- phụ kiện khoan 2 năm
6. Dịc vụ chuyên gia
6.1 Số lợng chuyên gia 7 1,0 7 1,0 7
6.2. Trách nhiệm chuyên gia 8 1,0 8 1,0 8
6.3 Lợng chuyên gia 20 0,8 16 0,6 12
6.4 Các dịch vụ chuyên gia 15 0,6 9 0,5 7,5
50 40 34,5
7.Dịch vụ đào tạo
7.1 Đào tạo trong nớc 15 1,0 15 1,0 15
7.2 Đào tạo nớc ngoài 15 1,0 15 1,0 15
7.3 Chơng trình đào tạo 20 1,0 20 1,0 20
50 50 50
Tổng số điểm 1,2,3,4,5,6,7 1000 953,16 930,2
Tuy nhiên việc định ra điểm chuẩn cho mỗi chỉ tiêu và đánh giá hệ số đáp ứng mỗi chỉ tiêu mà mỗi nhà thầu đạt đợc hoàn toàn không đơn giản. Do đó, Bộ Xây dựng, Tổng Công ty xi măng nên có văn bản hớng dẫn chi tiết về việc thiết lập hệ thống chỉ tiêu xét thầu và điểm chuẩn chung cho toàn ngành và cần có chính sách đầo tạo nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác xét thầu. Nếu làm tốt đợc những công việc này thì:
+ Sẽ nâng cao hiệu quả công tác nhập khẩu thiết bị bằng đấu thầu Quốc tế của ngành.
+ Tạo đợc hiệu ứng lan truyền về việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu xét thầu trong toàn bộ nền kinh tế.
1.3. Tổ chức hệ thống thông tin về đấu thầu Quốc tế mua sắm thiết bị.
Đối với bất kì một ngành nghề, một lĩnh vực nào trong nền kinh tế quốc dân việc nắm bắt thông tin kịp thời chính xác,... là điều vô cùng quan trọng. Thiếu thông tin, mù mịt về thông tin, chậm trễ tiếp nhận thông tin,... là đồng nghĩa với sự lạc hậu, lỡ thời cơ, thất bại trong kinh doanh,... Vì vậy thu thập và xử lí thông tin thờng xuyên là vô cùng quan trọng. Trong lĩnh vực đấu thầu Quốc tế mua sắm thiết bị cũng vậy, nó liên quan tới thông tin về một loạt các vấn đề: Mua cái gì? mua của ai? mua với giá nào? mua vào thời điểm nào? mua với chất lợng, số lợng ra sao? ... Để trả lời các câu hỏi này thì đòi hỏi chúng ta phải có thông tin. Nhng vấn đề đặt ra là:
+ Thông tin nào là cần thiết?
+ Thông tin đợc lấy ở đâu, nh thế nào? + Thông tin cần đợc xử lí ra sao?
Do đó phải thiết lập một bộ phận chuyên thu thập, lựa chọn, xử lí thông tin. Và để làm đợc điều này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa CCID(Công ty t vấn đầu t và phát triển xi măng) và VINACIMEX. Hai cơ quan này sẽ cùng song song làm nhiệm vụ thu thập, xử lí thông tin, bổ sung hỗ trợ cho nhau; trong đó CCID với vai trò là nhà t vấn cho Tổng Công ty sẽ đảm nhiệm phần việc nhiều hơn, nhất là các phần việc thông tin về các nhà cung cấp nớc ngoài, thị trờng nớc ngoài,...
Các thông tin có thể thu thập từ các kênh sau :
Kênh 1: Các phơng tiện thông tin đại chúng, báo chí trong và ngoài n- ớc( International Cement Review, Reuter,...), các mạng viễn thông trong nớc và Quốc tế.
Kênh 2: Tổ chức trao đổi và mua bán các thông tin cần thiết từ các hãng tin khác, các tổ chức, các trung tâm của Liên hiệp quốc, Ngân hàng thế giới, các cơ quan tổ chức trong nớc,...
Kênh 3: Tổ chức tiếp nhận thông tin từ các doanh nghiệp trong nớc đã và đang tham gia vào mua sắm Quốc tế, thông qua các hội nghị khách hàng,...
