2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANHTOÁN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠ
2.2.3 Hoạt động thanhtoán Liên Kho Bạc
Để hiểu rõ hơn về hoa ̣t đô ̣ng thanh toán liên kho ba ̣c hiê ̣n nay đang thực hiê ̣n trong hê ̣ thống KBNN cũng như viê ̣c xem xét cu ̣ thể hơn hoa ̣t đô ̣ng này ta ̣i KBNN Hà Giang. Trong phần này sẽ tâ ̣p trung vào các vấn đề sau:
2.2.3.1Thanh toán LKB ngoại tỉnh
• Phần mềm ứng dụng (LKB/VST)
+ Đây là mô ̣t phần mềm được KBNN TW xây dựng từ khá lâu ( 1996 ), hiê ̣n nay đã đươ ̣c sửa đổi nhiều lần và có tính ổn đi ̣nh cao.
+ LKB/VST là ứng du ̣ng viết trên nền hê ̣ quản tri ̣ CSDL Foxpro/DOS, cha ̣y hoàn toàn đô ̣c lâ ̣p trên máy đơn.
+ Các chức năng của chương trình gồm: Phần quản tri ̣ chương trình; Lâ ̣p bảng kê LKB; Tính và kiểm tra ký hiê ̣u mâ ̣t; Đối chiếu với Trung tâm thanh toán; Truyền nhâ ̣n bảng kê LKB.
+ LKB/VST cho phép phân quyền sử du ̣ng với 3 chức danh: Kế toán trưởng; Thanh toán viên và điê ̣n toán viên.
• Giải pháp truyền thông
Sử du ̣ng thông qua ma ̣ng thoa ̣i công cô ̣ng, Modem ở 1 máy đơn cha ̣y LKB/VST sẽ thực hiê ̣n quay số tới số điê ̣n thoa ̣i được gắn với modem ở máy đơn khác, Modem này sẽ phải ở tra ̣ng thái đo ̣i nhâ ̣n. Khi kết nối thành công mới có thể thực hiê ̣n trao đổi gói tin chứa bảng kê.
Modul “Truyền - Nhâ ̣n Bảng kê LKB” sẽ kích hoa ̣t mô ̣t phần mềm truyền thông là SCOM3 để giúp cho Modem quay số thực hiê ̣n được cuô ̣c go ̣i đi và Modem ở đầu kia nhâ ̣n cuộc go ̣i đến. Phần mềm SCOM3 ở 2 đầu của 2 Modem có giao thức trao đổi riêng nên khi xác nhâ ̣n tín hiê ̣u gửi đến là tín hiê ̣u cần kết nối sẽ lâ ̣p tức kết nối 2 máy tính với nhau.
SCOM3 là mô ̣t phần mềm cha ̣y trên DOS nên tốc đô ̣ xử lý rất châ ̣m, tốc đô ̣ truyền nhâ ̣n tín hiê ̣u tối đa mà SCOM có thể cung cấp là 9600 bps, nên thời gian chuyển 1 gói tin thường kéo dài, tốn kém chi phí truyền thông.
• Qui trình thực hiê ̣n
- Đươ ̣c thể hiê ̣n qua sơ đồ luân chuyển như sau:
+ Chứng từ và thông tin trong nghiê ̣p vu ̣ thanh toán LKB đi ngoa ̣i tỉnh - Diễn ra ta ̣i KB.A ( Sơ đồ 2 )
+ Chứng từ và thông tin trong nghiê ̣p vu ̣ thanh toán LKB đến ngoa ̣i tỉnh - Diễn ra ta ̣i KB.B ( Sơ đồ 3 ) Trang sau:
• Chế độ bảo mật
+ Đối với Tê ̣p tin chuyển trên ma ̣ng: Sau khi bảng kê được lâ ̣p, và tính ký hiê ̣u mâ ̣t, phần mềm thanh toán LKB/VST sẽ mã hoá tâ ̣p tin và gửi đi trên ma ̣ng thoa ̣i công cô ̣ng, Gói tin này chỉ được giải mã bằng chính chương trình LKB/VST và cso hiê ̣u lực khi đươ ̣c kiểm tra ký hiê ̣u mâ ̣t bằng mô ̣t chương trình kiểm soát lâ ̣p sẵn do Kế toán trưởng thực hiê ̣n. Do vâ ̣y khả năng bảo mâ ̣t cũng tương đối chă ̣t chẽ cho qui trình thanh toán.
Thanh toán viên
- Lâ ̣p bảng kê LKB (Kiêm giấy báo LKB )
- In bảng kê LKB, kèmchứng từ gốc chuyển Kế toán trưởng
Nhân viên kế toán
- Kiểm soát thủ tu ̣c thanh toán trên Ctừ k/hàng
- Lâ ̣p chứng từ thanh toán
Khách hàng ta ̣i KB.A
Kế toán trưởng
- Kiểm soát Ctừ với Bkê đã lâ ̣p. - Tính và ghi KHMâ ̣t lên BKê - Ký đóng dầu lên Bkê in ra.
Điê ̣n toán viên
- Truyền Bkê (File) đến TT khu vực. - Nhâ ̣n và đối chiếu ( Nếu có )
+ Đối với Ký hiê ̣u mâ ̣t LKB: Trên cơ sở các qui đi ̣nh về ký hiê ̣u mâ ̣t trong thanh toán LKB bằng tay, với các bô ̣ công thức tính và kiểm tra. Khi ứng du ̣ng tin ho ̣c, các thao tác này được thực hiê ̣n nhờ vào 1 phần mềm. Thông qua phần mềm này, các Kế toán trưởng được chương trình ta ̣o cho 1 đĩa bảo mâ ̣t kế toán, các qui trình tính và kiểm tra trên đĩa chỉ thực hiê ̣n khi đĩa được hoa ̣t đô ̣ng với mâ ̣t mã ( Password ) qui đi ̣nh riêng cho từng Kế toán trưởng được gõ vào máy tính. Các mâ ̣t mã này được trực tiếp Giám đốc KBNN TW qui đi ̣nh cho các Tỉnh và Giám đốc KBNN tỉnh qui đi ̣nh cho các huyê ̣n.
• Phương pháp hạch toán
- Liên kho ba ̣c đi: Giấy báo có LKB
Nơ ̣: TK khách hàng, TT bù trừ ... Có : TK LKB đi - 640
Nếu khách hàng không có tài khoản ta ̣i KB.A, khi khách hàng nô ̣p tiền vào Kho ba ̣c, căn cứ vào giấy nô ̣p tiền ha ̣ch toán:
Nơ ̣: 501 ( Tiền mă ̣t )
Có : 662.90 ( Các khoản phải trả khác )
Thanh toán viên
- Kiểm tra ký hiê ̣u mâ ̣t BKê đến
- Kiểm soát nô ̣i dung bảng kê
Điê ̣n toán viên
- Nhâ ̣n BK từ KB.A gủi tới qua TT khu vu ̣c.
- Chuyển File bảng kê tới Kế toán trưởng
Kho ba ̣c A
Kế toán trưởng
- In bảng kê LKB đến đã k.tra ký hiê ̣u mâ ̣t
Nhân viên kế toán
- Kiểm soát thủ tu ̣c thanh toán trên bảng kê in ra
- Thanh toán cho khách hàng
Nơ ̣ : 662.90 Có : 640 Giấy báo nợ LKB:
Nơ ̣ : 640
Có: 661 ( Các khoản phải thu ), TK khách hàng... - Liên kho ba ̣c đến:
Giấy báo có LKB
Nơ ̣: Liên kho ba ̣c đến - 642.01 Có : TK, khách hàng, TT bù trừ ... Giấy báo nợ LKB
Nơ ̣: TK, khách hàng ... Có : 642.02
+ Ha ̣ch toán đối chiếu LKB: Đối chiếu giấy báo có:
Nơ ̣: 644 ( Liên kho ba ̣c đến năm nay đã đối chiếu ) Có : 642.01 ( LKB đến giấy báo có )
Đối chiếu giấy báo nợ:
Nơ ̣: 642.02 ( LKB đến giấy báo nợ ) Có: 644
2.2.3.2Thanh toán Liên Kho Bạc nội tỉnh
• Phần mềm ứng dụng
Thanh toán liên kho ba ̣c nô ̣i tỉnh là mô ̣t Modul được tích hợp trong chương trình Kế toán Kho Ba ̣c ( KTKB-ORACLE ). ở giai đoa ̣n hiê ̣n nay, tác nghiê ̣p này đang đươ ̣c coi là mô ̣t trong những ứng du ̣ng rất hiê ̣n đa ̣i ta ̣i hê ̣ thống tin ho ̣c KBNN. + Môi trường hoa ̣t đô ̣ng của thanh toán liên kho ba ̣c nô ̣i tỉnh dựa trên ha ̣ tầng ma ̣ng WAN ( Ma ̣ng diê ̣n rô ̣ng ) giữa 10 KBNN huyê ̣n và Văn phòng KBNN tỉnh. Liên kết giữa 11 ma ̣ng cu ̣c bô ̣ này ( LAN ) để ta ̣o nên 1 ma ̣ng diê ̣n rô ̣ng được thực hiê ̣n thông qua hê ̣ thống thiết bi ̣ đi ̣nh tuyến ( ROUTER ) với tổng số 8 đường điê ̣n thoa ̣i truy
câ ̣p nối trung tâm tỉnh đă ̣t ta ̣i phòng Vi tính tới 11 đơn vi ̣ thanh toán là phòng Kế toán và các KBNN trực thuô ̣c.
Do vâ ̣y hình thức thanh toán này còn được go ̣i là thanh toán liên kho ba ̣c trực tiếp ( Loa ̣i 8 )
+ Cơ sở dữ liê ̣u của thanh toán LKB nô ̣i tỉnh được xây dựng trên nền hê ̣ cơ sở dữ liê ̣u tiên tiến bâ ̣c nhất hiê ̣n nay, đó là ORACLE, với các bảng liên kết đã ta ̣o nên cơ sở dữ liê ̣u thanh toán LKB rất chă ̣t chẽ, tính bảo mâ ̣t rất cao, mức đô ̣ xử lý nhanh và đă ̣c biê ̣t chính xác.
+ Phân quyền sử du ̣ng được tích hợp sẵn trong bảng phân quyền người sử du ̣ng chương trình KTKB-ORACLE . Ví du ̣ kế toán viên thường có thêm quyền thanh toán viên nếu các tác nghiê ̣p có liên quan tới viê ̣c sử du ̣ng tài khoản thanh toán LKB, qua đó các chứng từ được ha ̣ch toán vào tài khoản Thanh toán LKB ( 680 - Thanh toán LKB đi nô ̣i tỉnh ) sẽ tự đô ̣ng chuyển đổi thành bảng kê LKB đi.
Đối với Kế toán trưởng có thể thêm quyền Kiểm soát Kế toán để thực hiê ̣n ký tính, và kiểm tra Ký hiê ̣u mâ ̣t cho bảng kê đi và đến.
Riêng đối với quyền điê ̣n toán viên sẽ không có như trong chương trình thanh toán LKB ngoa ̣i tỉnh, vì viê ̣c chuyển bảng kê hiê ̣n ta ̣i đã được thực hiê ̣n tự đô ̣ng hoàn toàn khi các thủ tu ̣c kiểm soát được hoàn tất.
• Giải pháp truyền thông
Với mô hình ma ̣ng diê ̣n rô ̣ng ( WAN ) nên vai trò liên kết các máy chủ ta ̣i các ma ̣ng cu ̣c bô ̣ đă ̣c biê ̣t quan tro ̣ng. Hiê ̣n nay ngành Bưu chính viến thông chưa có các dich vu ̣ đường truyền riêng tới các huyê ̣n, do vâ ̣y KBNN vẫn chủ yếu dựa vào các thuê bao điê ̣n thoa ̣i cố đi ̣nh dùng riêng. Giải pháp truyền thông được ứng du ̣ng cu ̣ thể như sau:
+ Ta ̣i Trung tâm tỉnh: Các máy chủ sử du ̣ng Hê ̣ điều hành WINDOWS NT TERMINAL SERVER 4.0 tích hợp phần mềm truyền thông của Microsoft, kết hợp với hê ̣ thống bô ̣ đi ̣nh tuyến ( ROUTER ) của CISCO SYSTEM.
Bô ̣ đi ̣nh tuyến này được cấu hình sẵn các số điê ̣n thoa ̣i tương ứng với đi ̣c chỉ IP và mã hiê ̣u LKB qui đi ̣nh cho các ma ̣ng cu ̣c bô ̣ ( Ta ̣i các KBNN huyê ̣n ). Với các
cấu hình này bô ̣ đi ̣nh tuyến dễ dàng kết nối và trao đổi các bảng kê LKB với các ma ̣ng cu ̣c bô ̣ ta ̣i các huyê ̣n. Chức năng kết nối được kích hoa ̣t khi các câu lê ̣nh về truyền thông nhâ ̣n biết được sự biến đô ̣ng của các Tài khoản thanh toán LKB và các tê ̣p bảng kê LKB được na ̣p vào bảng dữ liê ̣u LKB đi trong cơ sở dữ liê ̣u.
+ Ta ̣i các KBNN huyê ̣n: Hê ̣ thống máy chủ cũng được cài Hê ̣ điều hành WINDOWS NT TERMINAL SERVER 4.0 tích hợp phần mềm truyền thông của Microsoft. Tuy không đươ ̣c trang bi ̣ bô ̣ đi ̣nh tuyến riêng nhưng chức năng truyền thông Terminal Server cũng có thể cấu hình như mô ̣t Router mềm với các số điện thoại để truy câ ̣p về Trung tâm tỉnh, do đó các ma ̣ng LAN ta ̣i KBNN huyê ̣n cũng thực hiê ̣n kết nối về tỉnh rất thuâ ̣n lợi. Chức năng truyền thông cũng được kích hoa ̣t tương tự như đã trình bày ta ̣i Trung tâm tỉnh.
