Quản trị thông tin dự án là quá trình đảm bảo các dòng thông tin đợc thông suốt, nhanh chóng, kịp thời và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau.
1. Kế hoạch quản trị
1.1 Các yêu cầu về thông tin
Do yêu cầu của quản trị nên nguồn thông tin đợc truyền tải (nguồn thông tin đi) và nguồn thông tin thu thập đợc (nguồn thông tin đến) cần phải đạt đợc sự chính xác và mức độ tin cậy cao.
Thông tin có thể đợc lấy từ các nguồn đó là: Tiếp nhận yêu cầu từ phía chủ đầu t.
Tiến hành khảo sát định kì tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn. Ghi nhận phản hồi từ các cơ quan bộ phận có liên quan.
Tiếp xúc thờng xuyên với các bộ phận.
Kế hoạch
Kế hoạch
quản trị
quản trị
Yêu cầu quản
Yêu cầu quản
trị thông tin trị thông tin Quản trị thông Quản trị thông tin tin
Tổng hợp phân tích truyền tin và lu trữ.
Tuy nhiên có một vài điểm cần chú ý khi tiếp nhận thông tin đó là:
Phải cập nhật thông tin đã đợc kiểm tra và qua chắt lọc để tránh có những thông tin loãng không cần thiết.
Luôn luôn thận trọng với những nguồn thông tin nội bộ cần bảo mật.
Theo dõi, giám sát các nguồn thông tin đợc truyền tải để tránh bóp méo, sai sự thật.
1.2 Kế hoạch quản trị
1.2.1. Thông tin nội bộ
Là thông tin đợc truyền đi giữa các ban của dự án, từ ban điều hành đến các ban trong dự án và từ mỗi ban đến các thành viên cụ thể hoặc ngựơc lại. Nguồn thông tin nội bộ kịp thời, chính xác là một phần quan trọng đảm bảo cho quá trình thi công có thể diễn ra theo đúng kế hoạch, dự toán ban đầu.
Phải phân tách công việc cho từng bộ phận: Bộ phận thiết kế
Bộ phận phụ trách nguyên vật liệu. Bộ phận giám sát …
Các bộ phận có nhiệm vụ báo cáo về sự hoàn thành mức độ công việc của bộ phận mình: Khối lợng công việc hoàn thành tại thời điểm lập báo cáo và thời gian có thề hoàn thành xong toàn bộ khối lộng công việc đợc giao.
Kịp thời thông báo những sự cố bất ngờ hoặc sai sót trong quá trình thiết kế, lập dự toán để ban điều hành nhanh chóng đa ra những cách giải quyết khắc phục sai sót hoặc sự cố.
1.2.2. Luồng thông tin vào
Là luồng thông tin xuất phát từ chủ đầu t, các tổ chức có liên quan, các thông từ thị trờng tới ban điều hành.…
Thông báo về tiến độ thực hiện dự án, sự cân đối giữa hoàn thành và cha hoàn thành.
Giải đáp mọi thắc mắc của nhà đầu t về chất lợng và khối lợng của công trình. Những thắc mắc của chủ đầu t về chất lợng và khối lợng của công trình. Một số phát sinh không thể khắc phục đợc nh về chất lợng và khối luợng của công trình.
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án
Một số phát sinh không thể khắc phục đựơc nh do thời tiết hay khủng hoảng kinh tế, làm chậm tiến độ của công trình.
Hệ thống luồng thông tin vào
1.2.3. Luồng thông tin ra
Truyền tải thông tin cần thiết cho chủ đầu t về các vấn đề của dự án và các phát sinh, điều chỉnh trong quá trình thực hiện
Gửi thông tin về dự án cho các cơ quan chuyên trách.
Truyền đạt các ý tởng, quyết định của ban điều hành cho các nhóm.
Cung cấp, giải đáp thông tin cho báo chí và những ngời quan tâm.
Hệ thống luồng thông tin vào
Chủ đầu tư Bộ phận văn thư Ban thông tin Ban tài chính Ban giám sát Nhà thầu Các cơ quan, tổ chức khác Ban điều hàn h
Sơ đồ quản trị luồng thông tin Ban thông tin Bộ phận văn thư Chủ đầu tư Nhà thầu Các cơ quan tổ chức khác Trưởng ban tài chính Trưởng ban giám sát Ban điều hành
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án
2. Phân phối thông tin
TT Công việc Phớng thức Trách
nhiệm Thời gian
1
Tiếp nhận chỉ thị điều chỉnh từ ban điều hành, các thông tin, văn bản quan trọng có liên quan trực tiếp tới dự án.
Thông qua các cuộc họp ban quản trị, ban dự án thông qua văn bản, báo cáo. Ban quản lý dự án. Theo từng tháng hoặc từng quý. 2
Tiếp nhận những thay đổi trong quy chế hành chính, trong quy trình quản lý dự án.
Thông qua cuộc họp từ hội đồng quản trị
Ban quan lý dự án
Theo từng tuần. 3 Tiếp nhận từ phía chủ đầu t. Gặp gỡ trực tiếp hoặc
bằng văn bản Ban quản lý dự án Theo từng giai đoạn 4
Ghi nhận phản hồi từ ban quản lý, các phát sinh trong quá trình thực hiện.
Tiếp xúc trực tiếp với các bộ phận Các nhóm dự án Thờng xuyên 5 Quản lý thông tin, tổng hợp,
phân tách truyền tin lu trữ.
Phần mềm quản lý và bộ phận lu trữ
Thờng xuyên 6 Cập nhập văn bản quy phạm
pháp luật về xây dựng Văn bản, nghị định…
Nhóm dự
án Khi cần
7
Báo cáo kết quả hoạt động định kỳ, các văn bản hành chính công khai với các thành viên quản trị.
Các cuộc họp, văn
bản… Định kỳ
Vì thế, tuỳ theo tính chất các luồng thông tin ra vào, ban quản lý có thể chia chúng thành:
Thông tin về thời gian dự án Tiến độ thực hiện dự án
Thông tin chuyên môn: Đợc truyền tới ban phụ trách trực tiếp vấn đề có liên quan
Bản vẽ thiết kế tổng thể và chi tiết toàn bộ công trình đợc truyền tới ban “ Thiết kế và quy hoạch tổng thể”.
Tổng chi phí hoàn tất dự án đợc truyền tới ban “ Tài Chính”
Thông tin mật: Với nguồn thông tin nhạy cảm này chỉ có các cấp lãnh đạo đựoc phép tiếp cận.
Thông tin về báo cáo tài chính thực tế và bảng cân đối kế toán thực tế Sự thay đổi nhạy cảm trong quy trình thực hiện dự án.
3. Tổng kết hoạt động
Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí....
Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn: Thông tin các công việc đầy đủ sẽ xác định đợc hết các rủi ro cần tránh, thông tin cập nhật về giá vật liệu, giá gói thầu mới nhất, chính xác nhất sẽ xác đinh đợc tổng chi phí hợp lý.
Ngợc lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hởng nhiều đến tiến độ công việc của toàn dự án. Vì vậy, trớc hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất.
Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự án cần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hởng đến sản phẩm của dự án.
Tóm lại, xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể thiếu trong mỗi dự án. Và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thống thông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả thì càng quan trọng hơn nữa.