III. Thể thức mở và đánh giá các đơn thầu.
2. Trình tự tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị thời gian qua ở VINACIMEX.
ở VINACIMEX.
Sau khi Quy chế đấu thầu đợc ban hành , việc tổ chức đấu thầu ở Việt nam nói chung và ở VINACIMEX nói riêng đợc thi hành theo những quy định trong quy chế này. Do đó chu trình đấu thầu Quốc tế đợc thực hiện theo các bớc nh sau:
Sơ đồ số 2: Chu trình đấu thầu mua sắm thiết bị của công ty VINACIMEX
Bớc 1. Lập kế hoạch đấu thầu.
Trong bớc này VINACIMEX phải là những công việc sau: Lập kế hoạch đấu thầu
Chuẩn bị tài liệu đấu thầu Mời thầu
Nộp hồ sơ dự thầu Mở thầu
Đánh giá hồ sơ dự thầu Trao hợp đồng Phê duyệt hợp đồng
Thực hiện hợp đồng Bàn giao công trình
Một là, phân chia dự án thành các gói thầu(nếu cần). Việc phân chia này căn cứ vào công nghệ, tính chất hoặc trình tự dự án và phải phân chia theo quy mô hợp lí, đảm bảo tính đồng bộ của dự án. Không đợc phân chia quá nhỏ làm giảm tính hợp lí của dự án và làm tăng chi phí đấu thầu.
Thiết lập danh sách các nhà cung cấp dự định sẽ mời (các nhà cung cấp này phải đợc sơ bộ đánh giá là có đủ năng lực tài chính để thực hiện dự án,căn cứ vào báo cáo tài chính của họ trong 3 năm gần nhất, có kinh nghiệm trong việc thực hiện các dự án tơng tự,...) trình cấp có thẩm quyền phê duyệt( đây thực chất là bớc sơ tuyển)
Tiếp theo, VINACIMEX phải lập thời gian biểu cho quá trình đấu thầu và trình duyệt kế hoach đấu thầu lên cấp có thẩm quyền.
Ví dụ đối với việc chọn thầu cho thiết bị mỏ Bút Sơn.
Đây là công trình thuộc nhóm B, có trị giá 11 triệu USD cho nên theo quy định tại điều 7 - Điều lệ quản lí đầu t và xây dựng( ban kèm Nghị định 42/CP) thì thẩm quyền quyết định đầu t và phê duyệt kế hoạch đấu thầu thuộc về Hội đồng quản trị Tổng Công ty xi măng Việt nam.
Căn cứ vào phơng pháp khai thác đá vôi và đá sét và theo công suất thiết kế của dây chuyền sản xuất xi măng Bút Sơn, dự án mỏ Bút Sơn đợc chia làm 6 gói:
Gói 1: Máy khoan và máy nén khí.
Stt Tên hàng Số lợng Ghi chú
1 Máy khoan thuỷ lực 3 cung cấp đủ phụ kiện khoan trong 2 năm
2 Máy khoan tay 16 nt
3 Máy nén khí 2
Gói 2: Máy xúc bánh lốp và bánh xích.
Stt Tên hàng Số lợng Ghi chú
2 Máy xúc gầu 2,8 m3 1 dùng cho khai thác đá sét 3 Máy xúc gầu 4.0 m3 -
bánh lốp
1 dùng cho khai thác đá vôi
4 Máy xúc gầu 3,0 m3 - bánh lốp
1 dùng cho khai thác đá vôi
5 Máy xúc gầu 0,8 m3 + phá đá
1
6 Máy xúc gầu 1,5 - 2 m3 2
Gói 3: Máy ủi.
