II. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA
4. Hạch tốn nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty
Phương pháp hạch tốn sẽđược minh hoạ bởi một số nghiệp vụ kinh tế
phát triển trong tháng 5 năm 2005 tại Cơng ty như sau: * Tài khoản kế tốn sử dụng:
- TK 157 - Hàng gửi bán
Bên Nợ: Giá trị hàng hố đã gửi cho khách hàng hoặc chờ bán đại lý, ký gửi. Bên Cĩ: + Giá trị hàng hố đã bán bị trả lại
+ Giá trị hàng hố đã được khách hàng thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn.
Số dư: Giá trị hàng hố đã gửi đi nhưng chưa được thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn.
- TK 156 - Hàng hố
Bên Nợ: Giá trị hàng hố nhập kho trong kỳ. Bên Cĩ: Giá trị hàng hố được xuất bán trong kỳ. Số dư: Giá trị hàng hố tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản này được Cơng ty mở chi tiết cho từng phân xưởng. + TK 156 - Thuốc viên
+ TK 156 - Đơng dược + TK 156 - Hố chất
- TK 511 - Doanh thu bán hàng
Bên Nợ: + Giá trị hàng bán bị trả lại.
+ Khoản chiết khấu thực tế phát sinh trong kỳ. + Khoản giảm giá hàng bán.
+ Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911. Bên Cĩ: Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Cuối kỳ TK 511 khơng cĩ số dư.
TK 511 được mở chi tiết:
TK 5111 - Doanh thu bán hàng xuất khẩu. TK 5112 - Doanh thu bán hàng trong nước. TK 5112 được mở chi tiết cho các kho.
TK 511201 - Doanh thu bán hàng kho thuốc viên. TK 511202 - Doanh thu bán hàng kho hố chất. TK 511203 - Doanh thu bán hàng kho đơng dược. - TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
- TK 521 - Chiết khấu hàng bán. - TK 531 - Hàng bán bị trả lại. - TK 532 - Giảm giá hàng bán.
Ngồi ra kế tốn của Cơng ty cịn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 131...
* Tổ chức hạch tốn kế tốn chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố ở Cơng ty. - Hạch tốn nghiệp vụ bán buơn hàng hố qua kho.
Tại Cơng ty cĩ 3 kho hàng: + Kho giữ hàng thuốc viên. + Kho giữ hàng đơng dược. + Kho giữ hàng hố chất.
Ví dụ: Ngày 2 tháng 5 năm 2005, Cơng ty dược Thái Bình mua hàng của Cơng ty, Cơng ty xuất hàng tại kho hàng thuốc viên như sau:
- Thuốc viên: 35.000 viên Ampiciclin 0,25g với giá vốn 180đ/v và giá bán 190đ/v
- Thuốc viên: 91.500 viên Analgin 0,5g với giá vốn 57,4đ/v và giá bán 62đ/v Cơng ty dược Thái Bình thanh tốn chậm sau 15 ngày bằng tiền mặt.
Liên 1: Thủ kho giữ.
Liên 2: Người nhận hàng giữ.
