Công ty CP Xây dựng và Đầu tư 492 là đơn vị hạch toán độc lập, là một doanh nghiệp có quy mô lớn,có trình độ quản lý và trình độ kế toán cao các nghiệp vụ kế toán diễn ra mật độ tương đối nhiều và phức tạp.Bởi vậy công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ là Nhật ký -Chứng từ, với sự trợ giúp của phần mềm kế toán máy CADS. Đây là phần mềm được xây dựng có xét đến đặc trưng kinh doanh của công ty.Sau 9 năm thực hiê ̣n áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán,nó đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán của nhân viên trong phòng kế toán tài chính .Phần mềm này được coi là một công cụ trợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao trong công việc.Với hình thức ghi sổ này,công ty sử dụng các loại sổ kế toán như:Nhật ký chứng từ,Bảng kê,Sổ kế toán chi tiết,Sổ cái...
Sơ đồ 2.1b: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng,quý Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ gốc đã kiểm tra kế toán nhập liệu vào máy tính thông qua các màn hình nhập chứng
Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ (Bảng kê chứng từ gốc) Bảng kê Nhật kí chứng từ Sổ cái TK
Báo cáo Tài chính
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
từ của phần mềm kế toán. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán thì các nghiệp vụ được ghi sổ tự động vào các Sổ Nhật ký chứng từ, các Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản có liên quan. Cuối tháng và cuối kỳ kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập Báo cáo tài chính...các sổ sách,báo cáo này đều do phần mềm thống kê và tâ ̣p hợp dựa trên các dữ liê ̣u đầu vào đã nhâ ̣p nên có đô ̣ chính xác cao,dễ dàng truy xuất lúc cần
Điều này không những giúp làm giảm khối lượng công viê ̣c cho kế toán rất nhiều mà còn giúp ích cho viê ̣c kiểm tra,giám sát của các nhà quản lý đồng thời giúp cho công tác ha ̣ch toán kế toán được ki ̣p thòi và chính xác hơn
Theo hình thức Nhật ký chứng từ, hệ thống sổ kế toán chủ yếu được sử dụng trong công ty CP Đầu tư Xây dựng 492 bao gồm:
- Sổ nhật ký - Chứng từ - Sổ cái các tài khoản - Bảng kê
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
* Sổ Nhật ký chứng từ bao gồm:
- Nhật ký – Chứng từ số 1: Ghi Có TK 111 - Tiền mặt
- Nhật ký – Chứng từ số 2: Ghi Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng - Nhật ký – Chứng từ số 3: Ghi có TK 113 – Tiền đang chuyển -
- Nhật ký – Chứng từ số 4: Ghi Có TK 331 - Vay ngắn hạn
TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả TK 341 - Vay dài hạn
TK 342 - Nợ dài hạn
- Nhật ký – Chứng từ số 5: Ghi Có TK 331 - Phải trả người bán
- Nhật ký – Chứng từ số 6: Ghi có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- Nhật ký – Chứng từ số 7: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn DN - Nhật ký – Chứng từ số 8: Ghi Có TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 512, 515, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911… - Nhật ký – Chứng từ số 9: Ghi Có TK 211 - TSCĐ hữu hình TK 212 - TSCĐ thuê tài chính TK 213 - TSCĐ vô hình
- Nhật ký – Chứng từ số 10: Ghi Có TK 121, 128, 136, 138, 139, 141, 144, 221, 222, 223, 228, 411, 412, 413, 414, 421, 431, 441, …
* Bảng kê gồm:
- Bảng kê số 1: Ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt
- Bảng kê số 2: Ghi Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ (TK152, 153)
- Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng. Dùng cho TK: 154, 621, 622, 623, 627, 631
- Bảng kê số 5: Tập hợp - Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản (TK241) - Chi phí bán hàng (TK 641)
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642) - Bảng kê số 6: Tập hợp - Chi phí trả trước (TK 142, TK 242)
- Chi phí phải trả (TK 335) - Dự phòng phải trả (TK 352 - Bảng kê số 8: Nhập, xuất, tồn kho (TK 155) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bảng kê số 9: Tính giá thực tế thành phẩm
- Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán (TK 157)
- Bảng kê số 11: Phải thu của khách hàng (TK 131)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kiết quả của bảng phân bố ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối thàng chuyển số liệu vào Nhật ký – Chứng từ.
Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, công các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.