Các thông tin thu thập đợc phải đợc chọn lọc và xử lí.
Vì VINACIMEX chuyên mua sắm các thiết bị chuyên ngành xi măng và cũng có một số hãng nhất định có uy tín, kinh nghiệm, năng lực trong việc cung cấp các thiết bị này nên chăng các thông tin thu thập đợc nên phân nhóm theo hạng mục thiết bị và hãng cung cấp?
Để có thể làm đợc những điều này, cần có một số điều kiện sau:
- Thứ nhất kinh phí để thực hiện. Làm bất cứ việc gì cũng đòi hỏi phải có kinh phí, nhất là trong lĩnh vực thông tin thì chi phí để mua, xử lí tin,... càng tốn kém hơn. Và quan trọng hơn, việc cấp và tạo kinh pbhí để tổ chức hệ thông tin phải đợc làm thờng xuyên, liên tục và thích đáng bởi lẽ thông tin không giống nh những cái khác, thông tin đòi hỏi phải đạt đến sự hoàn hảo: chính xác, kịp thời, nhanh chóng hơn các đối thủ khác. - Thứ hai, ngành công nghiệp xi măng phải xây dựng đợc đội ngũ cán bộ chuyên trách và trang bị những phơng tiện hiện đại cần thiết.
- Thứ ba, các đơn vị thành viên Tổng Công ty và các đơn vị khác trong Bộ phải phối hợp, trao đổi thông tin lẫn nhau trên cơ sở bình đẳng cùng có lợi.
Tổ chức tốt hệ thông thông tin thì lợi ích đạt đợc sẽ rất lớn:
+ Đạt đợc tiết kiệm và hiệu quả trong đấu thầu mua sắm của ngành và do đó tiết kiệm cho cả ngành kinh tế quốc dân.
+ Nắm vững thông tin thị trờng, sản phẩm, đối tác,... sẽ tạo thế chủ động cho Công ty trên bàn đàm phán.
+ Công ty và các đơn vị trong Tổng Công ty sẽ kịp thời thích nghi với các biến động của môi trờng kinh doanh, là ngời đi đầu nắm bắt đợc các cơ hội phát triển trong tơng lai nhờ việc có đợc trong tay nhngx thông tin hoàn hảo.
1.4. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng và tạo lập các mối quan hệ.
Nghiên cứu thị trờng bao gồm nghiên cứu thị trờng cung cấp, thị trờng ngời mua và cả thị trờng vốn. Trong đó:
Nghiên cứu thị trờng cung cấp là nghiên cứu xem thành tựu trong chế tạo thiết bị xi măng tiến triển nh thế nào, có những ai chuyên cung cấp các thiết bị này, khả năng của họ có thể cung cấp đợc những hạng mục nào, nghiên cứ thị tròng cung cấp là để biết thêm những thông tin cần thiết về các nguồn cung cấp thay thế cho nhau,tránh sự phụ thuộc vào những mối quan hệ mua bán truyền thống, vào một ngời cung cấp độc quyền; mở rộng các nguồn cung cấp cạnh tranh nhằm bảo đảm các điều kiện có lợi hơn trong thơng vụ cũng nh tăng khả năng mặc cả.
Nghiên cứu thị trờng ngời mua : việc nghiên cứu thị trờng này rất cần thiết, nó bao gồm các nội dung:
- Tìm hiểu xem ai đã mua các sản phẩm thuộc một loại nào đó, họ mua với giá cả nh thế nào, chất lợng ra sao, họ mua của những nhà cung cấp nào, vì sao,... những câu trả lời về các vấn đề này sẽ là một trong những căn cứ, cơ sở để Công ty ra quyết định mua sắm.
- Tìm kiếm những khách hàng sẽ mua hàng trong tơng lai. Ngoài các đơn vị thuộc Tổng Công ty xi măng thì trong nền kinh tế quốc dân còn vô số các đơn vị khác thuộc các ngành, các cấp quản lý khác nhau cũng có nhu
cầu mua sắm thiết bị để phục vụ sản xuất, và nhiệm vụ của VINACIMEX là phải tìm kiếm và lôi kéo họ trở thành khắch hàng của mình.
