I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CƠNG TY IN VÀ VĂN HĨA
2. Đặc điểm kỹ thuật và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ở Cơng ty
Cơng ty In và Văn hố phẩm
2.1. Chức năng, nhiệm vụ:
a) Chức năng chính:
Cơng ty cĩ chức năng là sử dụng một cách cĩ hiệu quả các nguồn lực sản xuất (lao động, thiết bị, vốn...) để sản xuất các ấn phẩm, văn hố phẩm phục vụ
cho nhu cầu thị trường trong ngồi nước.
- Chức năng nhân sự: Bao gồm các cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bố
trí lao động, định mức lao động.
- Chức năng kỹ thuật: Bao gồm các cơng tác hoạt động về cơđiện và kỹ thuật cơng nghệ của cơng ty.
- Chức năng hạch tốn: Bao gồm kế tốn và hạch tốn thống kê. - Chức năng kiểm tra: Kiểm tra kỹ thuật và chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất và sau sản xuất.
b) Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của cơng ty cũng rất phong phú và đa dạng. Cụ thể:
- In và gia cơng các ấn phẩm như: sách, báo, giấy tờ quản lý, nhãn hàng, bao bì trên giấy và các loại vật liệu khác.
- Kinh doanh các loại vật tư và thiết bị dùng cho ngành in - Nghiên cứu, ứng dụng chuyển giao cơng nghệ in.
- Sản xuất, kinh doanh các loại nhạc cụ. - Sản xuất, kinh doanh các loại đồ gỗ.
- Kinh doanh các mặt hàng văn hĩa phẩm khác theo quy định của pháp luật.
2.2. Các mặt hàng trong danh mục sản xuất của cơng ty.
Sản phẩm của cơng ty rất đa dạng và phong phú bao gồm:
Sản phẩm in: Rất đa dạng, sản xuất theo hợp đồng bao gồm:
- Các loại sách báo: sách giáo khoa, giáo trình, truyện ngắn, truyện Kim Đồng, từđiển...
- Các loại tạp chí, đặc san, báo: Tạp chí sinh viên, tạp chí Thuỷ sản, tạp chí vì trẻ thơ, tạp chí Sân khấu điện ảnh...
- Các loại ấn phẩm khác như: tranh ảnh, bưu thiếp, nhãn màu cho các sản phẩm rượu, bia, dầu ăn, bánh kẹo, xà phịng, các tờ gấp quảng cáo, tuyên truyền, các loại giấy tờ trong đơn vị sản xuất kinh doanh như: Hợp đồng, đơn xin vay, khếước...
Sản phẩm nhạc cụ: Rất đa dạng về chủng loại, phong phú về kích cỡ, kiểu dáng, chất lượng từ phổ thơng tới cao cấp.
- Nhạc cụ phương Tây: Đàn ghi ta, violon các cỡ, đàn Mandolin - Nhạc cụ cổ truyền: Đàn bầu, đàn thập lục, tam thập lục, hồ, nhị, tam, tứ, nguyệt...
Các sản phẩm trên được sản xuất hàng loạt hoặc theo đơn chiếc.
Sản phẩm đồ gỗ các loại, bao gồm:
- Chổi lơng, bút vẽ các loại đa dạng về hình dáng, kích cỡ, tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật cao, được xuất khẩu sang Canada với số lượng lớn.
- Sản phẩm đồ dùng gia đình, văn phịng theo đơn đặt hàng của khách.
- Sản phẩm hàng thủ cơng nghiệp...
Cơng ty sản xuất ra nhiều sản phẩm khác nhau nhưng chủ yếu là sản phẩm in đặc biệt là các loại báo ra vào các buổi sáng nhất định hàng tuần. Về
sách giáo khoa thì giao cho những nhà xuất bản đã đặt hàng trước. Đặc điểm của sản phẩm này là khơng sản xuất hàng loạt để bán hoặc tồn kho sản phẩm mà cơng ty sản xuất theo đơn đặt hàng, cĩ địa chỉ tiêu thụ đảm bảo đúng chất lượng tiến độ, sản phẩm mang tính thơng tin địi hỏi nhanh, khơng cĩ phế phẩm mà chỉ
cĩ sản phẩm hồn thành đạt yêu cầu chất lượng khách mới chấp nhận cả nội dung và màu sắc.
Do nhu cầu của xã hội ngày càng cao hơn, số lượng đơn đặt hàng của cơng ty ngày càng nhiều chứng tỏ chất lượng của cơng ty ngày càng được hồn thiện.
2.3. Kết cấu sản xuất và quy trình cơng nghệ
Là một doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, chủng loại sản phẩm đa dạng, do vậy hoạt động sản xuất của cơng ty chia làm 3 khối với những nhĩm sản phẩm và quy trình cơng nghệ khác nhau:
Khối in, bao gồm:
- Bộ phận ký hợp đồng, cung cấp vật tư, nguyên liệu, giao nhận, bảo quản hàng hố thuộc phịng kế hoạch vật tư.
- Bộ phận trước in: phân xưởng chế bản. - Bộ phận in: Phân xưởng in.
- Bộ phận gia cơng sách: Phân xưởng sách, bao gồm các tổ: tổ lồng sách, máy gấp, gấp tay, tổ bĩ gĩi, tổ vận chuyển, tổ dỡ lơ, tổ cán, tổ KCS.
Đây là khối chủ lực quan trọng nhất của cơng ty với số lượng lao động trên 200 người, doanh thu đạt gần 100 tỷ.
Dây chuyền cơng nghệ là in và gia cơng sách: Hai dây chuyền này cĩ mối quan hệ khá chặt chẽ với nhau.
+ Dây chuyền cơng nghệ in (gồm khâu trước in và khâu in)
Cơng ty sản xuất theo phương pháp in tiên tiến là OFFSET, trình độ tự động hĩa dây chuyền sản xuất được thể hiện qua hệ thống điều khiển ở mức độ
tựđộng và bán tựđộng, trình độ kỹ thuật cơng nghệở mức trung bình, máy mĩc thiết bịđược trang bị từ những năm của thập kỷ 90 và vẫn cịn phát huy tác dụng trong cạnh tranh trên thị trường. Dây chuyền cơng nghệ này bao gồm phân xưởng in và phân xưởng chế bản.
- Phân xưởng chế bản: là phân xưởng được đầu tư máy mĩc, thiết bị
hiện đại như máy vi tính, máy phơi...Tại đây, các bản thảo của khách hàng được
đưa vào bộ phận sắp chữ điện tử để tạo ra các bản in mẫu. Sau đĩ, các bản in mẫu được sắp xếp theo một trình tự nhất định rồi được chuyển tới bộ phận sửa - chụp phim - bình bản để tạo nên các tờ inh theo từng tiêu chuẩn kỹ thuật và
được chuyển tới bộ phận phơi bản để hiện hình trên bản nhơm.
- Phân xưởng in: là phân xưởng cĩ vai trị trọng yếu trong tồn bộ
quy trình sản xuất do các tổ máy in đảm nhận. Khi nhận được bản khuơn in do phân xưởng chế bản chuyển sang, phân xưởng in sử dụng kết hợp bản in, giấy, mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu .
Sơ đồ 6: Dây chuyền cơng nghệ in.
+ Dây chuyên gia cơng sách: đã được cơ khí hố chỉ cịn khâu bắt sách và
đĩng gĩi là thủ cơng. Thiết bịđược bố trí hợp lý cân đối với bộ phận trước. Bản thảo Chuẩn bị bản gốc Bản gốc Sắp chữ bằng vi tính Chụp phơi Phim âm bản Cơng tác Phim dương bản Ghép ảnh + ấn phẩm cao cấp Phim dương bản Ghép ảnh + ấn phẩm thường Sửa phim Bình phim Phơi bản, in thử In Bản nhơm
Sơ đồ 7 : Dây chuyền gia cơng sách.
Khối sản xuất kinh doanh nhạc cụ:
Cĩ một phân xưởng sản xuất (gồm tổ sản xuất nhạc cụ truyền thống, tổ
sản xuất nhạc cụ phương Tây), một kho hàng và hai cửa hàng buơn bán nhạc cụ
và văn hố phẩm. Sản phẩm nhạc cụ được sản xuất đơn chiếc hoặc hàng loạt trên dây chuyền bán cơ khí. Máy mĩc thiết bị bao gồm loại sản xuất trong nước, nhập ngoại và tự chế. Khối sản xuất đồ gỗ xuất khẩu: Tờ in Pha cắt tờ in Gấp thành tay Bắt thành sách Bìa cứng Cắt 3 mặt Vào bìa Ép Vào bìa Khâu Kiểm tra Đĩng gĩi Khâu Bìa Vào bìa Cắt 3 mặt
Cĩ một phân xưởng sản xuất gồm: Bộ phận điều hành, tổ sấy, tổ tinh chế, tổ sơn, tổ chế biến đầu sơn, tổđĩng gĩi.
Sản phẩm đồ gỗ của cơng ty khá phong phú, trong đĩ cĩ chổi lơng, bút vẽ
các loại chiếm tỷ trọng lớn nhất.
Nguyên liệu gỗ sử dụng phải đúng chủng loại, đạt yêu cầu về thớ gỗ, màu sắc, tuổi, đường kính gỗ phải lớn hơn 40 cm. Các sản phẩm thuộc khối sản xuất này được xuất sang các nước cĩ độ ẩm mơi trường thấp (40%) nên chúng phải cĩ độ ẩm hợp lý, thành phẩm và bán thành phẩm phải được bảo quản cẩn thận trong quá trình sản xuất.
3.Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý ở cơng ty In và Văn hố phẩm
Là một doanh nghiệp nhà nước, cơng ty được tổ chức theo cơ chế Đảng lãnh đạo, chính quyền điều hành, Cơng đồn tham gia quản lý. Bộ máy quản lý của cơng ty là một bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng. Đâylà kiểu tổ chức ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, nĩ vừa phát huy tính chủ động sáng tạo thúc đẩy năng lực chuyên mơn của các bộ phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo tính chỉ huy thống nhất của Ban lãnh đạo. Đĩ là mơ hình trực tuyến một cấp, từ giám đốc xuống thẳng các phịng ban, phân xưởng khơng qua trung gian. Các phịng ban tham mưu cho giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ
của mình, giúp cho giám đốc ra những quyết định đúng đắn cĩ lợi cho cơng ty. Bộ máy quản lý của cơng ty gọn nhẹ, thơng tin kịp thời chính xác gĩp phần phục vụ sản xuất cĩ hiệu quả cao nhất và nhanh chĩng tìm hiểu thị hiếu của khách hàng để cĩ những phương án chỉ đạo và điều hành thích hợp. Cơ cấu bộ máy quản lý của cơng ty được thể hiện qua sơđồ sau:
Sơ đồ 8 : Bộ máy quản lý của cơng ty
- Ban giám đốc: Hiện cĩ 3 người
+ Giám đốc: Do bộ chủ quản (Bộ VH- TT) quyết định bổ nhiệm, cĩ nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của Nhà nước, điều hành cơng ty theo chế độ một thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước cấp trên và trước cán bộ cơng nhân viên của Cơng ty.
+ Phĩ giám đốc kỹ thuật: Giúp việc cho giám đốc về kỹ thuật cơng nghệ. + Phĩ giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc về mặt kinh doanh.
- Phịng tổ chức hành chính:
Là phịng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong cơng tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ cơng nhân trong cơng ty. Ngồi ra, cịn điều động, sắp xếp lao động, thực hiện cơng tác bảo hộ lao động, kỹ thuật, an tồn sản xuất, cơng tác bảo vệ, BHXH, BHYT, cơng tác hành chính quản trị. - Phịng kế hoạch tài vụ: Ban giám đốc Đảng uỷ Cơng đồn Phịng tổ chức hành chính Phịng kế hoạch vật tư Phịng điều hành s.xuât Phịng tài vụ Phịng xuất nhập khẩu Phịng kỹ thuật Phân xưởng chế bản Phân xưởng in Phân xưởng sách P.X đồ gỗ xuất khẩu Tổ sản xuất nhạc cụ 1 Tổ sản xuất nhạc cụ 2
Giúp cho giám đốc tổ chức chỉđạo thực hiện cơng tác kế tốn và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm sốt cơng tác tài chính của cơng ty. Phịng tài vụ cĩ trách nhiệm quản lý tài sản, vốn quỹ, bảo tồn và sử dụng cĩ hiệu quả, thanh tốn các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất, dịch vụ...kế tốn giá thành số lượng in ấn, doanh thu của doanh nghiệp. Cung cấp số liệu cho việc
điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, làm báo cáo quyết tốn hàng quý, hàng năm với các cấp bộ.
- Phịng kỹ thuật;
Phịng này chịu trách nhiệm về kỹ thuật sản xuất của từng loại sản phẩm. Hướng dẫn kỹ thuật sản xuất của từng bộ phận tới người sản xuất và theo dõi, giám sát tình hình thực hiện. Đảm bảo yếu tố kỹ thuật cho việc máy mĩc vận hành liên tục, thực hiện bảo dưỡng máy mĩc thường xuyên, xây dựng luận chứng kinh tế cho các cơng trình đầu tư.
- Phịng kế hoạch vật tư:
Thực hiện các chức năng điều khiển, phối hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các kế
hoạch về định mức tiêu hao vật tư, xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động.
- Phịng kinh doanh:
Chuyên kinh doanh các loại văn hố phẩm, lập kế hoạch tổng hợp và phát triển khách hàng
- Phịng điều hành sản xuất:
Cĩ nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng, theo dõi tiến độ sản xuất. Đánh giá kết quả sản xuất của từng phân xưởng, điều chỉnh lại các biện pháp tổ chức sản xuất khi cần thiết. Căn cứ
vào yêu cầu kế hoạch và tình hình thực hiện để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, khối lượng cơng việc của từng phân xưởng.
Xét về cơ cấu tổ chức quản lý của cơng ty nĩi chung là gọn nhẹ, dễ
quản lý, dễ làm việc, tránh được tình trạng ùn tắc cơng việc ở các phịng ban. Trong bộ máy quản lý của cơng ty cĩ sự phối hợp, quan hệ chặt chẽ với nhau để
cùng một mục tiêu là đưa cơng ty ngày càng phát triển hơn. Để cĩ được bộ máy quản lý gọn cơng ty đã thực hiện đồng thời ba chế độ: Cơ chế đào tạo, cơ chế
tuyển chọn sử dụng, cơ chế đào thải thay thế để cĩ những người quản lý vừa cĩ trình độ kỹ thuật vừa cĩ kinh nghiệm thực tiễn.