2.3.5.1. Đặc điểm, phân loại, và quản lý TSCĐ của công ty:
a) Chính sách quản lý TSCĐ tại công ty:
Công ty giao một phần TSCĐ cho các phân xưởng, đơn vị sử dụng vào mục đích SXKD. Khi tiếp nhận và sử dụng TSCĐ các đơn vị phải chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích, kế hoạch và thông số kỹ thuật, nếu có mất mát phải bồi thường theo quy định.
Khi các đơn vị trong công ty có nhu cầu về mua sắm, sửa chữa, thanh lý TSCĐ phải làm biên bản gửi giám đốc công ty, phòng đầu tư xây dựng, phòng cơ năng để công ty lên kế hoạch xét duyệt và quyết định.
Chứng từ gốc về lao động tiền lương
Bảng kê 4,5,6 NKCT số 7(1,2,10) Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ tổng hợp chi tiết 334,338
Sổ Cái TK334,335,338
Báo cáo tài chính
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
b) Đặc điểm và phân loại TSCĐ tại công ty:
TSCĐ của công ty chủ yếu là TSCĐHH có giá trị rất lớn, chiếm tỷ trọng nhiều nhất là máy móc thiết bị phục vụ sản xuất.
TSCĐVH của công ty : quyền sử dụng đất, …
Để thuận tiện cho công tác hạch toán và quản lý TSCĐ công ty thực hiện phân loại theo hai tiêu thức:
- Theo hình thái biểu hiện - Theo mục đích sử dụng Nguyên giá TSCĐ được xác định theo giá thực tế.
2.3.5.2. Kế toán tăng giảm TSCĐ:
*Tổ chức chứng từ:
- Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01- TSCĐ- BB): do mua ngoài, xây dụng cơ bản hoàn thành bàn giao…
- Các chứng từ khác liên quan đến tăng TSCĐ: Giấy đề nghi mua TSCĐ, Hoá đơn GTGT, Hóa đơn mua hàng, Hợp đồng mua hàng… Khi các đơn vị trong công ty có nhu cầu mua sắm TSCĐ, cần lập Giấy đề nghị mua TSCĐ chuyển cho giám đốc và phòng đầu tư xây dựng ký duyệt, khi đươc sự đồng ý của giám đốc, phòng đầu tư xây dựng tổ chức phương án mua TSCĐ, kiểm tra thiết bị, giao cho đơn vị có nhu cầu và lập hồ sơ TSCĐ bao gồm: Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng mua hàng, Biên bản giao nhận TSCĐ…. Sau đó chuyển cho kế toán hạch toán, ghi sổ, lập thẻ. Quy trình luân chuyển như sau:
Sơ đồ 2.19: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ, đây là chứng từ phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ thông qua thanh lý nhượng bán
- Các chứng từ liên quan khác: Giấy đề nghị thanh lý, nhượng bán TSCĐ, hoá đơn thanh lý nhượng bán ….
Khi các đơn vị có nhu cầu thanh lý TSCĐ tiến hành lập Giấy đề nghị thanh lý nhượng bán TSCĐ gửi cho phòng cơ năng và Giám đốc, Công ty tiến hành lập hội đồng đánh giá TSCĐ và đưa ra quyết định thanh lý nhượng bán có chữ ký của Giám đốc. Sau khi có quyết định thanh lý của Giám đốc, phòng cơ năng tiến hành thanh lý theo phương thức đấu thầu, lập hồ sơ thanh lý nhượng bán TSCĐ bao gồm: Biên bản thanh lý, Hợp đồng thanh lý, Hoá đơn ….Quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ 2.20: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ
* Tài khoản sử dụng:
Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị mua TSCĐ Giám đốc, P.ĐTXD: Ký duyệt P.ĐTXD: Mua TSCĐ, lập hồ sơ gửi phòng kế toán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ
Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị thanh lý
TSCĐ
Giám đốc, P cơ năng: Thành lập HĐ đánh giá TSCĐ Quyết định thanh lý nhượng bán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ
P.cơ năng: Thanh lý nhượng bán P.cơ năng: Lập hồ sơ
Để hạch toán TSCĐ công ty sử dụng TK 211 “TSCĐ HH”; TK 213 “TSCĐ VH”. Hai TK này có số dư bên Nợ, khi có nghiệp vụ làm tăng TSCĐ kế toán ghi vào bên nợ, giảm ghi vào bên có TK này.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: - TK 111 “Tiền mặt”
- TK 331 “Phải trả nhà cung cấp”
- TK 214 “HMLK TSCĐ”
- TK 1381 “TSCĐ thiếu chờ xử lý” - TK 241 “ Xây dựng cơ bản dở dang”
Sơ đồ 2. 21: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ: ( Quý IV / 2009) TK 211 Dđk: 121.385.837.330 TK 111 TK 214 47.830.000 TK 331 Trích khấu hao 1.942.857.171 291.618.401 TK 241 17.428.572 Dck: 123.102.334.672 2.3.5.3. Kế toán hao mòn TSCĐ:
- Hiện nay công ty vẫn áp dụng chế độ quản lý sử dụng và trích KHTSCĐ theo quy định của Bộ tài chính.
- Việc xác định thời gian sử dụng do phòng cơ năng tiến hành dựa theo quy định của pháp luật, hiện trạng và tuổi thọ của TSCĐ.
- Về phương pháp tính khấu hao: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Việc trích hay thôi không trích khấu hao TSCĐ của công ty được tính theo ngày bắt đầu tăng, giảm TSCĐ
*Tổ chức chứng từ :
Chứng từ kế toán sử dụng là Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ phòng cơ năng gửi lên phòng kế toán hồ sơ liên quan đến TSCĐ đó, kế toán TSCĐ dựa vào đó để tiến hành trích hay thôi không trích khấu hao, hàng tháng tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc dùng làm căn cứ ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình lập và luân chuyển Bảng tính và phân bổ khấu hao như sau:
Sơ đồ 2.22: Quy trình luân chuyển chứng từ KHTSCĐ:
*Tài khoản sử dụng: Để hạch toán khấu hao TSCĐ công ty sử dụng TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. TK này có số dư bên có, dựa vào bảng tính và phân bổ khấu hao kế toán ghi vào bên có TK 214.
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số TK liên quan khác như: 627, 641, 642…
Hao mòn TSCĐ được theo dõi theo tháng, đến cuối mỗi tháng kế toán tiến hành tổng hợp và lên sổ TK 214.
*Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ : Dựa vào bảng tổng hợp TSCĐ toàn công ty và các chứng từ khác liên quan kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao và tính vào chi phí của tháng đó. Việc phân bổ khấu hao ở công ty chủ yếu là cho chi phí quản lý và chi phí SXC:
KT TSCĐ: Lập bảng tính và phân bổ KH TSCĐ Giám đốc, KT trưởng : Ký duyệt KT TSCĐ : Ghi sổ, kẹp chứng từ
- Khi trích khấu hao kế toán ghi:
Nợ TK 627 Nợ TK 641
Nợ TK 642 Có TK 214 - Khi thanh lý nhượng bán TSCĐ, do đó kế toán ghi:
Nợ TK 214 Nợ 811
Có TK 211
2.3.5.3. Kế toán sửa chữa TSCĐ:
Sửa chữa TSCĐ tại công ty thường chỉ có 2 loại:
- Sửa chữa nhỏ thường xuyên: Đối với loại sửa chữa này thi chi phí được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Trong kỳ khi xảy ra nghiệp vụ sửa chữa nhỏ TSCĐ, kế toán TSCĐ dựa vào các chứng từ (Hoá đơn GTGT…) để hạch toán vào chi phí trong kỳ:
Nợ TK 642 Nợ TK 627 Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 141, 136, 331… - Sửa chữa lớn mang tính nâng cấp: Đối với loại sửa chũa này thì chi
phí sửa chữa đựoc tập hợp trên TK 241. Khi sửa chữa hoàn thành bàn giao được ghi tăng nguyên giá.
Khi có quyết định sửa chữa được giám đốc ký duyệt, phòng cơ năng sẽ lên kế hoạch và tiến hành sửa chữa, sau đó tập hợp chứng từ (hoá đơn GTGT, Biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa…) gửi về phòng kế toán, kế toán TSCĐ tiến hành phân loại, hạch toán và ghi sổ. Bút toán như sau:
a) Tập hợp chi phí sửa chữa: Nợ TK 241(3) Nợ TK 133
b) Sửa chữa hoàn thành bàn giao: Nợ TK 211 Có TK 241
Dựa trên việc tính toán nguyên giá mới của TSCĐ sau sửa chữa phòng đầu tư xây dựng xác định thời gian sử dụng mới của TSCĐ này (nhưng thông thường nó bằng thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ trước sửa chữa). Dựa vào đó kế toán tiến hành trích khấu hao theo nguyên giá mới và thời gian sử dụng mới.
Quy trình ghi sổ:
Sơ đồ 2.23: Sơ dồ trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
NKCT số 9 (Ghi Có TK 211,213)
.Chứng từ tăng giảm TSCĐ
NKCT số 9,7
Bảng kê 4,5,6 Thẻ TSCĐ, Sổ chi tiết
TSCĐ theo đơn vị sử dụng
Sổ tổng hợp TSCĐ
Sổ Cái TK211,213,214,241
Báo cáo tài chính
Bảng tính và phân bổ khấu hao
Bảng kê 4, 5, 6 và NKCT số 7 ( ghi nợ TK 627, 641, 642... có TK 214)