Tất cả cỏc điện giao dịch TTQT phải được đệ trỡnh cho Phũng TTQT Hội sở. Phụ trỏch phũng TTQT Hội sở hoặc người được ủy truyền chịu trỏch nhiệm cõn đối, hạch toỏn tài khoản Nostro trước khi đẩy điện cho Phú Tổng giỏm đốc phụ trỏch hoặc người được ủy truyền đẩy điện đi nước ngoài.
Để phục vụ cho việc kiểm tra bức điện, cỏc Chi nhỏnh phải gửi hồ sơ cho Phũng TTQT Hội sở bằng fax, scanhoặc cỏc phương tiện khỏc. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Chuyển tiền đi: lệnh chuyển tiền của khỏch hàng đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh ký duyệt, Giấy phộp chuyển ngoại tệ do Ngõn hàng Nhà nước cấp, Phiếu chuyển khoản, Bản Draft bức điện chuyển tiền đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh ký duyệt nội dung và cỏc giấy tờ khỏc cú liờn quan.
- Phỏt hành L/C: Yờu cầu mở L/C, Hợp đồng ngoại, Trỡnh duyệt mở L/C đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh phờ duyệt, Phiếu hạch toỏn số tiền ký quỹ mở L/C, Bản Draft L/C đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh, phụ trỏch Phũng TTQT tại Chi nhỏnh hoặc người được ủy quyền ký duyệt nội dung.
- Tu chỉnh L/C: Yờu cầu sửa đổi L/C của khỏch hàng đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh phờ duyệt, Phiếu hạch toỏn số tiền ký quỹ thờm trong trường hợp sửa đổi tăng giỏ trị, Bản Draft sửa đổi L/C đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh, phụ trỏch phũng TTQT tại Chi nhỏnh hoặc người được ủy quyền ký duyệt nội dung.
- Thanh toỏn L/C: Thư/Điện đũi tiền của Ngõn hàng thương lượng, Phiếu thụng bỏo chứng từ hàng nhập đó được khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn và/hoặc Phiếu chuyển khoản số tiền thanh toỏn L/C, Hối phiếu, Bản Draft bức
điện đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh ký duyệt nội dung và cỏc giấy tờ khỏc cú liờn quan.
- Thanh toỏn nhờ thu: Covering Letter, Phiếu hạch toỏn số tiền thanh toỏn nhờ thu, Bản Draft bức điện đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh ký duyệt nội dung.
- Điện khỏc (Điện chấp nhận thanh toỏn, điện từ chối thanh toỏn, điện free format…): Bản Draft của bức điện đó được Giỏm đốc Chi nhỏnh ký duyệt nội dung và tựy trường hợp, Phũng TTQT Hội sở sẽ yờu cầu Chi nhỏnh cung cấp cỏc giấy tờ cú liờn quan.