Như đã trình bày ở trên, bộ máy tổ chức quản lý của công ty cổ phần xây dựng và phát triển nông thôn 10 khá là khoa học và hợp lý, do đó các quy trình làm việc của công ty cũng hết sức logic, đảm bảo cho công việc được tiến hành một cách thông suốt và hiệu quả cao. Quy trình tham dự thầu của công ty là một biểu hiện cụ thể:
Sơ đồ 1.2: Quy trình tham dự thầu của công ty
Thu thập thông tin HSMT
Mua HSMT
Xem xét sơ bộ HSMT
Lập kế hoạch làm Hồ sơ dự thầu
Kiểm tra kế hoạch khả thi
Khảo sát hiện trường
Báo cáo kết quả khảo sát
Lập HSDT theo kế hoạch Lập thông tin chung: Năng lực,kinh nghiệm,giấy phép Lập biện pháp thi công tiến độ
công trình Lập bảng giá dự thầu Lập các yêu cầu đáp ứng của hồ sơ dự thầu
Phòng KH-KT công ty kiểm tra HS
Hoàn thiện, phôtô, đóng gói
Nhìn chung ở Công ty cổ phần XD&PTNT 10 các phòng ban đều tham gia vào công tác đấu thầu với các nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể như sau:
Phòng kế hoạch - kỹ thuật có nhiệm vụ mua hồ sơ đấu thầu khi có thông tin chính xác: tính toán làm hồ sơ đấu thầu, lập kế hoạch về biện pháp thi công, tiến độ thi công và toàn bộ hồ sơ thiết kế kỹ thuật, dự toán, hồ sơ hoàn công. Có thể nói đây là phòng quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình tham dự thầu. Cũng chính vì có chức năng quan trọng như vậy nên đội ngũ nhân sự của phòng phải là những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có nhiều kinh nghiệm trong công tác lập hồ sơ dự thầu. Tại phòng, mỗi cán bộ được phân công đảm nhiệm các phần việc khác nhau, ví dự, có cán bộ chuyên trách việc tìm kiếm thông tin, hoàn thiện, photo, đóng gói hồ sơ dự
Trúng thầu Trượt thầu
Hợp đồng kinh tế
Giải đáp các vấn đề liên quan đến HSDT trong thời gian chấm thầu
thầu, có cán bộ kĩ thuật chuyên trách việc xây dựng nội dung kĩ thuật, và có cán bộ chuyên trách việc xấy dựng nội dung thương mại tài chính… Với sự chuyên môn hóa như vậy mỗi người sẽ phát huy được hết năng lực của mình trong nhiệm vụ được giao, nhờ đó công việc sẽ được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ giúp phòng kế hoạch kĩ thuật
hoàn thành hồ sơ dự thầu bằng việc cung cấp các tài liệu phản ánh năng lực tài chính của công ty như báo cáo tài chính các năm (3 năm gần thời điểm dự thầu nhất), biên bản bảo lãnh dự thầu, biên bản cam kết cho vay vốn (nếu có)…
Phòng tổ chức hành chính có vai trò khá quan trọng bởi là nơi cung cấp
và sắp xếp nhân sự tham gia quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Ngoài ra phòng tổ chức hành chính còn cung cấp các số liệu về nguồn nhân lực, năng lực máy móc thiết bị, hồ sơ kinh nghiệm của công ty…đồng thời cung cấp phương tiện máy móc để hoàn thiện hồ sơ dự thầu (như máy photocopy, máy in…)
Sau khi ký hợp đồng kinh tế, công ty giao cho các xí nghiệp, các đội trực tiếp thi công. Căn cứ dự toán công trình được duyệt Phòng kế hoạch- kỹ thuật lập dự trù vật tư, vật liệu sử dụng vào công trình, phòng tài chính – kế toán chuẩn bị nguồn vốn để ký hợp đồng mua vật tư, vật liệu; kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp pháp và chịu trách nhiệm hạch toán kết quả kinh doanh theo từng công trình.
Phòng tổ chức hành chính bố trí mặt bằng để chuẩn bị tập kết vật tư vật
liệu, bố trí nơi ăn ở cho cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm về an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường.
