2. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CễNG TY TNHH
2.4 Thực tế tổ chức kế toỏn quỏ trỡnh bỏn hàng và thanh toỏn với khỏch hàng tại cụng ty
hàng tại cụng ty TNHH Ngõn Hạnh
Là cụng ty kinh doanh thương mại, doanh thu chủ yếu cú được từ hoạt động bỏn hàng nờn hạch toỏn quỏ trỡnh bỏn hàng và thanh toỏn với khỏch hàng là rất quan trọng, phải theo đỳng quy định, khoa học và rừ ràng nhằm đảm bảo cho cụng tỏc quản lý, theo dừi và kiểm tra.
Kế toỏn lưu chuyển hàng cần thực hiện đủ cỏc nhiệm vụ để cung cấp thụng tin cho Ban Giỏm đốc ra được quyết định hữu hiệu. Cụ thể:
- Ghi chộp số lượng, chất lượng và chi phớ mua hàng giỏ mua, phớ khỏc, thuế khụng được hoàn trả theo chứng từ đó lập, trờn hệ thống sổ kế toỏn thớch hợp
- Phõn bổ hợp lý chi phớ mua hàng ngoài giỏ mua cho số hàng đó bỏn và tồn cuối kỳ, để từ đú xỏc định giỏ vốn hàng húa đó bỏn và tồn cuối kỳ.
- Phản ỏnh kịp thời khối lượng hàng bỏn, ghi nhận doanh thu bỏn hàng và cỏc chỉ tiờu liờn quan khỏc của khối lượng hàng bỏn (giỏ vốn hàng bỏn, doanh thu thuần, thuế tiờu thụ,…).
- Kế toỏn quản lý chặt chẽ tỡnh hỡnh biến động và dự trữ kho hàng húa, phỏt hiện, xử lý kịp thời hàng húa ứ đọng (trong kho và hàng gửi đại lý).
- Sử dụng phương phỏp nhập trước – xuất trước, xỏc định đỳng giỏ vốn hàng bỏn để đảm bảo độ chớnh xỏc của chỉ tiờu lợi nhuận gộp hàng húa đó tiờu thụ.
- Xỏc định kết quả bỏn hàng và thực hiện chế độ bỏo cỏo hàng húa và bỏo cỏo tỡnh hỡnh tiờu thụ và kết quả tiờu thụ hàng húa.
- Theo dừi và thanh toỏn kịp thời cụng nợ với khỏch hàng cú liờn quan của từng thương vụ giao dịch.
Cụng ty TNHH bỏn hàng húa theo phương thức bỏn buụn hàng húa qua kho - Bỏn trực tiếp: khỏch hàng cú thể mua hàng trực tiếp tại cụng ty hoặc qua điện thoại, qua cỏc văn bản gửi bằng fax hoặc gửi qua đường bưu điện.
- Bỏn giỏn tiếp: Khỏch hàng cú thể mua hàng thụng qua cỏc đại lý của cụng ty, hoặc thụng qua người bỏn trung gian. Hiện nay cụng ty cú 2 đại lý lớn ở Hải Phũng và ở Đà Nẵng.
Thời điểm để cụng ty kết thỳc nghiệp vụ bỏn và ghi sổ cỏc chỉ tiờu liờn quan của khối lượng hàng luõn chuyển là thời điểm kết thỳc việc giao nhận quyền sở hữu về hàng húa và hoàn tất cỏc thủ tục bỏn hàng, thay vỡ mất quyền sở hữu hàng húa bỏn, doanh nghiệp được quyền sở hữu về khoản tiền thu bỏn hàng hoặc khoản nợ phải thu với khỏch hàng mua của mỡnh.
Ngoài theo dừi, xỏc định giỏ vốn cho số hàng bỏn ra, cụng ty cần tớnh toỏn, ghi nhận doanh thu và thu nhập khỏc của hoạt động bỏn hàng theo quy định của chuẩn mực kế toỏn Việt Nam số 14 được ban hành, cụng bố theo Quyết định 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 và chế độ kế toỏn tài chớnh doanh nghiệp hiện hành. Theo chuẩn mực kế toỏn Việt Nam (VAS 14) điều kiện ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ của người bỏn để được gi nhận doanh thu được quy định chủ yếu tại đoạn 10, 11, 12, 13 và 15. Trong đú điều kiện ghi nhận doanh thu cũng đồng nghĩa với thời điểm kết thỳc nghiệp vụ bỏn hàng được quy định trong VAS 14 gồm cú 5 điều kiện thỏa món đồng thời.Đú là:
- Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ớch gắn với quyền sở hữu sản phẩm.
- Doanh nghiệp khụng cũn nắm giữ quyền quản lý, quyền kiểm soỏt sản phẩm.
