Qui trình xuất khẩu của Tocontap trên thực tế cũng khá giống như trong lý thuyết. Là một công ty lâu năm trong lĩnh vực XNK, Tocontap có khá nhiều lợi thế khi tiến hành xuất khẩu.
Qui trình xuất khẩu hàng dệt may của Tocontap bao gồm một số bước như sau:
1. Qui trình nghiệp vụ gia công xuất khẩu
Như chúng ta đã biết, gia công xuất khẩu là một phương thức kinh doanh trong đó một bên ( gọi là bên nhận gia công ), nhập khẩu nguyên phụ liệu hoặc bán thành phẩm của một bên khác ( gọi là bên đặt gia công ) để sản xuất và chế biến ra thành phẩm, giao lại cho bên đặt gia công và nhận tiền thù lao ( gọi là phí gia công ).
Đối với hàng Dệt – May, Tocontap nhập nguyên phụ liệu như vải và các phụ liệu gắn vào sản phẩm như cúc, nhãn túi nylon... của bên đặt gia công, hoặc chỉ nhập nguyên
liệu như vải còn các phụ liệu khác doanh nghiệp sẽ cung cấp, sau đó sản xuất ra hàng thành phẩm như quần áo...xuất trả cho bên đặt gia công và nhận tiền gia công. Tiền gia công sẽ được trả theo các phương thức thanh toán qui định trong hợp đồng gia công.
Để có được một hợp đồng gia công hàng Dệt - May, công ty phải tiến hành các bước sau:
- Tìm kiếm và lựa chọn khách hàng. - Đàm phán và ký kết hợp đồng. - Tổ chức thực hiện hợp đồng.
A. Tìm kiếm và lựa chọn khách hàng
Các doanh nghiệp thường tìm kiếm bạn hàng của mình bằng cách quảng cáo sản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng, hoặc qua các đại lý hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp mình. Nhưng, chủ yếu khách hàng đã tự đến với doanh nghiệp bởi uy tín và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp hoặc qua môi giới. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lựa chọn những khách hàng có nhu cầu gia công lớn, có tính chất lâu dài và ổn định.
B. Tổ chức đàm phán và ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu
Các nhà kinh doanh xuất khẩu phải luôn nhận thức được rằng, đàm phán không chỉ có nghĩa là ngồi trên bàn để thảo luận mà đàm phán diễn ra dưới mọi góc độ của công việc kinh doanh và bằng nhiều hình thức. Sự tài tình khéo léo và kỹ thuật đàm phán là hành trang không thể thiếu được của các nhà doanh nghiệp, nó mang lại thành công trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Các hình thức giao dịch đàm phán
Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xuât nhập khẩu thường áp dụng các hình thức giao dịch đàm phán như: giao dịch đàm phán qua thư tín, qua điện thoại và gặp gỡ trực tiếp để đàm phán.
* Giao dịch đàm phán qua thư tín
Ngày nay, thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch giữa những người làm công tác xuất nhập khẩu. Đây là hình thức mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu như Tocontap thường áp dụng. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư
từ. Ngay cả khi hai bên có điều kiện để gặp gỡ nhau trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải thông qua thư tín thương mại.
Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, các nhà doanh nghiệp luôn nhớ rằng, thư từ là “ sứ giả “ của mình đến với khách hàng. Khách hàng thường rất để ý đến những lời lẽ trong thư giao dịch, họ sẽ đánh giá mình qua những thư từ mình gửi đến. Bởi vậy, khi viết thư, gửi thư và giao dịch bằng thư tín cần đảm bảo những yêu cầu : lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn. Giấy viết thư cũng cần phải được chuẩn bị chu đáo, tiêu đề in rõ ràng, đầy đủ: tên địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ điện tín của doanh nghiệp. Thư viết một mặt giấy, lời lẽ phải lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc, tránh cầu kỳ. Thư viết phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, và thường sử dụng tiếng Anh. Đối với khách hàng mới, thông qua thư từ, chúng ta thường giới thiệu những thông tin về doanh nghiệp như :
- Máy móc thiết bị của doanh nghiệp - Qui trình công nghệ
- Qui mô nhà xưởng - Số lượng lao động
- Mặt hàng thường sản xuất - Năng lực sản xuất
- Trình độ tay nghề của công nhân
Qua những thông tin này, khách hàng có thể thấy được khả năng của doanh nghiệp mình, nhờ đó có thể thu hút được khách hàng đến với doanh nghiệp.
* Giao dịch đàm phán qua điện thoại
Để biết được thông tin một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Đây là hình thức giao dịch rất phổ biến trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, những thông tin cần phải giao dịch qua điện thoại là những thông tin khẩn hoặc những thông tin ngắn gọn. Ví dụ: sắp đến ngày giao hàng, nhưng chưa nhận được L/C, ta nên gọi điện hỏi xem khách hàng đã mở L/C chưa, và ta có thể nhận được trả lời ngay chứ không phải chờ đợi như giao dịch bằng thư tín.
