II. CẬP NHẬT SỐ DƯ BAN ĐẦU
2. Nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng
Khi nói đến nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng, có thể là mua, bán hàng hóa, vật tư, tài sản cốđịnh, công cụ dụng cụ, dịch vụ,….. khi đó có thể sẽ phát sinh nghiệp vụ chi tiền hoặc là khoản công nợ phải trả nhà cung cấp/ phải thu khách hàng.
Đối với các nhà cung cấp hay khách hàng chủ chốt của công ty thì ta nên theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp/ khách hàng để biết được tình hình thanh toán với bên nhà cung cấp như thế nào, số đã thu của khách hàng là bao nhiêu, số dưđầu kỳ là bao nhiêu và cuối kỳ thì mình còn phải trả từng nhà cung cấp là bao nhiêu/ phải thu là bao nhiêu.
Và đối với những nhà cung cấp/ khách hàng nhỏ lẻ hay rất ít phát sinh nghiệp vụ thì ta có thể theo dõi chi tiết hoặc không chi tiết tùy theo yêu cầu của nhà quản lý.
Ví dụ :
1. Ngày 09/01, mua 3 chiếc mainboard foxcom G31 về nhập kho hàng hóa đủ, đơn giá : 700.000 vnd của công ty TNHH thiết bị tin học Đức Hà, Thuế 5%, hóa đơn giá trị gia tăng số : 0036553. Chưa thanh toán.
- Cập nhật vào sổ nhật ký chung
- Chưa thanh toán -> phát sinh công nợ phải trả.
- Mua vật tư nhập kho -> Cập nhật phiếu nhập và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
Nợ 156 :2.100.000
Có 331 :2.100.000
Nợ 133 :210.000
Có 331 :210.000
Ta để ý thấy khi ta đánh số tiền phát sinh bên nợ và có tài khoản hạch toán ở cột tài khoản thì số liệu trên cột tài khoản đổi ứng và cột số phát sinh có tựđộng cập nhật, bởi lẽ ta đã quét công thức cho cả kỳ.
Bảng chi tiết công nợ này ta sẽ dùng để cập nhật tất cả các khoản phải thu, phải trả trong kỳ kế toán, của tất cả khách hàng hay nhà cung cấp (chủ chốt hay không chủ chốt).
Khi đó tổng số phát sinh có và số phát sinh nợ của TK 131 (hay 331) trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh bên có và bên nợ của bảng chi tiết công nợ (khi lọc cho từng tài khoản 131, 331).
Đối với những khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt ta sẽđưa lên bảng tổng hợp công nợ phía trên. Như vậy ta có thể xem được tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt.
Số phát sinh ở trên bảng tổng hợp ta sẽ cập nhật theo công thức sau : =sumif(vùng điều kiện, điều kiện để tính tổng, vùng tính tổng)
Trên thực tế một công ty A nào đó vừa có thể là nhà cung cấp, vừa có thể là khách hàng của công ty nên ta sẽ cập nhật vào bảng tổng hợp tình hình công nợ của các công ty vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp (tức là 1 công ty sẽ có cả 131, 331).
Ta lập thêm một cột để gộp ô mã KH/ NCC với tài khoản tương ứng là công nợ phải thu hay phải trả. - Vùng điều kiện ởđây chính là vùng chứa cột này : vùng này được cốđịnh bằng cách bấm F4 một lần vào địa chỉ của vùng đó trong công thức.
- Điều kiện để tính tổng chính là địa chỉ ô của KH/NCC đó trong vùng vừa chọn. Và ta bấm F4 ba lần để cốđịnh cột nhưng không có định dòng tức là khi ta copy công thức thì chỉ có địa chỉ dòng thay đổi mà địa chỉ cột không bị thay đổi.
- Vùng tình tổng : Có thể là cột số phát sinh có hoặc số phát sinh nợ và vùng tính tổng cũng được cố định bằng cách bấm F4 một lần
Sau khi đánh xong công thức cho dòng thứ nhất ta sẽ copy công thức cho các dòng còn lại trong cột SPS có, nợ.
Lưu ý : ta chỉ cần cập nhật công thức cho bảng tổng hợp công nợ một lần và số liệu sẽ tựđộng được cập nhật vào bảng tổng hợp khi ta cập nhật vào bảng chi tiết công nợ.
2. Ngày 09/01, Chi phí tiếp khách, giá chưa thuế : 570.000vnd, thuế 10%, của công ty TNHH Hồng Hường. Chưa thanh toán.
Đối với khoàn chi phí tiếp khách này ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký chung và bảng chi tiết như nghiệp trên. Còn nếu doanh nghiệp muốn phục vụ yêu cầu quản lý thì có thể cập nhật thêm vào bảng tổng hợp công nợ. Khi đó tổng số phát sinh nợ (có) trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng số phát sinh nợ (có) trên sổ tổng hợp, chi tiết công nợ.
Ta dùng Data/ validation để
tạo downlist Ta dùng công thức để tìm tên của KH,NCC: = vlookup(G17,DMKH,2,0)
Ta bôi đen như hình vẽ (vùng A21:K30) và chọn Data/filter/autofilter ta sẽ thấy biểu tượng hình mũi tên, ta kích chuột vào đây sẽ hiện ra downlist để ta lọc dữ liệu. Giúp ta biết được cụ thể tình hình công nợ của từng khách hàng, hoặc của từng tháng.