II. Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dựán tại EVN.IT 1 Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông
2.2.Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
2.2.1. Sự cần thiết phải đầu tư
Hiện nay, công nghệ thông tin ứng dụng trong lĩnh vực điện nói chung và trong công tác tư vấn đang phát triển nhanh chóng và rộng rãi trên mọi lĩnh vực, từ công việc nghiên cứu, tính toán, khảo sát, thiết kế, hỗ trợ quá trình kiểm soát xây lắp đến đưa công trình vào vận hành khai thác.
Trên thế giới, việc áp dụng công nghệ thông tin cho lĩnh vực tư vấn thiết kế thường được quan tâm thực hiện, các công ty tư vấn lớn đều có các bộ phận chuyên ngành công nghệ thông tin có trách nhiệm quản lý bản quyền tất cả các chương trình phần mềm hiện cú trong công ty, hỗ trợ việc áp dụng, tuỳ biến ứng dụng phục vụ các nhiệm vụ cụ thể của công việc. Các kỹ sư trong các công ty tư vấn sau khoảng thời gian làm việc, thu được các kiến thức và kinh nghiệm chuyên ngành, đều được đào tạo để nâng cao kiến thức, trình độ nghiệp vụ, đặc biệt là công nghệ thông tin với các ứng dụng chuyên ngành. Do đó các kỹ sư có
thể sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm, phát triển mở rộng chức năng của ứng dụng, phục vụ đắc lực cho công việc chuyên môn của mình.
Nhìn chung, việc sử dụng phần mềm trong các đơn vị tư vấn của EVN và Viện Năng lượng hiện nay đó tương đối nhiều về chủng loại và số lượng, tuy nhiên còn ở mức độ đơn lẻ, tự phát, chưa đồng bộ. Các phần mềm sử dụng có nhiều nguồn gốc, xuất xứ. Một số phần mềm có được do chuyển giao qua các dự án hợp tác với hóng tư vấn nước ngoài và do Viện mua sắm. Các phần mềm này có ưu điểm là các phần mềm chuyên ngành, hợp pháp, có hướng dẫn sử dụng đầy đủ. Tuy nhiên, còn hạn chế về chủng loại và số lượng. Một số phần mềm được mua và trao đổi trên thị trường tự do, chủ yếu là các phần mềm CAD, Microsoft Office, tính toán kết cấu xây dựng…với số lượng nhiều nhưng hầu hết các phần mềm này chưa hợp pháp, thiếu đào tạo hướng dẫn cơ bản và không có các chuyên ngành chuyên sâu đáp ứng nhiệm vụ chuyên môn của Viện. Một số phần mềm tự lập trong Viện, một phần do Viện đầu tư, một phần do các kỹ sư tự lập. Số phần mềm có ưu điểm là chủng loại và số lượng phong phú, đáp ứng được một phần công việc chuyờn mụn trong Viện. Tuy nhiên, các phần mềm chủ yếu do các lập trình viên nghiệp dư lập nên thường chỉ đạt yêu cầu về chuyên ngành kỹ thuật, còn phần kỹ thuật tin học, trình bày, giao diện với người sử dụng còn nhiều hạn chế.
Trong thời điểm hiện tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Viện Năng lượng thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam có thể tóm tắt như sau:
- Trình độ CNTT của các cán bộ được đánh giá là còn chưa chuyên nghiệp, chưa có điều kiện tiếp cận với phương pháp thiết kế hiện đại. Việc áp dụng nhiều nhất là cho soạn thảo văn bản, các bảng tính, báo cáo, các ứng dụng CAD (không chuyên ngành).
- Chưa có chương trình ứng dụng chuyên ngành mang tính tích hợp cao,
- Chưa có môi trường CSDL (cơ sở dữ liệu) dùng chung trên môi trường mạng phục vụ công tác thiết kế và lưu trữ các thiết kế qua các dự án một cách có hiệu quả.
Cụ thể hơn với nhiệm vụ thiết kế các công trình năng lượng tại Viện Năng lượng, việc áp dụng CNTT có thể tóm tắt như sau:
- Thiết kế CAD trên nền đồ hoạ, chưa có dữ liệu thuộc tính gắn kết với chuyên ngành (Chủ yếu là AutoCAD – là ứng dụng CAD không chuyên ngành)
- Các công cụ hỗ trợ thiết kế chuyên ngành hầu như không có, đặc biệt là công cụ thiết kế nhà máy với các chuyên ngành khác nhau như: Thiết bị, kết cấu, đường ống, điện, tự động hoá ...
- Việc bóc tách dữ liệu cũng như đưa ra các đặc tả cho thiết kế phải thực hiện bằng tay, tốn nhiều thời gian và không chính xác.
- Quy mô thiết kế hạn chế chỉ đảm nhận được các thiết kế nhỏ và vừa và dừng lại ở thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật.
- Việc tích hợp và sử dụng lại các thiết kế sơ bộ, thiết kế nguyên lý kỹ thuật, thiết kế thi cụng bị hạn chế rất nhiều và hầu như không thực hiện được. Khả năng tham gia các giai đoạn của quá trình thiết kế, mua sắm, xõy lắp của các công trình vì thế bị hạn chế.
- Tính tích hợp của giải pháp thiết kế với các giải pháp quản lý tiến độ, mua sắm và các ứng dụng đang sử dụng không có.
Như vậy, xuất phát từ nhu cầu cần có một giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt điện để có thể từng bước phát triển, trở thành một cơ quan tư vấn mạnh, trong đó đảm đương được các nhiệm vụ tư vấn cho các dự án nhiệt điện rất quan trọng, cụ thể là:
- Tư vấn cho chủ đầu tư các dự án nhà máy nhiệt điện trong giai đoạn
chuẩn bị đầu tư : Lập các Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi và Báo cáo Nghiên cứu khả thi.
- Tư vấn cho chủ đầu tư các dự án nhà máy nhiệt điện trong giai đoạn thực hiện đầu tư: Lập Hồ sơ thiết kế kỹ thuật (thiết kế định hướng), tổng dự toán và hồ sơ mời thầu, tham gia xét thầu, thương thảo hợp đồng, giúp chủ đầu tư giám sát, quản lý các khía cạnh kỹ thuật của dự án...
- Thực hiện thiết kế thi công (thiết kế chi tiết) một số hạng mục công trình của dự án nhà máy nhiệt điện.
- Thực hiện thiết kế cải tạo, nâng cấp các nhà máy điện hiện có.
- Từng bước tham gia làm tư vấn phụ cho các nhà thầu EPC dự án nhà
máy nhiệt điện và tiến tới làm tư vấn chính cho nhà thầu EPC.
- Tham gia liên danh cùng các công ty tư vấn quốc tế đấu thầu dịch vụ tư vấn cho chủ đầu tư và nhà thầu EPC các dự án nhà máy nhiệt điện trong khu vực và trên thế giới.
Đồng thời qua quá trình thực tiễn làm việc, tìm hiểu đánh giá và tham khảo khuyến nghị của công ty tư vấn Elektrotek, Viện Năng lượng đã nhận thấy bộ phần mềm Intergraph là một giải pháp tổng thể cho các dự án công nghiệp, trong đó có nhà máy nhiệt điện, từ các công việc thiết kế định hướng, thiết kế chi tiết, lập bản vẽ thiết kế thi công, mua sắm vật tư thiết bị, quản lý dự án, vận hành, sửa chữa và quản lý nhà máy. Bên cạnh đó năng lực chuyên môn và công nghệ thông tin của các kỹ sư tư vấn của Viện đã được nâng cao nhờ các kinh nghiệm và kiến thức thu được khi thực hiện vai trò tư vấn chính (hoặc phụ) cho chủ đầu tư các dự án nhà máy điện vừa qua nên hoàn toàn có khả năng học tập, tiếp thu và sử dụng các phần mềm thiết kế của giải pháp.
Trên cơ sở đó, Viện Năng lượng đã đề xuất lên Tổng công ty được đầu tư mua sắm bộ phần mềm PDS. Đáp ứng nhu cầu của Viện Năng lượng, EVN đã giao cho EVN.IT là đơn vị đầu mối, phối hợp với Viện Năng lượng, các ban của EVN gồm: Ban Khoa học Công nghệ Môi trường và Viễn thông, Ban Quản lý Đấu thầu thực hiện công tác đầu tư mua sắm phần mềm trên. Cụ thể như sau:
- Trên cơ sở đã có chủ trương đầu tư mua sắm bộ phần mềm PDS phục vụ
EVN.IT phối hợp với Viện Năng Lượng làm việc với công ty trách nhiệm hữu hạn Công nghệ Đồ hoạ; giao cho Viện Năng lượng triển khai các thủ tục cần thiết để mua sắm phần cứng tương ứng cho PDS; giao Ban Quản lý đấu thầu phối hợp với các Ban liên quan hướng dẫn EVN.IT làm các thủ tục pháp lý cần thiết để mua phần mềm PDS.
