gần đến tuổi về hưu cũng khá nhiều ,đây là lực lượng lao động cần phải thay thế trong thời gian tới
Đi sâu vào phân tích từng lĩnh vực cho ta thấy
• Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo có trình độ năng lực cao ,do vậy đã nhận định đúng đắn vai trò chủ đạo của công ty ,thấy hết được những khó khăn từ nhiệm vụ của nhà nước giao là vừa kinh doanh có lãi ,thực hiện đúng pháp luật của Việt Nam,nên đã có những chính sách hợp lý để lãnh đạo ,điều hành đảm bảo sự phát triển của công ty
Có sự phân công công việc cụ thể rõ ràng ,do đó ban lãnh đạo luôn nắm vững tiến độ kinh doanh cũng như tình huống bất ngờ xảy ra để kịp thời chỉ đạo xử lý.
Có chủ trương ,chính sách phát triển sản xuất kinh doanh đúng đắn ,quan tâm đến việc đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ nên hàng năm năng suất lao động đều được cải thiện đáng kể ,tạo tiền đề cho sự phát triển của toàn công ty
Công tác tổ chức lao động được tổ chức linh hoạt và hợp lý ,đảm bảo số lượng lao động phục vụ kịp thời kế hoạch sản xuất kinh doanh .Đặc biệt có những thời điểm tình hình sản xuất kinh doanh biến động đã có sự điều phối lao động thích hợp ,đảm bảo không gây ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất kinh doanh .Đã hỗ trợ đắc sự tới việc giải quyết vấn đề nhân lực dôi dư tại các đơn vị cổ phần hóa khác ,tạo điều kiện cho các đơn vị sau cổ phần hóa có điều kiện đổi mới ,nâng cao chất lượng lao động .Bộ phận lao động gián tiếp được bố trí phù hợp vơí công việc ,hạn chế tình trạng dư thừa lao động ở các phòng ban ,do đó hiệu quả lao động tăng lên rõ rệt
• Công tác đời sống
Điều kiện làm việc cho người lao động được cải thiện ,thu nhập bình quân ổn định ,tạo sự an tâm làm cho người lao động tận tâm và có trách nhiệm với công việc
Quan tâm đầy đủ tới công tác động viên tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty bằng nhiều hình thức khác nhau :thăm hỏi động viên cán bộ công nhân viên trong các dịp lễ tết ,đau ốm .Hàng năm đã tổ chức tham quan danh lam thắng cảnh trong và ngoài nước,nghỉ mát ,tạo cho người lao động sự thoải mái để tiếp tục công việc có hiệu quả .
Phát động phong trào thi đua trong toàn tổng công ty như: hội thao ngành ,chiến sỹ thi đua ,người tốt việc tốt,lao động giỏi .Hàng năm đều có công tác tổng kết khen thưởng .
Ban lãnh đạo công ty xác định nhân tố quý giá nhất của công ty là con người ,mỗi một cá nhân trong hệ thống tốt sẽ làm cho hệ thống tốt lên ,từ nhận định đó công tác bố trí và sử dụng nhân lực tốt hơn và cho đi đào tạo lại nên công tác tổ chức tương đối tốt.
Làm tốt công tác bố trí và sử dụng nhân lực nên chất lượng nhân lực cao và tiết kiệm được chi phí hàng năm của công ty
Công ty có các quy định chặt chẽ đối với các lao động thử việc ,từ đó đánh giá đúng được năng sự của nhân viên để có thể bố trí công việc phù
hợp ,hình thành nên cơ chế đào thải nên phần lớn các lao động được tuyển thường làm việc hết mình ,tinh thần trách nhiệm cao.
Ban lãnh đạo xác định tầm quan trọng của công tác bố trí và sử dụng nhân lực nên việc bố trí và sử dụng nhân lực diễn ra rất cẩn trọng đảm bảo đúng người đúng việc ,do đó trong 10 năm qua đội ngũ lao động của công ty phát triển có những bước thích nghi với thị trường ,.
Tuy nhiên đi sâu vào phân tích ta cũng thấy một số mặt vẫn còn hạn chế .Do bố trí một số bộ phận chưa hợp lý nên khả năng phối hợp nội bộ giữa các phòng ban ,bộ phận trong công ty ,giữa các chi nhánh trong công ty do đó chưa tạo được sự đồng nhất chung ,sức mạnh chung để từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh .
Công tác quản lý đội ngũ cán bộ kỹ thuật ,người lao động có tay nghề cao còn lỏng lẻo ,chưa khai thác hết khả năng của họ dẫn đến trong sản xuất kinh doanh còn trì trệ ,năng suất lao động chưa cao,nhất là xí nghiệp may Hải Phòng.