LI MỜ Ở ĐẦU
P hn 2: T hc tr ng t ch ck toỏn ti Cụng ty C XNK ếạ đầu tư
2.2.4: Đặc điểm vận dụng hỡnh thức tổ chức ghi sổ
Hỡnh thức tổ chức ghi sổ được cụng ty lựa chọn là hỡnh thức nhật ký chung.
Đặc điểm cơ bản của hỡnh thức ghi sổ này tại Cụng ty là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tõm là sổ NKC, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn sổ nhật ký để ghi sổ cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Bao gồm cỏc loại sổ: Sổ chi tiết
1. Sổ nhật ký thu, chi tiền;
2. Sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng; 3. Sổ chi tiết hàng tồn kho;
4. Sổ chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng; 5. Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn; 6. Sổ chi tiết bỏn hàng;
7. Sổ theo dừi TSCĐ; 8. Sổ kho ( thẻ kho);
1.Sổ nhật ký chung: Ghi chộp nghiệp vụ kinh tế theo trỡnh tự thời gian và quan hệ đối ứng của cỏc nghiệp vụ đú đú, làm cơ sở để ghi vào sổ cỏi.
2. Sổ cỏi: là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để tập hợp và hệ thống húa cỏc nghiệp vụ phỏt sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cỏi cuối thỏng được dựng để ghi vào bảng cõn đối số phỏt sinh , gh vào bảng cõn đối kế toỏn.
3. Sổ nhật ký đặc biệt.
Sơ đồ 2.2: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung.
Ghi hằng ngày (định kỳ)
Ghi vào cuối thỏng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra
Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức kế toỏn NKC là hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ ban đầu (phiếu xuất kho, hoỏ đơn GTGT, phiếu thu..) đó được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ NKC, sau đú căn cứ trờn số liệu đó ghi trờn sổ NKC để ghi vào sổ cỏi theo cỏc tài khoản liờn quan đến nghiệp vụ bỏn hàng như TK511, TK632, TK131, TK157, … đồng thời với việc nghi sổ NKC, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được ghi vào cỏc
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết
Sổ quỹ
Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cõn đối tài khoản
sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.(sổ chi tiết bỏn hàng, sổ chi tiết thanh toỏn, sổ chi tiế bỏn hàng, thẻ kho ….)
Đối với sổ nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày, căn cứ vào hoỏ đơn GTGT kế toỏn ghi vào sổ Nhật ký bỏn hàng (sổ ghi chộp cỏc nghiệp vụ bỏn hàng chưa thu tiền), căn cứ vào hoỏ đơn GTGT cú phiếu thu, bỏo cú đớnh kốm kế toỏn ghi sổ nhật ký thu tiền, định kỳ tổng hợp sổ nhật ký bỏn hàng lấy số liệu trờn sổ này ghi vào TK131 và TK511 trờn sổ cỏi, tổng hợp sổ nhật ký thu tiền lấy số liệu trờn sổ này ghi vào TK111, 112, 511… trờn sổ cỏi.
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, tớnh tổng số phỏt sinh Nợ, tổng số phỏt sinh Cú và số dư của từng tài khoản đơn vị sử dụng trờn sổ Cỏi, sổ chi tiết. Căn cứ vào sổ Cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đối chiếu số liệu giữa sổ Cỏi TK 511 với bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, sổ cỏi TK 131 bảng tổng hợp chi tiết thanh toỏn với người mua, sổ cỏi TK 156 với bảng tổng hợp chi tiết hàng hoỏ, sổ cỏi TK 632 với bảng tổng hợp chi tiết TK632, sổ cỏi TK111 với sổ quỹ tiền mặt,… (cỏc bảng tổng hợp chi tiết được lập từ cỏc sổ như là: Sổ chi tiết bỏn hàng, sổ chi tiết thanh toỏn, sổ chi tiết hàng hoỏ, sổ quỹ,…) Cỏc sổ cỏi được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức ghi sổ này được doanh nghiệp lựa chọn và ỏp dụng trong phần mềm kế toỏn Fast. Do vậy hàng ngày kế toỏn khụng phải ghi số liệu vào sổ, mà thay vào đú là nhập số liệu vào mỏy, theo quy trỡnh đó lựa chọn, phần mềm kế toỏn tự động đưa cỏc thụng tin nhập vào sổ nhật ký chung, sổ cỏi, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan. Cuối thỏng, kế toỏn thực hiện khúa sổ lập bỏo cỏo tài chớnh trỡnh lờn ban giỏm đốc.