- Ngày mở sổ: 01/02/2008 Ngày tháng 2 n ă m
3.4.3 Hồn thiện việc trích lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu
Theo Chuẩn mực kế tốn Quốc tế và Việt Nam thì để giảm bớt rủi ro một doanh nghiệp cĩ thể lập dự phịng cho một khoản thiệt hại cĩ thể xảy ra trong tương lai. Dự phịng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị sổ của tài khoản để cĩ nguồn bù đắp cho những thiệt hại cĩ thể xảy ra trong kỳ kế tốn sau.
Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hồ là một cơng ty cĩ quy mơ sản xuất lớn, chi phí nguyên vật liệu chiếm trên 80% tổng chi phí sản xuất. Vì vậy chỉ cần cĩ một thay đổi nhỏ về giá cả của vật liệu trên thị trường cũng sẽảnh hưởng rất lớn tới kết quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Do vậy, việc lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho sẽ gĩp phần bù đắp được những khoản thiệt hại cĩ thể xảy ra khi giá vật liệu cĩ biến động giảm. Hiện nay, Cơng ty đã tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nĩi chung và nguyên vật liệu nĩi riêng. Tuy nhiên quy trình lập cũng như cách thức lập chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”, các Thơng tư hướng dẫn cũng như Quy chế tài chính hiện hành (Thơng tư 13 và Thơng tư 89 của Bộ Tài chính). Trình tự tiến hành trích lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu như sau:
- Thành lập hội đồng trích lập:
Theo quy định của Thơng tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 thì thành phần hội đồng nhất thiết phải cĩ:
+ Giám đốc cơng ty + Kế tốn trưởng + Trưởng phịng vật tư
- Thời điểm trích lập và đối tượng trích lập
Ngày 31 tháng 12 hàng năm. Việc trích lập phải dựa vào kết quả kiểm kê thực tế cho từng loại nguyên vật liệu hiện cĩ. Đối tượng trích lập phải thoả mãn quy định của Bộ Tài chính, đặc biệt khơng được tiến hành trích lập cho các loại nguyên vật
liệu khơng thuộc sở hữu của Cơng ty tại thời điểm tiến hành trích lập (các nguyên vật liệu nhận giữ hộ…) và các loại nguyên vật liệu mà giá bán thành phẩm được sản xuất từ nĩ khơng bị giảm giá. Đây là một điều quan trọng mà Cơng ty cịn chưa chú trọng trong quá trình trích lập. Tổng cơng ty cũng khơng cần thiết phải trích lập cho tồn bộ nguyên vật liệu của mình mà để đơn giản trong cơng tác trích lập chỉ cần tiến hành trích lập cho loại nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, điều này hồn tồn phù hợp nguyên tắc trọng yếu của kế tốn.
Tại Cơng ty Thái Hồ tuy đã tiến hành trích lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu nhưng việc trích lập khơng được tiến hành thường xuyên, trong khi giá cà phê luơn cĩ sự biến động mạnh. Cụ thể là trong 2 năm 2006 và 2007 Cơng ty đã khơng tiến hành trích lập một khoản dự phịng nào cho cà phê tồn kho cuối kỳ trước khi lập Báo cáo tài chính. Vì sự ảnh hưởng của các khoản dự phịng đến thơng tin kinh tế của mình mà Cơng ty nên tiến hành trích lập dự phịng khi cĩ đủ cơ sở cho việc trích lập. Điều này cũng sẽ giúp Cơng ty cĩ được nguồn tài chính bù đắp cho các rủi ro cĩ thể xảy ra, gĩp phần bảo tồn vốn kinh doanh của mình.
- Xử lý nguyên vật liệu sau khi tiến hành trích lập:
Tuy đã tiến hành trích lập nhưng khơng vì thế mà xem nhẹ việc quản lý đối với các loại nguyên vật liệu này, trái lại Cơng ty cần cĩ những biện pháp quản lý, theo dõi cụ thể chúng. Sang niên độ kế tốn tiếp theo cần xem xét sự biến động của giá cả trên thị trường, sự thay đổi phẩm cấp chất lượng của từng loại nguyên vật liệu. Khi cĩ tổn thất thực tế cần tiến hành xử lý và xác định chính xác mức độ thiệt hại thực tế, từ đĩ cĩ biện pháp xử lý cho phù hợp.
- Hạch tốn dự phịng giảm giá nguyên vật liệu
Theo quy định của Chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” và hướng dẫn tại Thơng tư số 89 thì để ghi sổ, xử lý khoản dự phịng đã được trích lập Kế tốn sử dụng tài khoản 632 và tài khoản 159.
Vào năm tài chính tiếp theo, nếu số cần trích lập cho niên độ kế tốn năm nay cao hơn số đã trích lập vào niên độ kế tốn trước, Kế tốn Cơng ty đã hạch tốn như sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết cho khoản dự phịng) Cĩ TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản cần trích lập cho niên độ kế tốn năm nay nhỏ hơn niên độ kế tốn trước thì khoản chênh lệch đĩ được Kế tốn Cơng ty tiến hành hạch tốn như sau: Nợ TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Cĩ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Việc hồn thiện kế tốn trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nĩi chung và dự phịng giảm giá nguyên vật liệu nĩi riêng là một vấn đề quan trọng đối với Cơng ty Thái Hồ cũng như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường. Điều này nhằm tăng cường hiệu quả quản lý trong cơng tác quản lý của các doanh nghiệp.