Thực hiện công tác do EVN giao, ENV.IT đã có công văn yêu cầu Viện Năng lượng với vai trò là đơn vị sử dụng phần mềm cần phải có văn bản cam kết sử dụng phần mềm hiệu quả. Trả lời công văn của EVN.IT, Viện Năng lượng sau đó đã có công văn khẳng định tính hữu dụng của phần mềm PDS và cam kết sử dụng hiệu quả bộ phần mềm này.
Ban Khoa học công nghệ Môi trường và Viễn thông có công văn gửi EVN trình bày rõ lý do mua trực tiếp phần mềm PDS từ nhà cung cấp Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ (hãng Intergraph). Cụ thể như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phần mềm này cần mua sắm gấp cho Viện Năng lượng để đáp ứng tiến
độ thiết kế kỹ thuật các nhà máy nhiệt điện Ninh Bình và Nghi Sơn sắp tới.
- Là phần mềm khá đặc chủng và đã được Tổng công ty Lắp máy Việt
Nam (LILAMA) sử dụng trong thiết kế và quản lý xây dựng nhà máy điện Uông Bí.
- Công ty tư vấn Elektrotek (Cty tham gia tư vấn hỗ trợ cho EVN.IT trong khuyến nghị mua phần mềm cho Viện Năng lượng) khuyến nghị mua PDS vì hiệu ích của nó.
- Chi phí mua phần mềm là chấp nhận được so với chi phí thiết kế trả cho các tư vấn nước ngoài khi thiết kế một loạt nhà máy nhiệt điện tương lai. Đồng ý với công văn của Ban KHCNMT & VT, EVN đã có công văn gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư “Về việc xin thoả thuận chỉ định thầu mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy – PDS của hãng Intergraph thuộc đề án nâng cao năng lực các công ty tư vấn xây dựng điện”. Trong đó có trình bày khái quát chương trình mua sắm phần mềm trong đề án nâng cao năng lực tư vấn xây
dựng điện của EVN; Lý do xin chỉ định thầu (gồm: Lí do lựa chọn phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện PDS và Lí do lựa chọn Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ là Nhà cung cấp phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện PDS ); Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ; Nội dung hợp đồng.
Được sự chấp thuận của Bộ Kế hoạch & Đầu tư (Vì căn cứ vào khoản 4 - điều 1 của Nghị định 66/2003/NĐ-CP 12 - 6 - 2003 “Gói thầu có tính chất đặc biệt khác do yêu cầu của cơ quan tài trợ vốn, do tính phức tạp về kỹ thuật và công nghệ hoặc do yêu cầu đột xuất của dự án...”), EVN đã giao cho EVN.IT nhiệm vụ sau:
- Hoàn chỉnh các tài liệu đã có lập Báo cáo nghiên cứu khả thi Mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy cho Viện Năng lượng trình Tổng công ty phê duyệt.
- Lập kế hoạch đấu thầu, hồ sơ chỉ định thầu theo các quy định hiện hành trình TCT phê duyệt.
2.2.2. Giai đoạn Lập - trình và phê duyệt Báo cáo Nghiên cứu khả thi
* Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Thực hiện nhiệm vụ do EVN giao phó, EVN.IT đã xúc tiến lập BCNCKT cho dự án “Áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn”.
Phương pháp xây dựng Báo cáo nghiên cứu khả thi.
- Phân tích và khảo sát nhu cầu áp dụng giải pháp công nghệ thông tin phục vụ thiết kế nhà máy nhiệt điện.
EVN.IT thực hiện các đánh giá tổng quan về hiện trạng và nhu cầu áp dụng giải pháp công nghệ thông tin phục vụ thiết kế nhà máy nhiệt điện kết hợp với các nhiệm vụ thiết kế các công trình năng lượng điện của Viện Năng lượng cũng như xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ thiết kế nhà máy nhiệt điện trên thế giới và trong nước từ đó khẳng định cần thiết phải đầu tư, triển khai áp dụng giải pháp công nghệ thông tin phục vụ thiết kế nhà máy nhiệt điện với mục tiêu nâng cao công tác tư vấn cho Viện Năng lượng.
- Phân tích khuyến nghị lựa chọn giải pháp.