Nghiên cứu thị trờng vốn. Phần lớn các công trình xây dựng cơ bản của Tổng Công ty xi măng thực hiện đều bằng vốn đi vay của các ngân hàng, tổ chức tín dụng, của ngời bán, nên việc nghiên cứu về những nhà cung cấp vốn là lẽ đơng nhiên: vay của ai , vay với điều kiện tín dụng nh thế nào, với những ràng buộc ra sao,...
Ngoài việc nghiên cứu và thiết lập mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, các khách hàng, các tổ chức ngân hàng tài chính thì việc tạo lập mối quan hệ tốt, tạo đợc lòng tin với các cơ quan nhà nớc khác cũng là điều cần thiết.
Để làm đợc những điều này , VINACIMEX cần thiết:
- Dựa vào hệ thống cung cấp thông tin chính thức (đợc thiết lập ở mục 2.1.3).
- Thông qua các giao dịch, làm việc trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu và tạo lập quan hệ.
- Luôn giữ chữ tín trong kinh doanh: chấp hành nghiêm chỉnh các điều khoản của hợp đồng, thanh toán đủ, đúng thời hạn,...
Ngoài ra VINACIMEX cần nghiên cứu môi trờng kinh tế, chính trị, xã hội đang tác động đến hoạt động kinh doanh của Công ty, tứ đó đa ra dự đoán về xu thế phát triển môi trờng.
1.5. Đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu Quốc tế. Chúng ta bớc vào kinh tế thị trờng theo chính sách đổi mới, mở cửa khi nền kinh tế thế giới bớc vào thời kì bão táp, đợc bắt nguồn từ sự thay đổi vô cùng nhanh chóng và mạnh mẽ, sâu sắc của khoa học công nghệ. Yếu tố con ngời, yếu tố trí tuệ đợc đề cao hơn yếu tố vốn, kĩ thuật, sức lao động,... trở thành một trong những nhân tố quyết điịnh sự thành bại của
cán bộ quản lí và chuyên môn nghiệp vụ thời gian trớc đây tuy đã đợc chú trọng nhng cha đợc đầu t đúng mức và đến nơi đến chốn, chúng ta đào tạo còn nặng về lí thuyết, cha bám sát yêu cầu thực tế của công việc, của đất nớc. Hơn nữa việc bố trí công tác đúng ngời, đúng việc chúng ta cha làm đợc, có rất nhiều ngời không đợc bố trí công tác phù hợp với chuyên môn do đó họ không có điều kiện áp dụng kiến thức đã học vào công việc, không thể rút kinh nghiệm nâng cao nghiệp vụ. Và khi nền kinh tế chuyển từ kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trờng tự do cạnh tranh với nhiều mối quan hệ kinh tế phức tạp thì đội ngũ cán bộ của ta đã yếu càng tỏ ra yếu kém hơn. Vì vậy, việc đầo tạo mới và đào tạo lại, tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lí và cán bộ làm công tác nghiệp vụ là yêu cầu cấp bách.
Mọi cán bộ lãnh đạo quản lí kinh tế phải đợc bồi dỡng có hệ thống cập nhật và theo định kì những kiến thức cần thiết về quản lí kinh tế ngành.
Lựa chọn bồi dỡng cán bộ quản lí kinh tế, cán bộ nghiệp vụ phải căn cứ vào thực tế những giám đốc, những cán bộ có nhiều triển vọng để đào tạo chính quy theo một chơng trình đào tạo mới phù hợp với yêu cầu đổi mới quản lí kinh tế.
Nội dung đào tạo.
Để việc đào tạo thực sự đem lại hiệu quả thì nội dung đào tạo phải đáp ứng đợc yêu cầu, đòi hỏi của thực tế; phải trang bị đợc cho học viên những kiến thức về nền kinh tế thị trờng nh: kinh tế vĩ mô, kinh tế vi mô, marketing, kinh tế chính trị,...
Ngoài những kiến thức cơ bản về nền kinh tế thị trờng thì các cán bộ làm công tác đấu thầu phải đợc trang bị các kiến thức về đấu thầu:
+ Họ phải đợc đào tạo những kiến thức cơ bản về đấu thầu : bản chất, trình tự, cách thức tổ chức một cuộc đấu thầu.
•Các quy chế quy định về đấu thầu, đấu thầu Quốc tế ở Việt nam. •Kinh tế và kinh doanh Quốc tế.
•Thanh toán Quốc tế. •Bảo hiểm.
•Ngoại ngữ.
•Các hớng dẫn mua sắm hàng hoá của WB, ADB. •Các phơng pháp tính giá dự thầu.
Có nhiều hình thức và phơng pháp đào tạo nh: - Đào tạo từ xa.
- Đào tạo tại chỗ.
- Học kết hợp với hành: đa cán bộ tới chi nhánh hoặc đa cán bộ từ chi nhánh về trụ sở Công ty để học tập, làm quen với phong cách quản lí và làm việc của Công ty (Learning by Doing).
Tuy nhiên cũng phải nói thêm rằng, chi phí dành cho đào tạo, nghiên cứu và phát triển thờng rát lớn và yêu cầu phải làm thờng xuyên, trong một thời gian dài mới có hiệu quả, do đó Công ty cần phải lựa chọn đợc hình thức đào tạo, nội dung đào tạo, số ngời đợc đào tạo mỗi đợt cho phù hợp.
ở VINACIMEX công tác đào tạo và bồi dỡng cán bộ luôn đợc chú trọng và làm thờng xuyên, thật vậy:
- Hàng năm Công ty đều cấp kinh phí và cử cán bộ trong nớc đi học ở các trờng đại học trong nớc hoặc cử cán bộ đi nghiên cứu, tham quan, khảo sát, đào tạo dài hạn, ngắn hạn ở nớc ngoài.
- Công ty và Tổng Công ty thờng xuyên phối hợp tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn để bổ sung các kiến thức về kinh tế, luật pháp, về đấu thầu Quốc tế cho các cán bộ quản lí và các cán bộ nghiệp vụ.
- Tăng cờng các tài liệu tham khảo cũng nh trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác đào tạo.
Cho đến nay phần lớn các cán bộ trong Công ty đều có trình độ đại học và sau đại học, có khả năng giải quyết công việc nhanh chóng hiệu quả hơn.
Bên cạnh việc đào tạo thì các khuyến khích vật chất, tinh thần hay mở ra các cơ hội thăng tiến cho nhân viên đều là những việc làm cần thiết, có ý nghĩa thiết thực trong việc đào tạo ra động lực lao động trong ngời lao động, khiến họ yên tâm, nhiệt tình, có trách nhiệm hơn trong công việc, hạn chế đợc những hiện tợng tiêu cực (trong lĩnh vực đấu thầu Quốc tế những tiêu cực rất dễ naỷ sinh và hậu quả đem lại thờng rất trầm trọng).
Vì thế thờng xuyên đào tạo bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên, có các chính sách tạo động lực thích hợp cho ngời lao động là việc làm vô cùng cần thiết và có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của Công ty.
Ngoài các giải pháp cơ bản trên thì việc thờng xuyên tổng kết, rút kinh nghiệm sau mỗi lần tổ chức đấu thầu cũng là việc làm cần thiết và có ý nghĩa thiết thực trong việc hoàn thiện công tác đấu thầu Quốc tế.
1.6. Có biện pháp thích hợp để tăng các đơn chào hàng.
Trong lĩnh vực mua sắm nhập khẩu, bớc đầu tiên là phải có biện pháp làm sao có thể tăng những đơn chào hàng. Việc công bố những thông báo đấu thầu trên các công báo chính thức theo quy định của luật không thể tạo thêm đợc một số lợng đơn chào hàng đủ để chọn, đặc biệt nếu số lợng mua không lớn lắm. Do vậy cần phải tiến hành nghiên cứu bàn giấy để tìm ra những nhà nhà cung cấp có tiềm năng để gửi đến cho họ các th mời thầu. Việc quảng cáo những thông báo đấu thầu cũng có thể đợc đa ra thông qua sự tập trung chính thức của các nhà cung cấp có khả năng trong nớc.