IV. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây Dựng số 9 Vinaconex
4.6. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP Xây Dựng số 9
4.6.1. Các chứng từ và thủ tục nhập- xuất- tồn NVL.
Nhằm quản lý tốt công tác nhập- xuất- tồn vật t hàng hoá tại Công ty, đồng thời đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán, phục vụ tốt công tác quản lý chung, Công ty có những chứng từ sử dụng và thủ tục sau:
a. Thủ tục và chứng từ nhập kho: *NVL nhập kho từ mua ngoài:
- Trờng hợp NVL về kèm theo hoá đơn GTGT:
+ Các chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, Hoá đơn GTGT…
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ NVL nhập kho
+ Thủ tục mua hàng nhập kho:
Trớc hoặc trong thời gian thi công công trình, trởng ban điều hành công trình, Giám đốc các xí nghiệp, tổ đội…có nhu cầu nhập vật t thì sẽ viết đơn đề nghị cung ứng sản phẩm, sau đó trởng phòng TC-KT sẽ xem xét đơn và kết hợp với phòng KT-QLDA, thủ kho kiểm tra lợng hàng tồn và dự trữ tối thiểu, nếu thiếu thì phó phòng KT-QLDA sẽ lập “ Lệnh nhập vật t”, trình Giám đốc xét duyệt. Khi hàng đã mua về, trớc khi nhập kho, vật t phải qua phòng quản lý chất lợng để kiểm tra chất lợng và lập biên bản kiểm nghiệm, sau đó chuyển tất cả các chứng từ lên
Phòng KT- QLDA Giám Đốc Người giao hàng Người kiểm nhận Kế toán vật tư Thủ kho toán Kế vật tư Bảo quản và lưu Lệnh nhập vật tư Duyệt Hoá đơn GTGT BBản kiểm nhận Phiếu nhập kho Nhập kho (thẻ kho) Nhập số liệu vào MT
phòng kế toán bao gồm hóa đơn GTGT, giấy duyệt giá của GĐ, biên bản kiểm nghiệm. Kế toán căn cứ vào các chứng từ này tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc viết theo thứ tự gồm 3 liên, trong đó cán bộ mua vật t giữ một liên để chuyển cho kế toán thanh toán cùng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng. Thủ kho giữ một liên để làm căn cứ ghi thẻ kho, phòng kế toán giữ một liên để làm căn cứ ghi sổ, sau đó kế toán cập nhật chứng từ vào máy.
Báo cáo kiến tập Khoa Kế toán Dới đây là 2 mẫu Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho:
Biểu 1: Hoá đơn GTGT
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng DB/2007B
Liên 2: giao khách hàng 0069377
Ngày 12 tháng 07 năm 2007.
Đơn vị bán hàng:...Công ty TNHH XNK & Đầu t Xây dựng. Địa chỉ:...Số 72 Chùa Bộc Hà Nội. Số tài khoản:...0021000893491 NH Ngoại thơng, chi nhánh Thành Công. Điện thoại: 045672302. Mã số thuế: 0101329055
Họ và tên khách hàng:... Đơn vị:...Công ty CP Xây Dựng số 9 VINACONEX. Điạ chỉ: ...Nhà D9 Khuất Duy Tiến –Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: TM+CK Mã số: 0101051096
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1. Thép φ 8 Kg 358 8857 3170806 2. Thép φ 22 Kg 2127 9143 19447161 3. Thép φ 10 Kg 1083 10190.5 11036311 4. Thép φ 20 Kg 809 10000 8090000 Cộng tiền hàng: ...41744278 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: ...2087213 Tổng cộng tiền thanh toán ...43831491 Số tiền bằng chữ: Bốn mơi ba triệu tám trăm ba mơi mốt ngàn bốn trăm chín mơi mốt đồng
Ngời mua hàng
Biểu 2: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Cty CPXD số 9
Đội xdct số 3 Phiếu nhập kho
Ngày 18 tháng 06 năm 2007 Số: 63 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC Nợ: 1331: 2087213 1521:41744278 Có: 331:43831491
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thị Chuyên
Theo: Hoá đơn hàng số 0069377 ngày 12 tháng 06 năm 2007 của: Cty TNHH XNK và đầu t xây dựng
Nhập tại kho: Đội – Nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Số
TT cách, phẩm chất vật tTên nhãn hiệu, quy (sản phẩm, hàng hoá)
Mã
số Đơnvị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền. Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Thép φ 8 Kg 358 8857 3170806 2. Thép φ 22 Kg 2127 9143 19447161 3. Thép φ 10 Kg 1083 10190.5 11036311 4. Thép φ 20 Kg 809 10000 8090000
Thuế suất thuế gtgt: 5%
Cộng tiền hàng: Tiền thuế gtgt:
Tổng cộng tiền thanh toán:
...41744278 ...2087213 ...43831491
Số tiền bằng chữ: Bốn mơi ba triệu tám trăm ba mơi mốt ngàn bốn trăm chín mơi mốt đồng.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
- Trờng hợp NVL mua về không kèm theo hoá đơn:
(Theo quy định, NVL mua về có giá trị trên 100.000 đồng phải có hoá đơn GTGT)
+ Chứng từ sử dụng: Ngoài những chứng từ nh trong trờng hợp trên, kế toán sử dụng thêm Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn, Phiếu đề nghị nhập kho…
+ Thủ tục tiến hành:
Thủ kho yêu cầu cán bộ vật t lập phiếu đề nghị nhập kho, ghi rõ họ tên và đơn vị mua, ghi rõ số lợng, đơn giá, thành tiền.
