V. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH
2. Thực tế cơng tác hạch tốn thành phẩm tại nhà máy cơ khí Hồng Nam
2.3. Kế tốn thành phẩm
Yêu cầu quản lý thành phẩm là phải theo dõi chặt chẽ về số lượng và giá trị theo từng loại thành phẩm để phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho, đồng thời tránh tình trạng mất mát hư hỏng thành phẩm.
2.3.1.Thủ tục nhập – xuất kho thành phẩm
* Thủ tục nhập kho:
Nhà máy cĩ quá trình quản lý kho rất chặt chẽ từ khâu vận chuyển hàng từ phân xưởng lắp ráp về kho của Nhà máy được kiểm nghiệm rất chặt chẽ về số lượng, chất lượng trước khi nhập kho. Khi nhập kho căn cứ theo số lượng, chất lượng, chủng loại của các phân xưởng để nhập kho sau khi đã kiểm tra, thủ kho và các phịng ban cĩ liên quan tổ chức lập biên bản hàng hố để nhập kho, phịng kế tốn căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm(Biểu số 15) lập phiếu nhập kho và cĩ chữ ký của người cĩ liên quan.
Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: + Liên 1: lưu lại phân xưởng
+ Liên 2: giao cho phịng cung tiêu(phịng kế hoạch)
+ Liên 3:thủ kho giữ lại dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho sau đĩ chuyển cho phịng kế tốn để ghi vào sổ.
Cĩ thể khái quát thủ tục nhập kho bằng sơ đồ sau: sản phẩm Thẻ kho Hố đơn hồn thành Kiểm nghiệm Nhập kho Phịng kế tốn Phiếu nhập kho
Trình tự nhập kho như sau:
Biểu 15: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Hơm nay ngày 05/06/2002 tại phân xưởng lắp ráp sản phẩm Chúng tơi gồm:
Ơng Trần Vĩnh Long – Quản đốc
Ơng Nguyễn Văn Dũng – Cán bộ phịng KTKH - CHSX Bà Nguyễn Thị Bình – Thủ kho
Qua kiểm nghiệm đã nhận xét nhất trí với bộ phận lắp ráp, bộ phận quản lý và bảo quản là: 6 cầu trục lăn 5 tấn 2 dầm, 5 cầu trục lăn 3 tấn 12 m, 7 cầu trục lăn 10 tấn:LK 30 m đã đạt tiêu chuẩn về quy cách chất lượng để cho nhập kho.
Quản Đốc Phịng KTKH- CHSX Thủ kho
Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm kế tốn lập phiếu nhập kho. *Thủ tục xuất kho thành phẩm:
+ Trường hợp xuất kho để bán ngồibao gồm: Hố đơn GTGT, Phiếu xuất kho.
Căn cứ vào hợp đồng và yêu cầu từng thời điểm khách hàng mua, phịng kế hoạch tiến hành viết phiếu xuất kho hoặc HĐGTGT cho khách hàng theo hợp đồng. Để khách hàng xuống kho nhận hàng, thủ kho thực hiện xuất kho theo đúng số lượng, chủng loại ghi trên hố đơn.
Thủ tục xuất kho cĩ thể được phản ánh bằng sơ đồ sau: Phiếu xuất
kho
Phiếu xuất kho(biểu số19) được lập theo mẫu của bộ tài chính và được lập thành 4 liên:
Liên 1: Lưu tại phịng kế hoạch. Phịng kế hoạch Thủ kho Phịng kế tốn
Liên 2: Thủ kho giữ lại để lập thẻ kho sau đĩ chuyển cho phịng kế tốn để hạch tốn.
Liên 3: Giao cho khách hàng. Liên 4: Dùng để lưu chuyển nội bộ.
Biểu số 17: HỐ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2:(giao cho khách hàng)
Ngày 08 tháng 06 năm 2002 Số: 565 Đơn vị bán hàng: nhà máy cơ khí Hồng Nam.
Địa chỉ: Đường Lĩnh Nam...Số tài khoản : 01.001010721 Điện thoại :...
Họ tên người mua: Nhà máy xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ:
Số tài khoản: 46001054991
Hình thức thanh tốn:...thanh tốn chậm.. Đơn vị: 1000đ Số TT Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền 1 Cầu trục lăn 3T, 12 m Chiếc 4 225.000 900.000 2 Cầu trục lăn 5 tấn 2 dầm Chiếc 6 350.000 2.100.000 3
4 5
Cộng tiền hàng: 3.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 300.000 Tổng cộng tiền thanh tốn: 3.300.000 Số tiền viết bằng chữ:(Ba tỷ ba trăm triệu đồng chẵn).
