Thực trạng áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại các công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam
2.3. Thực trạng áp dụng kỹ thuật kiểm tra tài liệu
Xác minh tài liệu là kỹ thuật xem xét tính hợp lý, phù hợp của những tài liệu được cung cập hoặc thu thập được trong quá trình kiểm toán. Kỹ thuật này cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về hoạt động của công ty khách hàng, chất lượng bộ máy kế toán…
Tuy nhiên, đối với những tài liệu được cung cấp bởi công ty khách hàng, khi sử dụng cần kết hợp với các kỹ thuật khác để xem xét lại tính chính xác của chúng.
Ở giai đoạn thực hiện kiểm toán, hầu hết ở các công ty kiểm toán, KTV sẽ tiến hành chọn mẫu và sử dụng kỹ thuật xác minh tài liệu trên các mẫu đã chọn theo hai hướng: từ chứng từ đến các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản (tránh khai thiếu) và từ các sổ cái tài khoản đến sổ chi tiết, các chứng từ cụ thể (tránh khai khống).
+ Thứ nhất: kiểm tra chứng từ gốc lên sổ sách kế toán nhằm kiểm tra tra tính đầy đủ trong ghi chép của các nghiệp vụ phát sinh
VD: kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận doanh thu , KTV yêu cầu cung cấp các chứng từ, hóa đơn vào ngày cuối năm liên quan đến tài khoản doanh thu, sau đó sẽ đối chiếu hóa đơn, sổ cái …việc kiểm tra này được KTV ghi chép vào giấy tờ làm việc để làm bằng chứng lập BCKT.
+ Thứ hai: Kiểm tra từ sổ sách kế toán xuống chứng từ gốc nhằm xác minh tính có thật của các nghiệp vụ đã ghi sổ: kiểm tra theo thứ tự từ bảng cân đối số phát sinh , sổ cái , sổ chi tiết đến chứng từ gốc của nghiệp vụ đó.
Khi kiểm tra chứng từ KTV cũng chú ý tính hợp lý, hợp lệ có tuân theo quy định hiện hành hay không, chữ ký có đủ hay không …
Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Apec: kỹ thuật xác minh tài liệu luôn được kết hợp với kỹ thuật phỏng vấn và quan sát để thu thập bằng chứng có độ tin cậy cao, cả trong giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán.
Ở giai đoạn lập kế hoạch, kỹ thuật xác minh tài liệu chỉ nhằm mục đích thu thập thông tin cơ sở và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng để lưu vào hố sơ kiểm toán nên không có bút tích của KTV. Tuy nhiên nếu kiểm tra tài liệu thấy thiếu sót thì KTV có thể yêu cầu phía công ty khách hàng cung cấp thêm. Tài liệu cung cấp thêm hoặc giải trình của Ban giám đốc sẽ được ghi vào giấy tờ làm việc và hồ sơ kiểm toán.
Nhìn chung, ở công ty Apec, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kỹ thuật quan sát và phỏng vấn dùng để thu thập hiểu biết tổng quan, kỹ thuật xác minh tài liệu để tìm hiểu kỹ hơn về hoạt động, tình hình tài chính của khách hàng.
Chọn mẫu tại công ty Apec không theo quy trình hay sử dụng phần mềm cụ thể nào mà KTV thường chọn mẫu phi xác suất theo cảm tính, chọn những khoản mục có giá trị lớn và khả năng sai phạm cao.
Ví dụ về giấy tờ làm việc khi KTV xác minh tài liệu theo hướng khai khống:
Tên khách hàng: Tham chiếu:
Bước công việc: Kiểm tra phiếu thu, phiếu chi Người thực hiện:
NT ghi sổ CT - NT
Nội dung TK đối
ứng
Số tiền (nghìn đồng)
Ghi chú
35 9/8 335 800 Không có hóa đơn
93 18/10 621 1.235.5400 Không có hóa đơn
………
Nhận xét:
- Hầu hết các khoản thu chi đã kiểm tra chi tiết đều đạt chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ
- Riêng các nghiệp vụ trên đều nghi ngờ chi khống cần xác minh lại
Ví dụ về giấy tờ làm việc khi KTV xác minh tài liệu theo hướng khai thiếu:
Tên khách hàng: Tham chiếu:
Khoản mục: Tiền Người thực hiện: Bước công việc: Kiểm tra phiếu thu, phiếu chi Ngày thực hiện:
- Chứng từ số 006/2 ngày 13/2 và chứng từ số 007/2 ngày 15/2, mua quà Tết âm lịch 2007, hạch toán nhầm vào TK 6422 số tiền 819 453 đ, cần hạch toán dùng tiền chi từ quỹ TK 431, bút toán đúng là: Nợ TK 431 Có TK 111
Tại công ty Deloitte Việt Nam: KTV cần luôn giữ tính hoài nghi nghề nghiệp khi thực hiện xác minh tài liệu, xem xét sự luân chuyển chứng từ. Phương pháp này kết hợp với quan sát và lấy xác nhận.
Ví dụ xác minh tài liệu về doanh thu bán hàng + B1: chọn mẫu
Mức độ trọng yếu cụ thể MP: 8 183 636 000
Quy mô tổng thể P: 621 029 889 754 (tổng doanh thu) Mức đảm bảo cơ bản R: 2 (rủi ro cao, kiểm tra chi tiết) Khoảng cách mẫu J= MP/ R : 4 091 818 000
Mẫu cần chọn N= P/ J : 152 mẫu
Nguồn: báo cáo bán hàng, sổ chi tiết giá vốn, bảng giá bán buôn + B2: tiến hành đối chiếu, kiểm tra các tài liệu một cách chi tiết: Kiểm tra chênh lệch giữa đơn giá trên hóa đơn bán hàng với đơn giá ghi nhận trên sổ kế toán, đánh giá nguyên nhân, có thể chấp nhận không.
Kết luận: Có một mặt hàng bán không theo giá niêm yết, chênh lệch quá nhiều. Khi phỏng vấn kế toán, KTV được biết nguyên nhân là do Ban giám đốc có bảng giá mới nhưng kế toán áp dụng có độ trễ
Tại công ty kiểm toán Mỹ A.A: Công ty kiểm toán Mỹ thường chọn mẫu đại diện để xác minh số dư của các khoản mục. Các nghiệp vụ có số phát sinh lớn hoặc có tính bất thường là phần tử của mẫu kiểm toán. Việc lựa chọn này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của KTV, và thường do Chủ nhiệm kiểm toán , KTV chính của công ty thực hiện.