phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Cty Vintesgroup
Công tác kế toán ở Cty Vintesgroup phải đáp ứng cho hoạt động kinh doanh đa dạng, từ sản xuất, hạch toán nội bộ, nhập khẩu, liên doanh, mặt hàng kinh doanh có số lượng lớn. Do vậy, việc nâng cao công tác kế toán sẽ giúp cho lao động kế toán có hiệu suất cao hơn, tiết kiệm chi phí cho công ty, đáp ứng kịp thời, chính xác các yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp.
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu ở trên, công tác tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
1. Về tổ chức bộ máy kế toán:
Về phòng kế toán của công ty, việc phân công công việc như hiện tại tuy rằng vẫn đáp ứng được yêu cầu công việc, song bộc lộ nhược điểm là khâu kế toán công nợ, vì thiếu người chuyên trách nên số liệu kế toán không đựoc kiểm tra đối chiếu thường xuyên dẫn đến số dư công nợ với người mua nhiều khi không chính xác.
Công ty nên bố trí lại công việc trong phòng kế toán, bớt đi một kế toán về thanh toán để làm theo dõi công nợ. Mặt khác, kế toán phụ trách phần hành kế toán phải có trách nhiệm đến cùng với số liệu của minh, đối chiếu với kế toán tổng hợp, có như vậy công tác trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán viên mới được nâng cao, số liệu chi tiết và tổng hợp được thường xuyên đối chiếu, giảm bớt sai sót.
2. Về tổ chức sổ sách kế toán.
a. Về việc định kỳ lập chứng từ ghi sổ.
Hiện nay định kỳ lập chứng từ ghi sổ phản ánh sự biến động thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm phát sinh tại Cty Vintesgroup là ghi ba lần trong một tháng. Do đặc điểm của Công ty là các nghiệp vụ phát sinh nhiều và thường xuyên thì việc lập chứng từ ghi sổ phẩn tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ba lần trong một tháng vẫn chưa được hợp lý, công việc bị dồn vào gây chậm chễ trong việc lập báo cáo tài chính.
Do kỳ tính giá thành phẩm sản xuất của Công ty là cuối mỗi tháng và do áp dụng phương pháp tính giá bình quân cả kì dự trữ trong giá trị thành phẩm xuất kho nên chứng từ ghi sổ phản ánh sự biến động thành phẩm bắt buộc phải đợi đến cuối tháng mới lập được.
Tuy nhiên, việc hạch toán doanh thu tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu không bị ảnh hưởng bởi cách tính trên. Theo em, kế toán Công ty nên lập chứng từ ghi sổ phản ánh doanh thu tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu theo định kỳ 5 ngày ghi một lần để giảm trừ bớt công việc dồn vào cuối tháng cung cấp kịp thời thông tin kế toán tổng hợp về tình hình tiêu thụ thành phẩm của Công ty và phù hợp với đặc điểm của Công ty.
b. Về việc mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Để đảm bảo cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu với bảng cân đối số phát sinh, đồng thời để quản lý chứng từ ghi sổ, Công ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ này có chức năng:
- Quản lý chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian.
- Sổ "Đăng kí chứng từ ghi sổ" do kế toán tổng hợp giữ và ghi.
- Sổ này có kết cấu ghi đơn (số tiền không phân biệt nợ, có mà nó chỉ quan tâm tới tổng số tiền nợ, có).
- Cuối tháng Kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối phát sinh.
Mẫu sổ :"Đăng kí chứng từ ghi sổ" như sau:
Cty Vintesgroup
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
Ngày …. Tháng …. Năm ….
c. Về việc tổ chức chi tiết doanh thu bán hàng hàng.
Hiện nay , Công ty không mở "Sổ chi tiết bán hàng" để theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm. Mà tình hình tiêu thụ này được theo dõi trên sổ chi tiết TK 511(phần doanh thu) và sổ chi tiết TK 632 (phần giá vốn). Như vậy, khi muốn kiểm tra hay đối chiếu số liệu về một nghiệp vụ bán hàng cụ thể, kế toán gặp nhiều khó khăn. Mặc dù, Công ty đã sử dụng máy vi tính để quản lý các nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nhưng thông tin đưa ra vẫn chưa thực sự nhanh chóng do cách tổ chức sổ bán hàng như trên.
Vì vậy, theo em, Công ty nên bổ sung Sổ chi tiết bán hàng để theo dõi một cách chi tiết về tình hình tiêu thụ thành phẩm. Sổ này sẽ theo dõi cả về số lượng sản phẩm bán ra, các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán hay thuế giá trị gia tăng phải nộp và doanh thu tiêu thụ thành phẩm. Sổ chi tiết bán hàng mỗi loại sản phẩm sẽ được theo dõi ở một trang riêng.
Như vậy, nhìn vào "Sổ chi tiết bán hàng", ta có thể thấy ngay tình hình tiêu thụ của từng loại thành phẩm, biét được thàng phẩm nào bán được nhiều, tiêu thị nhanh và thành phẩm nào đang bị tồn động nhiều. Trên cơ sở đó cững có thể so sánh được tốc độ tiêu thụ trên từng loại sản phẩm, hàng hoá qua các kỳ.
