1. Quá trình phát triển của Công ty TOCONTAP Hà Nội.
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội đợc chính thức thành lập ngày 5- 3-1956 với tên gọi “ Tổng công ty nhập khẩu tạp phẩm” dới sự lãnh đạo và quản lý của Bộ Thơng Nghiệp (Nay là bộ Thơng mại) tại quyết định số 62/BTNg- NĐ- KD do thứ trởng Đặng Việt Châu kí, tiếp đó ngày 6-7-1957 Bộ trởng Bộ Thơng Nghiệp Phan Anh kí quyết định số 312/ BTNg- TCCB đổi tên “Tổng Công ty nhập khẩu Tạp phẩm” thành “ Tổng Công ty xuất nhập khẩu Tạp phẩm”. Trong giai đoạn đầu mới thành lập, Tổng Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm đợc Bộ Thơng nghiệp phân công kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng công nghiệp nhẹ, tiểu thủ công nghiệp, nhập khẩu các mặt hàng công nghiệp tiêu dùng và các vật liệu để sản xuất các mặt hàng công nghệ phẩm. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động một số nghành đã tách ra để thành lập các công ty mới để đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh xuất nhập khẩu của đất nớc.
Năm 1964 :Tách mặt hàng thủ công mỹ nghệ, trong đó có cả mây tre đan thành công ty ARTEXPORT.
Năm 1977 : Tách mặt hàng dệt may thành Công ty TEXTIMEX.
Năm 1985 : Tách mặt hàng kim khí và dụng cụ cầm tay thành Công ty MECANIMEX.
Năm 1987 : Tách mặt hàng da, giả da và giày dép thành công ty LEAPRODEXIM.
Năm 1990 : Tách hẳn chi nhánh TOCONTAP tại TP Hồ Chí Minh thành công ty trực thuộc Bộ Thơng Mại.
Tại quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nớc số 333 TM/ TCCB ngày 31-3-1993 của Bộ Thơng Mại đã đổi tên “ Tổng Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm” thành “Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội” Tên giao dịch :
Vietnam National Sundries Import And export corporation ( Viết tắt là TOCONTAP Hà Nội ) Trụ sở tại 36 Bà Triệu – Hà Nội. Số đăng kí kinh doanh : 10809, mã số đăng kí kinh doanh xuất nhập khẩu tại hải quan là : 0100106747-1, số tài khoản 00.110.370005 tại ngân hàng ngoại thơng Việt Nam, số vốn đăng kí điều lệ là 28.573.700.000 đồng, trong đó vốn cố định : 1.962.000.000đồng, vốn lu động : 26.611.500.000 đồng.
Trong cơ chế kế hoạch hoá, Công ty chủ yếu thực hiện các đơn đặt hàng của Nhà nớc, thị trờng tập trung chủ yếu ở các nớc xã hội chủ nghĩa nh Liên Xô, Cộng hoà dân chủ Đức, Ba Lan, Tiệp khắc, Bungary, Thuỵ Điển... Nhng chế độ xã hội chủ nghĩa ở Liên Xô và Đông âu sụp đổ hoạt động của Công ty gặp rất nhiều khó khăn. từ bình quân kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 66,7 triệu Rúp/ Đô la những năm 80 xuống còn 16,7 triệu USD vào đầu những năm 90. Mặc dù vậy, do có sự giúp đỡ của Bộ Thơng Mại cùng với những cố gắng của ban lãnh đạo và toàn bộ công nhân viên, Công ty đã ổn định và phát triển trở lại. Kim ngạch xuất nhập khẩu tuy không đạt mức cao nh trớc nhng liên tục tăng lên trong những năm qua. Công ty luôn hoàn thành kế hoạch đề ra và nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc.
Trải qua 45 năm hoạt động và phát triển, Công ty đã thiết lập đợc một mạng lới kinh doanh trên thị trơng quốc tế, quan hệ hợp tác với các tổ chức, các công ty ở trên 70 quốc giá trên thế giới. Không chỉ mở rộng quan hệ đối tác, Công ty còn tiến hành pháp triển nhiều hình thức giao dịch kinh doanh cũng nh mở rộng nhiều mặt hàng kinh doanh để tận dụng đợc các cơ hội thuận lợi mà thị trờng đem lại. Với một nguồn nhân lực năng động có trình độ, kết hợp với những kinh nghiệm tích luỹ đợc trong thời gian qua, công ty hoàn toàn có thể phát triển hơn nữa của Bộ thơng mại.