Người mau hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Đĩng dấu,ký, ghi rõ họ tên)
Ví dụ: Ngày 12/08/2002 xuất bán cho Nhà máy cơ khí Giải Phĩng,7 chiếc cầu trục 10T LK:30 m thanh tốn ngay bằng tiền mặt số tiền là 3.465.000.000 (đ)thuế GTGT là 10%.(Hố đơn GTGT biểu số18)
Biểu số 18: HỐ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL
Liên 2:(giao cho khách hàng)
Ngày 08 tháng 06 năm 2002 Số: 575 Đơn vị bán hàng: nhà máy cơ khí Hồng Nam.
Địa chỉ: Đường Lĩnh Nam...Số tài khoản : 01.001010721 Điện thoại :...
Họ tên người mua: Nhà máy khí Giải Phĩng. Số tài khoản: 46001054991
Hình thức thanh tốn:...Thanh tốn nhanh Đơn vị:1000đồng Số TT Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền 1
2 Cầu trục lăn 10T LK: 30 m Chiếc 7 450.000 3.150.000 3
4 5
Cộng tiền hàng: 3.150.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 315.000 Tổng cộng tiền thanh tốn: 3.465.000 Số tiền viết bằng chữ:(Ba tỷ bốn trăm sáu năm triệu đồng chẵn.)
Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Đĩng dấu,ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 19:
Đơn vị: Nhà máy cơ khí Hồng Nam Mẫu số:01-VT
Địa chỉ:Đường Lĩnh Nam TheoQĐ:1141-TC/QĐCĐKT Ngày 1tháng11năm1995 của Bộ Tài Chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 06năm 2002 Nợ..155...Số..575...
Cĩ...154...
Họ tên người mua:.Nhà máy cơ khí Giải Phĩng... Địa chỉ:
Theo.HĐGTGT..số.575...Ngày..12...tháng...06.. năm 2002..
Xuất tại kho:..kho thành phẩm... Đơn vị: 1000 đồng Số TT Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tư(sản phẩm hàng hố) Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Cầu trục lăn 10T: LK 30 m chiếc 7 7 450.000 3.150.000 2 3 4 Cộng 3.150.000
Tổng số tiền :viết bằng chữ (Ba tỷ một trăm năm mươi triệu đồng chẵn.)
Người mua Người lập phiếu Kế tốn Giám đốc
2.3.2. Hạch tốn chi tiết thành phẩm
Việc hạch tốn chi tiết thành phẩm tại Nhà máy được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song cụ thể:
+Tại kho : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất nhận được, thủ kho tiến hành nhập xuất theo số liệu đã ghi trên chứng từ và được tiến hành như sau:
Về nhập kho: Thủ kho tiến hành kiểm tra chứng từ nhập kho thành phẩm sau đĩ nhập vào kho đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi thẻ kho.(Biêusố 17)
Về xuất kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi theo chứng từ, đồng thời phản ánh tình hình xuất kho hàng ngày lên thẻ kho.
Căn cứ vào số lượng thực nhập, xuất đĩ thủ kho ghi vào các cột tương ứng trên thẻ kho theo thứ tự thời gian, cuối ngày tính ra số tồn.
Cuối tháng, thủ kho cộng số lượng thành phẩm cĩ trên chứng từ đã lưu để lấy ra số tổng cộng ghi vào thẻ kho. Đây là sổ theo dõi tình hình nhập – xuất - tồn thành phẩm theo từng loại. Thẻ kho này dùng này dùng để đối chiếu với Báo cáo nhâp – xuất - tồn ở phịng kế tốn về mặt số lượng thành phẩm nhập xuất - tồn trong tháng.
Biểu số 20: Mẫu số: 06 – VT
Doanh nghiệp: Nhà máy cơ khí Hồng Nam. Ban hành theo QĐ số 1141/TC Tên kho: Thành phẩm CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính
THẺ KHO
Ngày lập thẻ : 10/06/2002 Tờ số: 03
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư hàng hố: Cầu trục 3 tấn 12 m. Đơn vị tính: Chiếc...Mã số:... Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế tốn Số hiệu Ngày nhập Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1 10/8/02 561 5/08 Phân xưởng lắp ráp 5 6 10/8/02 15/8 Nhà máy cơ khí Giải Phĩng 4 2 .... ... ... Cộng 5 4 2 *Tại phịng kế tốn:
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thành phẩm mà thủ kho gửi lên, kế tốn xác định giá thực tế từng thành phẩm nhập kho, cịn giá xuất kho phải chờ đến cuối tháng. Nhà máy sử dụng sổ chi tiết thành phẩm(Biểu số 21) cho mỗi chủng loại, sổ này sử dụng cho một tháng định kỳ nhận được chứng từ thủ kho gửi lên, kế tốn đối chiếu kiểm tra, phân loại theo từng loại cầu trục và chi phí sản xuất từng loại, kế tốn tiến hành ghi sổ một lần vào sổ chi tiết thành phẩm của loại cầu trục tương ứng và tính ra giá thành thực tế nhập kho. Căn cứ vào thẻ kho thành phẩm ,sổ chi tiết thành phẩm, kế tốn lập Báo cáo Nhập – Xuất - Tồn
kho thành phẩm(Do nhà máy tự thiết kế biểu số 22). Cuối quý, khi tính được giá thực tế xuất kho và tính được tổng số nhập- xuất- tồn trên sổ chi tiết. Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm(chính là Bảng kê 8 theo chế độ quy định của Bộ tài chính về sổ kế tốn) được mở cho từng loại thành phẩm . Báo cáo này được mở theo tháng, theo dõi cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị, đồng thời đồng thời đối chiếu với Báo cáo kho thành phẩm của thủ kho đưa lên.kế tốn đối chiếu với kế tốn tổng hợp về mặt giá trị.
