2.3.1 Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp được hình thành chủ yếu trong quan hệ thanh toán, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển.
Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, quy định, chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nước sau đây:
* Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh (VNĐ).
* Nguyên tắc cập nhật: kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ chi tiết theo dõi cho từng loại ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng, bạc, đá quý (theo số lượng, trọng lượng, quy cách, độ tuổi, kích thước, giá trị …)
* Nguyên tắc quy đổi tỷ giá hối đoái: mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ ngoài việc theo dõi chi tiết theo nguyên tệ còn phải được quy đổi về VND
để ghi sổ. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nứơc Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ mà Ngân hàng không công bố tỷ giá quy đổi ra VND thống nhất quy đổi thông qua USD.
* Tài khoản sử dụng
- TK 111: Tiền mặt.
- Các tài khoản khác có liên quan.
* Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT) - Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
- Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 – TT) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 – TT) - Giấy đề nghị thanh toán
- Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, Bảng kiểm kê quỹ. - Các chứng từ khác có liên quan.
* Quy trình lập phiếu thu, phiếu chi
Sau khi ghi đầy đủ các yếu tố trên phiếu thu (phiếuchi), phiếu thu (phiếu chi) sẽ được đính kèm với các chứng từ có liên quan để chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng soát xét, ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ qũy làm căn cứ xuất, nhập quỹ. Các phiếu thu phải đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần), thủ quỹ giữ một liên làm căn cứ ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, một liên giao cho người nộp tiền, liên còn lại lưu ở nơi lập phiếu.
Phiếu chi do kế toán lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần), một liên lưu lại ở nơi lập phiếu, liên còn lại thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán phần hành chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Biên lai thu tiền theo mẫu in riêng của công ty cũng có 2 liên, một liên lưu lại ở cuống, một liên giao cho ngưòi nộp tiền.
* Trình tự ghi sổ
Việc thu, chi tiền tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi; lệnh thu, lệnh chi phải có chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu, lệnh chi kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, khi thu, chi thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên các phiếu thu, phiếu chi để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiền mặt.
Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ có liên quan, kế toán xác định nội dung thu, chi để định khoản ghi vào sổ kế toán. Kế toán tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Kế toán tiền mặt và thủ quỹ phải thường xuyên đối chiếu số liệu sổ kế toán tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt. Phát hiện và xử lý kịp thời các sai xót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Khi có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
35 Bảng kê số 1
Phiếu thu, Phiếu chi…
Nhật ký chứng từ số 1 Sổ quỹ
Báo cáo quỹ Sổ cái TK 111
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền
2.3.2 Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ .
Chi phí Nguyên vâ ̣t liêu ,công cu ̣ du ̣ng cu ̣ chiếm phần lớn trong giá tri ̣ sản phẩm các công trình xây lắp của công ty , ảnh hưởng lớn đến giá thành công trình cũng như lợi nhuâ ̣n của công ty. Do vâ ̣y viê ̣c ha ̣ch toán kế toán nguyên vâ ̣t liê ̣u là rất quan tro ̣ng.
Nguyên vật liệu ,công cu ̣ du ̣ng cu ̣ sử dụng trong công ty CP Đầu tư Xây dựng và Đầu tư 492 bao gồm:
+ Vâ ̣t liê ̣u chính như sắt thép, xi măng, cát đá vữa BT ....
+ Vâ ̣t liê ̣u phụ như : đinh gỗ tre , nhựa đường que hàn, phụ gia.. + vâ ̣t liê ̣u kết cấu nhưng vành tôn cốt thép, neo cầu, cáp dự úng lực... + vật tư luân chuyển như Ray, U, I các loại...
+ các công cu ̣ du ̣ng cu ̣ như gỗ, coopha...
Các nguyên vâ ̣t liê ̣u này ngoài viê ̣c lưu ở kho của công ty, còn la ̣i phần lớn đươ ̣c vâ ̣n chuyển đến ở các kho ta ̣i công trường và được thực hiê ̣n xuất nhâ ̣p ta ̣i công trường , do các xí nghiê ̣p , đô ̣i công trình chi ̣u trách nhiê ̣m .
- TK 152 ”Nguyên liệu, vật liệu” để ghi chép tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.(công ty sử du ̣ng phương pháp “ nhâ ̣p trước, xuất trước”)
- TK 153 “ công cu ̣ du ̣ng cu ̣” - Các tài khoản khác có liên quan.
* Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Hoá đơn thuế giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT- 3LL) - Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư
- Biên bản kiểm kê vâ ̣t tư
- Bảng phân bổ công cu ̣ du ̣ng cu ̣
- Các chứng từ khác có liên quan (Báo cáo hàng hoá tồn kho …) * Trình tự ghi sổ
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng Các hóa đơn chứng từ ( Phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho, …)
Bảng kê số 4 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ chi tiết vật liệu
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật
liệu,CCDC Sổ cái TK 152
,153
: Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu
2.3.3 Kế toán tài sản cố đi ̣nh (TSCĐ)
Đối với mô ̣t doanh nghiê ̣p xây lắp như công ty cổ phần xây dựng và đầu tư 492, Tài sản cố định là một phần không thể thiếu, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản của công ty.Công viê ̣c ha ̣ch toán tìa sản cố đi ̣nh của công ty cũng bao gồm các nghiê ̣p vu ̣ như: tăng, giảm TSCĐ, sửa chữa tài sản cố định, trích và thôi trích khấu hao TSCĐ…
TSCĐ ta ̣i công ty đươ ̣c phân loa ̣i để tiê ̣n quản lý và ha ̣ch toán.Công ty chia TSCĐ theo hình thức biểu hiê ̣n gồm : TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính trong đó chia thành các da ̣ng cu ̣ thể ,trong đó
- TSCĐ hữu hình: là những hình thái vật chất cụ thể, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, về mặt giá trị bị hao mòn dần.
- TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị được đầu tư có liên quan trực tiếp đến nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Tại công ty, TSCĐ vô hình được biểu hiện bằng giá trị quyền sử dụng đất, phần mềm vi tính…
Viê ̣c mua sắm tài sản cố đi ̣nh đều được trình lên giám đốc xét duyê ̣t .Giao nhâ ̣n, Thanh lý và đánh giá la ̣i tài sản đều cần có sự giám sát của hô ̣i đồng đã đươ ̣c lâ ̣p.Và kế toán TSCĐ dựa trên những chứng từ,biên bản giao nhân,thanh lý ..đó mà lâ ̣p hoă ̣c hủy thể TSCĐ ,ghi vào sổ kế toán chi tiết và tổng hơ ̣p
Công ty được áp dụng khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Xác định như sau:
Cách tính mức KH năm
=
Nguyên giá ( hoặc giá trị còn tại thời điểm đăng ký với cục quản lý vốn NN )
Mức KH
tháng =
Mức tính KH năm 12
Trong đó Nguyên giá đượcxác đi ̣nh theo nguyên tắc :
- Nguyên giá tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được tính là tất cả chi phí cho đến khi tài sản được đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Như vậy, nguyên giá tài sản cố định bao gồm chi phí mua( hoặc giá vốn nếu đó là tài sản cố định được hình thành do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao), chi phí có liên quan như chi phí lắp đặt, chạy thử, chi phí vận chuyển… - Nguyên giá tài sản cố định thuê tài chính thì được xác định theo như thỏa thuận trong hợp đồng thuê và được ghi nhận tại thời điểm nhận tài sản thuê.
* Tài khoản sử dụng - TK 211: Tài sản cố định hữu hình. - TK 213: Tài sản cố định vô hình. - TK 214: Hao mòn tài sản cố định. - Các TK khác có liên quan * Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01 GTKT-3LL) - Biên bản thanh lý tài sản cố đi ̣nh
- Biên bản đánh giá la ̣i tài sản cố đi ̣nh - Thẻ Tài sản cố định (Mẫu số S23- DN)
- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ) - Sổ tài sản cố định (Mẫu số S21 – TSCĐ)
- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ)
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 –TSCĐ) - Các hóa đơn, giấy vâ ̣n chuyển bốc dỡ
* Phương pháp hạch toán TSCĐ
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp TSCĐ
Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận … kế toán lập thẻ tài sản cố định, sổ tài sản cố định để tiện quản lý và theo dõi từng loại tài sản.
Kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định để kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
Hoá đơn GTGT, Biên bản giao nhận …. Nhâ ̣t kí-Chứng từ 1,2,3,4,5,10,9,7 Sổ cái TK 211, 213,212,214 Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Thẻ tài sản cố định
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan, cuối tháng đối chiếu sổ tài sản cố định và Bảng cân đối số phát sinh.
Cuối qúy, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ cái để vào bảng cân đối số phát sinh và từ bảng cân đối số phát sinh vào các báo cáo tài chính.
Kế toán căn cứ vào nguyên giá TSCĐ, số năm sử dụng để tính toán mức khấu hao cho từng loại tài sản và vào bảng tính khấu hao TSCĐ.
2.3.4 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản phảm xã hội mà người lao động được hưởng để bù đắp những hao phí lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động.
Đă ̣c biê ̣t trong nghành xây lắp như ở công ty chi phí tiền lương không chỉ chiếm tỷ tro ̣ng cũng khá lớn và có ý nghĩa quan tro ̣ng đối với người lao đô ̣ng. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH) đúng nguyên tắc, đúng chế độ, thúc đẩy người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Bên ca ̣nh tiền lương chính theo như quy đi ̣nh của nhà nước,công ty cũng đã thực hiê ̣n đầy đủ các chế đô ̣ về Các khoản trích theo lương: bao gồm Bảo hiểm xã hội,y tế và kinh phí công đoàn. Và các khoản thưởng, phu ̣ cấp..đảm bảo cuô ̣c sống và nâng cao tinh thần làm viê ̣c của người lao đô ̣ng
Hiê ̣n công ty đang thực hiê ̣n trả lương theo 2 phương thức:
+ Lương thời gian:Áp dụng cho bộ máy chỉ đạo SX thi công và bộ máy quản lý DN Lương thời gian = Mức lương cơ bản x Số ngày làm việc trong tháng (*) x Hệ số năng suất theo tháng (quý) 26
+ Lương khoán ( Lương sản phẩm ):Được áp dụng cho bộ phận trực tiếp , thi công XD công trình theo khối lượng công việc hoàn thành nhân với đơn giá nhân công khoán .
Đồng thời đảm bảo vẫn trả 100% lương cơ bản vào những ngày nghỉ lễ, tết, hội họp, đi học nâng cao tay nghề của cán bô ̣ công nhân viên.Còn lao đô ̣ng thuê ngoài ,công ty thực hiê ̣n trả lương theo khối lượng công viê ̣c giao khoán hoàn thành.Và không thực hiê ̣n trích BHXH, BHYT mà trả trực tiếp cho người lao động
*Tài khoản sử dụng
- TK 334: Phải trả người lao đô ̣ng; - TK 338: Phải trả, phải nô ̣p
- Ngoài ra còn sử du ̣ng mô ̣t số tài khoản khác có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 138…
* Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công. (Mẫu số 01a – LĐTL)
- Phiếu báo làm thêm giờ khiêm phiếu xác nhâ ̣n sản phẩm công viê ̣c đã hoàn thành
- Bảng thanh toán tiền lương,
- Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương (Mẫu số 10 – LĐTL)
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu số 11 – LĐTL)
Cuối quí, tổng hợp số liệu từ bảng chấm công, Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cả quí do kế toán công trình chuyển lên, kế toán tổng hợp trên Excel và chỉ nhập số liệu tổng hợp vào máy. Và máy sẽ tự động kết xuất các sổ sách theo yêu cầu
2.3.5 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình
Chi phí sản xuất của đơn vị là toàn bộ chi phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình sản xuất và cấu thành nên giá thành của sản phẩm.
Giá thành sản xuất sản phẩm nói chung là toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí khác được dùng để sản xuất hoàn thành một khối lượng sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhất định.
Đối với doanh nghiệp xây lắp giá thành sản phẩm xây lắp là toàn bộ chi phí sản xuất tính cho từng công trình, hạng mục công trình hay khối lượng xây lắp hoàn thành đến giai đoạn qui ước hoàn thành nghiệm thu bàn giao và được chấp nhận thanh toán.
Do sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, kết cấu phức tạp nên mỗi công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây lắp hoàn thành đều có giá trị riêng. Mặt khác, trong doanh nghiệp xây lắp, giá bán( giá dự thầu) có trước giá thành nên càng hạ thấp giá thành sản xuất mà chất lượng công trình không giảm thì càng có lợi. Vì vậy, các doanh nghiệp xây lắp phải tìm các giải pháp để hạ giá thành sản xuất mà không ảnh hưởng đến chất lượng công trình đồng thời đảm bảo tiến độ thi công.
Do các công trình của công ty thực hiê ̣n trong thời gian dài và nhiều hangj mu ̣c nên Công ty thực hiê ̣n tính giá thành cho từng công trình hạng mục