Công ty cổ phần Nhiệt Điện Phả Lại là một Công ty sản xuất điện lớn nhất trong ngành điện lực Việt Nam, chiếm một tỉ trọng đáng kể trong tổng sản lợng điện của quốc gia. Vì vậy Công ty đã sử dụng khối lợng chủng loại vật t tơng đối lớn riêng nguyên vật liệu phụ chiếm 70 - 80% giá thành điện. Có rất nhiều vật liệu khác nhau nh: Than cám 4B, Than cám 5, Dầu DIZEN, Dầu Mazut, Dầu CN Energol- GR- HM, … Do công ty sử dụng nhiều loại vật liệu nh vậy nên Công ty đã phân ra nhiều loại để dễ quản lý và sử dụng . Vật liệu ở nhà máy đợc phân ra từng loại là vật liệu chính và vật liệu phụ. Vật liệu chính cung cấp cho quá trình sản xuất nh: dầu Mazut, than cám 4B, than cám 5…
Vật liệu phụ: là đối tợng lao động, có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất nh: Dầu THB-32, mỡ Liên Xô YC2, mỡ L4 ….
Các kho địa lý của Công ty:
- Kho 001: Vật liệu chính là than cám 4B, than cám 5
- Kho 002: Dầu chính là FO, DO và vật liệu phụ: dầu máy tua bin thay thế, dầu mỡ bôi trơn, khí khác, các loại khí khác dùng trong sản xuất …
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL đòi hỏi kế toán NVL ở Công ty phải tổ chức hạch toán một cách phù hợp với các nguyên tắc cơ bản theo chế độ v chính sách của nhà nà ớc, Công ty
Chứng từ sử dụng
Mục đích nhằm: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của NVL làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu dùng và dữ trữ NVL và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý NVL
Chứng từ vận dụng gồm các nội dung sau:
Mẫu số 01-VT - Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận số lợng vật t nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho áp dụng trong các trờng hợp nhập kho vật t, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp cổ phần, nhận góp vốn liên doanh hoặc vật t phát hiện thừa khi kiểm kê.
Mẫu số 02-VT - Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lợng NVL xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để tính chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm và tiến hành kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật t.
Mẫu số 03-VT - Biên bản kiểm nghiệm vật t : Xác định số lợng, quy cách và chủng loại NVL trớc khi nhập kho, làm căn cứ để quy trong thanh toán và bảo quản.
Hoá đơn GTGT Số hiệu 01GTKT- 3LL. Hoá đơn đợc lập thành 3 liên; liên 1: lu tại quyển, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: giao cho phòng kế toán.
Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty
Để kế toán chi tiết vật liệu đợc nhanh chóng kịp thời, Công ty sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song có sự hỗ trợ của máy tính. Công ty sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau
- Thẻ kho, thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật t - Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Trên cơ sở các chứng từ nh đã nêu: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT
Phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho từng loại NVL kịp thời và chính xác
Sơ đồ 2.4: Hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Khái quát về phơng pháp này:
Thủ kho lập thẻ kho cho từng loại vật t ở từng kho phản ánh số lợng nhập, xuất, tồn. Cơ sở ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất, mỗi chứng từ ghi một dòng. Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng nhập, xuất để tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho.
Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết tong ứng với thẻ kho (nhng phản ánh cả về số lợng và giá trị)
Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và thẻ chi tiết (về số l- ợng) đồng thời cuối tháng lập bảng tổng hợp N - X – T. Hiện nay nhờ sự hỗ trợ của máy tính thì một số bớc công việc thủ công đã đợc giảm đi chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một cách rõ ràng qua ví dụ cụ thể dới đây.
Trần Lê Trang Lớp: Kiểm toán 48B
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết
vật liệu
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
vật liệu Bảng kê tính giá
Qui trình hạch toán chi tiết NVL qua một ví dụ cụ thể tại Công ty nh sau:
Hàng ngày căn cứ vào nhu cầu của hoạt động của các phân xởng, phòng ban phòng vật t sẽ lên kế hoạch mua hàng. Khi hoá đơn về thì hoá đơn mua hàng là căn cứ để kế toán NVL định khoản và lu giữ chứng từ kèm theo phiếu nhập kho (viết 3 liên : liên 1 lu ở sổ, thủ kho giữ liên 2, liên 3 giao cho phòng kế toán)
Trong tháng 4 năm 2009 công ty phát sinh nghiệp vụ kinh tế sau Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại mua than từ Tổng công ty than Việt Nam về nhập kho phục vụ cho sản xuất
Biểu số 2.1: Hoá đơn GTGT
Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01GTGT-3LL RC/2008B
Liên 2: (Giao cho khách hàng) 0031724 Ngày 01 tháng 04 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Tổng công ty than Việt Nam
Địa chỉ: Khu đô thị mới – Phờng Cao Xanh – Hạ Long – Quảng Ninh Điện thoại: 033.3821316 Mã số thuế: 2700115612 Fax: 033.3826384
Số tài khoản: 1020100000113435
Đơn vị mua hàng: Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại Địa chỉ: Thị trấn Phả Lại, huyện Chí Linh, Hải Dơng
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0800296853 Số tài khoản: 1020100000000828
STT Tên, qui cách, sản
phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền(đồng)
A b c d 1 2 3
1 Than Cám 4B 11111231 Tấn 10.000 500.000 5.000.000.000
2 Than cám 5 10101050 Tấn 30.000 450.000 13.500.000.000
Cộng 18.500.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 185.000.000 Tổng giá thanh toán 18.685.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán bằng chữ: Mời tám tỉ sáu trăm tám mơi lăm triệu đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi hàng về hoá đơn cùng về, phòng vật t tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật t, sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t xong, chất lợng tốt đáp ứng đợc nhu cầu thì tiến hành viết phiếu nhập kho.
Biểu số 2.2:Biên bản kiểm nghiệm vật t
Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại Mẫu số: 03 – VT
Thị trấn Phả Lại – Chí Linh – Hải Dơng
Biên Bản kiểm nghiệm
Vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Ngày 03 tháng 04 năm 2009
Số: 07090170180
Căn cứ vào hoá đơn số 0031724, ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Tổng công ty than Việt Nam
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông: Nguyễn Duy Tùng Đại diện phòng kỹ thuật - trởng ban + Ông: Nguyễn Văn Thiết Cán bộ vật t - uỷ viên
+ Bà: Nguyễn Thị Hoà Thủ kho - uỷ viên
Đã cùng tiến hành kiểm nghiệm
S T T Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Phơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lợng đúng quy cách, phẩm chất Số l- ợng không đúng quy cách, phẩm chất
1 Than cám 4B Toàn diện Tấn 10.000 10.000 Không
2 Than cám 5 Toàn diện Tấn 30.000 30.000 Không
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Chất lợng tốt, đồng ý cho nhập kho và đa vào sử dụng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Phiếu nhập kho vật t đợc lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho, phòng kế hoạch vật t, ngời giao hàng, kế toán trởng. Một liên để phòng kế hoạch ku lại, một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, một liên để ở phòng kế toán theo dõi.
Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho
Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại Mẫu số: 01-VT
Thị trấn Phả Lại – Chí Linh – Hải Dơng
Phiếu Nhập Kho Số: 07090170180
Ngày 05 tháng 04 năm 2009 Nợ TK 152, 112
Liên số 3: Lu phòng kế toán Có TK 621 - Họ và tên ngời giao: Vũ Văn Song – Phòng kế hoạch vật t
- Theo hoá đơn số 0031724 ngày 01/04/2009 – BB kiểm nghiệm ngày 03/04/2009
- Nhập tại kho: 001 – Vật liệu chính
S T T Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật t, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lợng
Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu Thực nhập
1 Than cám 4B Tấn 10.000 10.000 500.000 5000.000.000
2 Than cám 5 Tấn 30.000 30.000 450.000 13.500.000.000
Cộng 18.500.000.000
- Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Mời tám tỉ năm trăm triệu đồng
Ngày 05 tháng 04 năm 2009
Phòng KHVT Thủ kho Ngời giao Kế toán trởng
Căn cứ vào nhu cầu cần thiết để sản xuất, thống kê theo dõi tình hình biến động của NVL và từ đó đa ra phơng pháp kế hoạch xuất NVL phù hợp cho từng bộ phận sản xuất, phòng ban.. .
Tại các phân xởng, phòng ban khi cần NVL phải làm giấy xin lĩnh vật t theo mẫu đã qui định và sau đó trình lên giám đốc hoặc phó giám đốc ký và xác nhận, sau đó chuyển về phòng vật t. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật t đã đợc đã đợc giám đốc ký và duyệt, phòng vật t viết phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho NVL. Nh đã trình bày ở phần khái quát hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho NVL, phiếu nhập kho NVL thủ kho vào thẻ kho ghi số lợng xuất, nhập trong kỳ chi tiết cho từng loại NVL. Thống kê theo dõi vật t kiểm tra lại thẻ kho, nếu đợc sự đồng ý của giám đốc thủ kho viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc ghi làm 3 liên, liên 1 lu ở phòng vật t, liên 2 giao cho ngời nhận vật t, liên 3 giao cho phòng kế toán ghi sổ.
Cụ thể ví dụ sau: Ngày 08/04/2009. Để phục vụ cho hoạt động ở phân x- ởng lò hơi ông Nguyễn Khắc Bình đã làm đơn xin lĩnh vật t
Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thi trấn Phả Lại - Chí Linh- Hải D ơng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Giấy Xin lĩnh vật t
Tên tôi là: Nguyễn Khắc Bình – Quản đốc phân xởng lò hơi
Để đảm bảo cho việc sản xuất đợc liên tục tôi làm đơn này xin lĩnh than để phân xởng lò hơi hoạt động.
1. Than cám 4B Số lợng 5.000 Tấn
2. Than cám 5 Số lợng 10.000 Tấn
Ngời làm đơn
Nguyễn Khắc bình
Bộ phận vật t viết phiếu xuất kho cho cán bộ xin lĩnh vật liệu đến kho nhận. Sau đó thủ kho vào thẻ kho và định kỳ gửi lên cho phòng kế toán. Giá xuất kho tính theo giá bình quân gia quyền
Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho
Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại Mẫu số : 02-VT
Thị trấn Phả Lại - Chí Linh - Hải Dơng
phiếu xuất kho Số: 07090170186
Ngày lập :09/04/2009 Nợ TK 621
Liên 3: Lu phòng kế toán Có TK 152
- Họ và tên ngời nhận hàng: Trần Khắc Bình - Địa chỉ: Phòng kế hoạch vật t
- Lý do xuất kho: Phục vụ phân xởng lò hơi - Xuất tại kho: 001 - Vật liệu chính
ST T Mã vật t Tên hàng hoá ĐVT Số lợng
Đơn giá Thành tiền
yêu cầu Thực xuất 1 Than Cám 4B Tấn 5.000 5.000 499.628,57 2.498.142.850 2 Than Cám 5 Tấn 10.000 10.000 449.952,38 4.499.523.800 Tổng giá trị xuất (viết bằng số): 6.997.666.650
Tổng giá trị xuất (viết bằng chữ): Sáu tỉ chín trăm chín mơi bảy triệu sáu trăm sáu mơi sáu nghìn sáu trăm năm mơi đồng chẵn.
Xuất, 09 ngày tháng 04 năm 2009
Ngời lập phiếu Ngời nhận Thủ kho Phòng KHVT Giám đốc Tại kho vật liệu nh đã trình bày ở phần khái quát
Khi có chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ đối chiếu số liệu nhập, xuất thực tế so với số liệu ghi trên phiếu nhập hoặc phiếu xuất rối ghi số thực nhập hoặc thực xuất trên mỗi phiếu.
Sau đó, căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đã đợc kiểm tra để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng trên thẻ kho, chỉ ghi số lợng vào cột nhập hoạc cột xuất theo từng trờng hợp. Đồng thời, thủ kho tính số NVL tòn kho trên thẻ kho vào cột tồn vật liệu cuối tháng để so sánh với số lợng tồn thực tế
Ví dụ thẻ kho than cám 4B tháng 4 năm 2009
Biểu số 2.5: Thẻ kho
Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại Thị trấn Phả Lại - Chí Linh - Hải Dơng
thẻ kho
(trích)
Lập ngày 05 tháng 04 năm 2009
Tên, nhãn hiệu quy cách vật t: Than cám 4B
Đơn vị tính : Tấn
S T T
Chứng từ
Diễn giải Ngày N- X Số lợng Xác nhận cơ quan SH NT Nhập Xuất Tồn D đầu kỳ 12 .000 1 0709017018 0 05/04 Nhập vật liệu 10.000 … 4 0709017018 6 09/04 Xuất vật liệu 5.000 … D cuối kỳ 22.000
Định kì, thủ kho đem các chứng từ lên phòng kế toán. Khi nhận đ ợc chứng từ kế toán luôn luôn kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ đó, kế toán tiến hành phân loại theo từng loại vật liệu, đồng thời kiểm tra việc theo dõi chỉ tiêu trên thẻ kho của thủ kho. Căn cứ vào các chứng từ nhập,
xuất đã xác nhận ở kho, kế toán phản ánh tình hình N-X-T kho NVL vào sổ chi tiết NVL. Tại công ty, hiện nay kế toán chỉ việc nhập số liệu vào máy theo chỉ tiêu số lợng, máy sẽ tự động tính ra giá xuất còn thiếu sau đó tự động vào sổ chi tiết NVL
- Chỉ tiêu số lợng, giá trị của NVL nhập trong tháng ở sổ chi tiết từng loại NVL đợc lấy theo giá ghi trên hoá đơn
- Giá xuất NVL tính giá trị thực tế xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền. Theo phơng pháp này kế toán xác định giá trị thực tế của NVL xuất kho theo công thức
Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ x Số lợng NVL xuất trong kỳ Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập trong kỳ
Biểu số 2.6: Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ
Công ty cổ phần Nhiệt Điện Phả Lại Mẫu số S10-DN
Thị trấn Phả Lại – Chí Linh – Hải Dơng
Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
(Tháng 4 năm 2009 )
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu . Tên kho : 001 Tên, quy cách nguyên vật liệu : Than cám 4B
Đơn vị tính: Đồng S T T Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị Tồn đầu kỳ 498.700 12.000 5.984.400.000 0709017 0180 05/04 Nhập vật liệu 331 500.000 10.000 5.000.000.000 … … … … … … … 0709017 0186 09/04 Xuất vật liệu 621 112 499.628,57 5.000 2.498.142.850 … … … … … … … Tồn cuối kỳ 22.000 10.991.828.600
Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tơng ứng. Khi nhập số liệu từ các chứng từ máy tính cũng tự động đa số liệu ghi vào bảng tổng hợp N-X-T
Biểu số 2.7: Bảng tổng hợp N-X-T nguyên vật liệu
Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại Mẫu Số S11- DN