II. Thực trạng hoạt động đấu thầu diễn ra tại công ty
4. Tổng kết kết quả thực hiện đấu thầu tại công ty trong 2 năm qua
4.2 Những tồn tại
Bên cạnh những kết quả mà công tác tổ chức đấu thầu mang lại thì vẫn còn tồn tại nhiều yếu tố làm suy giảm tính hiệu quả vốn có của nó. Có nhiều những hạn chế hiện đang cần phải giải quyết thì mới thực sự đưa đấu thầu đứng ngang tầm quan trọng như mong đợi. Việc đánh giá những tồn tại như thế này có thể giúp cho công ty và những người trực tiếp tham gia vào quá trình đấu thầu có thể đưa ra những giải pháp hữu hiệu để khắc phục và hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu.
Về tiến độ công tác tổ chức đấu thầu:
Đôi khi tiến độ này bị chậm lại (có khi bị kéo dài hơn so với kế
hoạch đấu thầu tới 10% tổng thời gian) do chậm trễ trong một số khâu:
Chậm trễ trong quá trình lập hồ sơ mời thầu. Điều này bắt nguồn từ cả những nguyên nhân chủ quan cũng như nguyên nhân khách quan.
Nguyên nhân khách quan: có thể do bên tư vấn không giao kịp bản khảo sát và đánh giá nhu cầu lắp đặt, mua mới các loại trang thiết bị cũng như tính toán tổng dự toán của gói thầu theo đúng kế hoạch hoặc do số lượng mặt hàng, chủng loại hàng hóa và dự toán do bên tư vấn cung cấp đôi khi chưa chính xác, do đó phải tốn thời gian để hỏi đáp và hiệu chỉnh những sai lệch.
Nguyên nhân chủ quan: có thể là do những sai sót, nhầm lẫn, bất cẩn của người được phân công nhiệm vụ lập hồ sơ mời thầu, có thể là do yêu cầu gấp rút trong thời gian đôi khi rất ngắn giữa khoảng thời gian phát hành hồ sơ mời thầu đã định trước với thời gian nhận được quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu của Tổng công ty nên công tác hiệu chỉnh lại hồ sơ mời thầu theo bản duyệt trong thời gian ngắn không đảm bảo được tính chính xác.
Trình tự trình duyệt gói thầu, tổng dự toán, kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, báo cáo kết quả đấu thầu phải qua nhiều bước, nhiều thủ tục kéo dài.
Nguyên nhân khách quan: là do hệ thống văn bản pháp quy trong đấu thầu vẫn chưa được hoàn thiện, vẫn còn nhiều bất cập cần phải sửa đổi bổ sung cho hoàn chỉnh. Và có thể là do các cấp, người có thẩm quyền liên quan gây khó khăn nên có xảy ra hiện tượng "quân xanh , quân đỏ".
Nguyên nhân chủ quan: do các cán bộ phụ trách vấn đề trình duyệt không thường xuyên theo dõi sát sao quá trình phê duyệt với cấp trên để giải trình kịp thời những vấn đề phát sinh. Ngoài ra chất lượng hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá cũng là những nguyên nhân cơ bản đã làm cho quy trình đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài (hồ sơ mời thầu lập quá chung chung, mập mờ gây khó hiểu cho nhà thầu cũng như cho việc đánh giá. Khối lượng đưa ra trong hồ sơ mời thầu sai lệch so với thiết kế, tiêu chuẩn đánh giá không đủ rõ, không phù hợp với hồ sơ mời thầu).
Trong qúa trình tổ chức đấu thầu nhiều khi không thành công do không lựa chọn được nhà thầu nào phù hợp đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của chủ đầu tư. Do vậy Bên mời thầu phải báo cáo lên người, cấp có thẩm quyền xin tổ chức đấu thầu lại.
Trong qúa trình xét thầu: đôi khi do hồ sơ dự thầu của một số nhà thầu có một số điểm chưa hoàn thiện, gây khúc mắc cho tổ chuyên gia trong quá trình đánh giá nên Bên mời thầu lại tốn thời gian làm thông báo yêu cầu những nhà thầu đó làm rõ. Thời gian chờ các nhà thầu trả lời làm cho thời gian xét thầu bị kéo dài có khi tới1đến 2 tuần lễ
Bên cạnh đó, một trong những bất cập chỉ xảy ra trong một vài gói thầu nhưng lại có ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình tổ chức đầu thầu tại công ty, đó là giá trúng thầu vượt quá giá dự toán gói thầu đã được Tổng công ty phê duyệt. Giá trị dự toán gói thầu là giá trị của gói thầu được bên tư vấn và những cán bộ phụ trách đấu thầu dựa trên giá cả thị trường tại thời đỉểm lập và những hiểu biết của mình về lĩnh vực của gói thầu xây dựng lên. Giá trị dự toán này sẽ phải được trình lên Tổng công ty chờ được phê duyệt trước khi đưa vào kế hoạch đấu
thầu. Đây là cơ sở để xác định nhà thầu trúng thầu sau này, giá thầu của gói thầu là giá đánh giá thấp nhất của nhà thầu được các chuyên gia thuộc tổ chuyên gia đánh giá trong quá trình chấm thầu. Giá gói thầu bắt buộc không được vượt quá giá dự toán đã được duyệt, khi đó công ty sẽ phải làm tờ trình lên xin ý kiến chỉ đạo tổ chức lại đấu thầu gói thầu. Quá trình đấu thầu lại sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch dự án đã được xây dựng, làm gia tăng chi phí phục vụ cho quá trình đầu thấu. Chính vì vậy việc xây dựng được một giá trị dự toán gói thầu sát với giá cả thị trường là một trong những yêu cầu cần thiết phải được tiến hành trong công tác đấu thầu tại công ty.
CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU Ở CTY VTC INTECOM
I. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Tuy mới chỉ được thành lập và đi vào hoạt động trong hơn 2 năm qua, nhưng công ty VTC Intecom đã đạt được những thành công nhất định. Công ty là một trong những công ty đi đấu trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ số tại Việt Nam, chiếm lĩnh được một lượng lớn thị phần của lĩnh vực này, tốc độ phát triển hàng năm đạt hơn 200%.
Chính vì sự lớn mạnh không ngừng của công ty và yêu cầu của tổng công ty trong việc phát triển, công ty đã sớm xây dựng cho mình một định hướng phát triển vững chắc và bền vững. Việc xây dựng được một định hướng phát triển đúng đắn sẽ giúp cho công ty vạch ra được những công việc, những yêu cầu khách quan cần được thực hiện. Qua đó công ty sẽ có được những bước phát triển vững chắc là một trong những công ty con có tốc độ phát triển nhanh trong tổng công ty VTC.
Phát triển thị phần, hoàn thiện và nâng cao chất lượng phục vụ dịch vụ số, đưa vào thị trường nhiều dịch vụ mới
Tuy tốc độ phát triển của công ty hàng năm lên tới hơn 200%, là một trong những công ty đứng đầu về thị phần, nhưng với tốc độ phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ cũng như tốc độ phát triển chung của toàn bộ Tổng công ty. Công ty đã có định hướng đầu tư phát triển thêm nhiều loại hình dịch vụ số có trình độ khoa học cao, tiên tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó công ty cũng luôn là những người đi tiên phong trong việc phát triển khoa học công nghê, đi đầu trong lĩnh vực dịch vụ số
Mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh trong nhiều nghành, lĩnh vực mới Định hướng phát triển của công ty không chỉ tập trung phát triển những nghành nghề kinh doanh đã là thế mạnh của mình mà tiếp tục phát huy, mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực nghành nghề mới như : truyền thông, xây dựng cơ bản….
Chính từ những định hướng phát triển này đã đặt ra một nhu cầu cấp thiết trong việc đầu tư phát triển, cải tạo và nâng cấp thiết bị công nghệ, nền tảng kĩ thuật nhằm đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu đặt ra. Xuất phát từ đó nhu cầu về việc mua sắm hàng hóa trang thiết bị mới là một một nhu cầu cấp thiết đặt ra đối với công ty trong quá trình phát triển. Để đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn nhà nước, nguồn vốn tín dụng một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng của các loại hàng hóa trong các gói thầu, việc tiến hành tổ chức đấu thầu trong quá trình mua sắm là hình thức có thể đảm bảo được các yếu tố khách quan cũng như chủ quan của công ty.