Liên 3: Lưu phịng kế tốn làm căn cứ hạch tốn. Phiếu này cĩ mẫu như sau:
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 02 tháng 05 năm 2005
Họ và tên người nhận hàng: Cơng ty dược Thái Bình. Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp
Xuất tại kho: Thuốc viên T
T
Tên, nhẫn hiệu, quy cách
phẩm chất sản phẩm ĐVT
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3
1 Ampiciclin Viên 35.000 180 6.300.000 2 Analgin Viên 91.500 57,4 5.252.100
Tổng cộng 11.552.100
Cộng thành tiền: Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn một trăm đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế tốn tiêu thụ hàng hố Cơng ty lập Hố đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1 lưu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tcụ cấp hàng và đến cuối ngày, kế
tốn kho nộp lên phịng kế tốn để kế tốn bán hàng làm cơ sởđể hạch tốn. Hố đơn GTGT cĩ mẫu sau:
HỐ ĐƠN (GTGT)
Ngày 01 tháng 05 năm 2005 Số 251 C/157
Đơn vị bán hàng: Cơng ty cổ phần Dược phẩm Thiên Tân Kho thuốc viên
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua: Trần Văn Tuấn
Đơn vị: Cơng ty dược Thái Bình
Địa chỉ: Hình thức thanh tốn: Ngày 16 - 05 - 2005 Phương thức thanh tốn: Tiền mặt ST T Tên hàng hố dịch vụ ĐVT Số
lượng Đơn giá
Thành tiền A B 1 2 3 1 Ampiciclin Viên 35.000 190 6.300.000 2 Analgin Viên 91.500 62 5.252.100 Cộng tiền hàng: 12.323.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 616.150 Tổng cộng tiền thanh tốn: 12.939.150
Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu chín trăm ba mươi chín nghìn một trăm năm mươi đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Phương pháp thẻ kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho. Cuối tháng thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế
tốn thành phẩm và tiêu thụ. Thẻ kho cĩ mẫu như sau:
THẺ KHO
Kho thuốc viên Tờ số:
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ampiciclin 0,25 nén. - Đơn vị tính: Viên - Mã số: Ngày tháng Số hiệu CT Diễn giải Số lượng N X Nhập Xuất Tồn Tồn cuối tháng 04/2005 100.000 Tháng 05/2005
02/05/00 Cơng ty dược Thái Bình 35.000 04/05/00 Phân xưởng thuốc viên 65.100
07/05/00 Cửa hàng Ngọc Khánh 850 15/05/00 Cơng ty dược Bắc Ninh 2.880
... .... ... .... Tồn cuối tháng 05/2005 71.600 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Ở phịng kế tốn, kế tốn sử dụng "Sổ chứng từ kế tốn xuất thành phẩm", "Bảng tiêu thụ thành phẩm", "Sổ chi tiết thành phẩm", "Bảng kê nhập - xuất" để theo dõi hàng hố cả về mặt hiện vật lẫn mặt giá trị.
Căn cứ lập: Phiếu xuất kho, Hố đơn GTGT
Phương pháp lập: Sổ này mở theo dõi chi tiết cho từng kho hàng (Thuốc viên, đơng dược, hố chất), riêng kho hố chất theo dõi riêng cho doanh số bán trong nước và doanh số xuất khẩu.
(Sổ này cĩ mẫu trang 52) + Bảng kê tiêu thụ:
Căn cứ: Hàng ngày căn cứ vào các hố đơn GTGT, kế tốn tiến hành ghi số lượng xuất từng loại thuốc vào các cột tên thuốc tương ứng và tổng số
tiền khách hành phải thanh tốn theo hố đơn đĩ vào cột thành tiền. Nếu khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt hay chuyển khoản thì sẽđược ghi tương ứng vào cột TK 111, TK 112. Nếu khách hàng trả chậm thì ghi số tiền phải thu được ghi ở cột TK 131.
Số lượng thuốc xuất trên Bảng kê tiêu thụ được tổng hợp theo từng mục đích xuất để cuối tháng ghi vào "Sổ chi tiết thành phẩm", số tiền ghi trên "Bảng kê tiêu thụ" được dùng để ghi vào "Sổ chi tiết cơng nợ" theo từng hố
đơn, từng khách hàng.
(Bảng kê tiêu thụ cĩ mẫu trang 53) + Sổ chi tiết thành phẩm.
Căn cứ lập: Các chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm, hàng hố, bảng giá thành thực hiện và bảng kê tiêu thụ (Chỉ lấy phần số lượng).
Nội dung: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn từng loại thuốc. Mỗi loại thuốc được lập trên một trang sổ và các loại thuốc của một kho được tổng hợp trong một quyển sổ.
Phương pháp lập: Hàng ngày, kế tốn ghi sổ chi tiết thành phẩm nhập kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, khi bộ phận kế tốn tính giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện đã tính xong cho kế tốn thành phẩm, kế
(giá vốn). Từ số lượng, giá trị nhập xuất kế tốn tính ra số lượng hàng tồn kho.
+ Bảng kê nhập xuất thành phẩm. Căn cứ lập: "Sổ chi tiết thành phẩm"
Nội dung: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại thuốc theo chỉ tiêu giá vốn.
Phương pháp lập: Thành phẩm của mỗi phân xưởng được tổng hợp và theo dõi trên một bảng kê nhập, xuất. Mỗi loại thuốc được ghi trên 1 dịng của bảng này.
Cột dưđầu kỳ: căn cứ vào số dư cuối kỳ trước của "Bảng kê nhập xuất" Cột phát sinh Nợ: căn cứ vào "Sổ chi tiết hàng hố" từđĩ rút ra giá trị
tồn kho cuối kỳ.
"Bảng kê nhập xuất thành phẩm" ở Cơng ty đang sử dụng thực chất làtheo dõi thành phẩm nhập, xuất theo giá trị thực tế.
+ Bảng tổng hợp nhập xuất: Là bảng tổng hợp các chỉ tiêu "Bảng kê nhập xuất thành phẩm.
Đến ngày 16 - 5 - 2005, Cơng ty dược Thái bình thanh tốn tiền hàng, kế tốn tiền mặt lập phiếu thu rồi chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt, sau đĩ chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục nhận tiền
Phiếu thu cĩ mẫu sau:
PHIẾU THU Số:
Đơn vị : Cơng ty cổ phần Dược phẩm Thiên TânNgày: 16-5-2005
Địa chỉ : Số 9 Vũ Hữu Lợi - HBT Tài khoản Cĩ: 131
Nhận của : Trần Văn Tuấn
Bộ phận cơng tác : Cơng ty dược Thái Bình Về khoản : Thanh tốn tiền hàng kỳ trước Tổng số tiền : 12.939.150đ
Viết bằng chữ : Mười hai triệu chín trăm ba mươi chín nghìn một trăm năm mươi đồng. Ngày 16 tháng 05 năm 2005 Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Kế tốn tiền mặt (Ký, họ tên)
Phiếu thu này được lập thành 3 liên: 1 liên lưu sổ quỹ, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng để chuyển cho kế tốn bán hàng (theo dõi hạch tốn với khách). Kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ TK 1111: 12.939.150
Cĩ TK 131 - Cơng ty dược Thái Bình: 12.939.150 Phiếu thu này làm căn cứđể kế tốn vào "Bảng kê số 1"
Bảng kê số 1 cĩ mẫu sau: BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ TK 111, 112 Tháng 05 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Nợ TK 111 Nợ TK 112 S H NT TK ĐƯ Số tiền TK ĐƯ Số tiền 02/05/00 Thu tiền vận chuyển 641 150.000 05/05/00 Thu tiền bán lẻ cửa hàng 8 Ngọc Khánh 5112 403.000 10/05/00 Thu tiền của khách 641 3.000.000 16/05/00 Thu tiền hàng của Cơng ty dược Thái Bình 131 12.939.150 ... Cộng 603.757.000
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cùng với việc phản ánh các khoản thu, kế tốn tiêu thụ hàng hố phải mở "Sổ chi tiết cơng nợ" theo dõi riêng cho từng khách hàng. Căn cứ vào Hố
đơn GTGT để ghi sổ.
Cuối tháng căn cứ vào các "Sổ chi tiết cơng nợ" kế tốn vào "Sổ tổng hợp cơng nợ"
- Hạch tốn nghiệp vụ bán lẻ hàng hố.
Hiện nay Cơng ty đang sử dụng phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Hàng ngày khi bán hàng hố, nhân viên bán hàng phải ghi số lượng, giá bán và tính thành tiền ghi vào "Bảng kê bán lẻ hàng hố", cuối ngày tổng cộng số
tiền ghi trên bảng kê này, giao cho kế tốn tiêu thụ hàng hố và nộp tiền cho phịng kế tốn. Kế tốn tiêu thụ hàng hố căn cứ vào "Bảng kê bán lẻ hàng hố" để lập hố đơn GTGT (dùng cho hình thức bán lẻ hàng hố).
Hố đơn GTGT và "Bảng kê bán lẻ hàng hố" là căn cứđể kế tốn ghi sổ doanh thu bán hàng và tính thuế GTGT phải nộp.
Đồng thời hàng ngày, trên cơ sở số lượng từng loại hàng hố bán lẻ ghi trên "Bảng kê bán lẻ hàng hố", kế tốn tính giá vốn hàng bán của từng hố
đơn (từng cửa hàng) để ghi định khoản kết chuyển giá vốn.