2.3.3.Kế tốn tổng hợp thành phẩm
Nhà máy cơ khí Hồng Nam tổ chức ghi chép phản ánh số liệu về tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên để xá định giá vốn của hàng đã bán. Cơng tác thành phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ giá và kết thúc bằng hệ thống báo cáo định kỳ thơng qua quá trình ta ghi chép theo dõi, tính tốn và xử lý số liệu trên hệ thống sổ sách.
Để hạch tốn thành phẩm Nhập- Xuât- Tồn kho trong tháng,kế tốn tổng hợp thành phẩm dùng “Báo cáo Nhập- Xuât- Tồn kho thành phẩm”(Biểu số 22) và “Bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm”(Biểu số23). Vì nhà máy khơng theo dõi thành phẩm theo giá hạch tốn mà tính luơn trị giá thành phẩm Nhập – Xuất – tồn kho theo giá thực tế phản ánh số lượng thành phẩm nhập xuất tồn trong tháng. Số liệu trên bảng tiêu thụ thành phẩm này là căn cứ vào. Báo cáo Nhập- Xuât- Tồn kho thành phẩm cũng là bảng tổng hợp giá trị thành phẩm nhập xuất tồn của cả Nhà máy trong một tháng, khơng chi tiết cho loại thành phẩm nào. Số liệu của Bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm sau khi khố sổ cuối tháng được ghi vào Nhật ký chứng từ số 8(Biểu số 24)
+ Căn cứ vào Bảng báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho thành phẩm hoặc sổ chi tiết thành phẩm, kế tốn phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 8 như sau:
Phản ánh giá vốn hàng bán.
Nợ TK 632: 6.150.000.000
Cĩ TK155: 6.150.000.000
Nợ TK 155: 5.250.000.000
Cĩ TK 632: 5.250.000.000
Kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản 911.
Nợ TK 911: 6.150.000.000
Cĩ TK 632: 6.150.000.000
+ Căn cứ vào Báo cáo doanh thu bán hàng , kế tốn phản ánh trên sổ Nhật ký chứng từ số 8.
Phản ánh doanh thu bán hàng thu tiền ngay .
Nợ TK 111: 3.150.000.000
Cĩ Tk 511: 3.150.000.000
Phản ánh doanh thu bán hàng trả chậm.
Nợ TK 131: 3.000.000.000
Cĩ TK 511: 3.000.000.000
Kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK911.
Nợ TK 511: 6.150.000.000 Cĩ TK 911: 6.150.000.000 Biểu số 23: BẢNG TỔNG HỢP TIÊU THỤ THÀNH PHẨM. Tháng 06/2002 Đơn vị: 1000 đồng Số dư đầu tháng
Phát sinh tài khoản: Nợ 155
Phát sinh tài khoản: Cĩ 155 Số dư cuối tháng Cĩ TK154 Cĩ TK632 Nợ TK154 NợTK 632 ... ... ... ... ... ... 300.000 5.250.000 6.150.000 450.000 Cuối tháng kế tốn tổng hợp phản ánh các bút tốn trên bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm và trên Nhật ký chứng từ số 8 trong tháng 6/2002, kế tốn hạch tốn như sau:
+ Phản ánh giá vốn hàng nhập kho:
Nợ TK 155: 5.250.000.000
+ Phản ánh giá vốn hàng xuất bán:
Nợ TK 632: 6.150.000.000
Cĩ TK 155: 6.150.000.000
+ Phản ánh giá vốn hàng đã bán bị trả lại(nếu cĩ) Nợ TK 155/ Cĩ TK 155.
+ Phản ánh giá vốn hàng xuất tái chế(nếu cĩ) Nợ TK 154/ Cĩ TK 155.