- Doanh thu xỏc định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đó thu hay sẽ thu lợi ớch từ bỏn hàng. - Xỏc định được chi phớ liờn quan đến bỏn hàng.
Cỏc chỉ tiờu chủ yếu liờn quan đến hoạt động bỏn hàng:
- Doanh thu bỏn hàng là tổng giỏ trị cỏc lợi ớch kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toỏn phỏt sinh từ cỏc hoạt động kinh doanh thụng thường của doanh nghiệp, gúp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu bỏn hàng là doanh thu chưa tớnh thuế GTGT và doanh ngiệp sử dụng húa đơn GTGT.
- Doanh thu thuần là số chờnh lệch giữa doanh thu bỏn hàng với cỏc khoản giảm giỏ hàng bỏn; chiết khấu thương mại, doanh thu của số hàng bỏn bị trả lại;
- Giảm giỏ hàng bỏn là số tiền giảm trừ cho khỏch hàng ngoài húa đơn hay hợp đồng do cỏc nguyờn nhõn đặc biệt như hàng kộm phẩm chất, khụng đỳng quy cỏch, giao hàng khụng đỳng thời gian địa điểm trong hợp đồng….
- Hàng bỏn bị trả lại là số hàng đó được coi là tiờu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại do khụng tụn trọng hợp đồng kinh tế như đó ký kết.
- Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp giảm giỏ niờm yết cho khỏch hàng mua với khối lượng lớn.
- Lợi nhuận gộp là số chờnh lệch giữa doanh thu thuần với giỏ vốn hàng bỏn.
- Kết quả tiờu thụ sản phẩm, hàng húa, dịch vụ là số chờnh lệch giữa doanh thu thuần với trị giỏ vốn của hàng bỏn và chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản sử dụng là TK 157, 156, 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642.
Quy trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ:
- Đơn đặt hàng của khỏch hàng - Ký kết hợp đồng
- Lập húa đơn
- Lập phiếu xuất kho - Giao nhận hàng - Nhận húa đơn - Ghi sổ
Quy trỡnh ghi sổ
Để hiểu rừ hơn về cụng tỏc tổ chức kế toỏn nghiệp vụ bỏn hàng, chỳng ta sẽ đi vào một nghiệp vụ phỏt sinh cụ thể. Do phương thức bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức trực tiếp là chủ yếu nờn chỳng ta chỉ tỡm hiểu về phương thức này.
Bước 1:Đơn đặt hàng của Cụng ty TNHH Điện mỏy viễn thụng Thành Nam. Bước 2 : Ký hợp đồng
CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc ***
HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số NH - 07/NH – VĐ
Hà Nội, ngày thỏng năm
- Căn cứ Bộ luật dõn sự nước Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam
- Căn cứ chương II Luật thương mại (sửa đổi) ngày 14/06/2005
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bờn
Chứng từ ban đầu
Nhật ký bỏn hàng
Nhật ký chung Sổ chi tiết hàng húa, giỏ vốn, chi phớ, doanh thu, kết quả Sổ Cỏi TK 156, 157,
632, 131, 511, 531, …
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bờn A: CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH
Địa chỉ: Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Mễ Trỡ, Từ Liờm, Hà Nội
Số điện thoại: (04) 784 5433 – 785 0324 Số Fax: (04) 785 0325 Mó số thuế : 01001701506
Người đại diện: ễng Hoàng Ngọc Văn – Giỏm đốc. Được gọi là bờn bỏn.
Bờn B: CễNG TY TNHH ĐIỆN MÁY VIỄN THễNG THÀNH NAM Địa chỉ: 21 – ngừ 27 – Giỏp Bỏt – Hoàng Mai – Hà Nội
Số điện thoại: Mó số thuế: Người đại diện: Được gọi là bờn mua
Sau khi bàn bạc, hai bờn đồng ý ký hợp đồng này theo cỏc điều khoản sau:
Điều 1: Tờn hàng, số lượng, phẩm chất, giỏ cả
Bờn A cung cấp cho Bờn B 01
STT Tờn hàng Số lượng Đơn giỏ
(chưa cú VAT) Thành tiền 01 Van vũi mạ bạc
(dựng rút bia)
20,00 647.620 12.952.400
(Bằng chữ: Mười hai triệu, chớn trăm năm hai nghỡn, bốn trăm đồng chẵn./)
Điều 2: Thời gian giao hàng
- Thời gian giao hàng:
Giao đủ 20 cỏi kể từ ngày ký hợp đồng
- Địa điểm giao hàng: Giao tại kho của cụng ty TNHH Ngõn Hạnh - Vận chuyển: Bờn bỏn chịu
- Bốc xếp đầu lờn: Bờn bỏn chịu - Bốc xếp đầu xuống: Bờn mua chịu
Thanh toỏn ngay khi hàng về 13.600.020 (Đó bao gồm cả VAT = 5%) Thanh toỏn bằng tiền mặt
Điều 4: Thưởng phạt
- Nếu Bờn A giao hàng chậm thỡ phạt 50% theo lỗi khụng cú hàng.
Điều 5: Điều khoản chung
• Hai bờn cam kết thực hiện nghiờm chỉnh cỏc điều khoản và điều kiện của hợp đồng này. Mọi thay đổi và bổ sung chỉ cú giỏ trị sau khi được sự đồng ý của cả hai bờn và sự đồng ý này phải được lập thành văn bản.
• Mọi tranh chấp phỏt sinh giữa hai bờn trước hết sẽ do hai bờn tự giải quyết trờn tinh thần hợp tỏc thõn thiện, nếu hai bờn khụng thể tự giải quyết thỡ sẽ nhờ Tũa ỏn Kinh tế Thành phố Hà Nội phõn xử để cú quyết định cuối cựng.
• Hợp đồng này cú hiệu lực kể từ ngày ký. Hợp đồng sẽ hết hiệu lực khi bờn B hoàn thành nghĩa vụ nhận hàng và thanh toỏn cho Bờn A.
• Hợp đồng được làm thành 2 bản tiếng Việt cú giỏ trị phỏp lý như nhau, mỗi bờn giữ 1 bản.
Bước 3: Lập húa đơn
HểA ĐƠN mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CG/2007B 87527
Liờn 1: Lưu
Ngày 6 thỏng 5 năm 2007
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Ngõn Hạnh Địa chỉ: Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội Số tài khoản:………. Điện thoại:……… MS:
Họ tờn người mua hàng: Lờ Đỡnh Hựng
Tờn đơn vị: THANHNAM – Cty TNHH Điện mỏy viễn thụng Thành Nam Địa chỉ: 21 – ngừ 27 – Giỏp Bỏt – Hoàng Mai – Hà Nội
Số tài khoản:……….. Hỡnh thức thanh toỏn: MS: STT Mó kho Mó VT Tờn vật tư Đvt Số
lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 KCT VANMABAC Van vũi
mạ bạc (dựng rút bia)
Cỏi 20,00 647.620 12.952.400
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: 5,00% Tiền thuế GTGT:
12.952.400 647.620
Tổng cộng tiền thanh toỏn 13.600.020
Bằng chữ: Mười ba triệu, sỏu trăn nghỡn, khụng trăm hai mươi đồng chẵn
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận húa đơn)
0 1 0 0 7 0 1 5 0 6
Bước 4: Lập phiếu xuất kho
CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH Mẫu số: 02 – VT
Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 06 thỏng 05 năm 2007 Nợ: 632 Số 65 Cú: 156
- Họ và tờn người nhận hàng: Anh Thư Địa chỉ (bộ phận): CBKD - Lý do xuất kho: Xuất để bỏn
- Xuất tại kho: cụng ty STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch,
phẩm chất vật tư, dụng
Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Van vũi mạ bạc (dựng rút bia) Cỏi 20,00 20,00 524.120 10.482.400 Cộng 10.482.400
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười triệu, bốn trăm tỏm mươi hai nghỡn, bốn trăm đồng chẵn
Số chứng từ gốc kốm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 06 thỏng 05 năm 2007 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc phiếu hàng (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Bước 5: Giao nhận hàng
Bờn A giao hàng cho Bờn B tại kho Bờn A. Chi phớ vận chuyển và bốc xếp đầu lờn do Bờn A chịu và toàn bộ chi phớ này được hạch toỏn vào chi phớ bỏn hàng. Nợ TK 641: 100.000
Cú TK 111: 100.000 Bước 6: Nhận húa đơn
Theo hợp đồng đõy là thời điểm Bờn B hoàn tất việc thanh toỏn cho Bờn A. Cụng ty TNHH Ngõn Hạnh lập phiếu thu tiền mặt và thu tiền.
CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH Mẫu 01-TT
Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Liờn số: 1
PHIẾU THU TIỀN MẶT Số phiếu: 120
Ngày 06/05/2007 Tài khoản: 1111 13.600.000 Tài khoản đứ: 131111 13.600.000 Người nộp: Lờ Đỡnh Hựng
Địa chỉ: 21 – ngừ 27 – Giỏp Bỏt – Hoàng Mai – Hà Nội Về khoản: Thu tiền bỏn hàng
Số tiền: 13.600.000 VND
Bằng chữ: Mười ba triệu, sỏu trăm nghỡn đồng chẵn Kốm theo 1 chứng từ gốc. Số chứng từ gốc: 24128
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU Đó nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):………... ……… NGƯỜI NỘP TIỀN Ngày 06 thỏng 05 năm 2007 THỦ QUỸ
Bước 7: Ghi sổ
Từ cỏc chứng từ đó cú, kế toỏn tiến hành ghi sổ như sau: Bảng 1: Sổ Nhật ký bỏn hàng
CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH Mẫu số S03a4-DN
Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT Kí BÁN HÀNG
Từ ngày: 01/05/2007 đến ngày 06/05/2007
Chứng từ Khỏch hàng Diễn giải TK nợ TK cú Số phỏt sinh Ngày Số 02/05 24000 Khỏch lẻ - PT007 Malt 875.000 // Malt 131111 51111 875.000 06/05 24128 Lờ Đỡnh Hựng Van vũi mạ bạc 12.952.400 // Van vũi mạ bạc 131111 51111 12.952.400 Tổng cộng: 13.827.400 Ngày 06 thỏng 05 năm 2007
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng dấu)
Bảng 2: Sổ Nhật ký thu tiền
CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH Mẫu số S03a1-DN
Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT Kí THU TIỀN
Từ ngày 01/05/2007 đến ngày 06/05/2007
Chứng từ Khỏch hàng Diễn giải TK nợ TK cú Số phỏt sinh
Ngày Số 01/05 24000 Khỏch lẻ - PT007 Thu tiền Bh 918.750 // Thu tiền Bh 1111 131111 918.750 06/05 24128 Lờ Đỡnh Hựng Thu tiền Bh 13.600.000 // Thu tiền Bh 1111 131111 13.600.000 Tổng cộng: 14.518.750 Ngày 06 thỏng 05 năm 2007
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
Bảng 3: Sổ Nhật ký chung
CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH Mẫu số S03a-DN
Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT Kí CHUNG
Từ ngày 01/05/2007 đến ngày 06/05/2007
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phỏt sinh
Ngày Số Nợ Cú
01/05 24000 Malt (Khỏch lẻ)
Phải thu ngắn hạn khỏch hàng: Hđ SXKD (VND)
131111 875.000
Doanh thu bỏn hàng húa: Nội địa 51111 875.000
Giỏ vốn hàng bỏn: hàng húa 6321 745.000
Giỏ mua hàng húa 1561 745.000
Phải thu ngắn hạn khỏch hàng: Hđ SXKD (VND)
131111 43.750
Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33311 43.750
Tổng cộng: 1.663.750 1.663.750 06/05 24128 Van vũi mạ bạc (Lờ Đỡnh Hựng)
Phải thu ngắn hạn khỏch hàng:Hđ SXKD (VND)
131111 12.952.400
Doanh thu bỏn hàng húa: nội địa 51111 12.952.400
Giỏ vốn hàng bỏn: hàng húa 6321 10.482.400
Phải thu ngắn hạn khỏch hàng: Hđ SXKD (VND)
131111 647.600
Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33311 647.600
Tổng cộng: 24.082.400 24.082.400 Tổng cộng: 25.746.150 25.746.150
Ngày 06 thỏng 05 năm 2007 NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
Bảng 4: Bỏo cỏo bỏn hàng chi tiết theo mặt hàng CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội
BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG
ST T
Mó vật tư Tờn vật tư Đvt Số lượng
Tiền vốn Doanh thu Chiết khấu
Thuế GTGT
Tổng tiền 1 VANMABAC Van vũi
mạ bạc cỏi 20 10482400 12952400 647600 13600000 Tổng cộng: 10482400 12952400 647600 13600000 Ngày 06 thỏng 05 năm 2007 NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tờn)
Bảng 5: Sổ chi tiết của tài khoản 632
CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH Mẫu số S38-DN
Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 632 – Giỏ vốn hàng bỏn Từ ngày 06/05/2007 đến ngày 06/05/2007
Số dư nợ đầu kỳ: 4.218.271.058
Chứng từ Khỏch hàng Diễn giải TK đứ Số phỏt sinh
Ngày Số Nợ Cú 06/05 24128 Lờ Đỡnh Hựng Van vũi mạ bạc 1561 10482400 Tổng phỏt sinh nợ: 10.482.400 Tổng phỏt sinh cú: 0 Số dư nợ cuối kỳ: 4.228.753.458 Ngày 06 thỏng 05 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Bảng 6: Sổ chi tiết TK 511
CễNG TY TNHH NGÂN HẠNH Mẫu số S38-DN
Xúm 1, Mễ Trỡ Thượng, Từ Liờm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 06/05/2007 đến ngày 06/05/2007
Số dư đầu kỳ: 4.178.566.460
Chứng từ Khỏch hàng Diễn giải TK đứ Số phỏt sinh