2.3.1.1. Đặc điểm về quản lý quỹ tiền mặt tại công ty:
Công ty quy định tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định, chủ yếu là để chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của công ty. Phòng kế toán của công ty có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại công ty và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt.
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết tài khoản 111- tiền mặt và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt sổ này được viết bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn.
Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân ngay,đồng thời tiến hành điều chỉnh xử lý. Thường là do lỗi ghi chép của kế toán và thủ quỹ do đó chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung..
2.3.1.2.Kế toán quỹ tiền mặt: *Tổ chức chứng từ:
- Phiếu thu (MS 01 – TT):
Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu, giấy đề nghị nộp tiền (hoặc các văn bản, quyết định… có giá trị tương đương). Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy ra trên cơ sở lệnh thu, Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ, làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu “Đã thu tiền”. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt theo như sau:
Sơ đồ 2.03: Quy trình luân chuyển phiếu thu:
- Phiếu chi: (MS 02- TT)
Khi chi tiền từ quỹ tập trung của đơn vị phải có lệnh chi (Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng…) có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. Trên cơ sở đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để hạch toán, ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình :
Sơ đồ 2.04: Quy trình luân chuyển phiếu chi:
*Tài khoản sử dụng :
Tài khoản chính được sử dụng là tài khoản 111 “Tiền mặt”. tài khoản này có số dư bên nợ, trong kỳ khi có nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt kế toán tiền mặt ghi vào bên nợ TK 111, giảm tiền mặt ghi vào bên có. `
Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 112, 131, 133, 152, 153, 211, 241, 311, 331, 411, 511, 711... Đề nghị chi tiền GĐ,KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi
KT tiền mặt: Ghi sổ và Kẹp chứng từ Thủ quỹ: Xuất quỹ Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền Kế toán tiền mặt: lập phiếu thu GĐ, Kế toán trưởng: Ký phiếu thu KT tiền mặt: Ghi sổ KT tiền mặt: Lưu trữ
Thủ quỹ: Thu tiền
Giám đốc: Duyệt chi
* Quy trình hạch toán tổng hợp tiền mặt;
Sơ đồ 2.05: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Phiếu thu, Phiếu chi...
Bảng kê 1 Nhật ký chứng từ
số1
Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
TK111
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Sơ đồ 2.06: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp thu chi tiền mặt
Tk 112 Tk 111 Tk 151,152,153,156
Rút TGNH nhập quỹ Mua vật tư, hàng hoá
Tk 511,512 Tk 112
Thu tiền bán hàng Nộp tiền mặt vào NH Tk 515 Tk 331 Thu từ HĐ tài chính Trả nợ hoặc ứng trước
tiền cho người bán
TK 711 Tk 133 Thu khác Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Tk 131 TK 211,213,217,241 Khách hàng trả nợ Mua TSCĐ, BĐS hoặc
hoặc ứng trước thanh toán CPXDCB
Tk 411,441 Tk 311,315,333,334,338 Nhận vốn CSH Trả nợ vay ,nợ NN,CNV
và các khoản nợ khác
Tk 333(1 ) Tk 411,441
Thu VAT cho NN khi Trả vốn CSH bán HH,cung cấp DV
2.3.2. Kế toán TGNH:
2.3.2.1. Đặc điểm về quản lý TGNH của công ty:
TGNH của công ty bao gồm các loại sau: Việt Nam Đồng, Ngoại tệ (chủ yếu là USD), vàng bạc, kim khí quý đá quý.
Tài khoản TGNH của công ty hiện nay được nhiều ngân hàng khác nhau. Cuối ngày kế toán đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ của ngân hàng nhằm tránh sai sót, nếu có chênh lệch xảy ra tiến hành kiểm tra tìm nguyên nhân. Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ. Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì số thừa thiếu sẽ được treo trên TK 1381 hoặc 3381.
2.3.2.2.Kế toán TGNH: * Tổ chức chứng từ:
- Uỷ nhiệm thu: có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ nhiệm) và kế toán trưởng
- Giấy báo có của ngân hàng: Giấy báo có do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán ngân hàng ghi sổ.
- Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng gửi Bảng sao kê ngân hàng trên đó ghi rõ số tồn đầu kỳ, những nghiệp vụ tăng giảm trong ngày, và số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu của ngân hàng.
Khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ kế toán. Giấy báo có sau đó được kế toán tiến hành kẹp chứng từ. Vào cuối ngày khi nhận được Bảng sao kê ngân hàng, kế toán tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và số liệu của ngân hàng. Quy trình luân chuyển và ghi sổ tóm tắt như sau:
Sơ đồ 2.07: Quy trình luân chuyển Giấy báo có:
- Uỷ nhiệm chi: Trên cơ sở lệnh chi và các văn bản chứng từ có giá trị tương đương, kế toán TGNH lập uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi được lập ít nhất là 2 liên (tuỳ theo yêu cầu của từng ngân hàng và tuỳ theo nội dung nghiệp vụ). Liên 1 dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ. Liên 2 giao ngân hàng.
- Giấy báo Nợ: Giấy báo Nợ do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán ghi sổ.
- Bảng sao kê ngân hàng
Để được phép chi tiền từ TK TGNH, kế toán TGNH phải nhận được đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền đó (ví dụ: Dùng TGNH thanh toán tiền mua vật tư thì phải có bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho…). Khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TGNH lập Uỷ nhiệm chi có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng chuyển cho ngân hàng. Khi nhận được Uỷ nhiệm chi, ngân hàng chi tiền và gửi Giấy báo nợ, bảng sao kê ngân hàng, Uỷ nhiệm chi đã có chữ ký của ngân hàng về cho công ty. Kế toán TGNH tiến hành ghi sổ đối chiếu và kẹp chứng từ. Quy trình luân chuyển như sau:
Kế toán TGNH Ngân hàng Bảng sao kê ngân hàng Giấy báo có
Sơ đồ 2.08: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH:
* Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tăng TGNH công ty sử dụng TK 112 là chính. TK này được mở chi tiết cho từng loại tiền và chi tiết cho từng ngân hàng. TK 112 có số dư bên nợ. Trong kỳ, khi có nghiệp vụ tăng TGNH, kế toán TGNH hạch toán vào bên nợ, giảm ghi vào bên có TK này.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số TK liên quan:
*Quy trình ghi sổ:
Sơ đồ 2.09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TGNH
Lệnh chi và các chứng từ liên quan
Giám đốc, KT trưởng: Ký duyệt
Ngân hàng:Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao
kê NH; uỷ nhiêm chi Kế toán TGNH:Ghi sổ,đối
chiếu, kẹp chứng từ
Kế toán TGNH: Lập uỷ nhiệm chi
Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê NH
Bảng kê 2 NKCT số2 Sổ chi tiếtTGNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
TK112 Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tăng giảm TGNH (TK 11211- TGNH VNĐ NHTMCP hàng hải Cẩm Phả, Tháng 3/2010) TK 11211 dđk: 21.952.754 TK 131 TK 642 15.163.374.300 10.194.570 TK 111 TK 133 6.000.000 1.019.410 TK 515 TK 112 454.200.180 TK 341 869.495.750 TK 311 10.188.951.290 510.187 TK 152 102.767.009 TK 331 1.896.489.070 TK 211 1.663.373.107 dck: 5.382.860