- Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu
T ên doanh nghiệp
3.3.2. áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (Ecnomic Order Quantity EOQ)
Quantity - EOQ)
Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản đã được các nước tiên tiến trên thế giới (Mỹ, Nhật...) áp dụng vào quản trị hàng tồn kho nói chung, quản trị NLVL tồn kho nói
riêng. Mục đích của mô hình quản trị này là giúp nhà quản trị xác định được lượng NLVL mua và khi nào thì cần mua với chi phí dành cho NLVL tồn kho thấp nhất.
Trong quản trị hàng dự trữ người ta thường đề cập đến các loại chi phí có liên quan sau đây: chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho (đã trình bày ở bảng 2.6).
Để giảm bớt số chi phí dự trữ này, khi quản trị hàng dự trữ người ta thường phải giải quyết hai vấn đề cơ bản là:
- Lượng NLVL đặt mua bao nhiêu là tối ưu? - Thời gian đặt mua khi nào thì thích hợp nhất? Những giả thiết quan trọng của mô hình là: - Nhu cầu NLVL phải biết trước và không đổi.
- Phải biết trước khoảng thời gian kể từ khi đặt mua cho tới khi nhận được NLVL và thời gian đó không đổi.
- Lượng NLVL trong mỗi đơn đặt hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước.
- Chỉ tính đến 2 loại chi phí là chi phí lưu kho và chi phí đặt mua NLVL.
- Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt mua được thực hiện đúng.
Với những giả thiết trên đây, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ có dạng sau đây:
Đồ thị 3.2: Mô hình EOQ Khối lượn g Q* Q 0 A B C Thời
Trong đó:
Q*: Lượng hàng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa: Qmax = Q*). O: Mức dự trữ tối thiểu (Qmin = 0)
Error!: Là lượng dự trữ trung bình
OA = AB = BC là khoảng thời gian kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt dự trữ.
Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỷ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian.
Mục tiêu của hầu hết các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ. Với giả định đã nêu ra ở trên thì chi phí lưu kho (Clk) và chi phí đặt hàng (Cđh) là chi phí biến đổi khi lượng dự trữ thay đổi. Có thể mô tả mối quan hệ giữa các loại chi phí bằng đồ thị sau:
Đồ thị 3.3: Quan hệ giữa chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng
và tổng chi phí dự trữ NLVL tồn kho
Trong đó:
- Cđh: Là đường chi phí đặt hàng - Clk: Là đường chi phí lưu kho
- TC: Là đường tổng chi phí của NLVL tồn kho.
- Q*: Là lượng dự trữ tối ưu (hay lượng đặt hàng tối ưu). Từ mô hình trên chúng ta có: TC = Cđh +Clk Hay Error!
Chi TC C lk Cđh Q* Khối lượng
Trong đó:
D - Nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn (hàng tháng, quý, năm). Q - Lượng hàng trong một đơn đặt hàng.
S - Chi phí 1 đơn đặt hàng
H - Chi phí lưu kho 1 đơn vị dự trữ trong 1 giai đoạn.
Ta sẽ có lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí nhỏ nhất. thực hiện đạo hàm TC theo Q, để có TC nhỏ nhất ta thì TC'Q = O
Ta có: Error! Error! Vậy: Error!
Công thức trên cho thấy khối lượng đặt hàng Q sẽ cho phép DN có chi phí cho NLVL tồn kho thấp nhất.
Trong mô hình dự trữ EOQ chúng ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, chúng ta giả định rằng DN sẽ chờ đến khi hàng trong kho hết thì mới tiến hành đặt hàng và sẽ nhận ngay tức khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Do đó, quyết định điểm đặt hàng lại được xác định như sau: R = d x L
Trong đó:
R: Điểm đặt hàng lại
d: Nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ.
Error!
L: Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng). Như vậy khi tồn kho giảm xuống đến mức R thì DN cần phải đặt lại hàng.
Biểu diễn ROP trên đồ thị sau:
Lượng hàng
Q*
R
Đồ thị 3.4: Điểm đặt lại hàng ROP
Với cách tính toán trên, trên các sổ chi tiết NLVL hàng hóa KTQT ghi các yếu tố: Lượng đặt hàng tối ưu, điểm đặt lại hàng để cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Tuy nhiên với các DN có nhiều loại hàng hóa, NLVL thì khối lượng tính toán sẽ rất lớn vì vậy có thể chỉ cần tính cho các NLVL, hàng hóa thuộc nhóm A và B mà thôi.
Nếu DN đạt được những điều kiện để áp dụng mô hình thì khi xác định các yếu tố của mô hình, để tập hợp các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, KTQT cần mở Bảng kê "Chi phí tồn kho" với nội dung phản ánh các chi phí đã nêu ở bảng 2.6. Cơ sở để ghi là các chứng từ thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí này. Còn đối với chi phí đặt hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ phản ánh chúng để tổng hợp. Sau khi xác định được lượng đặt hàng tối ưu và điểm đặt lại hàng, KTQT có thể đưa ra các thông tin mang tính dự báo về tình hình thu mua và sử dụng NLVL của DN trên báo cáo KTQT sau: Báo cáo NLVL đối với từng loại NLVL (trang 89).
Trong đó:
- Cột (2), (3), (4): Được tính toán dựa trên cơ sở kế hoạch mua NLVL của đơn vị các hợp đồng kinh tế đã ký kết với người bán.
