Tại Cơng ty một nhu cầu đang được đặt ra là áp dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn. Mà hình thức sổ sách kế tốn Cơng ty đang áp dụng là hình thức "Chứng từ ghi sổ ", hình thức này phù hợp quy mơ sản xuất và trình độ nhân viên kế tốn tại Cơng ty. Mặc dù vậy, nếu áp dụng máy vi tính thì phải thuê chuyên gia về nghiên cứu thực tế, viết chương trình điều này sẽ làm chi phí quá lớn và khi cĩ sự thay đổi hoặc trục trặc gì phải mời họ rất bất tiện. Vì vậy, để giảm chi phí, tạo thuận lợi trong việc áp dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn, trước hết Cơng ty nên sử dụng hình thức " Nhật ký chung"
Thuận lợi hơn trong việc mua phần mềm.
Hình thức được áp dụng viết phần mềm thơng dụng nhất là hình thức "Nhật ký chung" cĩ sổ sách gọn, kết cấu sổ và phương pháp ghi chép đơn giản, cùng với việc ghi chép theo trình tự thời gian và nội dụng kinh tế sẽ rất thuận tiện cho việc theo dõi tồn quá trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Hình thức "Nhật ký chung" bao gồm các loại sổ sách sau:
- Sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.
Sơ đồ trình tự ghi sổ như sau:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, cuối quý : Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, từ chứng từ gốc ghi vào Nhật ký chung, hoặc Nhật ký đặc biệt theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Đồng thời những nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần hạch tốn chi tiết, cịn được ghi vào sổ chi tiết liên quan.
Định kỳ, từ Nhật ký chung ghi các nghiệp vụ kinh tế vào sổ cái theo các tài khoản liên quan. Cịn đối với nhật ký đặc biệt, thường cuối kỳ lấy số tổng cộng ghi một lần vào sổ Cái.
Cuối kỳ, căn cứ số liệu các sổ chi tiết, lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tương ứng trên Bảng cân đối tài khoản. Sau đĩ, từ Bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết lập các baĩ cáo kế tốn.