Khi xuất hàng giao cho các quầy hàng bán lẻ trực thuộc Cơng ty, kế
tốn kho hàng lập "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Phiếu này phản ánh số thuốc xuất kho theo cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Phiếu này
được lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lưu phịng kế tốn làm căn cứ hạch tốn. - Liên 2: Giao cho cửa hàng.
- Liên 3: Thủ kho giữ.
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ (Liên 2)
Ngày 02 tháng 05 năm 2005
Căn cứ vào lệnh điều động số... của Cửa hàng 8 Ngọc Khánh Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hải Yến.
Xuất tại kho: Thuốc viên
Nhập tại: Cửa hàng số 8 Ngọc Khánh T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá vốn Thành tiền 1 Paracetamol 0,1g Lọ 120 9.780 1.173.600 2 Tetraciclin 0,25g Lọ 80 4.001 320.080 3 Ampiciclin 0,25g ... Viên 10.000 180 1.800.00 Tổng cộng 18.140.000
Cộng thành tiền: Mười tám triệu một trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn. Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Mặc dù, trên thực tế hàng đã được xuất khỏi kho nhưng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" khơng phải là căn cứ để vào thẻ kho. Để đơn giản, Cơng ty coi số lượng xuất cho các cửa hàng vẫn nằm trong kho đĩ. Chỉ
khi nào nhân viên bán hàng nộp "Bảng kê bán lẻ hàng hố" thì số lượng hàng hố này mới được coi là tiêu thụ và được xuất ra khỏi kho. Vì thế trường hợp này căn cứđể vào thẻ kho là "Bảng kê bán lẻ hàng hố"
BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HỐ
Ngày 07 tháng 05 năm 2005
Cơ sở kết quả tiêu thụ hàng hố: Cửa hàng 8 Ngọc Khánh
Địa chỉ: Số 9 Vũ Hữu Lợi
Họ và tên người bán hàng: Nguyễn Thị Hải Yến.
Địa chỉ nơi bán hàng: Cửa hàng số 8 Ngọc Khánh S ố T T Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Giá vốn Giá bán ĐG TT ĐG TT 1 Paracetamol 0,1g Lọ 15 9.780 146.700 10.000 150.000 2 Tetraciclin 0,25g Lọ 20 4.001 80.020 4.250 85.000 3 Ampiciclin 0,25g ... Viên 850 180 153.000 197,6 1680.000 Cộng 379.720 403.000 Tổng : 403.000 Thuế suất GTGT: 5% Thuế GTGT : 20.150 Cộng : 423.150 Ngày 07 tháng 05 năm 2005 Cửa hàng trưởng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào bảng kê này, kế tốn bán hàng lập hố đơn GTGT cho hàng bán lẻ.
HỐ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Giao cho khách hàng)
T
T Tên hàng hố dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Bán lẻ hàng hố 403.000 Tổng : 403.000 Thuế suất GTGT: 5% Thuế GTGT : 20.150 Cộng : 423.150 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm hai ba nghìn một trăm năm mươi đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Người lập hố đơn (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Hố đơn này được thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở sổ gốc.
- Liên 2: Chuyển cho cửa hàng. - Liên 3: Dùng để hạch tốn.
Tương tự như trường hợp bán buơn qua kho, nghiệp vụ bán hàng này cũng được phản ánh trên các sổ "Sổ chứng kế tốn xuất thuốc viên", "Bảng kê tiêu thụ thuốc viên" và "Bảng kê bán lẻ thành phẩm" là căn cứ để vào sổ "Sổ
chi tiết thành phẩm". Cách lập, căn cứ vào phương pháp ghi của các sổ đã trình bày ở trên tương tự như trường hợp bán buơn qua kho. Lúc nhân viên bán hàng nộp tiền hàng thì kế tốn tiền mặt cũng phải lập phiếu thu như ở
trường họp bán buơn.
Cuối các cửa hàng phải tiến hành kiểm kê hàng hố cĩ sự chứng kiến của kế tốn cửa hàng. Báo cáo kiểm kê phản ánh số dưđầu kỳ, nhập, xuất, tồn kho của mỗi loại hàng hố.