2. Chức năng của Công ty:
Là một doanh nghiệp Nhà nớc, do Bộ thơng mại thành lập và trực tiếp quản lý. Công ty TOCONTAP Hà Nội là một pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế của một doanh nghiệp độc lập, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng. Vì vậy, Công ty có nhiện vụ và quyền hạn sau:
* Nhiện vụ :
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành.
- Nghiên cứu nhu cầu thị trờng trong nớc và quốc tế xâm nhập thị trờng mới đồng thời mở rộng mặt hàng xuất khẩu, thúc đẩy xuất khẩu của Việt Nam phát triển mạnh mẽ hơn nữa.
- Tuân thủ các chính sách, chế độ, luật pháp của Nhà nớc, thực
hiện nghiêm chỉnh các hoạt động và các văn bản pháp lý có liên quan.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, tự chủ về tài chính.
* Quyền hạn:
- Công ty TOCONTAP có quyền tự chủ trong đàm phán giao dịch, ký kết và thực hiện trực tiếp các hợp đồng ngoại thơng, hợp đồng mua bán nội địa, hợp đồng liên doanh, liên kết, uỷ thác, gia công với trong và ngoài nớc.
- Công ty đợc vay vốn (kể cả ngoại tệ) ở trong và ngoài nớc, đợc liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nớc để mở rộng, đa rạng hoá các loại hình kinh doanh theo quy định và pháp luật hiện hành của Nhà nớc.
- Tham gia hội chợ, triển lãm, quảng cáo hàng hoá trong và ngoài nớc. - Công ty có thể lập đại diện, chi nhánh, các cơ sở sản xuất ở trong và ngoài nớc.
- Có thể cử cán bộ của công ty đi công tác ngắn hạn, dài hạn ở nớc ngoài, mời khách nớc ngoài vào Việt Nam để giao dịch đàm phán ký kết về các vấn đề thuộc phạm vi hoạt động của công ty theo quy định hiện hành của Nhà nớc và của Bộ thơng mại.
3. Bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy tổ chức của Công ty TOCONTAP đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến tức là giám đốc và phó giám đốc trực tiếp điều hành các phòng ban, chi nhánh. Kiểu tổ chức này đã tăng cờng sự trao đổi thông tin giữa giám đốc và các phòng
ban, tạo nên một sự đoàn kết, thống nhất trong tập thể Công ty, tinh giảm bộ máy hoạt động là lý do dẫn đến thành công của TOCONTAP.
Sơ đồ tổ chức Công ty TOCONTAP:
- Giám đốc: Do Bộ trởng Bộ Thơng mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm, tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ một thủ trởng và chịu trách nhiệm về mọi nghĩa vụ của Công ty trớc pháp luật và các cơ quan quản lý nhà nớc. Giám đốc quyết định cơ cấu bộ máy tổ chức, nhiệm vụ cụ thể, quyền
Giám đốc Phó giám đốc Các phòng chức năng Phòng tổng hợp Phòng tài chính kế toán
Phòng kinh tế đối ngoại
Phòng quản trị hành chính Các phòng kinh doanh Phòng XNK I Phòng XNK II Phòng XNK III Phòng XNK IV Phòng XNK V Phòng XNK VI Phòng XNK VII Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TP. HCM Các đơn vị sản xuất Xí nghiệp sản xuất TOCAN Xí nghiệp sản xuất mỳ sợi Lào Phòng XNK VIII
hạn và mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc theo quy định hiện hành của nhà nớc và của Bộ Thơng mại.
- Phó giám đốc: Công ty TOCONTAP có một phó giám đốc do giám đốc đề nghị và đợc Bộ trởng Bộ Thơng mại chấp nhận. Phó giám đốc thay mặt giám đốc thực hiện một số công việc đợc giám đốc giao và điều hành Công ty khi giám đốc vắng mặt.
Nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty nh sau:
- Phòng tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp các loại kế hoạch hàng năm và nhiều năm về trớc về kinh doanh xuất nhập khẩu, liên doanh, liên kết, tài chính, lao động tiền lơng. Ngoài ra còn giúp giám đốc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực các loại kế hoạch.
- Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế, kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh, phân phối lơng cho cán bộ công nhân viên Công ty.
- Phòng kinh tế đối ngoại có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm, nghiên cứu thị trờng thế giới, đề ra phơng án thực hiện kế hoạch, đàm phán ký kết hợp đồng, tiến hành xúc tiến thơng mại cho toàn Công ty.
