1. Chứng từ sử dụng
Mọi nghiệp vụ biến động của thành phẩm đều phải được ghi chép, phản ánh vào chứng từ ban đầu, nhằm thiết lập một hệ thống thơng tin ban đầu hợp lệ, hợp pháp cho kế tốn ghi sổ.
Theo chế độ chứng từ kế tốn ban hành số 1141/TT/QĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính các chứng từ kế tốn thành phẩm sử dụng chủ yếu là :Phiếu nhập kho 01-VT ; phiếu xuất kho 02-VT; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03-VT; biên bản kiểm kê vận chuyển vật tư, sản phẩm hàng hố 08-VT; hố đơn kiêm phiếu xuất kho 02-BH; thẻ kho 06-VT. Từ ngày 01/01/1999 cĩ thêm hố đơn giá trị gia tăng. Ngồi ra doanh nghiệp cịn cĩ thể sử dụng thêm một số chứng từ cĩ tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm 05-VT; phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ 06-VT. . . để giúp kế tốn và người quản lý cĩ thêm những thơng tin và chỉ tiêu cần thiết cho quản lý.
Để tiến hành cơng tác kế tốn, mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình để lựa chọn hình thức sổ cho phú hợp. Hiện nay trong kế tốn cĩ 4 hình thức sổ kế tốn là :nhật ký chứng từ, nhật ký chung, nhật ký sổ cái và chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức cĩ ưu nhược điểm khác nhau, cĩ điều kiện vận dụng khác nhau và hệ thống sổ sách cũng khác nhau.
Trong phần này em chỉ nêu hệ thống sổ và trình tự hạch tốn cho kế tốn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh theo hình thức nhật ký- chứng từ (Biểu Số 12 trang bên). Đây cũng là hình thức hiện nay nhà máy cơ khí Hồng Nam đang áp dụng. Hình thức này gồm:
- Bảng kê số 8,10,11
- Sổ chi tiết theo dõi các TK 511, 632, 911
- Nhật ký chứng từ số 8: Dùng để phản ánh các phát sinh cĩ của các TK 155, TK 131, TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911. Đây là sổ tổng hợp phản ánh tình hình thanh tốn với khách hàng và xác định kết quả tiêu thụ.
Biểu số 12:sơ đồ hạch tốn tiêu thụ thành phẩm theo hình thức nhật ký- chứng từ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
V. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM