a) Đặc điểm TSCĐ của công ty
Là một doanh nghiệp sản xuất, TSCĐ chiếm một giá trị lớn trong tổng Tài sản của công ty và được phân làm 2 loại là TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.
*) TSCĐ hữu hình gồm nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc, thiết bị; phương tiện vận tải và TSCĐ khác. Trong đó, công trình nhà máy tại Văn Lâm, Hưng Yên là TSCĐHH có giá trị lớn nhất, gần 13 tỷ đồng.
Máy móc thiết bị bao gồm các loại TSCĐ được sử dụng tại phân xưởng, phục vụ cho quá trình sản xuất ra các sản phẩm, gồm: các máy ép nhựa (máy ép thuỷ lực, máy ép nhựa…); Khuôn ép định hình sản phẩm như: khuôn ép loại nắp hộp công tơ, đế công tơ, cầu đấu... Hiện tại công ty có 15 máy ép và nhiều khuôn ép các loại. Phương tiện vận tải bao gồm ôtô tải và ôtô con phục vụ cho công tác bán hàng và quản lý.
Các TSCĐ khác dùng cho văn phòng như: máy tính, photocopy, máy fax… *) TSCĐ vô hình: gồm quyền sử dụng khu đất Nhà máy của công ty, có giá trị 1.2 tỷ đồng.
Các TSCĐ được giao cho các bộ phận sử dụng quản lý về mặt hiện vật. Đối với nhà máy, bộ phận bảo vệ và cán bộ kỹ thuật của phòng quản lý sản xuất có trách nhiệm phối hợp với quản đốc phân xưởng để bảo quản các TSCĐ, tiến hành bảo dưỡng thường xuyên và sữa chữa kịp thời khi có sự cố xẩy ra.
TSCĐ đồng thời được quản lý về mặt số lượng và giá trị bởi kế toán vật tư kiêm TSCĐ. Theo đó, mỗi TSCĐ hoặc các TSCĐ cùng loại có giá trị nhỏ sẽ được mở một bộ hồ sơ riêng tập hợp toàn bộ các chứmg từ liên quan đến TSCĐ từ khi đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý, nhượng bán.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu
Các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ chủ yếu gồm: tăng TSCĐ (do mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành), giảm TSCĐ (thanh lý), khấu hao TSCĐ và sữa chữa thường xuyên.
*) Đối với nghiệp vụ tăng TSCĐ:
TSCĐ tăng chủ yếu do mua sắm. Khi có nhu cầu, bộ phận sử dụng lập Phiếu đề xuất. Đối với các TSCĐ dùng cho công tác văn phòng, phiếu đề xuất được gửi lên cho cán bộ phòng tổ chức hành chính để lập Giấy đề xuất xin Giám đốc ký duyệt. Nếu Giám đốc đồng ý, cán bộ tổ chức tiến hành mua TSCĐ dựa trên giấy báo giá của các nhà cung cấp. TSCĐ sẽ được kiểm tra bởi cán bộ kỹ thuật và lập Biên bản bàn giao thiết bị kèm bảo hành, có chứng nhận của người giao hàng, người nhận hàng và bộ phận sử dụng, và giao Hoá đơn GTGT.
Trong trường hợp mua sắm TSCĐ dùng cho sản xuất sẽ do phòng QLSX trực tiếp đề nghị Giám đốc và tổ chức mua sắm, tiếp nhận. Các thủ tục được tiến hành tương tự như trên.
Các chứng từ liên quan được kế toán TSCĐ tập hợp thành hồ sơ, làm căn cứ để nhập vào phiếu TSCĐ, từ đó các thông tin liên quan sẽ được máy tính tự động kết chuyển vào các sổ sách có liên quan.
*) Đối với nghiệp vụ giảm TSCĐ:
Công ty chỉ tiến hành thanh lý TSCĐ khi đã khấu hao hết. Do mới thành lập nên các nghiệp vụ thanh lý ít xẩy ra, chủ yếu là đối với các TSCĐ dùng cho văn phòng có giá trị không lớn. Theo đó, bộ phận sử dụng lập Giấy đề xuất thanh lý lên Giám đốc, khi được ký duyệt, bộ phận thanh lý sẽ đánh giá giá trị còn lại của tài sản và lập Biên bản thanh lý tài sản cố định. Dựa trên các chứng từ này, kế toán thực hiện việc xoá sổ tài sản.
*) Đối với nghiệp vụ khấu hao: Bảng tính khấu hao TSCĐ được kế toán TSCĐ lập vào cuối mỗi tháng với sự trợ giúp của phần mềm Excel.
c) Tổ chức hạch toán chi tiết
TSCĐ được theo dõi trên một sổ chi tiết TK 211, chi tiết theo từng tài sản. Mỗi tài sản được quản lý thông qua một mã số riêng. Khi có nhu cầu về thông tin của một tài sản nào đó, kế toán chỉ cần nhập mã số này, phần mềm kế toán sẽ tự
động kết xuất ra sổ chi tiết tương ứng. Số liệu trên sổ này được phần mềm tự động điền thông qua việc cập nhật các chứng từ tăng giảm TSCĐ trên màn hình cập nhật "Phiếu TSCĐ".
Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng tính khấu hao TSCĐ dựa trên sự hỗ trợ của phần mền Excel. Kết quả tính sẽ được cập nhật vào sổ kế toán chi tiết TK 214, chi tiết thành 2141 và 2141 cùng các sổ liên quan thông qua màn hình cập nhật "phiếu TSCĐ"-khấu hao TSCĐ tháng.
Cuối kỳ, phần mềm kế toán đồng thời cung cấp các báo cáo TSCĐ cung cấp thông tin về nguyên giá, giá trị khấu hao và giá trị còn lại của tất cả các TSCĐ mà công ty đang sử dụng.
b) Tổ chức hạch toán tổng hợp
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 211 "TSCĐ hữu hình": chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 theo loại TSCĐ TK 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc
TK 2112 Máy móc, thiết bị TK 2113 Phương tiện vận tải TK 2118 TSCĐ khác
- TK 213 TSCĐ vô hình, chi tiết TK 2113 Quyền sử dụng đất. - TK 214 Hao mòn TSCĐ, chi tiết:
TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình TK 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình.
Hạch toán tổng hợp được khái quát theo sơ đồ:
Chứng từ tăng, giảm TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ
Sổ chi tiết TK Phần mềm kế
Ghi chú: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 4-6: Hạch toán tổng hợp TSCĐ theo phương pháp chứng từ ghi sổ