- Phòng quản trị hành chính có nhiệm vụ giúp giám đốc những công việc thuộc lĩnh vực tổ chức bộ máy, công tác cán bộ lao động tiền lơng, đào tạo, tổ chức phong trào thi đua, bảo vệ an toàn lao động tại văn phòng Công ty, đảm bảo các công việc thuộc về lĩnh vực hành chính, quản trị đời sống, chăm lo sức khoẻ của cán bộ công nhân viên.
- Phòng I: Chuyên môn về xuất nhập khẩu giấy và bột giấy và các sản phẩm khác bao gồm giấy báo, giấy viết, carton, giấy kép, giấy vệ sinh, giấy photo... sản phẩm điện (máy in, máy tính) các loại mỹ phẩm.
- Phòng II: Chuyên kinh doanh: các dụng cụ văn phòng phẩm, các loại mỹ phẩm, đề thể thao, kính, nhạc cụ, đồ chơi trẻ em và hoá phẩm, đay và sản phẩm từ đay, sản phẩm cao su nh lốp, săm xe đạp, xe máy và ô tô.
- Phòng III: Chuyên kinh doanh: sản phẩm dệt, may, quần áo, sản phẩm dệt làm bằng lông cừu, quần áo lao động, quần áo ngủ, khăn trải bàn, bao tay da và cotton, hàng thêu...
- Phòng IV: Chuyên doanh: sản phẩm điện (ti vi, điều hoà nhiệt độ, máy hút bụi), dụng cụ văn phòng phẩm, rợu mạnh, rợu, các loại Whisky, sơn và nguyên liệu sơn, một số loại giấy,...
- Phòng V: Chuyên doanh: sản phẩm mây tre đan, thực phẩm nh bơ sữa, phomát, sữa tơi..., vật liệu xây dựng, trang trí nội thất, mỹ phẩm, sản phẩm nhựa...
- Phòng VI: Chuyên doanh: máy móc thiết bị, cáp và các loại dây dẫn, bóng điện (bóng huỳnh quang và sợi đốt), thiết bị văn phòng, sản phẩm văn hoá, phim, máy quay, áo lông cừu, nguyên liệu và sản phẩm giấy ăn vệ sinh...
- Phòng VII: Chuyên doanh: sản phẩm nông nghiệp, các loại gia vị, hàng nghệ thuật và thủ công nghiệp, sản phẩm từ gỗ, thiết bị y tế, ô tô, máy công nghiệp, các loại giầy dép làm từ các nguyên liệu khác nhau...
- Phòng VIII: Chuyên doanh: sản phẩm gốm sứ, hàng sơn mài, các loại túi, nguyên liệu sản xuất mì sợi, thảm đay và thảm len, hàng vệ sinh, thiết bị giáo dục, thiết bị thí nghiệm và các loại trái cây khô.
Năm 2000 Công ty đã sát nhập phòng xuất nhập khẩu V vào phòng xuất nhập khẩu VIII nên thực tế hiện nay Công ty chỉ có 7 phòng.
- Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 1168D, đờng 3/2, quận 11, TP Hồ Chí Minh.
Hoạt động tài chính của chi nhánh là mua bán và giao nhận hàng tại khu vực TP. Hồ Chí Minh.
- Chi nhánh tại TP Hải Phòng
Địa chỉ: 96A, phố Nguyễn Đức Cảnh, TP Hải Phòng.
Hoạt động tài chính của chi nhánh là tổ chức mua bán và giao nhận hàng tại cảng Hải Phòng.
- Xí nghiệp sản xuất TOCAN là cơ sở chuyên sản xuất chổi quét sơn cho xuất khẩu.
- Xí nghiệp sản xuất mỳ sợi liên doanh với Lào mới đợc thành lập năm 2000 đã làm đa dạng thêm loại hình kinh doanh cho Công ty, góp phần tăng kim ngạch cho công ty.
4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
4.1 Vốn kinh doanh và cơ sở vật chất của công ty.
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội đợc thành lập với số vốn điều lệ 28.573,7 triệu đồng, trong đó số vốn giao năm 1991 là 11,37 tỷ đồng, còn lại là số vốn tự có của công ty. Trong quá trình hoạt Công ty đã tự tích tụ vốn đến nay đã lên tới 45,18 tỷ đồng. Ngoài ra Công ty còn tạo đợc quỹ phát triển sản xuất và đầu t xây dựng cơ bản cơ bản là 3,88 tỷ đồng. Số vốn kinh doanh tăng nhanh chủ yếu là do Công ty đã chú trọng đầu t mở rộng hoạt động kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh sự thay đổi về quy mô, cơ cấu vốn cũng thay đổi rõ rệt. Khi đợc thành lập số vốn cố định là 1.962 triệu động, vốn lu động là 26.611,5 triệu đồng. Nh vậy, số vốn cố định chiếm một phần rất nhỏ (7%) còn lại là số vốn lu động 93%. Điều này hoàn toàn phù hợp với kinh doanh ngoại th- ơng thuần tuý của Công ty. Tuy nhiên đến nay, cơ cấu vốn của Công ty đã có thay đổi, vốn cố định chiếm 19.164,6 triệu đồng-42%, vốn lu động chiếm 58% nh vậy vốn lu động và vốn cố định chênh lệch nhau không nhiều, vì vốn cố định của các công ty hoạt động thơng mại thông thờng chỉ chiếm từ 25-30% nó cho thấy sự khác biệt giữa Công ty với các công ty khác, là do từ năm 1994, Công ty đã nhận góp vốn liên doanh với Canada để sản xuất chổi quét vôi. Năm 1997 Công ty đã ký hợp đồng gia công may mặc với Nhật trong 7 năm với máy móc do Nhật đa sang trị giá gần 300 nghìn USD. Vì vậy tài sản cố định của Công ty mới nhanh chóng tăng lên và chiếm tỷ trọng lớn trong vốn kinh doanh.
Công ty thờng tìm đối thụ tiêu thu trớc rồi nới tiến hành thu mua sau, lợng hàng mua bán cũng không đáng kể nên lợng hàng tồn kho nhỏ không ảnh hởng nhiều đến hiệu quả sử dụng vốn, trong 1 năm vòng quay vốn của Công ty từ 5,5-7,7 vòng tức là thời gian hoàn vốn từ 46,7 ngày tới 67,7 ngày trên một vòng.
Do hoạt động xuất nhập khẩu mất nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị hàng hóa, vận chuyển giao nhận... và trong nhiều trờng hợp khách hàng thanh toán chậm nên với thời gian thực hiện một vòng quay của vốn nh vậy là hợp lý. Vốn lu động của Công ty chủ yếu ở dới dạng tiền hàng hoá và các khoản phải thu từ khách hàng. Do phơng thức thanh toán cũng nh phơng thức thanh toán ngoại th- ơng mà số vốn lu động của Công ty vào thời điểm 31 tháng 12 năm 2001 chủ yếu là dới hình thái các khoản phải thu (chiếm 45%), tiền gửi ngân hàng, và hàng hoá còn lợng tiền mặt chiếm tỷ trọng rất ít vì thanh toán chủ yếu qua ngân hàng.
Khi đợc thành lập, tài sản cố định của Công ty tập trung chủ yếu vào các dạng vật kiến trúc nh trụ sở, cửa hàng, kho, các trang thiết bị làm việc và phơng tiện vận chuyển. Tuy nhiên, cho đến nay thì tài sản cố định còn bao gồm cả máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất máy móc...có thể nói cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty khá tốt. Trụ sở kinh doanh ở 36 Bà triệu đợc trú trọng sửa sang khang trang, sạch sẽ. Các phòng ban đợc trang bị đầy đủ, các trang thiết bị làm việc đảm bảo cho hoạt động kinh doanh, giao dịch nhan chóng hiệu quả. Do hoạt động thơng mại nên Công ty thờng phải đảm nhận việc bảo quản hàng hóa cũng nh giao hàng theo yêu cầu của khách hàng. Công ty đã tổ chức một đội xe gồm 9 chiếc, trong đó 7 chiếc phục vụ giao nhận hàng hoá, 2 chiếc phục vụ hộ họp đáp ứng đợc nhu cầu vận chuyển giao nhận hàng hoá của Công ty. Công ty cũng đã xây dựng một kho hàng ở Hải phòng vừa để bảo quản, dự trữ hàng hoá, vừa kinh doanh thêm dịch vụ kho vận. Nhờ có cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ Công ty đã phục vụ khách hàng một cách tốt hơn và có hiệu quả hơn
4.2. Tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. a. Kim ngạch xuất nhập khẩu:
Những năm đầu thập kỉ 90, tình hình kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm giảm sút nhanh chóng từ mức 77,53 triệu RUP/DOLA năm 90 xuống 36,32 triệu USD năm 1991và 15,25 triệu USD năm 1992, đây là do sự sụp đổ của chế độ XHCN ở Liên Xô cũ và Đông Âu - những thị trờng chủ yếu