- Cột (8), (9), (10) được tính toán dựa trên kế hoạch sản xuất KD, hợp đồng cung cấp sản phẩm cho khách hàng.
Các cột (5), (6), (7), (12), (13), (14), (15) được tính trên cơ sở số lượng nhập, xuất, tồn thực tế. Khi phát sinh lượng nhập và xuất thực tế thì số liệu ở các cột cũng được tính lại một cách tương ứng.
Báo cáo này được lập định kỳ (tuần, tháng...) theo yêu cầu quản trị NLVL cụ thể của DN. Thông tin trên các báo này là cơ sở để nhà quản trị kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng, dự trữ của từng loại NLVL cả về số lượng, giá trị và thời gian. Cung cấp cho nhà quản trị thấy được các thông tin tương lai trong trường hợp kế hoạch SXKD có sự thay đổi (có thêm một hợp đồng sản xuất trong kỳ sẽ phải tăng số lượng NLVL xuất dự kiến chẳng hạn) hoặc việc cung ứng NLVL có biến động (chưa ký kết được hợp đồng mua hàng chẳng hạn) để có các quyết định quản trị thích hợp: Mua thêm NLVL, hàng hóa hay không mua thêm? Mua loại nào? Số lượng cụ thể của mỗi loại... chuẩn bị vốn để mua trong trường hợp quyết định mua thêm và các quyết định có liên quan khác.
Trên cơ sở các báo cáo NLVL theo mẫu này, KTQT lập Báo cáo NLVL tồn kho cho tất cả NLVL của DN theo mẫu sau (trang 91).
Báo cáo tồn kho giúp nhà quản trị có được thông tin tổng hợp về tình hình cung cấp, sử dụng, dự trữ của các loại NLVL trong DN.
Tuy nhiên với cách tính toán này thì các DN sử dụng nhiều loại NLVL sẽ phải tính toán với khối lượng lớn nên có thể chỉ cần tính cho các NLVL thuộc nhóm A và B mà thôi.
Để kiến nghị trên mang tính khả thi cần có hai điều kiện chủ yếu sau đây:
- Điều kiện về trình độ đội ngũ cán bộ kế toán: Cán bộ kế toán cần có các kiến thức cơ bản về quản trị tác nghiệp hàng tồn kho để xây dựng các mẫu biểu chứng từ, mẫu biểu kế toán cho phù hợp với phương pháp quản trị tác nghiệp đó.
- Điều kiện về trang thiết bị cho công tác kế toán: Các DNNN cần đầu tư cho chương trình kế toán máy vi tính về quản trị hàng tồn kho. Đối với những DN đã áp dụng kế toán trên máy vi tính thì chỉ cần cài đặt thêm chương trình để giảm bớt khối lượng tính toán.
Kết luận
Thực tế công tác quản lý ở các DNNN trong cơ chế thị trường ở nước ta cho thấy nhu cầu về thông tin phục vụ cho quản trị ngày càng phát triển, KTQT với chức năng cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị DN là công cụ quản lý quan trọng đối với các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị trong các DNNN nói riêng.
Việc quản trị có hiệu quả các yếu tố đầu vào của DN là một trong những cơ sở để DN phát triển đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
Với mong muốn tìm hiểu các vấn đề về lý luận cũng như thực tế về KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN ở Việt Nam tác giả đã tìm hiểu, nghiên cứu để thực hiện luận án về đề tài: "Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay".
Theo mục đích đặt ra, luận văn đã thực hiện được những nội dung cơ bản sau: 1. Luận văn đã trình bày một cách khái quát các vấn đề lý luận về KTQT nói chung, nội dung của KTQT các yếu tố đầu vào trong các DN nói riêng.
2. Luận văn đã trình bày thực tế công tác kế toán các yếu tố đầu trong các DNNN Việt Nam hiện nay.
- Trình bày một cách cụ thể công tác kế toán các yếu tố đầu vào tại một số DNNN trong lĩnh vực SX.
- Đưa ra những đánh giá về ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó trong công tác kế toán các yếu tố đầu vào để phục vụ cho việc quản trị chúng ở mỗi DN.
3. Luận văn đã nêu rõ sự cần thiết, yêu cầu, nguyên tắc cơ bản và nội dung tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN nhà nước ở Việt Nam hiện nay, đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị cụ thể về KTQT đối với yếu tố đầu vào là NLVL.
Những nội dung trình bày trên đã đáp ứng về cơ bản những yêu cầu, mục đích nghiên cứu đặt ra.
Luận văn đã được hoàn thành sự giúp đỡ quý báu, tận tình của thầy giáo hướng dẫn, sự giúp đỡ động viên của các đồng nghiệp và các cán bộ kế toán trong các DNNN mà tác giả đã trao đổi trực tiếp.
Vấn đề nghiên cứu chưa được quan tâm, vận dụng đúng mức trong thực tiễn, kinh nghiệm, khả năng của tác giả còn hạn chế nên luận văn còn những khiếm khuyết, tồn tại. Tác giả rất mong nhận được những góp ý, chỉ dẫn của các thầy cô giáo và đồng nghiệp để tiếp tục hoàn thiện đề tài.
Mục lục
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục Danh mục các từ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các sơ đồ Danh mục các đồ thị Mở đầu 1
Chương 1: Những vấn đề chung về tổ chức kế toán quản trị các
yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp
5