Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh toán thẻ tại NHNTTL
(1) Chủ thẻ dùng thẻđể thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ tại ĐVCNT hoặc rút tiền mặt tại các máy ATM của ngân hàng đại lý(NHĐL). Khi đó các
ĐVCNT phải kiểm tra tính đầy đủ các yếu tố của thẻ, trong một số trường hợp nếu thấy cần thiết còn có thể kiểm tra giấy tờ của chủ thẻ. Đồng thời đối chiếu với danh sách các thẻ cấm lưu hành và những thông báo đột xuất do ngân hàng cung cấp. cuối cùng, trước khi chấp nhận thanh toán các ĐVCNT
phải kiểm tra sốdư hoặc hạn mức còn lại của thẻ, nếu vượt hạn mức thì phải xin phép ngân hàng thanh toán thẻ. Khi đã chấp nhận thanh toán phải lập bộ
hoá đơn thanh toán gồm 4 liên, trong đó giữ lại một liên. (2) ĐVCNT gửi 1 liên hoá đơn thanh toán cho chủ thẻ.
(3) ĐVCNT gửi 2 liên hóa đơn còn lại cho NHTT
Tổ chức thẻ QT CN phát hành TT thẻ CN thanh toán Chủ thẻ ĐVCNT (3) (11) (1) (7) (6) (4) (5) (8) (12) (2) (10) (9)
(4) Sau khi nhận được hoá đơn chi nhánh thanh toán thẻ kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn, sựăn khớp giữa biên lai và bảng kê và nhập dữ liệu để lập hồ sơ nhờ thu. Sau khi kiểm tra kĩ lưỡng hoá đơn, chi nhánh NHTT sẽ tạm ứng cho ĐVCNT theo số tiền ghi trên hoá đơn trừ đi các khoản phí mà ĐVCNT
phải trả cho chi nhánh thanh toán (theo tỷ lệ trong hợp đông đã ký kết giữa hai bên). Chi nhánh thanh toán thẻ ghi số này vào tài khoản tạm ứng. Chi nhánh thanh toán thẻ lập bảng kê theo mẫu quy định, liệt kê toàn bộ giao dịch. (5) Chi nhánh NHTT gửi bảng kê cho trung tâm thanh toán thẻ.
(6) Trung tâm thẻ báo Có cho chi nhánh NHTT bảng kê theo số tiền thanh toán ghi trên và giữ lại một phần mà Ngân hàng Nhà nước được hưởng theo tỷ lệ quy định.
(7) Trung tâm thẻ tiến hành tập hợp tất cả các giao dịch nhận được từ các chi nhánh thẻ và gửi cho các tổ chức thẻ quốc tếtương ứng.
(8) Trung tâm thẻ nhận báo Có từ các Tổ chức thẻ quốc tế, sau đó đối chiếu với bảng kê của chi nhánh thanh toán thẻ để hạch toán cho chi nhánh phát hành thẻ liên quan. Đồng thời lập giấy báo Nợ cho chi nhánh phát hành thẻ.
(9) Hàng tháng vào ngày sao kê, trung tâm thẻ lập sao kê chi tiết các giao dịch được phát sinh trong kỳ của từng thẻ và gửi cho chi nhánh qua mạng. (10) Khi nhận được giấy báo Nợ từ trung tâm thẻ, chi nhánh phát hành thẻ
sẽ lập hồ sơ quản lý và hạch toán vào tài khoản thanh toán thẻ.
(11) Chi nhánh phát hành thẻ thanh toán cho tổ chức thẻ quốc tế thông qua trung tâm thẻ.
(12) Chi nhánh phát hành thẻ gửi sao kê cho chủ thẻ.