Stt Tên hàng Số lợng Ghi chú
1 Máy ủi lớn 400 HP 3 Phụ tùng 2 năm 2 Máy ủi nhỏ 200 HP 2 Phụ tùng 2 năm Gói 4: Xe tự đổ 32 - 36 tấn: 10 chiếc. Gói 5: Xe tự đổ 20 tấn : 8 chiếc. Gói 6: Thiết bị phụ và xởng mỏ. Stt Tên hàng Số lợng Ghi chú 1 Xe tự đổ 7 tấn 1 2 Diesel cả - 4 chỗ ngồi 1 3 Xởng di động 1
4 Bồn chứa nhiên liệu 5.0 m3
1
5 Thiết bị, phụ tùng cho x- ởng mỏ
đảm bảo bảo dỡng và sửa chữa các thiết bị mỏ.
Sau khi khi kế hoạch đấu thầu đợc Hội đồng quản trị Tổng Công ty xi măng Việt nam phê duyệt, VINACIMEX đã kết hợp với CCID để tiến hành bớc tiếp theo: Chuẩn bị tài liệu đấu thầu.
Đây là bớc rất quan trọng, nó ảnh hởng trực tiếp và sâu sắc đến mục đích, kết quả, chất lợng của cuộc đấu thầu. Vì thế ngời mời thầu phải rất cẩn thận khi tiến hành bớc này. Thông thờng ngời ta thuê các chuyên gia t vấn có kinh nghiệm để làm công việc này.ở tổng Công ty xi măng Việt nam, việc chuẩn bị tài liệu đấu thầu đợc giao cho VINACIMEX và CCID thực hiện (trong một số trờng hợp cần thiết có thuê t vấn nớc ngoài)
Bộ tài liệu đấu thầu bao gồm các nội dung chính:
1 - Giới thiệu về chủ đầu t, chuyên gia t vấn và mục đích của tài liệu đấu thầu.
Xem xét tài liệu đấu thầu thiết bị mỏ Bút Sơn, ta thấy nội dung này đ- ợc trình bày nh sau:
Giới thiệu. a) Chủ đầu t .
Tổng Công ty xi măng Việt nam(VNCC) là doanh nghiệp nhà nớc nớc Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam(sau đây gọi là Ngời mua)
Trụ sở chính: 108 Lê Duẩn, Hà Nội - Việt nam. Điện thoại: 512425 & 512435.
Telex: 411564 CIMEX VT.
Fax: 84.4.512778 hoặc 84.4.513748.
Ngời mua muốn mua các thiết bị mỏ và các thiết bị nhà xởng cho mỏ đá vôi và đá sét thuộc công trình nhà máy xi măng Bút sơn, tỉnh Nam Hà, Việt nam (công suất 4000 tấn clinker/ngày).
Ban quản lí công trình nhà máy xi măng Bút Sơn thay mặt Ngời mua trong việc tiếp nhận, bảo quản các hàng hoá nói trên tại hiện tr- ờng.
tổng Công ty xi măng Việt nam chỉ định Công ty t vấn đầu t và phát triển xi măng (CCID)
Địa chỉ: 108 Lê Duẩn, Hà Nội - Việt nam. Điện thoại : 510544 & 515809.
Fax: 84.4.519889.
là t vấn của Ngời mua trong việc chuẩn bị, đánh giá và chọn nhà thầu, tham gia kí kết hợp đồng với nhà thầu thắng cuộc.
2 - Thông báo mời thầu. Trong phần này nêu rõ:
- Một là, mục đích của cuộc đấu thầu: tuỳ theo yêu cầu cải tạo, mở rộng hay xây dựng mới,.. một nhà máy mà mỗi cuộc đấu thầu có một mục tiêu khác nhau cần đạt đợc.
- Hai là, nộp hồ sơ thầu: khoản này nêu rõ thời hạn, địa chỉ để nộp hồ sơ thầu.
Ví dụ: trong tài liệu đấu thầu mỏ bút Sơn có nêu:
Hồ sơ thầu phải gồm 5 bản(2 bản chính, 3 bản cao) nộp cho CCID tại 108 Lê Duẩn, Hà Nội - Việt nam trớc 16:30 giờ Hà Nội ngày 29/1/1996 - sau đây gọi là “giờ đóng thầu”), kèm theo các bảng biểu, tài liệu, chi tiết kĩ thuật và các dữ liệu cần thiết khác theo yêu cầu. - Ba là, chấp nhận và từ chối các hồ sơ thầu.
