II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
2. Tổ chức hạch tốn lao động và tính tiền lương, bảo hiểm xã hội phải trả
phải trả cơng nhân viên
2.1. Hạch tốn lao động
Mục đích hạch tốn lao động trong doanh nghiệp, ngồi việc giúp cho cơng tác quản lý lao động cịn bảo đảm tính lương chính xác cho từng người lao động. Nội dung của hạch tốn lao động bao gồm hạch tốn số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.
* Hạch tốn số lượng lao động:
Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng "Sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp" thường do phịng lao động theo dõi. Sổ này hạch tốn về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, cơng việc và trình độ tay nghề (cấp bậc kỹ thuật) của CNV. Phịng lao động cĩ thể lập sổ chung cho tồn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện cĩ trong doanh nghiệp.
* Hạch tốn thời gian lao động:
Thực chất là hạch tốn việc sử dụng thời gian lao động đối với từng CNV ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng ở đây là "Bảng chấm cơng" để ghi chép thời gian lao động và cĩ thể sử dụng tổng hợp phục vụ trực tiếp kịp thời cho việc quản lý tình hình huy động sử dụng thời gian CNV tham gia lao động. Bảng chấm cơng được lập riêng cho từng tổ, xưởng sản xuất do tổ
trưởng hoặc trưởng các phịng ban ghi hàng ngày. Cuối tháng bảng chấm cơng được sử dụng làm cơ sở để tính lương đối với bộ phận lao động hưởng lương theo thời gian.
* Hạch tốn kết quả lao động.
Mục đích của hạch tốn này là theo dõi, ghi chép kết quả lao động của CNV biểu hiện bằng số lượng (khối lượng sản phẩm, cơng việc đã hồn thành) của từng người hay từng tổ, nhĩm lao động. Để hạch tốn, kế tốn sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như tên cơng nhân, tên cơng việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hồn thành nghiệm thu, kỳ hạn chất lượng cơng việc hồn thành... Các chứng từ này là "Phiếu xác nhận sản phẩm và cơng việc hồn thành", "Bảng ghi năng suất cá nhân", "Hợp đồng làm khốn", "Bảng kê khối lượng cơng việc hồn thành"... Chứng từ hạc tốn kết quả lao động do người lập ký, cán bộ kỹ thuật xác nhận, lãnh đạo (quản đốc phân xưởng hoặc trưởng bộ phận) duyệt y. Đây là cơ sở để tính tiền lương cho người lao động hay bộ phận lao động hưởng lương theo sản phẩm.
Tĩm lại, hạch tốn lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao động vừa làm cơ sở tính tốn tiền lương phải trả cho người lao động. Vì vậy hạch tốn lao động cĩ rõ ràng, chính xác, kịp thời mới cĩ thể tính đúng, tính đủ tiền lương cho CNV trong doanh nghiệp.
Biểu số 01:
ĐƠN VỊ: CƠNG TY BIA NGHỆ AN BỘ PHẬN: PHỊNG KẾ TỐN BẢNG CHẤM CƠNG Tháng 4 năm 2000 Mẫu số 01 - LĐTL TT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra cơng 1 2 . . . 30 31 số cơng hưởng lương SP số cơng hưởg lươg TG . . . . . . Số cơng hườg BHX H A B C 1 2 . . . 30 31 32 33 34 35 36 1 Trần Thị Hương x x . . . x x 28 2 Vũ Thị Phương x x . . . x x 28 3 Lê Duy Đạt x x . . . P x 27
4 Nguyễn Thị Nga Cơ Cơ . . . P x 21 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cộng :
NGƯỜI DUYỆT PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN NGƯỜI CHẤM CƠNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2. Tính lương, BHXH và thanh tốn tiền lương BHXH tại Cơng ty.
Việc tính lương, BHXH và thanh tốn tiền lương, BHXH ở Cơng ty Bia Nghệ An được thực hiện định kỳ hàng tháng. Căn cứ trên cơ sở các chứng từ và lao động, kết quả lao động của CNVC như: bảng chấm cơng, bảng kê chất lượng
cơng việc hồn thành, phiếu nghỉ hưởng BHXH...
a) Đối với bộ phận quản lý hành chính và nghiệp vụ: Bộ phận này cơng ty áp dụng phương pháp tính trả lương theo thời gian, gồm số cán bộ gián tiếp làm việc ở các bộ phận như: Ban giám đốc, phịng kế tốn tài vụ, phịng kế hoạch...
Căn cứ để tính trả lương là các bảng chấm cơng, các phiếu làm thêm giờ , thang lương, bậc lương của CNV và chế độ trợ cấp ưu đãi, độc hại...
Hàng ngày tổ trưởng hoặc người chịu trách nhiệm các phịng ban, tổ cơng tác sử dụng bảng chấm cơng để theo dõi số ngày cơng làm việc thực tế của từng nhân viên trong bộ phận. Cuối tháng tính ra số ngày cơng làm việc thực tế, cơng hưởng BHXH gửi cho bộ phận kế tốn.
