2. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CễNG TY TNHH
2.3.5. Phần hành mua hàng và thanh toỏn với người bỏn
Với đặc thự là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, tham gia cỏc hoạt động nhập khẩu, khối lượng hàng húa cho luõn chuyển chủ yếu là nhập khẩu từ cỏc nước khỏc. Khi tham gia hoạt động ngoại thương, cụng ty Ngõn Hạnh cú rất nhiều cơ hội để lựa chọn đối tỏc đến từ 200 quốc gia trờn thế giới. Hiện nay cụng ty nhập khẩu chủ yếu từ cỏc quốc gia Úc, Đức, Đan Mạch, Ấn Độ,…
Hiện nay hoạt động nhập khẩu được diễn ra dưới rất nhiều hỡnh thức phong phỳ, đa dạng và phức tạp. Cụng ty TNHH Ngõn Hạnh khi tham gia vào hoạt động nhập khẩu đó lựa chọn 2 hỡnh thức nhập khẩu chớnh đú là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu thụng qua người nhận ủy thỏc. Trong đú hỡnh thức nhập khẩu trực tiếp chiếm doanh số chủ yếu nờn trong phần hàng mua hàng này chỉ đề cập đến hỡnh thức nhập khẩu trực tiếp.
Những mặt hàng chủ yếu cụng ty nhập khẩu là dõy chuyền thiết bị cho quỏ trỡnh sản xuất bia,Malt, hoa Hublon, cao CO2 bột trợ lọc, enzyme, hương bia, bom bia, van, nắp chai,…
Thụng thường, số tiền hàng mua được thanh toỏn trờn cơ sở húa đơn và hợp đồng ký kết bằng cỏch: Cụng ty mở L/C tại Ngõn Hàng và sử dụng tài khoản tại Ngõn hàng để thực hiện cỏc giao dịch. Cỏc hợp đồng mua hàng đều liờn quan tới những thỏa thuận về địa điểm, cỏch thức, trỏch nhiem giao nhận hàng và thanh toỏn chi trả tiền hàng cũng như cỏc phớ tổn khỏc liờn quan của mỗi thương vụ
Giỏ nhập kho thực tế của hàng húa bao gồm:
- Giỏ mua ghi trờn húa đơn – nếu cú giảm giỏ sau khi mua được hưởng sẽ giảm giỏ mua và nợ phải trả cho nhà cung cấp.
- Cỏc phớ tổn mua hàng húa khỏc (vận chuyển, bốc dỡ, dịch vụ phớ, lệ phớ kho bói…) do cụng ty chịu trỏch nhiệm chi.
Giỏ thực Giỏ mua Chi phớ Thuế Cỏc khoản tế hàng = hàng húa + mua + nhập khẩu – chiết khấu TM, húa nhập (giỏ húa đơn) khỏc giảm giỏ hàng mua
Hệ thống tài khoản sử dụng là TK 156,133, 331, 3333, 111, 112,… Quy trỡnh mở sổ thanh toỏn với người bỏn:
- Mở sổ chi tiết theo từng người bỏn
- Đối với những người bỏn cú mối quan hệ thường xuyờn thỡ theo dừi riờng trờn một tờ sổ chi tiết
- Đối với những người bỏn cú ớt quan hệ với cụng ty thỡ theo doic chung trờn một tờ sổ chi tiết
- Đối với cụng nợ bằng ngoại tệ thỡ phải cú sổ chi tiết riờng để theo dừi nợ bằng đơn vị nguyờn tệ và sử dụng tỷ giỏ hối đoỏi thớch hợp để quy đổi thành VND
- Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết, kế toỏn tổng hợp tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn (mỗi người được ghi thành một dũng) trờn sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn.
2.3.6.Phần hành bỏn hàng và thanh toỏn với khỏch hàng
Được trỡnh bày chi tiết ở phần sau.