I. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH
4. Đặc điểm cơng tác tổ chức quản lí
Cơng ty Giầy Thượng Đình xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến. Sơđồ thể hiện trong biểu 1.
Giám đốc là người đứng đầu Cơng ty, quyết định những vấn đề hệ trọng,
đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà nước về nhiệm vụ được giao. Giám đốc
được bổ nhiệm theo nhiệm kỳ. Theo mơ hình tổ chức kiểu trực tuyến, các phần hành chuyên biệt đươc giao cho các phĩ giám đốc trực tiếp phụ trách theo uỷ
quyền thường xuyên của Giám đốc. Khi khuyết giám đốc thì một phĩ giám đốc thực hiện quyền giám đốc.
Phĩ giám đốc kĩ thuật và cơng nghệ :
Nhiệm vụ của phĩ giám đốc kĩ thuật và cơng nghệ là quản lý về mặt kĩ
thuật dây chuyền cơng nghệ trong doanh nghiệp, chỉ đạo việc tìm phương hướng cải tiến kĩ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm, giải quyết những vấn đề liên quan đến cơng nghệ theo thẩm quyền được giao. Phĩ giám đốc cĩ nhiệm vụđiều hành hoạt động của Trưởng phịng chế thử mẫu và Trưởng phịng Kĩ thuật cơng nghệ.
• Phịng Chế thử mẫu : nhận mẫu giầy và sản xuất thử các loại giầy theo đơn đặt hàng, nghiên cứu mẫu giầy mới. Phịng cĩ đủ các máy mĩc, thiết bị
Phân xưởng bồi-cắt Phân xưởng may Phân xưởng cán Vải đã cắt Sản phẩm Phân xưởng gị, bao gĩi Mũ giầy Đế giầy
• Phịng Kĩ thuật-Cơng nghệ : chịu trách nhiệm nghiên cứu để tạo ra các đơn pha chế cao su, hố chất đảm bảo cho đế giầy dẻo, dai, bền đẹp; rà sốt và sửa đổi, bổ sung định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm; hướng dẫn, kiểm tra và theo dõi quy trình cơng nghệ, loại bỏ những máy mĩc đã lỗi thời, lạc hậu, mua về những máy mĩc mới, hiện đại đồng thời thực hiện đối ngoại về
cơng tác kĩ thuật.
Biểu 1:
Bộ máy quản lí của Cơng ty Giầy Thượng Đình
Phĩ giám đốc Sản xuất – Chất lượng
Đây là chức vụ quan trọng trong doanh nghiệp và tương đối nhiều cơng việc. Phĩ giám đốc quản lý các Trưởng phịng Kế hoạch –Vật tư, phịng quản lý chất lượng, phịng tiêu thụ và các quản đốc 4 phân xưởng : phân xưởng Bồi cắt, phân xưởng May, phân xưởng cán, phân xưởng Gị và bao gĩi.
• Phịng Kế hoạch vật tư : làm kế hoạch điều động sản xuất cho tồn Cơng ty, khai thác và thu mua vật tư cho sản xuất, xây dựng kế hoạch cung cấp vật tư cho từng phân xưởng sản xuất theo tình hình thực tế, đồng thời nắm vững
Phịng hành chính tổ chức GIÁM ĐỐC Phịng kế tốn tài chính Phĩ giám đốc BHXH và vệ sinh mơi trường Phĩ giám đốc thiết bị và an tồn Phĩ giám đốc sản xuất Phĩ giám đốc kỹ thuật và cơng nghệ Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu Trạm Y tế Ban vệ sinh cơng nghiệp và mơi trường Phịng bảo vệ Xưởng cơ năng Phịng tiêu thụ Phịng quản lí chất lượng Phịn g kế hoạch vật tư Phịng chế thử mẫu Phịng kĩ thuật cơng nghệ Phân xưởng bồi cắt Phân xưởng may Phân xưởng cán Phân xưởng gị, bao gĩi
lượng vật tư xuất ra cho sản xuất, lượng vật tư tồn kho, thiếu hụt; dự tính theo kế
hoạch thời điểm cung ứng vật tư cho sản xuất kịp thời.
Lượng vật tư cần cho sản xuất rất nhiều chủng loại nên cơng việc của phịng rất phức tạp, địi hỏi phải nắm bắt kịp thời những thơng tin liên quan đến tình hình vật tư tại Cơng ty.
• Phịng quản lí chất lượng : nhiệm vụ của phịng là bám sát quá trình sản xuất để cùng các phân xưởng kiểm tra chất lượng sản phẩm của từng cơng đoạn, của từng khâu trong quá trình sản xuất, bao gồm :
- Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
- Lập biên bản và ra các biện pháp khắc phục
- Vận dụng kĩ thuật thiết kế vào sản xuất sản phẩm cuối cùng.
• Phịng tiêu thụ : lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, thường xuyên giao dịch với khách hàng nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ, cải tiến phương pháp bán hàng, chào hàng, đề xuất giá bán kịp thời, hợp lí để tiêu thụ sản phẩm nhanh. Phịng Tiêu thụ thực hiện luơn cả chức năng marketing cho Cơng ty.