Căn cứ kết quả lao động đã tổng hợp trên các bảng chấm cơng theo số cơng làm việc thực tế, số cơng nghỉ hưởng lương chế độ và thang lương, bậc lương của từng nhân viên, bộ phận tính lương tính tốn số tiền lương cho từng người.
Để tính lương tháng 4/2000 của từng nhân viên phịng kế tốn, thực hiện như sau:
Tính đơn giá lương ngày theo lương cấp bậc của từng người theo cơng thức:
Đơn giá Mức lương tháng theo cấp bậc lương =
Ngày Số ngày làm việc bình quân theo chế độ
Như vậy đơn giá tiền lương ngày theo cấp bậc của từng nhân viên sẽ là: 1) Trần Thị Hương = (180.000 đ x 3,22) : 26 = 22.292 đ
2) Vũ Thị Phương = (180.000 đ x 2,74) : 26 = 18.969 đ 3) Lê Duy Đạt = (180.000 đ x 2,42) : 26 = 16.754 đ 4) Nguyễn Thị Nga = (180.000 đ x 2,56) : 26 = 17.723 đ
Sau đĩ căn cứ vào bảng chấm cơng thực tế và đơn giá tiền lương ngày theo cấp bậc để tính ra tiền lương phải trả thực tế cho từng nhân viên trong Cơng ty theo cơng thức:
Tiền lương phải Mức lương Số ngày cơng làm trả thực tế ngày việc thực tế Tiền lương của từng nhân viên như sau:
1) Trần Thị Hương = 22.292 x 28 = 624.176 đ 2) Vũ Thị Phương = 18.969 x 28 = 531.132 đ 3) Lê Duy Đạt = 16.754 x 27 = 452.358 đ 4) Nguyễn Thị Nga = 17.723 x 21 = 37.183 đ
Sau khi tính lương phải trả thực tế cho từng nhân viên bộ phận tính lương lập bảng thanh tốn tiền lương cho từng bộ phận trong Cơng ty.
b) Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất:
Việc tính tiền lương cho nhân viên trực tiếp sản xuất được thực hiện trên cơ sở thời gian làm việc thực tế, cấp bậc kỹ thuật va thang lương của người lao động. Về cơ bản việc tính lương cho nhân viên trực tiếp sản xuất được tính tương tự nhu đối với tiền lương theo thời gian kết hợp với chế độ khoản doanh thu bán ra. Tiền lương khốn được tính trên doanh số đối với từng tổ sản xuất theo định mức, theo tỷ lệ quy định mà Cơng ty hàng tháng.
Sau khi tính được tiền lương cho từng bộ phận, kế tốn lập bảng thanh tốn tiền lương cho phịng, ban, tổ sản xuất để làm cơ sở thanh tốn chi phí trả lương cho cơng nhân viên tồn Cơng ty. Bảng thanh tốn lương cùng được làm căn cứ để ghi sổ kế tốn, tính tốn phân bổ chi phí tiền lương chi phí kinh doanh của Cơng ty. Đơng thời căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương kế tốn tính ra số tiền trích BHXH, BHYT và KPCĐ, từ đĩ khấu trừ thu nhập của người lao động và trích nộp các cơ quan quản lý quỹ và phân bổ vào chi phí kinh doanh.
c) Đối với chếđộ trích thưởng:
Cơng ty áp dụng chế độ tiền thưởng theo quỹ lương cho các cá nhân trên cơ sở bình bầu trong hội nghị CNVC. Kế tốn tính ra số tiền thưởng cho từng nhân viên lập bảng thanh tốn tiền lương tiền thưởng của các bộ phận.
BIỂU SỐ 03:
TỔ NẤU "TRÍCH" BẢNG THANH TỐN TIỀN THƯỞNG Tháng 4 năm 2000 TT HỌ VÀ TÊN BẬC LƯƠNG MỨC THƯỞNG GHI CHÚ A B C 1 2 3 4 1 Trần Thị Hương A 100.000 2 Vũ Thị Phương B 80.000 3 Lê Duy Đạt B 80.000 4 Nguyễn Thị Nga A 100.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 360.000 Ngày .... tháng.... năm ... KẾ TỐN KẾ TỐN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) d) Chếđộ thanh tốn BHXH cho cơng nhân viên:
Theo chế độ quy định về BHXH, quỹ BHXH dùng để chi trả cho cơng nhân viên trong các trường hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, tai nạn lao động, mất sức, về nghỉ hưu. Trong quá trình làm việc tại đơn vị người lao động cĩ thể phải nghỉ việc trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ... Người lao động được hưởng chế độ trợ cấp BHXH do quỹ BHXH thanh tốn theo chế độ hiện hành. Căn cứ để tính tốn và thanh tốn BHXH là các phiếu nghỉ hưởng BHXH của các cơ quan y tế xác nhận cho người lao động.
Ví dụ khi nhận được giấy nhập viên của nhân viênlà anh Phạm Quốc Hà ở bộ phận tổ lên men. Kế tốn lập phiếu nghỉ hưởng BHXH như sau:
BIỂU SỐ 04:
PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI HỌ VÀ TÊN: Phạm Quốc Hà Tuổi: 37
TÊN CQ YT N.T.N LÝ DO SỐ NGÀY NGHỈ YBS KÝ TÊN SỐ NGÀY THỰC NGHỈ XÁC NHẬN CỦA PHỤ TRÁCH ĐV T.S Ố TỪ NGÀ Y ĐẾN NGÀ Y Bệnh viện Ba Lan 11/4 Nghỉ ốm 8 1/4 8/4 SỐ NGÀY NGHỈ TÍNH BHXH LƯƠNG BQ 1 NGÀY % TÍNH BHXH SỐ TIỀN LƯƠNG BHXH 8 16.654 75% 100.110 Ngày ... tháng 4 năm 2000 TRƯỞNG BAN BHXH KẾ TỐN (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Từ các phiếu nghỉ hưởng BHXH của cơng nhân viên và số liệu đã xác nhận của cơ quan y tế và cơ quan BHXH bộ phận kế tốn thanh tốn tổng hợp số liệu tính tốn số tiền BHXH phải trả cho từng lao động lập bản thanh tốn BHXH trên cơ sở thanh tốn BHXH thực hiện chi trả BHXH CNV trong Cơng ty.
Biểu số 05
BẢNG THANH TỐN BẢO HIỂM XÃ HỘI Tháng 4 năm 2000 TT HỌ VÀ TÊN NGHỈ ỐM NGHỈ TẠI NẠN ... TỔN SỐ TIỀN KÝ A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Ngơ Thị Xuân 8 100.110 100.110 2 Nguyễn Thị Hoa 15 187.706 187.706 Cộng 100.110 187.706 287.816
Tổng số tiền (Bằng chữ): Hai trăm tám mười bảy nghìn tám trăm mười sáu đồng
KẾ TỐN BHXH TRƯỞNG BAN BHXH KẾ TỐN TRƯỞNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng thanh tốn BHXH làm căn cứ để kế tốn ghi sổ kế tốn. Hàng tháng hoặc cuối quý kế tốn Cơng ty lập báo cáo quyết tốn tình hình thanh tốn BHXH với Cơng ty BHXH chủ quản.
2.3. Phương pháp tính trích BHXH, BHYT và KPCĐ ở Cơng ty bia
Nghệ An.
Dựa tiền quy định về chế độ trích, lập thu nộp BHXH, BHYT, và KPCĐ bao gồm:
+ Tiền lương cấp bậc, chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lưu và các khoản phụ cấp khu vực, đắt đỏ (nếu cĩ). Theo Nghị định 26/CP ngày 25/3/1993 và Nghị định 05/CP ngày 26/1/1994 của Chính phủ mức thu BHXH là 20% tổng quỹ tiền lương BHXH là 20% tổng quỹ tiền lương hàng tháng của cán bộ CNV trong Cơng ty. Trong đĩ Cơng ty đĩng bằng 15% tổng quỹ tiền lương của CNV, số này
được hạch tốn vào chi phí kinh doanh của Cơng ty. Cịn lại 5% do người lao động đĩng, số này được khấu trừ vào tiền lương hàng tháng của CNV. Số tiền trích BHXH tính vào chi phí kinh doanh được kế tốn phân bổ vào các đối tượng sử dụng lao động.
Cơng ty cịn cĩ nghĩa vụ tham gia BHYT, số tiền tham gia BHYT được nộp lên cơ quan bảo hiểm y tế để phục vụ và chăm sĩc sức khoẻ cho cơng nhân viên (khám, chữa bệnh). Theo chế độ hiện hành BHYT ở đơn vị được tính theo tỷ lệ % trên tổng số tiền lương phải trả CNV hàng tháng. Tỷ lệ trích đĩ là 3%, trong đĩ người lao động đĩng gĩp 1% trừ vào tiền lương hàng tháng, 2% do Cơng ty đĩng gĩp tính vào chi phí kinh doanh.
Nguồn kinh phí của tổ chức cơng đồn hoạt động được hình thành do trích lập KPCĐ. Theo chế độ quy định kinh phí cơng đồn được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ lương của Cơng ty, được tính vào chi phí kinh doanh. Số tiền kinh phí cơng đồn được phân cấp quản lý như sau: Một phần nộp cho tổ chức cơng đồn cấp trên, một phần để lại đơn vị để phục vụ cho hoạt động cơng đồn cơ sở.