Ngời mua có quyền từ chối bất kỳ hay tất cả các hồ sơ thầu và chấp nhận bất kỳ hồ sơ thầu nào mà ngời mua cho rằng hồ sơ đó có nhiều u điểm, không cần thiết phải là hồ sơ thấu có giá chào thấp nhất. Hơn nữa đối các hồ sơ thầu đã đợc chấp nhận, ngời mua có quyền từ chối không mua một số hạng mục mà ngời mua cho là cần thiết...
Mọi hồ sơ thầu đợc xác nhận và có hiệu lực trong vòng 90 ngày kể từ lúc đóng thầu. Không đợc rút hồ sơ trong thời hạn hiệu lực của hồ sơ thầu.
- Năm là, quy định các trách nhiệm của nhà thầu.
Nhà thầu có trác nhiệm tự nghiên cứu các điều kiện hiện trờng mỏ. Ngời mua sẽ không chịu trách nhiệm về mọi chi phí phát sinh do việc hiểu sai điều kiện hiện trờng.
Tất cả các chi phí phát sinh bởi các nhà thầu trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ thầu cũng nh trong quá trình thảo luận và đàm phán đều do các nhà thầu chịu.
- Sáu là, quy định các tài liệu phải nộp kèm theo đơn dự thầu, chẳng hạn nh bản vẽ, catolog, hớng dẫn kĩ thuật, biểu giá,..
- Bẩy là, hồ sơ thầu và các phơng án lựa chọn: nhà thầu phải nộp các tài liệu theo quy định, ngoài ra nhà thầu có thể đề xuất các phơng án mà họ cho là tối u hơn và giá thấp hơn. Nhà thầu phải nêu rõ những u điểm của phơng án mà họ đề xuất.
- Tám là, đơn vị tính đợc dùng để đấu thầu.
Ví dụ:
Kích thớc: mm/m.
Trọng lợng: kg/tấn.
Công suất: HP và kw.
Mức tiêu hao nhiên liệu: l/giờ; l/km - h.
Nhiệt độ: 0C
3 - Hớng dẫn các nhà thầu. Trong phần này gồm có: * Các chỉ dẫn chung:
- Nguồn vốn: nguồn vốn để thanh toàn có thể là do đi vay để trả ngay hoặc trả chậm hoặc ngời bán cấp tín dụng cho Ngời mua.
- Nhà thầu đủ t cách.
Giấy mời thầu mở ra cho tất cả những ngời cung cấp đợc xác định là có đủ t cách và đợc chọn bởi Ngời mua(VNCC, VINACIMEX)
- Hàng hoá và dịch vụ thích hợp.
- Chi phí đấu thầu: Ngời đấu thầu phải gánh chịu mọi chi phí liên quan tới việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đấu thầu. Ngời mua không phải chịu trách nhiệm hoặc trả các chi phí đó trong bất cứ trờng hợp nào, bất kể quá trình đấu thầu diễn tiến hoặc đi đến kết cục ra sao.
* Tài liệu đấu thầu : hàng hoá yêu cầu, thể thức và điều khoản hợp đồng đợc quy định trong tài liệu đấu thầu.
Trong tài liệu đấu thầu cũng nêu rõ các điều khoản về thuyết minh hay sửa đổi tài liệu đấu thầu, ví dụ nh:
... Vào bất cứ thời điểm nào trớc hạn chót nộp đơn đấu thầu, Ngời mua có thể vì bất cứ lí do nào đó, theo chủ động của mình hoặc để thuyết minh rõ thêm theo yêu cầu của một ngời đấu thầu, thay đổi tài liệu đấu thầu bằng một điều bổ sung.
Điều bổ sung sẽ đợc thông báo bằng văn bản hoặc điện tín, điện báo, fax tới tất cả những ngời đấu thầu đã nhận đợc tài liệu đấu thầu và sẽ bị ràng buộc theo đó.