Nếu cán bộ vật t không lập “Phiếu đề nghị nhập kho”, thủ kho không cho phép vật t đó vào kho.
Báo cáo kiến tập Khoa Kế toán Nh vậy, khi hàng đã nhập kho, thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho để cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán.
Ngoài trờng hợp mua bằng hình thức trả chậm hoặc trả ngay bằng tiền, NVL thờng đợc mua bằng phơng thức tạm ứng. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty hoặc tại các tổ đội, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thờng dùng cho nhiều lần mua hàng. Khi NVL về, ngời mua phải viết giấy “Giấy đề nghị thanh toán”, sau đó kế toán thanh toán tại các tổ đội sẽ lập “Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng” đính kèm theo Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng (trờng hợp giá trị hàng hoá lớn hơn 10 triệu đồng) sau đó nộp lên phòng kế toán.
Căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, số lần mua vật liệu…kế toán vật t tại công ty sẽ trừ dần vào số tiền tạm ứng cho tổ đội đó. Khi hết số tiền tạm ứng, mỗi tổ đội sẽ đợc tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng, nếu số tạm ứng trong tháng chi mua không hết sẽ chuyển số d sang tháng mới.
Ví dụ 5: Mua vật liệu với giá có thuế GTGT 5% là 78.393.000 đ, nhập kho với số phiếu nhập kho số 23 ngày 24/05/2007, ngời mua viết giấy đề nghị thanh toán, kế toán tại tổ lập giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng và chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật t sẽ kiểm tra chứng từ và tiến hành định khoản nghiệp vụ nh sau:
Nợ TK 152 : 74.660.000 Nợ TK 1331: 3.733.000 Có TK 141: 78.393.000
Dới đây là mẫu giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng do kế toán tại các tổ đội lập:
Biểu 3: Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng
Công ty CP Xây Dựng số 9
Đội xây dựng số 3 SốNgày 30/ 06/ 2007:...14
Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng.
Họ và tên ngời TT/TƯ : Trần Tuấn Ninh...Nợ TK:...1331...3733000
Địa chỉ : CT Nhà Hát ca múa nhạc VN...Nợ TK...152...74660000
Nội dung TT/TƯ : Hoàn chứng từ mua máng, cáp,
Nắp, nối máng, tháng cáp, nối thang cáp...Có TK:...3311....78393000 A – Số tiền đã ứng: - ...số...ngày.../.../... - ...số...ngày.../.../... ... ... ... B – Số tiền đã thanh toán hoàn ứng kì này:
- ED/2007B..số 0097361...ngày 23.../ 06..../ 2007.... - ...số...ngày.../.../... Hồ sơ khác kèm theo : HĐ GTGT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu...
... ...78393000... ... ... ... C – Chênh lệch:
- Số tạm ứng chi không hết (A-B)... - Chi quá số tạm ứng (B-A)...
... ... ...
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán TT Ngời thanh toán
- Trờng hợp nhập kho NVL từ những vật t dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu trong sản xuất.
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng, phòng vật t lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho ngời nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ nh trên nhng 1 liên đợc dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lơng hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
Báo cáo kiến tập Khoa Kế toán
b. Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, Phiếu đề xuất cấp vật t… - Quá trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.7: Quá trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL
Trong quá trình thi công, các tổ đội có nhu cầu sử dụng NVL(NVL chính) thì nhân viên của đơn vị đó phải ghi danh mục các NVL với các chỉ tiêu cụ thể nh: Số lợng, chủng loại,…Sau đó đa danh mục lên phòng kế toán của đơn vị để kế toán viết phiếu đề nghị cấp phát NVL nộp lên phòng kế toán Công ty. Căn cứ vào tình hình thực tế thi công, phòng kế toán duyệt xuất và đồng thời lập phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào số lợng NVL tồn kho, định mức dự trữ NVL, lợng thực tế xuất kho và ghi vào cột thực tế xuất. Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên: Đơn vị nhận vật t giữ một liên, thủ kho giữ một liên để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm cơ sở hạch toán và lu giữ.