3. Về tổ chức công tác hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
a. Về việc quản lý tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
Trong nền kinh tế thị trường và toàn cầu hoá nhiều cạnh tranh hiện nay, việc mở rộng thi trường trong nước là vô cùng cần thiết. Do vậy, để tăng thêm nguồn thu ngoại tệ do xuất khẩu, phòng kế hoach của Công ty cần có bộ phận Maketing. Sự hoạt động có hiệu quả của bộ phận này sẽ giúp Công ty tăng thêm lượng hàng bán ra thi trường, doanh thu của công sẽ nâng cao cả về ngoại tệ và nội tệ. Bên cạnh đó, công ty cần quan tâm hơn đến việc đầu tư cho khâu quảng cáo, giới thiệu những sản phẩm mới nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ, đồng thời không quên duy trì chất lượng và uy tín của những mặt hàng truyền thống, được người tiêu dùng biết đến và tin dùng đã lâu của Công ty .
b. Về việc giảm bớt lượng hàng dự trữ.
Như trên sổ chi tiết TK 155 đã thể hiện, số dư cuối kỳ của hàng tồn kho công ty là rất lớn, (bình quân từ 14 - 15 tỷ / 1 tháng) mà đặc thù hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu tập trung vào 3 tháng cuối năm nên việc để số dư hàng tồn kho lớn như vậy, làm hàng tháng, công ty phải chịu một khoản lãi suất vay ngân hàng
(0,7%) tức là khoảng 105 triệu đồng. Chính vì vậy, khoản lãi vay ngân hàng này, công ty hạch toán vào TK 642.9 rồi cuối kỳ phân bổ vào cho hàng tiêu thụ.
c. Về phương pháp tính giá thực tế thành phẩm xuất kho.
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ, đến cuối tháng, kế toán mới xác định được giá thành sản xuất thực tế theo từng loại sản phẩm dẫn đén công việckế toán ở cuối ký dồn lại rất nhiều. Mặt khác, giá vốn hàng bán đến cuối kỳ mới xác định được, lúc đó, kế toán mới lập chứng từ ghi sổ phản ánh giá vốn hàng bán. Điều đó gây rất nhiều khó khăn khi xuất thành phẩm, kế toán không xác định được giá thực tế thành phẩm xuất kho mà tất cả đều phải đợi đến cuối tháng.
Theo em, công ty nên chọn phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập, tức là, sau mỗi lần nhập kho thành phẩm, kế toán phải tính giá đợn vị bình quân. Từ đó căn cứ vào số lượng sản phẩm tiêu thụ và giá bình quân vừa tính ra, xác định được giá thực tế của sản phẩm tiêu thụ. Ưu điểm của phương pháp này là giá cả đảm bảo tương đối chính xác, song việc tính là phức tạp. Tuy vậy cơ quan đã sử dụng máy tính tong kế toán nên sẽ khắc phục được phần nào nhược điểm đó.
Theo phương pháp này, ta có thể xác định được giá thành sản xuất thực tế ngay sau mỗi lần nhập, và kế toán có thể lập chứng từ ghi sổ luôn cho nghiệp vụ xuất kho thành phẩm. Từ đó, tránh được tình trạng cuối tháng, côngviệc bị đồn lại và cung cấp kịp thời mọi thông tin về giá thành thực tế của thành phẩm cho mọi đối tượng quan tâm.
d. Cần sủ dụng đúng tài khoản phản ánh chi phí thu mua hàng hoá.
Hiện tại, công ty hạch toán chi phí thu mua hàng hoá như vận chuyển, bốc xếp vào TK611, cuối kỳ kết chuyển vào TK 632, theo em như vậy chưa hợp lý.
Vì TK 611 dùng cho phương pháp hạch toán hàng tồn kho kiểm kê định kỳ phản ánh giá trị hàng hoá mua vào bao gồm cả giá thực tế và chi phí thu mua. Hơn nữa, toàn bộ chi phí mua hàng đó cuối kỳ kết chuyển hết vào giá vốn hàng bán là không hợp lý làm cho việc xác định giá trị hàng tồn kho bị sai lệch, khó xác định giá vốn hàng bán chính xác dẫn đến việc xác định kết quả kinh doanh bị ảnh hưởng.
Vì hàng tồn kho của công ty có gái trị lớn, theo em chi phí thu mua này phải hach toán vào giá trị hàng mua, cụ thể là vào TK156.2 - Chi phí thu mua
hàng hoá. Khi tiêu thụ đến đâu, tính giá vốn đến đó mới phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế
Ví dụ: Trên TK 611, phát sinh chi phí vận chuyển hàng - Bộ chữ Tiếng Việt thực hành đến 31/03/2007 là: 6.761.904 đồng. Số dư cuối kỳ TK 156 của bộ chữ Tiếng Việt thực hành là: 305.629.056 đồng. Số lượng 9.331 bộ.
Tình hình nhập xuất bộ chữ thực hành đến 31/03/2009như sau:
Đơn vị tính: VNĐ
Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị
17.000 544.844.80
0 7.669 249.215.744 9.331 305.629.056
Như vậy công ty hạch toán: * Khi nhập hàng về: Nợ TK 156 (17.000 bộ chữ): 554.844.800 Nợ TK 611: 6.761.904 Có TK 331: 561.606.704 * Khi tiêu thụ: Nợ TK 632: 249.215.744 Có TK 156: 249.215.744 * Cuối ky kết chuyển: 1) Nợ TK 632: 6.761.904 Có TK 611: 6.761.904 2) Nợ TK 911: 255.977.648 Có TK 632: 255.977.648 => Số dư Nợ TK 156 cuối kỳ là: 305.629.056
Công ty nên chi tiết TK 156 thành 2 tiểu khoản: TK 156.1 - Hàng hoá.
TK 156.2 - Chi phí thu mua hàng hoá. Và hach toán như sau:
Nợ TK 156.1(17.000 bộ chữ): 554.844.800 Nợ TK 156.2: 6.761.904
Có TK331: 561.606.704
=> Như vậy đơn giá thực tế nhập một bộ chữ là: 33.035 đồng * Khi tiêu thụ: Nợ TK 632: (7.669 x 33.035) = 253.350.695 Có TK 156: 253.350.695 * Cuối kỳ, kết chuyển : Nợ TK 911: 253.350.695 Có TK 632: 253.350.695 => Số dư nợ TK 156 cuối kỳ là: 308.256.009
4. Hạch toán đúng tính chất của tài khoản, phù hợp với chế độ và chuẩn mực kế toán.
a. Hạch toán đối với sản phẩm chào hàng, khuyến mại…
Trường hợp dùng sản phẩm của công ty để chào hàng, khuyến mại, công ty đã hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như vậy là không đúng mà phải được coi là tiêu thụ nội bộ và cách hạch toán như sau:
1) Nợ TK 641 - chi phí bán hàng.
Có TK 521 - Doanh thu nội bộ (giá chưa có thuế GTGT) 2) Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào.
Có TK 333.1 - Thuế GTGT đầu ra.
b. Hạch toán chi phí lãi tiền vay phải trả.
Khi công ty trả lãi tiền vay cho ngân hàng và cho cán bộ công nhân viên trong công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 642:
Có TK 111, 112…
Theo em định khoản như trên là không đúng mà phần chi phí lãi vay phải hạch toán vào chi phí tài chính:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính. Có TK 111, 112…
Tại Cty Vintesgroup trong kỳ, khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 521.
Có TK 111, 112, 131.
Cuối kỳ, hạch toán từ TK 521, kế toán xác định số tiền đã chấp nhận chiết khấu trong kỳ và ghi bút toán kết chuyển:
Nợ TK 511. Có TK 521.
Chi phí chiết khấu bao gồm chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng hoá, dịch vụ ví khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng. Chiết khâu thanh toán là khoản chiết khấu cho người mua hàng hoá, dịch vụ khi thanh toán tiền trước thời hạn theo hợp đồng.
Số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ được phản ánh trên TK 521 - "Chiết khấu thương mại" và hạch toán như sau:
Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại. Nợ TK 333.1 - Thuế GTGT đầu ra. Có TK 111, 112, 131…
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho người mua hàng sang tài khoản doanh thu, sau khi kết chuyển doanh thu bán hàng (đã trừ đi chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán) sang TK 911:
1) Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 521 - Chiết khấu thương mại.
2) Nợ TK 511 - Doanh thu hàng bán và cung cấp dịch vụ. Có TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
Số chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá được hưởng khi thanh toán trước hạn được hạch toán vào TK 635 " Chi phí tài chính" như sau:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính. Có TK 131, 111, 112, …
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 635 - Chi phí tài chính.
d. Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi.
Với hình thức tiêu thụ chủ yếu là bán buôn cho các khách hàng, phần lớn là các công ty Sách thiết bị các tỉnh, nên doanh số bán chịu tương đối lớn. Do vậy, việc quản lý thu hồi công nợ gặp không ít khó khăn, doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng vốn thường xuyên, có những trường hợp không thu hồi được nợ với số tiền lớn.
Song công tykhông tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi nên khi xác định các khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi có căn cứ cụ thể và có quyết định của ban giám đốc, kế toán công ty hạch toán toàn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 131: Xoá khoản nợ phải thu.
Việc hạch toán như vậy sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong tháng.
Để giảm bớt tình trạng chiếm vốn, công ty có thể tăng % chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn. Nhưng để đảm bảo không có những biến động lớn về kết quả kinh doanh, và đảm bảo sự phù hợp của doanh thu và chi phí trong kỳ, công ty nên lập dự phòng với só dư nợ có khả năng không thu được trong tương lại
Để lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty cần tìm hiểu tình trạng tài chính của khách hàng, nếu các khoản nợ đã quá 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ hoặc tuy chưa quấ hạn 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu như bỏ trốn, đnag bị giam giữ … thì đuề được coi là nợ khó đòi và phải tiến hành lập dự phòng.
Tổng dự phòng phải thu khó đòi lập tối đa bằng 20% tổng số nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính và đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ.
Mức dự phòng Phải thu khó đòi
Số nợ phải thu Khó đòi(cả thuế)