* Hớng dẫn chuẩn bị hồ sơ đấu thầu.
Ngời gọi thầu sẽ nêu rõ những quy định cần thiết đối với một hồ sơ dự thầu nh: ngôn ngữ sử dụng để đấu thầu; nội dung hồ sơ đấu thầu; mẫu đơn thầu; giá đấu thầu, đồng tiền đấu thầu; tài liệu xác định t cách và năng lực của ngời đấu thầu; tài liệu xác định tính thích hợp và sự phù hợp
của hàng hoá đối với yêu cầu; bảo lãnh đấu thầu; thời hạn hiệu lực của hồ sơ đấu thầu; quy cách hồ sơ đấu thầu và chữ kí.
Ví dụ:
Ngôn ngữ sử dụng để đấu thầu.
Hồ sơ đấu thầu do nhà thầu chuẩn bị và mọi th từ giao dịch, tài liệu liên quan đến việc đấu thầu trao đổi giữa ngời mua và nhà thầu sẽ đợc viết bằng tiếng Anh.
Đồng tiền sử dụng để đấu thầu.
Đồng đô la Mỹ (USD) là đồng tiền duy nhất đợc sử dụng để đấu thầu.
Ngoài ra, trong phần hớng dẫn đấu thầu cũng nêu rõ về việc nộp hồ sơ thầu, mở thầu và đánh giá so sánh các hồ sơ thầu, các tiêu chí trao hợp đồng.
4 - Điều kiện hiện trờng: nh điều kiện địa lí, môi trờng khí hậu, đặc điểm địa hình, phơng pháp khai thác.
5 - Các chi tiết kĩ thuật. 6 - Các điều kiện hợp đồng.
Song song với việc chuẩn bị tài liệu đấu thầu, CCID và VINACIMEX tiến hành xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hồ sơ thầu. Thông th- ờng các chỉ tiêu đó là:
1. Năng lực và kinh nghiệm của các nhà cung cấp. 2. Các yêu cầu kĩ thuật.
3. Điều kiện tài chính, giá cả. 4. Thời gian thực hiện.
5. Chuyển giao công nghệ. 6. Đào tạo.
Trong đó ba chỉ tiêu đầu phải có số điểm ít nhất bằng 65% tổng số điểm của tất cả các chỉ tiêu.
Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị tài liệu đấu thầu, bên mời thầu tiến hành tiếp bớc ba.
Bớc 3: Mời thầu.
- Th mời thầu đợc gửi trực tiếp đến các nhà cung cấp có đủ t cách trong danh sách các nhà thầu đã đợc đợc Hội đồng quản trị phê duyệt.
Nhà thầu có quan tâm sẽ có thông báo lại cho bên mời thầu.
Trong một số trờng hợp, do diều kiện cạnh tranh không hấp dẫn sẽ có một số nhà thầu trong danh sách đã đợc phê duyệt không tham gia đấu thầu, do đó để có đủ số nhà thầu cần thiết theo quy định, th mời thầu lại tiếp tục đợc gửi đi đến các nhà cung cấp khác.
- Bán tài liệu cho các ứng thầu.
Bớc 4: Nộp hồ sơ dự thầu.
Sau khi nhận đợc th mời thầu, nhà thầu tiến hành chuẩn bị hồ sơ thầu theo nội dung đã đợc hớng dẫn trong tài liệu đấu thầu.
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, nếu có thắc mắc nhà thầu phải nêu thắc mắc bằng văn bản, telex, điện tín đến cho bên mời thầu. Bên mời thầu sẽ có trách nhiệm trả lời và gửi trả lời các thắc mắc đến tất cả các nhà thầu hoăc bên mời thầu sẽ tổ chức các cuộc họp ứng thầu để trả lời miệng các thắc mắc của các ứng thầu( hình thức này hay đợc sử dụng ở VINACIMEX).
Cũng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, các ứng thầu có yêu cầu sẽ đợc tổ chức đi thăm hiện trờng. Chẳng hạn nh trong trờng hợp đấu thầu Quốc tế thiết bị mỏ Bút Sơn, các nhà thầu đợc tổ chức đi thăm hiện chậm nhất là 15 ngày sau khi tài kiệu đấu thầu đợc phát. Mọi thắc mắc phát
sinh trớc, trong và sau khi đi thăm hiện trờng sẽ đợc ngời mua và t vấn trả lời chậm nhất là 7 ngày tróc khi hết hạn nộp hồ sơ thầu.
Hồ sơ thầu do nhà thầu chuẩn bị gồm có:
- Một đơn thầu và một biểu giá đợc điền đầy đủ.
- Tài liệu chứng thực xác nhận rằng nhà thầu có đủ t cách ứng thầu và có đủ năng lực thực hiện hợp đồng nếu hồ sơ của họ đợc chấp nhận.
- Tài liệu chứng thực xác nhận rằng hàng hoá và dịch vụ phụ thuộc do nhà thầu cung ứng là hàng hoá và dịch vụ phù hợp với tài liệu đấu thầu; và
- Bảo lãnh đấu thầu(xem phụ lục số 02)
Khi nộp hồ sơ thầu phải đợc đóng dấu và niêm phong.
Nhà thầu phải niêm phong bản gốc và mỗi bản sao của hồ sơ đấu thầu vào một phong bì trong và một phong bì ngoài, đóng dấu rõ vào các phong bì là bản gốc và “bản sao”.
Ví dụ: các hồ sơ thầu thiết bị mỏ Bút Sơn đợc gửi nh sau: 2.18.2. Các phong bì trong và ngoài phải :
a. Gửi cho Ngời mua theo địa chỉ: Công ty xuất nhập khẩu xi măng Việt nam. 108 Lê Duẩn, Hà Nội - Việt Nam.
b. Mang “Thiết bị mỏ cho dự án nhà máy xi maqng Bút Sơn và những chữ ‘không mở ra trớc 8:30 sáng ngày 30/1/1996’ ”.
... Hồ sơ phải đợc Ngời mua nhận đợc theo địa chỉ đã nêu ở đoạn 2.18.2 không chậm quá 16:30 giờ Hà Nội ngày 29/1/1996.
...
Hồ sơ nào Ngời mua nhận đợc sau hạn chót nộp hồ sơ do Ngời mua quy định sẽ bị bác bỏ và/hoặc bị gửi trả lại không mở cho nhà thầu.
Thay đổi và rút hồ sơ thầu.
Nhà thầu có thể rút hoặc thay đổi hồ sơ của mình sau khi nộp miễn là thông báo bằng văn bản về thay đỏi và rút đợc Ngời mua nhận đợc trớc hạn chót quy định cho việc nộp hồ sơ.
2.21.2 Thông báo thay đổi và rút của nhà thầu phải đợc chuẩn bị, niêm phong, đánh dấu và gửi đi theo quy định trong khoản 2.18. Một thông báo rút hồ sơ thầu cũng có thể gửi bằng điện tín, điện báo, fax nhng sau đó phải có một bản sao khẳng định đóng dấu bu điện không muộn quá hạn chót nộp hồ sơ.
2.21.3 Không hồ sơ đấu thầu nào có thể thay đổi sau hạn chót nộp hồ sơ.
2.21.4 Không hồ sơ đấu thầu nào đợc rút trong khoảng giữa hạn chót nộp hồ sơ và thời hạn hết hiệu lực của hồ sơ mà ngời đấu thầu ghi rõ trong đơn. Việc rút hồ sơ trong khoảng thời gian này có thể dẫn tới kết quả ngời đấu thầu bị tớc thu bảo lãnh đấu thầu theo khoản 2.15.7.
Khoản 2.15. Bảo lãnh đấu thầu.
Căn cứ vào khoản 9, ngời đấu thầu phải nộp bảo lãnh đấu thầu nh