Từ phân tích các tiêu chí lựa chọn giải pháp kỹ thuật, so sánh một số giải pháp hiện có trên thị trường và tham khảo tư vấn kết hợp các căn cứ pháp lý hiện có, EVN.IT đưa ra giải pháp được lựa chọn đáp ứng được các tiêu chí lựa chọn, khả năng áp dụng thực tế cũng như quan điểm trong đầu tư dự án.
- Các yêu cầu kỹ thuật đối với giải pháp thiết kế nhà máy sẽ triển khai tại Viện Năng lượng.
Các yêu cầu này bao gồm các nội dung chính:
Giải pháp cần được cung cấp từ nhà sản xuất có năng lực, kinh
nghiệm, có khả năng cung cấp cả một giải pháp tổng thể cho toàn bộ quá trình thiết kế, mua sắm, thi công xây lắp, vận hành, duy tu bảo dưỡng nhà máy.
Giải pháp là sản phẩm công nghệ tiên tiến, ổn định đã được kiểm nghiệm nhiều qua sử dụng trong lĩnh vực chuyên ngành.
Giải pháp cần được cung cấp từ nhà sản xuất có hệ thống bảo
hành, bảo trì tốt sau bán hàng. Giải pháp cần được hỗ trợ tại chỗ một cách hiệu quả tại Việt Nam qua nhà thầu có kinh nghiệm và có cam kết kinh doanh lâu dài tại Việt Nam.
Giải pháp được cung cấp từ nhà sản xuất có chiến lược lâu dài cho nghiên cứu và đầu tư phát triển sản phẩm.
Giải pháp phải có uy tín lớn trong lĩnh vực thiết kế nhà máy.
- Lập tổng mức đầu tư.
Tổng mức đầu tư bao gồm các hạng mục:
Chi phí mua sắm các phần mềm trong giải pháp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí đào tạo huấn luyện và chuyển giao công nghệ.
- Lập kế hoạch triển khai.
Đề xuất tổ chức bộ máy triển khai dự án từ EVN đến các đơn vị thành viên bao gồm cả cán bộ IT và nghiệp vụ để đảm bảo các yêu cầu triển khai
được thông suốt ở các cấp và việc đưa ứng dụng giải pháp tại các đơn vị có hiệu quả cao.
Phân công công tác lập Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Căn cứ vào “Quy trình thực hiện và quản lý dự án”, công tác lập Báo cáo
nghiên cứu khả thi đã được EVN.IT phân công cho phòng Quản lý dự án
thực hiện.
Phòng Quản lý dự án.
Theo quy trình trên, phòng QLDA đã soạn thảo các nội dung 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24 Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng. Cụ thể như sau:
- Những căn cứ để xác định sự cần thiết phải đầu tư.
- Lựa chọn hình thức đầu tư.
- Xác định rõ nguồn vốn (hoặc loại nguồn vốn), khả năng tài chính, tổng mức đầu tư và nhu cầu vốn theo tiến độ. Phương án hoàn trả vốn đầu tư (đối với các dự án có yêu cầu thu hồi vốn đầu tư).
- Phân tích hiệu quả đầu tư.
- Các mốc thời gian chính thực hiện đầu tư . Dự án nhóm C phải lập ngay kế hoạch đấu thầu. Dự án nhóm A, B có thể lập kế hoạch đấu thầu sau khi có quyết định đầu tư (tuỳ điều kiện cụ thể của dự án). Thời gian khởi công (chậm nhất), thời hạn hoàn thành đưa công trình vào khai thác sử dụng (chậm nhất).
- Kiến nghị hình thức quản lý thực hiện dự án.
- Xác định chủ đầu tư.
- Mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan liên quan tới dự án.
Tuy nhiên, do hạn chế về trình độ, về kiến thức cũng như thông tin về các giải pháp thiết kế nhà máy nhiệt điện, cho nên để hoàn thành được BCNCKT, EVN.IT đã phải thuê chuyên gia tư vấn nước ngoài (Công ty tư vấn Elektrotek). Sau 3 tuần làm việc, chuyên gia tư vấn đã xây dựng xong bản báo cáo trong đó có sự so sánh, đánh giá các giải pháp hiện có trên thị trường. Trên
cơ sở đó đã khuyến nghị EVN.IT nên áp dụng bộ phần mềm giải pháp của hãng INTERGRAPH. Nhờ sự hỗ trợ của chuyên gia tư vấn nước ngoài, phòng Quản lý dự án đã tiếp tục soạn thảo các nội dung 6, 9 như quy định tại điều 24 Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng. Cụ thể như sau:
- Phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ.