Hiện nay công ty áp dụng những quy định về chứng từ tại Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Theo quyết định này công ty đã đăng ky sử dụng hầu hết các chừng từ do Bộ Tài Chính phát hành và thực hiện đúng chế độ kế toán về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo công ty.
Cụ thể những chứng từ sử dụng tại đơn vị bao gồm:
Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Giấy đi đường, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán, Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội,
Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ; Biên bán kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ; Bảng kê mua hàng ; Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ…
Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường…
Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Biên bản kiểm kê quỹ, Bảng kê chi tiền…
Chứng từ tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng.
Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
Tại công ty, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu một cách kịp thời đầy đủ đảm bảo thực hiện các khâu tiếp theo một cách thuận tiện.
Các chứng từ như phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương của đơn vị, hóa đơn GTGT... được lập từ các bộ phận liên quan trong toàn Công ty khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi nhận được các chứng từ có liên quan kế toán Công ty tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Chứng từ là cơ sở để kế toán cập nhật số liệu, lên các sổ, báo cáo tài chính...
Khâu tổ chức hạch toán đáp ứng được yêu cầu kinh tế và pháp lý. Các chứng từ bắt buộc đều được sử dụng theo đúng mẫu Bộ Tài chính, việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán kịp thời đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.