Dới đây là mẫu phiếu xuất kho: CB vật tư tổ, đội Lưu Giấy đề nghị cấp phát VT Trưởng phòng TCKT Duyệt Kế toán vật tư Phiếu xuất kho Thủ kho Xuất kho Kế toán vật tư Nhập số liệu vào MT
Biểu 4 : Phiếu xuất kho
Đơn vị: Cty CPXD số 9
Bộ phận: Đội XDCT số 3 Phiếu xuất kho
Ngày 20 tháng 6 năm 2007 Mẫu số: 02 – VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20-03-2006 của BTC Nợ: 621 Số: 47 Có: 1521
Họ và tên ngời nhận hàng: Trần Tuấn Ninh, địa chỉ (bộ phận): Đội 3 Lý do xuất kho: Thi công công trình nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Xuất kho (ngăn lô): đội, địa điểm:….
Số TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, dụng cụ sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thựcxuất A B C D 1 2 3 4 1) Thép φ8 Kg 358 8857 3170806 2) Thép φ22 Kg 2127 9143 19447161 3) Thép φ10 Kg 1083 10190.5 11036311 4) Thép φ20 Kg 809 10000 8090000 Cộng ì ì ì 41744282
- Tổng số tiền (bằng chữ): Bốn mơi mốt triệu bảy trăm bốn mơi bốn ngàn hai trăm tám hai đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 20 tháng 06 năm 2007
Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ kho Kế toán trởng Giám đốc
4.6.2. Hạch toán chi tiết về NVL: * Phơng pháp hạch toán:
Để quản lý tốt tình hình biến động của NVL theo giá thực tế, kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP Xây Dựng số 9 sử dụng phơng pháp thẻ song song nhằm mục đích đơn giản hoá việc ghi chép, tiện lợi khi xử lý bằng máy tính, thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết hoặc vào cuối kỳ.
Nguyên tắc: Tại kho ghi chép về mặt số lợng, ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu cụ thể:
Báo cáo kiến tập Khoa Kế toán
Tại kho : Hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập , thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Mở sổ chi tiết tài khoản 152 theo từng loại vật liệu cụ thể tơng ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lợng và giá trị vật liệu. Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật t phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu, cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho . Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu.
Dới đây là trình tự hạch toán theo phơng pháp thẻ song song:
Sơ đồ 2.8: Hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối kì:
Theo phơng pháp này, quy trình hạch toán chi tiết NVL của Công ty CP Xây Dựng số 9 nh sau:
Phiếu nhập kho
Thẻ
kho Sổ kế toán chi tiết hợp nhập – Bảng tổng xuất – tồn
Kế toán tổng hợp Phiếu
- Tại kho: Vật t phải đợc đảm bảo yêu cầu bảo quản tốt về cả số lợng và chất lợng. Vì vậy hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL, căn cứ vào phiếu nhập, xuất, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi sổ thực nhập, thực xuất về chỉ tiêu số lợng. Các chứng từ trớc khi ghi sổ phải đợc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lợng tồn kho và ghi vào thẻ kho. Chứng từ sau khi sử dụng để ghi thẻ kho đợc thủ kho phân loại phiếu nhập, phiếu xuất riêng theo từng thứ rồi gửi lên phòng kế toán theo định kỳ 3 đến 5 ngày. Mỗi thẻ kho theo dõi một loại NVL có cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Đầu tháng thủ kho ghi số lợng tồn đầu kỳ căn cứ vào số tồn cuối tháng trớc, mỗi nghiệp vụ nhập xuất đợc ghi một dòng trên thẻ kho theo chứng từ. Cuối tháng căn cứ vào số lợng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho, thủ kho tiến hành lập báo cáo tồn kho vật liệu và đối chiếu với bảng nhập- xuất- tồn do kế toán vật liệu lập, nếu có sự chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân xử lý ngay.
Số NVL tồn cuối tháng = NVL tồn đầu tháng + NVL nhập trong tháng – NVL xuất trong tháng Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho NVL của Công ty vào tháng 6 năm 2007 của thủ kho, tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu nh sau:
Báo cáo kiến tập Khoa Kế toán
Biểu 5: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty CPXD số 9
Kho: Ninh Bình Thẻ kho Mẫu số 06 VT
QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC
Ngày lập thẻ: 01/06/2007 Tờ số : 18
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn
Mã số:…….. ST
T Chứng từ Trích yếu NgàyN_X Số lợng ký củaChữ KT S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 1/06/2007 9 1 2 3 4 2 3 26 20 6/06 8/06 18/06 20/06 Anh Bình nhập xi măng Anh Thởng nhận xm thi công CTHH2 Anh Toàn nhập xm Chị Hiền nhận xm thi công CT Quốc lộ 7-48 ... Tổng 55 40 270,2 55 40 270,2 Tồn kho ngày 31/06/2007 9
- Tại phòng kế toán: Kế toán phải theo dõi cả về chỉ tiêu và số lợng, chỉ tiêu
thành tiền. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho do chủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành nhập các chứng từ vào máy theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Trên máy đã cài sẵn các mã vật t. Khi nhập chứng từ này vào máy, kế toán khai báo kho mã vật t, số chứng từ, ngày tháng, đơn giá, nội dung vào máy, từ đó máy tự động in ra đợc sổ chi tiết NVL.
Đến cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết, máy sẽ tự động lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu.