- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Thanh toỏn viờn/Giao dịch viờn cú thể tiếp nhận hồ sơ qua cỏc kờnh sau: từ khỏch hàng trực tiếp hay qua Internet Banking, từ bộ phận tiếp xỳc trực tiếp với khỏch hàng chuyển tới bằng cỏc phương tiện thớch hợp.
Thanh toỏn viờn kiểm tra số lượng: lệnh chuyển tiền 02 bản gốc, cỏc chứng từ khỏc tựy thuộc vào mục đớch của người chuyển tiền được quy định trong phụ lục; kiểm tra thụng tin chứng từ phải cú đầy đủ thụng tin theo quy định; kiểm tra hạn mức đảm bảo giỏ trị lệnh chuyển tiền nằm trong hạn mức (nếu cú).
Nếu chứng từ khụng đạt yờu cầu, thanh toỏn viờn chuyển trả lại và yờu cầu khỏch hàng bổ sung làm mới.
- Bước 2: Phờ duyệt hồ sơ
Kiểm soỏt viờn ký duyệt chấp nhận hồ sơ, giỏm đốc phờ duyệt hồ sơ, thanh toỏn viờn gửi lại khỏch hàng liờn 02 lệnh chuyển tiền.
- Bước 3: Nhập liệu vào hệ thống:
Thanh toỏn viờn kiểm tra số dư trờn cỏc tài khoản ghi nợ: tài khoản tiền gửi của khỏch hàng, tài khoản treo chờ thanh toỏn nội bộ của phũng cú giao dịch phỏt sinh, tài khoản tiền mặt tại quỹ trong trường hợp chuyển tiền bằng tiền mặt.
Thanh toỏn viờn nhập thụng tin lệnh chuyển tiền, hạch toỏn thu phớ. - Bước 4: Duyệt cấp 1
Duyệt trong hạn mức: kiểm soỏt viờn kiểm tra nội dung lệnh chuyển tiền như nội dung kiểm tra bước 1: kiểm tra cỏc bỳt toỏn đợi duyệt và thụng tin điện chuyển tiền, nếu giao dịch hợp lệ, duyệt trờn T24, nếu khụng hợp lệ, thụng bỏo để thanh toỏn viờn sửa chữa, bổ xung lệnh chuyển tiền. Kiểm soỏt viờn chịu trỏch nhiệm khi duyệt những cảnh bỏo của hệ thống.
Duyệt ngoài hạn mức: giỏm đốc duyệt thấu chi trong trường hợp tài khoản ghi nợ bị thấu chi.
- Bước 5: Duyệt cấp 2
Phụ trỏch trung tõm thanh toỏn hoặc người được phõn cụng duyệt điện theo thời gian nhận điện trong quy định.
- Bước 6: Phõn phối chứng từ
Thanh toỏn viờn thực hiện việc lưu chứng từ: gửi khỏch hàng, lưu lại đơn vị, lưu lại trung tõm thanh toỏn.
- Bước 7: Xử lý sai sút và tra soỏt (nếu cú).