• Phương pháp hạch toán:
- Liên kho ba ̣c đi Giấy báo có LKB
Nơ ̣: TK khách hàng, TT bù trừ ... Có : TK LKB đi - 650
Nếu khách hàng không có tài khoản ta ̣i KB.A, khi khách hàng nô ̣p tiền vào Kho ba ̣c, căn cứ vào giấy nô ̣p tiền ha ̣ch toán:
Nơ ̣: 501 ( Tiền mă ̣t )
Có : 662.90 ( Các khoản phải trả khác ) Đồng thời ha ̣ch toán
Nơ ̣ : 662.90 Có : 650 Giấy báo nợ LKB:
Nơ ̣ : 650
Có: 661 ( Các khoản phải thu ), TK khách hàng...
- Liên kho ba ̣c đến: Giấy báo có LKB
Nơ ̣: 654 ( Liên kho ba ̣c đến năm nay đã đối chiếu ) Có : TK, khách hàng, TT bù trừ ...
Giấy báo nợ LKB
Nơ ̣: TK, khách hàng ... Có : 654
Viê ̣c ha ̣ch toán LKB đến vào thẳng tài khoản LKB đến đã đối chiếu là mô ̣t bước cải tiến trong phương pháp ha ̣ch toán hiê ̣n nay của kế toán KBNN. Sở dĩ thực hiê ̣n như vâ ̣y vì: Trên bảng kê LKB có mô ̣t trường lưu trữ số hiệu tài khoản ta ̣i KB.B, các tài khoản đi ̣a bàn này đã được câ ̣p nhâ ̣t vào hê ̣ thống tài khoản đi ̣a bàn ta ̣i tất cả các máy chủ trên ma ̣ng, khi truyền bảng kê tới KB.B sau khi được kiểm tra ký hiê ̣u mâ ̣t sẽ tự đô ̣ng ha ̣ch toán vào tài khoản khách hàng đã lâ ̣p trên bảng kê, viê ̣c đồng thời có báo nợ hoă ̣c báo có ở ta ̣i khoản khách hàng khi bảng kê đến hiển nhiên đã hoàn tất viê ̣c thanh toán, lúc này ta ̣i máy chủ KB.B sẽ gửi la ̣i cho máy chủ KB.A mô ̣t thông báo yêu cầu câ ̣p nhâ ̣t vào trường “Tình tra ̣ng” bảng kê LKB đi ta ̣i cơ sở dữ liê ̣u LKB đi tra ̣ng thái đã nhâ ̣n và đối chiếu để xác nhâ ̣n đầu cuối hoàn thành qui trình thanh toán.
• Chế độ bảo mật
+ Đối với Tê ̣p tin chuyển trên ma ̣ng: Sau khi bảng kê được lâ ̣p, và tính ký hiê ̣u mâ ̣t, sẽ mã hoá tâ ̣p tin và gửi đi trên ma ̣ng thoa ̣i công cô ̣ng giống như trong chương trình LKB/VST ( Ngoa ̣i tỉnh ), Gói tin này cũng chỉ được giải mã bằng chính chương trình TTLKB và có hiê ̣u lực khi được kiểm tra ký hiê ̣u mâ ̣t bằng mô ̣t chương trình kiểm soát lâ ̣p sẵn do Kế toán trưởng thực hiê ̣n. Tuy nhiên do được xây dựng bằng hê ̣ quản tri ̣ CSDL ORACLE nên viê ̣c mã hoá mang tính bảo mâ ̣t rất cao, CSDL ORACLE có cơ chế quan tri ̣ và hoa ̣t đô ̣ng với tính bảo mâ ̣t được xây du ̣ng rất chă ̣t chẽ nên gói tin chứa bảng kê LKB được gửi đi có đô ̣ an toàn cao.
+ Đối với Ký hiê ̣u mâ ̣t LKB: Trên cơ sở các qui đi ̣nh về ký hiê ̣u mâ ̣t trong thanh toán LKB bằng tay, với các bô ̣ công thức tính và kiểm tra. Khi ứng du ̣ng tin ho ̣c, các thao tác này được thực hiê ̣n nhờ vào 1 phần mềm. Thông qua phần mềm này, các Kế toán trưởng được chương trình ta ̣o cho 1 đĩa bảo mâ ̣t kế toán, các qui trình tính và kiểm tra trên đĩa chỉ thực hiê ̣n khi đĩa được hoa ̣t đô ̣ng với mâ ̣t mã ( Password ) qui
trực tiếp Giám đốc KBNN TW qui đi ̣nh cho các Tỉnh và Giám đốc KBNN tỉnh qui đi ̣nh cho các huyê ̣n.
• Qui trình thực hiê ̣n
+ Chứng từ và thông tin trong nghiê ̣p vu ̣ thanh toán LKB đi nô ̣i tỉnh - Diễn ra ta ̣i KB.A ( Sơ đồ 4 )
+ Chứng từ và thông tin trong nghiê ̣p vu ̣ thanh toán LKB đến nô ̣i tỉnh - Diễn ra ta ̣i KB.B ( Sơ đồ 5 )
2.3 Nhâ ̣n xét đánh giá
2.3.1 Những thành tựu đạt được
Từ những qui đi ̣nh về nghiê ̣p vu ̣, khi đi vào hoa ̣t đô ̣ng, ngành KBNN đã cu ̣ thể hoá từng công đoa ̣n trong nghiê ̣p vu ̣ thanh toán liên kho ba ̣c để đưa tin ho ̣c vào
Kế toán trưởng
- Kiểm soát Ctừ và ký kiểm soát. - Tính và ghi KHM lên BKê - Ký đóng dầu lên Bkê in ra.
Trung tâm tỉnh
- Câ ̣p nhâ ̣t Bkê, vào DL cấp trên - Kết nối với máy chủ huyê ̣n - Truyền bảng kê & nhâ ̣n đối chiếu ( Thực hiê ̣n tự đô ̣ng )
Thanh toán viên
- Kiểm soát chứng từ và ha ̣ch toán vào TK LKB đi từ gốc chuyển Kế toán trưởng loa ̣i 8
- In bảng kê LKB, kèm chứng
Kho ba ̣c B
- Ha ̣ch toán và làm thủ tu ̣c thanh toán cho khách hàng
Khách hàng ta ̣i KB.A Khách hàng ta ̣i KB.B
- Tự đô ̣ng ha ̣ch toán vào TK của KH - Hoă ̣c TK tương ứng được nhâ ̣p trên Bkê
Kế toán trưởng
- Kiểm tra ký hiê ̣u mâ ̣t BKê đến - Kiểm tra tính hợp lê của Bkê đến.
Trung tâm tỉnh
Thanh toán viên
- Hoàn tất thủ tu ̣c thanh toán cho khách hàng
giải quyết bài toán thanh toán đã mở ra mô ̣t hướng đi đúng đắn cho chiến lược cải cách qui trình quản lý, hiê ̣n đa ̣i hoá nghiê ̣p vu ̣. Qua nhiều năm ứng du ̣ng Tin ho ̣c, trong hê ̣ thống các nghiê ̣p vu ̣ KBNN nói chung và riêng đối với thanh toán liên kho ba ̣c nói riêng đã gă ̣t hái được rất nhiều thành công. Những thành tựu đa ̣t được có thể đánh giá như sau:
- Hê ̣ thống Tin ho ̣c KBNN: Trên pha ̣m vi toàn quốc đã xây dựng được mô ̣t hê ̣ thống máy tính được nối ma ̣ng với qui mô hàng trăm máy chủ và hàng ngàn máy tra ̣m phu ̣c vu ̣ cho chương trình thanh toán liên kho ba ̣c. Mỗi tỉnh đã hình thành nên 1 ma ̣ng diê ̣n rô ̣ng phu ̣c vu ̣ thanh toán liên kho ba ̣c nô ̣i tỉnh. Các ma ̣ng diê ̣n rô ̣ng này đang đươ ̣c Bô ̣ tài chính tiếp tu ̣c đầu tư để liên kết thành ma ̣ng diê ̣n rô ̣ng toàn quốc phu ̣c vu ̣ thanh toán liên kho ba ̣c ngoa ̣i tỉnh trên diê ̣n rô ̣ng.
- Với nghiê ̣p vu ̣ Thanh toán LKB: Là mô ̣t nghiê ̣p vu ̣ quan tro ̣ng đã thực sự đươ ̣c cải cách và hiê ̣n đa ̣i hoá, phù hợp với tình hình hiê ̣n nay. Từ mô ̣t nghiê ̣p vu ̣ rất phúc ta ̣p về thao tác và qui trình, mất nhièu thời gian để hình thành thì nay được Tin ho ̣c hoá giải quyết tất cả những vấn đề đó.