* Giao dịch đàm phán trực tiếp
Sau khi biết được khả năng doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu đặt hàng của mình, khách hàng sẽ gửi cho doanh nghiệp mẫu hàng cần gia công như quần, áo
váy...Trên cơ sở hàng mẫu của khách, doanh nghiệp sẽ tính giá gia công sơ bộ, định mức cho mỗi sản phẩm, trước khi tổ chức gặp gỡ trực tiếp với khách hàng để đàm phán cụ thể và ký hợp đồng gia công.
Hàng Dệt – May là mặt hàng có tính thẩm mỹ cao, được thể hiện trên các sản phẩm bằng kiểu dáng, các họa tiết, các đường may, các đường diễu..., nó đòi hỏi các bên tham gia phải gặp gỡ nhau trực tiếp để thỏa thuận trên cơ sở của sản phẩm cụ thể. Bởi vậy, việc gặp gỡ giữa hai bên để trao đổi về điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng là đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên. Hai bên trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt, lâu dài
Các cuộc đàm phán thường diễn ra tại các doanh nghiệp của bên nhận gia công. Nội dung chủ yếu của cuộc đàm phán là thảo luận về các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, giá cả, và thời gan giao hàng...
Khi đàm phán với khách hàng, người tham gia đàm phán phải nắm chắc về kỹ thuật Dệt – May, hiểu rõ nghiệp vụ ngoại thương, phải tự chủ, phản ứng nhanh nhậy... để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được yêu cầu của khách hàng, nhanh chóng có biện pháp đáp ứng trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Trong cuộc đàm phán trực tiếp với khách hàng, nên tránh bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhau trước mặt khách hàng để trả lời khách hàng mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán trực tiếp, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của cuộc đàm phán, dự kiến biện pháp để đạt được những kết quả mong muốn và quan trọng là phải tìm hiểu kỹ khách hàng, dự kiến những vấn đề, những yêu cầu mà khách hàng sẽ nêu ra trong cuộc đàm phán và cách giải quyết những vấn đề và yêu cầu đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ví dụ: Khi chuẩn bị đàm phán để ký hợp đồng gia công áo sơ mi nam, doanh nghiệp, trên cơ sở áo mẫu của khách hàng đã nhận được, cần phải chuẩn bị ít nhất là 2 phương án giá: giá đối hàng sẽ xuất vào thị trường quản lý bằng hạn ngạch và giá đối với hàng xuất vào thị trường không hạn ngạch, vì khi gửi áo mẫu cho doanh nghiệp, khách hàng thường chưa đề cập tới địa chỉ giao hàng, và trong mỗi phương án giá đó cũng phải chuẩn bị 2 mức giá: giá chào ban đầu và giá có thể chấp nhận và bản định mức dự kiến. Trong giao dịch buôn bán, việc mặc cả giá là lẽ đương nhiên, do vậy khi đàm phán, cần
theo dõi lời nói, cách phát biểu, và những thái độ biểu lộ của khách hàng để phán đoán được ý định và điều quan tâm thực sự của khách hàng, nếu thấy họ chỉ thực sự quan tâm đến chất lượng thì việc mặc cả giá đối với họ chỉ là lấy lệ, giá cả đối với họ không phải là vấn đề quan tâm chính, lúc đó người tham gia đàm phán phải hiểu và kiên quyết giữ mức giá ban đầu nhưng phải luôn tỏ thái độ mền mỏng, lịch sự. Việc ký hợp đồng trong đàm phán cần được tiến hành kịp thời khi điều kiện ký kết đã chín muồi, không nên nóng vội. Ngôn ngữ dùng đàm phán thường là tiếng Anh, bởi vậy, doanh nghiệp nên cử người tham gia đàm phán thông thạo tiếng Anh vì như vậy sẽ dễ dàng, chủ động, linh hoạt và nâng cao được tốc độ đàm phán. Trong trường hợp cần phiên dịch, người phiên dịch cũng cần phải biết trước nội dung đàm phán. Người tham gia đàm phám cần phải nói rõ ràng, dễ hiểu giúp người phiên dịch dịch được trung thành ý tứ của cả hai bên.
Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới ký kết hợp đồng.
Hợp đồng gia công hàng may mặc thường được thành lập dưới hình thức văn bản, trong đó ghi rõ nội dung, các điều kiện giao dịch đã được thỏa thuận và có chữ ký của cả hai bên.
Các điều kiện, điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm của hàng Dệt – May và không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành của nước ta hoặc của nước bên đặt gia công. Người đứng ra ký kết hợp đồng phải đúng là người có thẩm quyền ký kết.
Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo, và thường được làm bằng tiếng Anh.