Phĩ giám đốc Thiết Bị-An tồn : quản lí quản đốc xưởng Cơ năng và trưởng phịng Bảo vệ.
• Xưởng Cơ năng : thực hiện việc bố trí điện, nước, năng lượng cho quá trình sản xuất và phục vụ các hoạt động khác của tồn Cơng ty; thường xuyên kiểm tra để đảm bảo an tồn, tránh sự cố xảy ra, gĩp phần bảo đảm sản xuất kịp thời, đúng ké hoạch.
• Phịng Bảo vệ : thường xuyên kiểm tra, bảo vệ của cải vật chất cũng như con người trong Cơng ty, kịp thời ngăn chặn những hành vi vi phạm an ninh trật tự.
Phĩ giám đốc Bảo hiểm xã hội và Vệ sinh mơi trường phụ trách vấn đề vệ sinh cơng nghiệp, vệ sinh mơi trường như : rác thải cơng nghiệp, ơ
• Ban Vệ sinh cơng nghiệp và mơi trường: làm cơng tác dọn dẹp vệ
sinh, đảm bảo cảnh quan Cơng ty luơn sạch đẹp, đảm bảo vệ sinh cơng nghiệp và chăm lo đời sống cho cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty.
• Trạm Y tế : thực hiện các biện pháp cụ thể để phịng, chữa bệnh, chăm sĩc sức khoẻ cho cán bộ cơng nhân viên của Cơng ty.
Ngồi 4 phĩ giám đốc trên, Cơng ty cịn tổ chức các phịng mà xét về vị
trí các trưởng phịng đĩ tương đương với các phĩ giám đốc, bao gồm : phịng Hành chính-tổ chức, phịng Kinh doanh xuất nhập khẩu, phịng Kế tốn-Tài chính.
Phịng hành chính-tổ chức : chức năng chính là tiếp khách của Cơng ty, quản lí các giấy tờ hành chính, lập kế hoạch và kiểm tra trình độ lao động trong tồn Cơng ty, tuyển chọn lao động, thực hiện mọi chế độ vè lao động như : lương, thưởng, phụ cấp, bảo hộ lao động …
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của phịng hành chính-tổ chức tương đương với bộ phận nhân sự trong cơng tác quản trị ở các doanh nghiệp khác.
Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu :
Do mặt hàng của Cơng ty chiếm 2/3 là xuất khẩu ra thị trường nước ngồi nên vấn đề kinh doanh xuất nhập khẩu giữ vai trị rất quan trọng và được tách ra, chịu sự quản lí của một phịng chuyên biệt là phịng kinh doanh xuất nhập khẩu. Chức năng chính của phịng là khai thác các nguồn hàng, làm kế hoạch xuất khẩu giầy và kế hoạch nhập nguyên liệu, máy mĩc, thiết bị. Mặt khác, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu cịn phối hợp với phịng thiết kế trong việc tạo ra những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.
Phịng kế tốn-tài chính : Cĩ chức năng, nhiệm vụ sau:
-Thực hiện ghi chép và phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh vào tài khoản liên quan.
-Theo dõi tình hình biến động về tài sản, nguồn vốn tại Cơng ty. -Giám sát, đơn đốc việc tthực hiện các chỉ tiêu của Cơng ty.
-Tính tốn, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm … xác định kết quả kinh doanh .
-Cung cấp số liệu, tài liệu, các báo cáo cĩ liên quan theo yêu cầu của cán bộ quản lý trong Cơng ty (Giám đốc, Phĩ giám đốc, các phịng ban liên quan ) cũng như theo yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước (thuế, thanh tra).
-Lập kế hoạch về tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết
định quản lý.
5. Tổ chức cơng tác kế tốn
5.1. Tổ chức về mặt nhân sự
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty là mơ hình tổ chức kế tốn tập trung theo biểu 2
Kế tốn trưởng
Kế tốn trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Cơng ty, tổ chức và chỉ đạo tất cả cơng tác kế tốn theo chếđộ qui định, thực hiện hạch tốn tổng hợp từng tháng, lập Bảng cân đối kế tốn cho từng tháng và hàng năm. Ngồi ra, kế tốn trưởng cĩ trách nhiệm kiểm tra va ký các chứng từ thanh tốn, phiếu thu, phiếu chi, phiéu nhập kho và hồ sơ vay vốn, đề xuất với Giám đốc về cơng tác quản lý tài chính.
Kế tốn phĩ
Kế tốn phĩ là người giúp việc và thay mặt kế tốn trưởng giải quyết cơng việc khi kế tốn trưởng đi vắng. Kế tốn phĩ chịu trách nhiệm trước kế
tốn trưởng về phần việc được giao, làm kế tốn thành phẩm, kế tốn tiêu thụ và kế tốn thanh tốn với ngân sách.
Biểu 2: Sơđồ tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty Giầy Thượng Đình:
Ghi chú:
Quan hệ chỉđạo Quan hệ cung cấp số liệu
Kế tốn bảo hiểm xã hội và quỹ tiền mặt
Kế tốn viên phần hành này kiểm tra tính hơp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, phiếu chi; tính và trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn theo chếđộ qui định .
Kế tốn thanh tốn với người bán
Kế tốn phần hành này theo dõi chi tiết cơng nợ thanh tốn với từng đơn vị trong và ngồi nước, đối chiếu vật tư nhập với hợp đồng.
Kế tốn vật tư
Hàng ngày, kế tốn vật tư giám sát vật tư nhập kho, kí xác nhận số lượng và chủng loại vật tư nhập kho đảm bảo chính xác; đối chiếu các phiếu nhập kho của từng phân xưởng với định mức vật tư cấp theo đơn đặt hàng của phịng kế
hoạch vật tư trước khi đưa cho người phụ trách phịng ký; đơn đốc phiếu nhập vật tư kịp thời (tránh các trường hợp để sổ sách “ âm”); phát hiện và đề xuất với Kế tốn trưởng <kế tốn tổng hợp> Kế tốn phĩ <kế tốn thành phẩm, tiêu thụ, thuế> Kế tốn BHXH Tiền mặt Thủ quỹ Kế tốn thanh tốn với người bán Kế tốn vật tư Kế tốn lương, thanh tốn, tạm ứng Kế tốn TSCĐ và CCDC Kế tốn ngân hàng tập hợp chi phí sản xuất
lãnh đạo về các loại vật tư nhập kho khơng đảm bảo chất lượng và đề nghị các biện pháp xử lý.
Kế tốn tài sản cốđịnh và cơng cụ dụng cụ
Hàng tháng, kế tốn viên theo dõi sự tăng, giảm của tài sản cố định; căn cứ số lượng, nguyên giá để trích khấu hao, sau đĩ phân bổ cho đối tượng liên quan; đồng thời theo dõi và hạch tốn việc nhập-xuất và sử dụng cơng cụ dụng cụ hàng tháng; phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý đối với cấp trên về các vấn
đề : vật tưứđọng, tài sản cốđịnh bị tồn kho… Kế tốn lương và thanh tốn tạm ứng
Căn cứ vào ngày cơng, tiền lương khốn đã được phịng Hành chính – Tổ
chức xác nhận, kế tốn tính lương và các khoản phụ cấp cho từng bộ phận, phịng ban, kiểm tra và đối chiếu tiền lương từng phân xưởng, từng bộ phận; phân bổ lương theo qui định, theo dõi các khoản vay mượn của từng đối tượng. Kế tốn ngân hàng, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
Căn cứ vào các chứng từ, hợp đồng kinh tếđã được phê duyệt, kế tốn lập uỷ nhiệm chi chuyển tiền thanh tốn với khách hàng. Hàng tháng, tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng đơn đặt hàng, tính giá thành thực tế cho sản phẩm hồn thành và kết chuyển chi phí cho các đơn đặt hàng chưa hồn thành sang tháng sau, lập bảng tính giá thành thực tế và so sánh với giá bán.
Thủ quỹ
Thủ quỹ là người quản lý két tiền mặt của Cơng ty. Hàng ngày, thủ quĩ
căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi đã được phụ trách Phịng xem xét và kí (phiếu chi phải được giám đốc duyệt) thực hiện thu, chi đối với từng khách hàng, cuối ngày vào sổ tổng hợp thu-chi-tồn quỹ (sổ quỹ tiền mặt); chi tiền tới các tổ sản xuất tại các phân xưởng vào kì lương.
TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, tuân thủ theo các TK cấp 1 và cấp 2, chi tiết theo đặc điểm của ngành đến TK cấp 3. Tài khoản ngồi bảng chỉ sử dụng TK 009.
Hệ thống chứng từ là do bộ tài chính qui định và các chứng từ của Bộ Tài chính in ấn. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Cơng ty như sau:
- Phương pháp phân bổ nhiều lần áp dụng khi giá trị dụng cụ sản xuất lớn hơn 2 triệu đồng. Mức phân bổ giá trị dụng cụ xuất dùng trong một kỳ Giá trị dụng cụ xuất dùng = Số kỳ hạch tốn sử dụng Hệ thống sổ kế tốn : Cơng ty hạch tốn theo hình thức Nhạt ký – chứng từ . Sơđồ như sau:
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Chứng từ tiền mặt Chứng từ TGNH Chứng từ vật tư Chứng từ hàng hố Chứng từ khác Phân loại Kiểm tra Vo sổ Nhập vào máy tính Lưu trữ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật kí chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ chi Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Các qui định khác về chếđộ kế tốn tại Cơng ty :
- Niên độ kế tốn kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam đồng.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ theo Quyết định 1062. - Phương pháp kế tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kế tốn vật liệu xuất dùng: Phương pháp bình quân gia quyền.
- Hạch tốn chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp sổđối chiếu luân chuyển.