II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC
1. Cải tiến về việc quản lý VL-CCDC
- Về tình hình cung cấp vật tư: cơng ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần cĩ đủ khả năng cung cấp VL-CCDC, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm.
Vì VL-CCDC của cơng ty rất phong phú về chủng loại do đĩ cơng ty cần xây dựng sổ danh điểm VL-CCDC. Như vậy, lúc cần đến loại VL-CCDC gì sẽ đáp ứng được ngay mà cơng tác quản lý được chặt chẽ, dễ hiểu, dễ tìm. Cơng ty nên hồn thiện việc sắp xếp vật liệu - CCDC theo một thứ tự, mã được xây dựng theo số tự nhiên từ 1 đến 9. Cụ thể trong sổ danh điểm vật liệu: 4 chữ số đầu quy định loại vật liệu chính, vật liệu phụ, CCDC; hai chữ số tiếp theo chỉ nhĩm vật liệu, ví dụ: xi măng, sắt thép... chữ số tiếp theo chỉ loại VL-CCDC và cịn cĩ thể cĩ nhiều chữ số đằng sau nữa để biểu hiện quy cách VL-CCDC.
- Về tình hình sử dụng VL-CCDC: định mức tiêu hao là vấn đề quan trọng cĩ ý nghĩa quyết định đến chi phí vật tư của cơng ty. Vì thế khi xây dựng hệ thống định mức tiêu hao, VL-CCDC phải được xây dựng dựa trên yêu cầu kỹ thuật, cơng nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất thực tế của chỉ tiêu định mức của các doanh nghiệp tiên tiến trong nước và quốc tế. Cơng ty cần xây dựng định mức hao hụt tự nhiên trong vận chuyển bảo quản. Ngồi ra phải sử dụng hợ lý tiết kiệm chi phí VL-CCDC trên cơ sở các định mức, nên cĩ chế độ thưởng với những ai tiết kiệm chi phí trong sản xuất... và chế độ phạt với những ai cố tình làm sai, làm ẩu dẫn tới làm hỏng và mất mát VL-CCDC.
- Về kiểm tra mặt giám sát giá trị của VL-CCDC: Bộ phận tài chính cần tham gia ý kiến ngay từ đầu vào việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển bốc dỡ. Thơng qua việc thanh tốn cần kiểm tra lại giá mua VL-CCDC, các chi phí vận chuyển bốc dỡ. Bộ phận tài chính cần kết hợp với các bộ phận khác định kỳ thực hiện phân tích tình hình mua sắm, dự trữ vật tư và chi phí vật tư cho sản xuất nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng, giảm chi phí vật tư và đề xuất những biện pháp thích ứng trong kỳ tới.