- Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán.
2.3. Xâydựng các thủ tục dựán
Có các thủ tục dự án chính thức tại chỗ cho dự án là quan trọng. Nếu các thủ tục này không được làm tài liệu thì sẽ không ai tuân theo chúng bởi họ không biết về các thủ tục này. Do đó cần phải phát triển và áp đặt các thủ tục tốt, bao quát nhiều chủ đề. Ít nhất có 2 lí do để viết ra thủ tục :
- Chúng cải thiện sự trao đổi. Mọi người có thể tham khảo tới các tài liệu này để thu được thông tin quan trọng cải thiện hiệu năng của họ.
- Chúng làm tăng năng suất. Bằng việc truy nhập vào các thủ tục được viết rõ ra, các thành viên Tổ công tác có thể tham khảo tới các thủ tục thích hợp để biết thông tin hơn là phí thời gian tìm nó hay làm gián đoạn người khác.
Tất nhiên ta sẽ tránh việc phát triển các thủ tục cho mọi hành động riêng lẻ của dự án. Các thủ tục cho mọi hành động sẽ là phản tác dụng và dẫn tới việc kiểm soát quá đáng và kiềm chế tính sáng tạo của tổ. Các thủ tục chỉ nên bao quát các những chủ điểm bản chất, không phải mọi chủ đề. Người Quản lý dự án phải xác định chủ đề nào là bản chất và mức độ chi tiết.
Mỗi thủ tục đều nên trả lời các câu hỏi liên quan tới ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào, và tại sao cho từng chủ đề đặc biệt. Bên cạnh đó, mỗi thủ tục nên có các mục sau:
- Mục đích.
- Phạm vi.
- Nội dung.
- Chấp thuận. ( Chữ ký của người QLDA).
- Phụ lục.