1.2.2.1. Thu thập thông tin hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu được thu thập chủ yếu từ các nguồn: - Qua thông tin trên báo chí
- Qua các mối quan hệ - …
1.2.2.2. Xem xét sơ bộ Hồ sơ mời thầu và lập kế hoạch làm Hồ sơ dự thầu
Trưởng dự án và cán bộ dự án tập trung xem xét sơ bộ các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Đưa ra các thông tin chính của Hồ sơ như: thông tin về dự án (Nguồn gốc của dự án, quy mô của dự án, thời gian đấu thầu, địa điểm thực hiện dự án, thơì gian thực hiện hợp đồng, các điều kiện tham gia dự thầu, chủng loại vật tư cần thiết…)
Sau khi đã xem xét sơ bộ, tiến hành lập kế hoạch làm hồ sơ dự thầu theo biểu mẫu chung. Công việc cụ thể là:
+ Phân công cán bộ làm Hồ sơ dự thầu, nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ + Phân công cán bộ, thời gian, mục đích đi khảo sát hiện trường (cán bộ khảo sát phải là người rất có kinh nghiệm trong công tác thi công, khảo sát nguồn vật tư liên quan, giá cả , nhân công, khảo sát địa điểm của dự án như đường xá, điều kiện xã hội, môi trường, khí hậu…)
+ Lập biện pháp thi công: Lập tất cả các yêu cầu kĩ thuật liên quan đến quá trình thi công (đào đất, đổ bê tông, lắp dựng cột…) theo các quy phạm ngành
+ Lập Hồ sơ nhân lực phục vụ thi công: Đội trưởng, đội phó, giám sát kĩ thuật…
+ Lập tiến độ thi công
Để kế hoạch được thực hiện một cách suôn sẻ, tốt đẹp, không vướng mắc, khó khăn nhiều, người ta tiến hánh kiểm tra kế hoạch khả thi, rà sóat lại các bước trên và báo cáo tất cả các kết quả thu nhận được của đợt đi khảo sát với cấp trên
1.2.2.3. Lập hồ sơ dự thầu:
chọn nhà thầu. Chất lượng bộ hồ sơ dự thầu tốt, tin cậy, sẽ là cơ sở để bên mời thầu lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực tài chính, kĩ thuật và kinh nghiệm để thực hiện gói thầu. Do đó công tác lập hồ sơ dự thầu cần được thực hiện một cách hết sức cẩn thận và nghiêm túc, đòi hỏi kinh nghiệm và trình độ của các nhân viên.
Các căn cứ lập hồ sơ dự thầu:
• Căn cứ vào khối lượng mà bên mời thầu cung cấp trong hồ sơ mời thầu • Căn cứ vào khảo sát nghiên cứu của nhóm cán bộ lập hồ sơ dự thầu • Căn cứ vào quy định về định mức trong thi công
• Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu: Luật đấu thầu, nghị định 111… và các lĩnh vực có liên quan
Tiếp đó, cán bộ phòng kế hoạch – kĩ thuật tiến hành lập hồ sơ dự thầu: - Lập các thông tin chung về Nhà thầu: Hồ sơ năng lực, căn cứ pháp lý, Hồ
sơ kinh nghiệm
- Bóc tách bản vẽ để đưa ra khối lượng của từng hạng mục trong hồ sơ - Lập biện pháp thi công, hồ sơ nhân lực và tiến độ thực hiện công trình. - Lập bảng giá dự thầu: Đơn giá chi tiết (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhân công, máy thi công); đơn giá tổng hợp ( vật liệu chính, vật liệu phụ, nhân công,máy thi công, chi phí chung, lãi định mức, thuế…)
- Lập các yêu cầu khác theo yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu ( Bảo lãnh dụ thầu, các tài liệu liên quan đến vật tư…)
Hồ sơ dự thầu được lập xong, phòng kế hoạch – kĩ thuật kết hợp với đơn vị trực tiếp lập Hồ sơ dự thầu có nhiệm vụ rà soát lại toàn bộ các bước thực hiện ở trên.
1.2.2.4. Trình duyệt, hoàn thiện, phôtô đóng gói và nộp Hồ sơ dự thầu:
Lãnh đạo chủ yếu là duyệt gía bỏ thầu từ đó quyêt định giảm giá bao nhiêu % trong Thư giảm giá để khả năng thắng thầu là lớn nhất.
duyệt, Cán bộ dự án tiến hành hoàn thiện lần cuối trước khi cho phôtô, đóng gói theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Trưởng phòng kế hoạch – kĩ thuật hoặc cán bộ dự án được ủy quyền đi nộp Hồ sơ dự thầu theo đúng thời gian, địa điểm của Hồ sơ mời thầu, dự lễ mở thầu và phải trình Biên bản nộp thầu và Biên bản mở thầu cho lãnh đạo.
1.2.2.5. Nhận kết quả đấu thầu
Sau khi kết thức việc chấm thầu, tức là đánh giá Hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ chọn ra được nhà thầu đáp ứng đủ các điều kiện đặt ra của gói thầu, và sẽ gủi thông báo kết quả đấu thầu đến. Nếu công ty trúng thầu sẽ đến thương thảo và kí hợp đồng.
1.2.2.6. Thương thảo và kí hợp đồng:
Sau khi nộp hồ sơ dự thầu, phòng kế hoạch – kĩ thuật có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ Hồ sơ dự thầu của mình trong suốt thời gian chấm thầu, nhằm mục đích sẵn sàng giải đáp các vướng mắc trong Hồ sơ dự thầu khi có yêu cầu của Chủ đầu tư.
Khi có kết quả chấm thầu:
+ Nếu Chủ đầu tư thông báo trượt thầu: phòng kế hoạch – kĩ thuật có trách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và lưu lại trong Hồ sơ dự thầu.
+ Nếu Chủ đầu tư thông báo trúng thầu: Phòng kế hoạch – kĩ thuật có trách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và ra quyết định. Rồi sau đó thay mặt công ty đi thương thảo và kí hợp đồng với Chủ đầu tư
1.2.2.7 .Đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần tham dự một gói thầu, công ty đều tổ chức những cuộc họp nhằm tổng kết, đúc rút kinh nghiệm cho những lần sau